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医療事例集からわかる「医療×RPA」とデジタルを活用した医療DXの未来

医療RPA事例集-デジタル活用
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多くの業界で人材不足が叫ばれる中、医療業界や機関も同様の課題に直面しています。少子高齢化や新型コロナウイルス感染拡大の影響による医療・介護ニーズの多様化を受け、医療現場の負担はますます重くなるばかりです。そんな中、RPAツールを導入し業務改革に着手する医療機関が増えつつあります。

本記事では、医療現場にRPA を導入することで得られる効果やメリット、導入時のポイントなど、医療DXの今後について実際の事例集を交えながらご紹介していきます。

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そもそもRPA とは?

RPA(ロボティック プロセス オートメーション)とは、24時間365日、残業代なしでPC上の定型業務を処理してくれるソフトウェアロボットのことです。別名「仮想知的労働者(デジタルレイバー)」とも呼ばれています。人手不足や労働環境問題を改善し、労働生産性を高めてくれる役割として近年多くの業界業種の企業から注目を集め導入されています。

このRPAは夜間に稼働させておくことも可能なため、24時間365日稼働することができます。定型業務の作業をRPAに記録させることができるので、従業員の残業やひとが不要な作業をロボットに任せることが可能になります。

一方で、想定外の業務や自分で考えて判断する作業などは苦手としているため、「単純作業をRPAに任せ、人間はより高付加価値な業務を行う」というのがRPAの使い方としてメインになります。

関連記事:RPAとは?RPAを導入するメリットから導入方法までをわかりやすく解説!

医療機関が「RPA」を導入すべき理由と医療業界の課題

医療現場へのRPA導入が求められる理由として、医療業界の現状から主に以下のような課題が挙げられます。

不足する医師・看護師の絶対数

医師や看護師など医療業界の人材不足は深刻で、医師がいないため医療機関の休廃業も増え続けています。日本医師会総合政策研究機構が公表している、OECD加盟国の人口1,000人当たりの医師数を見てみましょう。

医療RPA事例集-課題調査

出典:医療関連データの国際比較-OECD Health Statistics 2019

日本は2.4人/1,000人で、OECD加盟国平均の3.5人/1,000人を下回っています。

また、医師の少ない地域で勤務することに不安を覚える医師が多く、各分野の専門医がたくさんいて、いつでも頼ることが可能な都市部に医師が集中してしまうといった「地域における医師の数の偏り」も地方の医療現場における人手不足の要因となっています。

厚生労働省では、「医師の地域偏在と診療科偏在は解消されておらず、地域や診療科によっては医師不足との指摘がある」との見解を示しています。

長時間にわたる勤務

病院の勤務医は、慢性的な長時間勤務あると言われています。

労働政策研究・研修機構による調査によると、医師の1週間当たりの労働時間は平均46.6時間という結果が出ています。

特に都市部に比べ医師が少ない地方では、1人の医師が診なければならない患者数が多い傾向にあり、長時間の勤務につながっているのです。

医師の長時間勤務対策として厚生労働省が掲げる項目にも「ITなどの技術を活用して業務を効率化する」とあるように、現在の医療分野では業務の効率化や医師を取り巻く環境の整備などが推進されています。

関連記事:医療現場の人手不足に必要な5つの対策とは!? 医療業務の改善事例も徹底解説

RPA導入のメリット

具体的にRPA導入のメリットはどのようなものがあるのでしょうか。医療機関にRPAを導入することで得られるメリットは大きく3つあります。

1.医療スタッフの負担が軽減される

医療現場は少しのミスや判断ミスが大きな大事故になりかねない、非常に気が抜けないお仕事となります。長時間労働による、医療ミスが起こらないためにも現場スタッフの負担を軽減することが非常に重要です。

医療事務でおこなう作業でも、繰り返し行うことで苦痛や疲れを伴う膨大な量の単純業務をRPAが代わって処理することで、医療スタッフを長時間労働から解放でき、スタッフの身体的、精神的負担を大幅に減らすことが可能です。

2.人的ミスの発生を防げる

医療スタッフは時間に追われていることがとても多いことで知られています。そのため、事務作業を限られた時間の中で素早くおこなう必要があります。このような業務はとても負担が大きいのです。

一方でRPAはコンピューターで動作するプログラムの一種であるため、大量の業務であっても人間のようなミスを犯す心配がありません。作業のルールさえ決まっていればスピーディーかつ正確な処理が行える点も魅力の一つと言えます。

3.人材の有効活用

医療現場は人手不足であることはよく知られています。限られた人的リソースの割り振りを定型業務にまで充てていては、人材不足もより深刻となってしまいます。そのための解決策としてデジタルレイバーを活用する必要があるのです。

人手不足が深刻な医療現場では、限りある人材を工夫しながら活用し業務を行なっています。RPA の導入によりスタッフを単純作業から解放することで、患者さんへの対面による説明など、人間の能力が必要とされる、より高付加価値な業務へ人的リソースを割り当てることができ、より良い医療サービスの提供が可能になります。

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「医療×RPA」自動化の対象となる業務

医療現場において以下のような業務がRPAによる自動化の対象として挙げられます。

総務/人事業務

・共済・扶養関係書類の⾃動チェックおよび⾃動データ登録・部⾨別超過勤務時間の⾃動集計・作成
・給与⽇に財務会計システムからデータを⾃動抽出し⼈件費を計算、所定フォルダーに保存
・会議の開催通知、議事録送付等のメールによる⾃動処理
・新規採⽤者や退職者等の⼈事マスタの⾃動登録

経理業務

・業者から新規マスターデータを受け取り、院内物流システムの新規マスタへの⾃動登録
・財務会計システムからCSVデータを抽出して、収⽀簿作成ツールにデータを反映し、収⽀簿の⾃動作成
・契約書から⾃動で発注書作成、毎⽉の定例での債務計上の⾃動⼊⼒

経営管理業務

・財務会計システムからCSVデータを抽出して、収⽀簿作成ツールにデータを反映し、収⽀簿の⾃動作成
・⾃動で発注書作成、検収時の⾃動チェック、CSV請求書の⾃動取り込み
・旅⾏命令関連書類の⾃動印刷、⾃動チェック
・毎⽉の定例での債務計上の⾃動登録

医事業務

・⽉次、年次での患者統計の⾃動作成
・⼿術件数(施設基準の掲⽰に係る件数)の⾃動抽出
・⼊院基本料等充⾜状況の⾃動チェック⽀援
・後発医薬品使⽤率の⾃動算出⽀援
・重症度、医療・看護必要度︓短期滞在⼿術等対象患者の⾃動抽出⽀援
・未収⾦データの⾃動消込み

薬剤部業務

・医薬品情報に関するWeb情報収集・データ⾃動転記
・医薬品の発注オーダー、即卸し対応の⾃動処理
・レセプトのチェック、データ⾃動転記

(※薬歴の⼊⼒等薬事法等に抵触しない範囲のみ可能)

診察共有部業務

・検査結果のチェック漏れ防⽌の⾃動チェック
・レセプトのチェック、データ⾃動転記
・病院⾷献⽴と数量からの発注書⾃動⽣成
・その他PC上で⾏う業務全般

患者支援業務

・紹介状、逆紹介状の⾃動スキャニング、⾃動⽣成(スキャンニングに専⽤ソフトウェアが必要)
・患者カルテ開⽰要求によるカルテの⾃動印刷
・その他、PC上で⾏う様々な業務

看護部業務

・看護部⾨に関する各種経営情報の⾃動抽出・作成
・看護部⾨の領域別認定看護師・専⾨看護師情報の⾃動作成
・看護師⻑による出⽋状況や超過勤務時間等勤怠情報の⾃動チェック
・退院サマリや看護サマリ⼊⼒状況の⾃動チェック
・⼊院期間Ⅱを超える患者情報をベッドコントローラーへ通知の⾃動処理
・その他、看護師がPC上で⾏う様々な業務

(※保健師助産師看護師法等に抵触しない範囲のみ可能)

これらの業務を手作業で行うには多くの時間とマンパワーが必要とされ、さらに入力漏れなどの人的ミスも発生しやすくなります。

一方でRPA は1度操作を登録すると自動で業務を行えるため、一連の作業過程を1度記憶させれば、それ以降はRPAによる自動運転が可能となり、人的ミスも削減されます。

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医療業界へのRPA導入事例集

医療機関にRPAを導入したことで具体的にどのような効果が得られたのか、実際の導入事例を見てみましょう。

東京歯科大学 市川総合病院

東京歯科大学 市川総合病院

東京歯科大学の附属病院である市川総合病院は、570床の病床数を有しており地域求められる総合病院です。

同院での様々な経営課題の解決、特に単純作業の軽減など医師の働き方改革においてRPAが貢献できるのではと考え、2018年11月より当社製品サービスであるBizRobo!
のトライアル導入を開始しました。

トライアル期間中、医療情報システム管理課によるロボットの試作開発、適用範囲を拡げるためのプレゼンテーションや現場へのヒアリング等が実施されました。

半年間のトライアル期間を経て適用対象に選ばれたのは、医療事務全般を担当する医事課、診療科内にある放射線科、そして患者のカルテの品質チェックを担う診療情報チームの担当業務でした。

放射線科で行う『造影剤CT・MRI検査前のeGFRチェック』は、検査施行日の直近における血液検査において腎機能に異常があると造影剤の使用に注意が必要であり、従来放射線科では検査前日に、電子カルテの予約一覧からリスト出力し、eGFR値を確認する必要がありました。造影剤CT・MRI検査前のeGFRチェックは予約が多い日だと1日あたり約40件の抽出作業が発生する業務で、放射線技師による当該業務単体では毎回1時間程度の作業時間が発生していました。しかし作業をRPAによって自動化したことで、その時間をより放射線技術師の本来の業務に当てることが可能になりました。

他にも医事課・放射線科・診療情報チーム・薬剤部を対象に「入院患者シート印刷」「アセスメントシートチェック」「看護サマリチェック」「看護管理日誌」「看護日誌統計」「院外処方受付」「退院サマリ未作成の見える化」「掲示板書き込み」等を担うロボットを実用化し、同院では現在までに9体のロボットが稼働しています。

関連記事:医療事務のタスクシフティングを後押し。汎用性の高いロボットの横展開でスピーディに医療の質の向上と医療安全を目指す

名古屋大学医学部付属病院

明治4年(1871年)の創立以来、中部エリアにおける高度医療を担ってきた名古屋大学医学部附属病院は、過重労働・人手不足が深刻化する医療業界の課題解決策の一つとしてRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)に着目し、2019年5月から院内全ての事務部門でRPAツール「BizRobo!」の導入を開始しました。

これまで医局から紙で報告される医師の勤務時間を手作業で計算していましたが、RPAを導入し、従来月あたり400枚を1枚2分ほどかけていたものがロボットによって年間160時間の効率化に成功しました。

職員は21体のロボットを作成し、全事務部門への展開により見込まれている業務削減時間は約9,800時間にも及んでいます。

この効率化により、事務職員は医師・看護師らの支援など、より付加価値の高い業務へのシフトが可能となる見込みです。

関連記事:全ての事務部門にRPAを導入。約9,800時間の効率化を目指す

東京慈恵会医科大学付属病院

東京慈恵会医科大学附属病院

東京慈恵会医科大学附属病院は病床1075床の規模で1日平均の入院患者数は約880人、外来患者数は約2700人を数える病院です。

同院においても労働生産性の向上は喫緊の課題とされており、事務スタッフの業務を効率化すべくRPA導入の研究に着手しました。

病院におけるRPA導入は既存の医事会計システムや電子カルテシステムなどとのスムーズな連携が求められるため、サーバー型でありシステムとの連携がスムーズという点から当社製品サービスである「BizRobo!」が選定されました。

業務課がリストアップした40以上の事務タスクから「外来患者数報告」と「退院サマリー作成の催促」という2種類の業務を対象として選定し、2か月間の実証実験を行った結果、「外来患者数報告」では事務スタッフが22分〜31分かかった業務を34秒〜37秒と大幅に短縮、退院サマリー毎日の催促」では事務スタッフが24分〜58分かかっていたところ、ロボットの活用によって3〜4分に短縮することに成功しました。

関連記事:RPAが事務スタッフの業務を効率化。「 ダブル・タスク・シフティング」が医療現場の課題を解決する

滋賀医科大学医学部付属病院

滋賀医科大学医学部附属病院

全国に86カ所が点在する特定機能病院として承認されている賀医科大学医学部附属病院。
2019年秋、診療報酬が改定されるごとに新しく発生する事務作業や、入院治療の過程でも発生する事務作業など、多くの事務処理に医師や看護師が追われる現状を改善したいという思いから、BizRobo!の本格導入に向けたパイロット開発が開始されました。

中でも「電子カルテから患者の検査値情報等を一括で自動抽出するロボット」の開発も進められており、まだ試作段階ではあるものの、パイロット開発の開始からわずか2カ月ほどの現段階ですでに週10時間以上の削減効果の見込みとされています。

関連記事:特定機能病院における“医療・看護の質”向上に向けて、部門ごとに挑む「BizRobo!」パイロット開発

医療現場にRPAを導入する際の留意点

非常に便利なRPAですが、ただ闇雲に導入をすれば効果が得られるというものではありません。これからご紹介するポイントをきちんと押さえた上で導入し、最小限のリスクでRPAの効果を最大限に発揮させましょう。

医療業務を標準化する

まず、RPAを導入する前に、自動化の対象とする医療業務を洗い出しましょう。
そのうえで業務の効率や品質、安全性などを踏まえて最適な業務手順を設計するといった医療業務の標準化をおすすめします。RPAを導入すると様々な定型業務を自動化できますが、指示出しや設定は人が行うため、医療業務を標準化していないと業務を行う人によってフローのバラつきが生まれる可能性があります。業務の標準化は業務効率・品質の向上、そして安定などにつながります。どのフローをRPAに任せれば良いかを明確にするためにも、事前に医療業務の標準化を図りましょう。

院内での運用体制やルールを整備する

RPAは指示されたことしか実行できないため、期待する効果を得るためには人間が適切に運用・コントロールしなければいけません。どの部署の誰が・どのようにRPAを指図・運用しているのかなど、運用体制やルールを整備しておきましょう。また、トラブル発生時に対応できる人物がいないという事態に陥らないためにも、管理担当者の退職や移動の際にきちんと業務の引き継ぎを行うことが重要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。医療業界におけるRPA導入の効果や導入時のポイントを実際の導入事例と合わせてご紹介させて頂きました。医療業界の生産性を向上させ、労働環境を改善するための手段として、RPAは非常に有効です。医療業界が抱える人手不足解消に寄与するためにも、さらに政府が掲げる「働き方改革」を実現するためにも、課題を明確にし課題解決に向けた導入を検討することをおすすめします。

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