BizRobo! ブログRPA関連のお役立ち情報をお届けします
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読み込み中...ビジネスにおいて自動化がますます重要となる中、RPA（Robotic Process Automation）は効率化と生産性向上に向けて注目を集めています。
しかしながら、苦労してRPAを導入しても「役に立たない」「使えない」「効果がよくわからない」など失敗に終わってしまうケースも散見されます。
本記事では、RPAが「役に立たない」「使えない」と言われてしまう理由の解説と、RPA導入における潜在的な課題について失敗事例を交えて解説していきます。
これからRPA導入を検討している方や、「なんで失敗してしまったんだろう」と悩まれている方にも参考になるような情報を紹介していきますので最後までご覧いただければ幸いです。
目次
RPAが「役に立たない」と言われる理由は?
では、さっそくRPAが「役に立たない」と言われている理由について解説します。
そう言われてしまう理由はいくつかありますが、今回は以下の4つを挙げて解説していきます。
想定よりも自動化ができない
今では「定型作業の自動化が得意」というのがRPAの俗説として定着しつつありますが、以前は「何でも自動化できるという」万能ツールのイメージがありました。
しかし、RPAで自動化できるのは「ルールが定義されている定型作業」になるため、何でも自動化できると期待値が上がった状態では、RPAは使えないと判断されてしまうことがあります。
また、「RPAの導入が単なる目的」になっている場合も、想定より自動化できないと判断される場合があります。
RPA導入が目的になってしまうと、「どんな業務に適用できるのか」や「どれぐらい効果がでるのか」といった内容については検討していないケースが多いです。いざ導入してみたら自動化を適用する業務が分からず、RPAを持て余してしまい想定よりも役に立たないと感じてしまうことがあります。
対象業務の選定が難しい
RPAは「ルールが定義されている定型作業」の自動化が得意です。
そのため、「ルールが定義されていない」「条件分岐が多い」「人の判断が必要」といった業務の自動化には向いていないため、適用できる業務範囲が少ないと感じ「RPAを導入したが、使えない」と判断されてしまうことがあります。
しかし、RPAはもっと柔軟に使用できるツールのため、人の判断が必要な業務があるなら「それ以外の部分」にRPAを適用するなど、さまざまな工夫をすることで活用できる場面を増やすことができます。
例えば、ある基幹システムから情報を取得し全国の支社・拠点へ展開。成果物を展開する前には必ず「人による最終確認」が必要という業務の場合、ロボットでは基幹システムからデータ抽出や整理など「全国の支社・拠点に展開する直前まで」の処理を実施します。
最終承認者へは成果物が作成されたら通知を送るような仕組みにしておき、最終承認が完了したら「全国の支社・拠点に成果物を展開する」ロボットを実行します。
人の判断が必要な部分が一部ありますが、大部分は自動化に変換出来ているため、業務効率化へ繋げることができます。
ツールが使えるまでに時間がかかる
RPAは、一般的に「プログラミング知識の必要がなく簡単に使用できるツール」と言われることが多いですが、実際にRPAツールを使用しシナリオ作成(ロボット開発)をするには、多少のプログラミング知識を要します。
そのため、想定よりも開発が難航し、ツールが使えるまでに時間がかかるケースがあります。
それによって、導入時点で期待していた業務効率化のペースよりも遅くなり、期待値とのギャップから使えないと思われることがあります。
費用に見合った効果が出ていない
RPAツールを利用するには「初期費用」や「月額(年額)」の費用がかかります。
そのようなコストがかかっている割に「業務効率化が進んでいない」「業務が楽になったと感じない」など、費用に見合った効果が出ていないと判断し、RPAが役に立たなくなることも。
理由として考えられるのが「正しく投資対効果を計測」出来ていないことが挙げられます。
RPAを導入する際は、必ず費用対効果の計測を行う必要がありますが、その測定については導入前から「導入初期の効果や、その後の見通し」などを検討し進めていきます。
その項目に対し、RPA導入前後の値を計測して「どれぐらい削減できたのか」を数値で確認することが重要です。
RPAツールの導入によって得られる効果とコストの天秤が釣り合っていないと、「使えない」と判断されてしまう可能性があるため、あらかじめ投資対効果を測定する準備をしておきましょう。
費用対効果について詳しく知りたい方は下記の記事をチェックしてみてください。
参考記事：
RPA導入における費用対効果は？評価カテゴリーから算出方法まで徹底解説
RPAが「役に立たない」失敗ケースの分析
それでは上記で解説した理由を踏まえて、どんなケースで導入を進めると失敗してしまうリスクがあるのかについて、事例を3つ挙げて解説します。
ケース①：自動化対象業務を可視化せずに導入を進めた
導入するRPAツールは選定できたが、どの業務にRPAを適用するのかは未選定の状態で導入を進めてしまったケースです。
本来、RPA導入する際のポイントとして、自社のどの業務に適用するのかを判断するために、「業務の可視化」を実施することが重要になります。
業務を可視化することで、どんな業務プロセスなのかが洗い出され「自動化する際にどんな機能が必要なのか」「自社の業務からどれぐらい適用できそうな業務があるのか」などの情報を収集し導入に備えることができます。
このことから、「想定よりも適用できる業務が少ない」や、開発を開始してから人の判断が必要と判明したなどの「手戻り」により「業務効率化の進捗率が遅くなる」、最悪のケースとして「自動化したい業務を実現するための機能がRPAツールに搭載されていない」などのリスクが考えられます。
RPAを導入する際は必ず業務の可視化をし、適用する業務の目星を付けておく必要があります。
ケース②：導入初期から膨大な効果が出ると期待している
RPA導入時の効果予定として「期待値」を加味してしまい高く見積もりすぎたケースです。
本来はRPAを導入したことによってかかる「費用」や「効果」の項目を正しく理解し、企業や組織がどれだけのリターン（利益や効果）があるのかを評価する必要があります。
ただし、今回のケースではRPAへの「先入観」や「期待」などを評価項目として加味してしまい、正しく効果測定が行えなかったケースです。
考えられるリスクとして、「先入観」や「期待」が加味された評価を超えられず、RPAは導入効果がないと見限られ廃れていく可能性があります。
RPAは長期運用し、徐々に効果を感じるツールでもあるため、導入初期に膨大な削減効果が出ずとも継続して利用する事で、費用対効果のある活動になっていきます。
ケース③：ツールはすぐに使えると決めつけ、短期な開発スケジュールを立てた
RPAはプログラミングの知識がなくとも、簡単にロボット開発をし効果的な業務効率化が行えると期待し、開発スケジュールを短く設定していたケースです。
RPAは確かに使いやすいツールではありますが、RPAツールベンダーの「簡単」と、ユーザーが期待する「簡単」の意味にギャップがあることも影響し、ツールを使いこなすには時間を要します。
そういった部分を考慮せずに開発スケジュールを設定してしまうと、想定していたよりも開発に時間がかかり、使えないと判断されてしまう可能性があります。
また短期のスケジュールで設定をしているため、その後に予定していたプロジェクトや予算など、諸々の予定が遅れるリスクが考えられます。
開発スケジュールを設定する場合は、「簡単だから」という偏った観点での算出ではなく、実際に少し開発をしてみるなど事実ベースでのしっかりとスケジュールを設定する必要があります。
RPA導入時の潜在的な課題について
続いて、RPAを導入する時の「潜在的な課題」について解説します。
RPAを導入する際には「適用できる業務を選定しておく」「投資対効果を確認しておく」などの課題もありますが、それ以外にも導入時には認識しておくべき「潜在的な課題」がありますので、自社でRPA導入を検討されている方はご確認ください。
世間がいうほど簡単なツールではない
上記でも解説しましたが、RPAツールはユーザーが期待しているほど「簡単」なツールではありません。
マクロなどと比べると、プログラミング言語などを理解する必要はないですし、一から英語の文章を入力して構文と呼ばれるものを作成する必要はありません。
ただし、自動化したいと考えている業務によっては、プログラミングの知識があった方が良い場面もありますし、どう開発をすれば効率の良いロボットになるのかなどを検討する必要もあります。
また、RPAツールは基本的に「動作」が組み込まれた「パーツ」が準備されており、それを組み合わせることでロボット開発ができますが、ツールを習熟するための学習については必要になります。
したがって、RPAツール導入前に実際にRPAツールを操作し、「自社のRPA担当が使っていけそうか」「自社が自動化したい業務に適用できそうか」などを確認しておきましょう。
また、RPAツールを提供しているベンダーによっては学習するための、e-learningサイトを準備しているケースもありますので、合わせて確認しておきましょう。
自動化できる業務に制限がある
RPAは「ルールが定まっている業務の自動化」が得意なツールです。
逆に「ルールが定まっていない」「人の判断が必要」「作業ごとに手順が違う」などの業務プロセスについては、自動化することができません。
このように、RPAツールは世間のイメージでは「万能ツール」のように広まっていますが、得意なことと苦手なことが存在します。
RPAを導入する際は、RPAの特性について理解し「自社のどの業務に適用」できるのか検討しておきましょう。
既存システムとの連携
RPAツールは、いろいろなシステムと連携し業務プロセスの自動化を行うことができます。
ただし、システムによって「連携できるもの」「連携できないもの」「連携に工夫が必要なもの」など状況は変化します。
頻繁にバージョンアップされているようなシステムであれば問題ないことが多いですが、自社で開発し昔からずっと使用している基幹システムなどは、構築されている環境によって連携ができない可能性もあります。
自社にとっては「当たり前のシステム」だとしても、大丈夫だろうと慢心せずに、導入時には連携の有無を確認しておきましょう。
運用の複雑さ
RPAツールは、いろんなシステムとの連携を実現し自動化を可能にしていますが、その反面いろんなシステムへ「依存」しているツールとも言えます。
そのため、あるシステムでバージョンアップがあり何かしら変更が加えられた場合、該当のロボットについてはメンテナンスを実施するという運用が発生します。
同じ理屈で、他のシステムでも同様にバージョンアップが適用された場合は、「影響確認」「検証」「ロボットの修正」「テスト稼働」の順にメンテナンスが必要です。
そういった側面から、RPAは運用が複雑になる可能性が高いため、「ロボット管理台帳」の準備など、あらかじめ整備しておきましょう。
RPAを効果的に使用するポイント
ここまでは、RPAが役に立たないと言われてしまう理由について解説してきましたが、続いてRPAを効果的に使用するポイントについて解説します。
上記で解説した失敗事例を踏まえながら、どうすれば効果的にRPAを使用することができるのかお伝えします。
RPAの特性を知る
RPAの特性について知らなければなりません。RPAは「毎回、手順が変わる」「人の判断が必要」などの業務の自動化については苦手ですが、「ルールが決まっている定型作業の自動化」は得意としています。
また、RPAは同じ定型作業を同じ品質で実施することができる「正確性」も持ち合わせています。
そういった特性を踏まえて、RPAを適用しようとしている業務は問題ないか、もっと正確性を生かせる業務はないかなど検討を進めていきましょう。
優先順位とスモールスタート
RPAを導入する際は「業務の可視化」が重要です。
そして、その可視化された業務の「どれからRPAを適用していくのか」について、優先順位を設定し導入を進めていきましょう。
いきなり大規模な業務の自動化を進めると、失敗した際のリスクが高くなりますし、ツールになれていない状態での自動化ですので「期待通りの効果が得られない」可能性も高いです。
そのため、はじめは小規模で費用対効果が高い業務から優先度を設定し「スモールスタート」をすることがおすすめです。
RPA人材の育成や推進体制の構築
PRAはロボットを開発していくことも大事ですが、そのロボットの運用をしていくことも大事な業務になります。
運用業務としては「日々のエラー対応」「トラブルシューティング」「ロボット管理」など、さまざまあります。
RPAを運用していく体制が不安定だと効果的なRPA推進はできないため、しっかりと体制を構築して推進する必要があります。
あわせて、RPA担当者の異動や退職などでRPAの運用が止まってしまうような「属人化」を防ぐために「複数名で対応できるような体制作り」や「誰が見てもわかるマニュアルの整備」を意識し体制の構築することが大切です。
効果測定の方針をあらかじめ決めておく
RPA導入における効果測定は、「どれぐらい業務効率化ができたのか」や「選定した業務に問題がなかったか」など企業や組織にどれだけのリターン（利益や効果）があるのかを測定することです。
その効果測定の方針については、導入前から決めておく必要があります。
なぜなら、RPAの導入がスタートした時点でライセンス費用や、RPA担当者の人件費などのコストは発生していますし、業務の可視化を進めた時点で業務の効率化が開始されるためです。
そのため、導入前から「どういった項目」で効果を測定するのか決めておき、導入と同時に測定を開始しましょう。
RPAの導入効果については、「定量的効果」「定性的効果」が存在しますので、そのどちらにも目を向けた方針設定が必要です。
導入サポートが充実しているRPAを選ぶなら
導入サポートが充実しているRPAを選ぶなら「BizRobo!」がおすすめです！BizRobo!では、どんなサポートが準備されているのか解説していきます。
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BizRobo!を使用したロボット開発スキルなどを解説しているWebセミナーが定期的に開催されています。
どなたでも参加できるため、自身のスキルを成長させたい方には最適です。
現在も増え続けているeラーニング学習コンテンツ
My BizRobo!内に学習コンテンツとしてeラーニングサイトが準備されています。
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動画で学べる
BizRobo!では「BizRobo! TV」というYouTubeサイトを運営しており、そこでは「ロボット開発時の技術」や「さまざまな業界への導入事例」などが動画で学ぶことができます。
①ロボット開発の準備をする┃RPAツール・BizRobo! 開発チュートリアル
BizRobo!の導入支援
導入する際に発生する課題への対応として導入支援サポートを準備しています。
「どういった業務が自動化に向いているのか」「どういう業務を可視化していけば良いのか」「どういった運用が効果的なのか」「ロボットの開発サポート」など、お客様と並走しながら導入支援を実施します。
BizRobo!の導入事例❘福島コンピューターシステム株式会社
1983年の創業以来、福島県を中心に地域のシステム・ソフトウェア開発の第一人者であり続けてきた福島コンピューターシステム株式会社は、クライアントからの依頼や業務上の課題はプログラミングで解決することが多かったが、世間一般でのRPAへの期待値の高さ、顧客からのニーズの増加などから、RPAの導入を決定。
BizRobo!を導入する決め手となったのは、WEBセミナーやe-ラーニングなどの学習コンテンツ、BizRobo!CAMP!!などのユーザー会といったフォロー体制が充実していたこと。
また、当日に担当者として任命されたのがRPA未経験の担当者だったが、2ヶ月ほどで最初のロボット開発を完了させた。
「最初は『自分にできるのかな』という不安が大きかったが、BizRobo!ポータルサイトの丁寧な解説やe-ラーニングのおかげで順調に知識を身につけることができました。」とのこと。
今では、人為的なミスが減り、総務部の時間的・精神的負担も大幅に軽減しつつ引き続き運用を進めている。
まとめ
今回の記事では、RPAが役に立たないと言われている理由から失敗してしまうケース、潜在的な課題について解説をしました。
RPAは、効率化や生産性向上の面で多くの企業に価値をもたらしていますが、その導入には潜在的な課題も存在します。
RPAの導入検討の打ち合わせをする際は、ぜひ今回の記事で解説したような項目についてもチェックしてみてください。
スムーズなRPA導入から運用するためのアイデアの一助になれば幸いです。
おすすめ資料
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