2024年6月、RPAテクノロジーズ株式会社は、会社統合の上、オープン株式会社へ社名を変更しました。
 
 
 

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RPAツールとは?役割やできる業務・導入のメリット・選び方を徹底解説

RPAツールとは?役割やできる業務・導入のメリット・選び方を徹底解説
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RPAツールとは、ソフトウェアを利用しパソコン上でのルーチンワークを自動実行するツールです。

定期的に発生しルールが決まっている大量の業務をさばくのに最適で、導入することで業務品質の向上人員不足の解消に大きく役立ちます。

本記事では、RPAツールの概要とできることを解説し、導入するメリット・デメリットや選び方、おすすめのサービスまで紹介します。

RPAツールを検討している方は、ぜひご一読ください。

RPAツールとは

RPAツール
RPAツールの「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略称で、ロボットによる業務自動化を意味します。

RPAツール上でロボットに作業手順を指示すると、ロボットが作業員としてツール内を動き回り、自動で作業を進めてくれるのです。

RPAツールを導入すると一定のルールを定めて進められる作業や、大量のデータ入力・転記作業などを自動化することが可能となり、業務効率化や生産性向上に大きく役立ちます。

RPAツールとAIやマクロ、botの違い

RPAツールは、AIやExcelマクロ、bot と混同される場合が多々あります。

これらは別物ではありますがRPAツールと組み合わせて活用されることも多いことから、違いを理解しておきましょう。

【RPAツール】
・特徴:パソコン上の操作や事務作業を自動化する
・判断の可否:できない
・活用されている場面:ルールが決まっている社内の単純作業を自動化したい場面など
・ポイント:パソコン上の操作のほとんど全てについて自動化が可能

【AI】
・特徴:人間の脳と似たような働きができる
・判断の可否:できる
・活用されている場面:化学分野や産業分野など多くの場面
・ポイント:RPAに組み込むことで、人間の判断が必要となる複雑な業務の自動化にも役立つ

【マクロ】
・特徴:Excel内の作業手順を記録して自動で繰り返せる
・判断の可否:できない
・活用されている場面:Excel上だけで何かをしたい場面
・ポイント:VBAと呼ばれるプログラミング言語を使うと、より複雑な作業も実現可能(要プログラミングスキル)

【bot】
・特徴:プログラミングされたタスク・情報処理を自動的に行う
・判断の可否:できない
・活用されている場面:ソフトウェアやX(旧Twitter)、Facebookなどアプリケーションの補助プログラムなど
・ポイント:なかにはRPAと同じような働きをするものも

結論として、RPAツールは「パソコン上の操作や社内の事務作業を自動化する」ツールです。

ツール自身が判断を要する作業ができない点はマクロやbotと同じであるものの、マクロはExcel上でできる範囲内でのツール実行になります。

またbotはソフトウェアやX(旧Twitter)・Facebookなどアプリケーションの補助プログラムとして多く活用されており、Webサイトでよく見かけるチャットbotのような人間の言葉や行動をシミュレートし対話する場面などで活躍しています。

一方のAIは人間の脳と同じような働きができることから、RPAツールとは異なり判断が必要な業務にも対応しているのが特徴です。

昨今ではRPAに合わせて組み込まれることで、人間の判断が必要となる複雑な業務の自動化に役立っているものも存在します。

RPAツールは大きく3種類に分けられる

RPAツールは、大きく3種類に分けられます。

【デスクトップ型】
対象企業:スモールスタートしたい企業
特徴:各自のPCでロボットが働き、それぞれのPCの作業を自動化する
導入コスト:比較的安い
メリット:担当者レベルで管理できる/部門や個人レベルでの導入がしやすい
デメリット:属人化しやすく、部署異動や担当者不在時の対応方法の検討が必要

【クラウド型】
対象企業:中小企業〜大企業
特徴:クラウドサーバー上で作業を自動化する
導入コスト:抑えやすい
メリット:運用・保守の手間がかからない/他の作業と並行して進められる
デメリット:クラウド上で利用しない社内システムやPC内のアプリケーション・ファイル操作では活用不可/アウトソーシングによるセキュリティリスクあり

【サーバ型/クライアント型】
対象企業:中企業〜大企業(大規模に導入したい企業)
特徴:サーバー内で統括的に作業を自動化するため、大量データとルールの一括管理が可能
導入コスト:高額(初期費用:数百万〜、維持費:数十万/月)
メリット:業務を横断した一括管理が可能/PC1台に対し、100体以上のロボットが働ける/今後の大規模展開にも対応可能/セキュリティ面も安心
デメリット:費用が高額/導入と運用保守に手間がかかる

RPAツールには「デスクトップ型」「クラウド型」「サーバ型/クライアント型」の3種類が存在します。

自社でどのように活用したいのか、かけられるコストはどのくらいなのかと併せて検討するとよいでしょう。

まずRPAツールを使ってみたいという場合は導入コストが低い「デスクトップ型」、将来的に大規模展開を検討している場合は「サーバ型/クライアント型」といったように、RPA化したい業務内容や規模によって選ぶことがおすすめです。

RPAツールの役割は?できることの一例を具体的に解説


業務にRPAツールを適用可能な条件として、「定期的に発生する」「再現性がある(ルールが決まっている)」「大量の業務」の3点全てを満たすことが挙げられます。

そこで本章では、RPAツールの役割やできることについて、具体例を出しながら解説します。

人事・経理業務系
受発注業務系
CRM系
部門共通

これらに共通して言えるのは、RPAツールを用いた業務に切り替えることで、担当者の作業時間削減と入力ミスなどのヒューマンエラーを防止できることです。

自社でRPAツールに置き換えられそうな業務をぜひチェックしてみてください。

人事・経理業務系

人事・経理系では、一例として以下のような業務においてRPAツールの適用が可能です。

請求書の作成・発行業務
経費精算集約
勤怠集計・通知

具体的に紹介します。

【請求書の作成・発行業務】

請求書の作成・発行については、システム入力済みの注文データから請求書作成に必要な数値情報を抽出し、毎月特定のタイミングで請求書を作成、必要に応じてプリントアウトまでするといった作業です。

タイマー設定をすれば、毎月発生する取引先へのメール送付も可能となります。宛先間違いやファイルの保存先誤り、作業の失念を防止することが可能です。

【経費精算集約】

経費精算集約については、交通費精算における一連の作業(例:交通費検索・最安値と最適経路検索・申請内容と記載運賃の突き合わせ)などを自動化できます。

また毎月定型で発生する経費精算の承認処理を自動化することで、業務が完結するまでのスピードを大幅に上げられるでしょう。

【勤怠集計・通知】

勤怠集計・通知についても、勤怠管理システムから社員それぞれの残業時間を集計・残業が多い従業員や部署をリストアップし、担当者への確認依頼メールを自動送信するというように、複数のアプリケーションを跨いだ作業も可能です。

年末調整のような年に一度の業務では、人間が作業すると作業手順の失念や誤りが起こりがちですが、RPAは一度覚えた手順やルールは、期間が空いてもクオリティを落とすことなく完璧に実行します。

受発注業務系

受発注系では、以下のように作業の流れが決まっている業務をRPAツールで自動化することが可能です。

受注情報・在庫確認業務
発注リスト転記業務
入金確認・消込業務

詳しくみていきましょう。

【受注情報・在庫確認業務】

受注情報や在庫の確認業務のように、複数のシステムやアプリにまたがることが多い業務でもRPAツールの活用が可能です。

商品価格が変更になったとき、在庫数が変動したとき、新商品が追加になったときなど、商品情報が変更したタイミングでRPAツールを活用するようにシナリオを組めば、手動での確認や連携は不要となります。

システムを跨ぐように設定することで、これまでに必要だった自社専用のシステム開発も不要です。

【発注リスト転記業務】

顧客からメールで受信した発注リストを自社の受注管理システムに転記したり、顧客のシステムを定期的に確認し受注がある場合にデータをダウンロードしたりするようなことも、RPAツールを使えば実現可能です。

CSVデータをエクセルに加工し、自社システムにインポートする作業までRPAツールを活用すれば、発注の自動化にも大きく近づきます。

【入金確認・消込業務】

入金確認・消込業務は、取引先への請求情報と実際の入金情報を確認し、目視で照合→消し込みするのは取引先が増えるほど労力がかかるでしょう。

取引銀行のシステムから取得した入金情報と社内の会計システムが保有する消込情報を突き合わせ、消込ができなかった(未入金)情報をリスト化するまでの一連の作業をRPAツールで自動化することで、見誤り等の人的ミスも減らせます。

CRM系

CRM(顧客関係管理)関連では、以下の業務を中心にRPAツールによる自動化が可能です。

・顧客情報のシステム登録
・SNS上の口コミ収集
・メール配信
・問い合わせ対応

具体的に紹介します。

【顧客情報のシステム登録】

新規顧客を獲得した際に発生する顧客情報のシステム登録業務は、自社で連携するシステムが多い企業ほど手入力では困難になりがち。

そこでRPAツールを活用すると、専用フォームへの一度の顧客情報入力によって、RPAがそれぞれのシステムにログインし情報を自動で登録してくれます。

入力ミスによる誤りや一部のシステムへの登録もれ等のミスを防ぐことで、より業務品質が高まるでしょう。

【SNS上の口コミ収集】

自社商品や自社に対するSNS上の口コミ・コメントをチェックする業務も、RPAツールで自動化が可能です。

定期的にインターネットから収集してExcelなどに一覧化したり、具体的なキーワードを選定し収集した口コミをポジティブとネガティブで選別、特定のネガティブワードを検知した際のメール通知機能など、便利に利用できるでしょう。

収集された自社商品の口コミ評判や好感度を調査し、データ分析をする際にも大きく役立ちます。

【メール配信】

定期的なメール配信も、RPAツールで自動化できる分野です。

例えば採用業務では、会社説明会などの告知・応募者への面接日程のリマインドなど、定型メールの送信をRPAツールで自動化できます。

送信日時の指定ができることに加え、社内システムに登録された送信先リストから対象者を抽出し、自動でメールを送れることから、業務負担の軽減に加えて連絡漏れや送信先誤りなどの人的ミスを防止できます。

【問い合わせ対応】

自社フォームへの問い合わせに対して、窓口担当者が全て確認して回答内容を検討するのは労力がかかる作業でしょう。

RPAツールを活用し、事前に対象となる問い合わせとメール返信内容を設定しておくことで、自動返信と問い合わせ管理が同時に実現します。

自動返信の際に問い合わせ内容の社内システムへの転記や、問い合わせ内容を担当する部署の担当者にメール通知する等、社内で行っている一連の問い合わせ対応業務を自動化すると、さらなる業務効率化につながります。

部門共通

部門横断系では、以下のような業務をRPAツールで自動化できます。

・広告や日次など各種レポート作成
・競合の価格調査

詳しく見ていきましょう。

【広告や日次など各種レポート作成】

広告や日時における各種レポートの作成も、RPAツールが得意とする分野です。

具体的には、広告運用の費用対効果を集計する際の特定キーワードにおけるCPA(顧客獲得単価)やCPC(クリック単価)などのデータをGoogleアナリティクスから抽出したり、抽出した数値をグラフ化したりといった作業です。

また売上アップに向けたサイト改善においては、常に最新のデータからの分析が必要となります。

そこでRPAツールを活用し、情報収集や定型レポートの作成を決まったタイミングで行うよう設定しておくと、定期的にレポートが作成され分析や対応といった次の行動に移りやすくなります。

【競合の価格調査】

広告や日時などのレポート作成に加えて、収集したデータの分析や検証も可能です。

例えばECサイトを運営する企業では、競合他社の価格調査が必要でしょう。

調査のためにチェックするポイントをRPAに登録しておけば、価格調査を実施してもらえることに加え、調査情報を担当者にメール通知する・チャットツールに連絡することも可能となります。

RPAツールに向いていない業務とは?

RPAツールに向いてない業務
RPAツールは多くの定型業務に活用できますが、なかにはRPAツールでの自動化に向いていない業務もあります。

そこで本章では、RPAツールに向いていない業務を紹介します。

向いていない業務①:個別に判断や決断を必要とする業務
向いていない業務②:複雑な処理や例外への対応が必要な業務
向いていない業務③:手書き文字や画像を解析する業務

詳しく説明します。

向いていない業務①:個別に判断や決断を必要とする業務

個別の判断や決断を必要とする業務は、RPAツールでの自動化は向いていません。

例えばメールを自動返信する際に最適な内容を個別に考える、毎日配信されるニュースサイトから会社に有益な情報のみピックアップする、などです。

最適な内容や有益な情報の具体的かつ詳細な定義がなければ、RPAが判断することは難しいのです。

また顧客やクライアントとの関係がダイレクトに直結する業務や、業務によって都度判断し処理を変更する必要がある場合など、定型化できない業務に関してはRPAツールでの自動化は難しい可能性が高いでしょう。

向いていない業務②:複雑な処理や例外への対応が必要な業務

複雑な処理や例外への対応が必要な業務も、RPAツールの活用は難しいです。

RPAツールは、人間によって設定されたルールである「シナリオ」に基づき、単純作業や繰り返し業務を進めます。

つまり例外が頻発し、その例外への対応が個別に求められるような複雑な処理や業務は向いていません。

例外処理をパターン別にシナリオ化できるなら可能性はあるものの、多くのシナリオを設定しすぎると動作が重くなることに加え、メンテナンスにも手間がかかります。

またシナリオを作成する際に取るべき手順を誤ってしまうと、間違った状態のままRPAは業務を実行し続けることになります。

人が気付けばよいですが、シナリオの複雑さゆえにすぐに気付けなければ、そのまま時間が経過してしまい大事になる可能性もあるでしょう。

これらの理由から、複雑なプロセスや例外となる処理が多数含まれる業務に、RPAツールの活用は向かないと言えます。

向いていない業務③:手書き文字や画像を解析する業務

手書き文字や画像を解析する業務も、RPAツールの活用には向いていません。

手書き文字は人によって書き癖があり、さらに縦書き・横書き・旧字体・特殊文字といったように、さまざまな可能性から処理を行う業務はRPAツールが苦手とする業務だからです。

また画像も規則性がないケースが多いことから、RPAツールの苦手分野となります。

無理にシナリオ化して誤った解析をしてしまうことを避けるためにも、手書き文字や画像の解析にRPAツールは取り入れない方がよいでしょう。

RPAツールを導入するメリット

RPAツールを導入するメリット
RPAツールを導入するメリットは、以下の4点です。

メリット①:定型業務がなくなり業務効率化につながる
メリット②:ヒューマンエラーがなくなり業務品質が向上する
メリット③:業務全体がスピードアップし従業員に余裕が生まれる
メリット④:人員不足解消と人的リソースの最適化が同時に実現する

早速、見ていきましょう。

メリット①:定型業務がなくなり業務効率化につながる

RPAツールを導入するメリットの1つ目は、定型業務がなくなり業務効率化につながることです。

RPAツールは反復性が高く定型の流れがある作業や業務に向いており、ツールを導入することで人手で進めていた定例作業を代替できます

例外処理が発生しない業務の大半はRPAツールによる自動化が可能ですので、きちんと導入すれば社内から定型業務はなくなるでしょう。

そしてこれらの業務を担当していた従業員は、アイデアを出す仕事や社内外のコミュニケーションが求められる仕事など、RPAツールができない分野の業務に注力できるようになります。

メリット②:ヒューマンエラーがなくなり業務品質が向上する

ヒューマンエラーがなくなり業務品質が向上する点も、RPAツール導入による大きなメリットと言えます。

手作業など人の手が加わる状態で業務をすると、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまう一方で、RPAツールでは設定したシナリオ通りに業務が遂行されます。

よってシナリオに誤りがないようルールをしっかりと定義しておけば、ミスがない状態で業務が完成するのです。結果として業務品質は大きく向上することになるでしょう。

また企業や業務内容によっては、データで処理することで後日検索がしやすくなったり、紙ベースでの資料保管がなくなることで資料を捜索する必要性がなくなったりと、別の角度から業務品質が向上することもあります。

メリット③:業務全体がスピードアップし従業員に余裕が生まれる

3つ目のメリットとして、業務全体がスピードアップし従業員に余裕が生まれることが挙げられます。

RPAツールを導入すると、業務全体のスピード感が一気に高速化します。

RPAツール=ロボットであるため、設定や環境によっては営業時間外でも稼働することが可能であり、大量のデータを速いスピードで休みなく処理することができるのです。

例えばデータ入力や経費精算などの定型業務は全体の序盤の工程であり、これらが遅滞すると後続の作業ができません。

しかしこれらの業務にRPAツールを導入すると、序盤の業務スピードが高速化され、業務全体が最速で進んでいくのです。

作業が高速化することで従業員にも余裕が生まれ、時間創出をしやすくなったり、働きやすい環境を手に入れやすくなったりすることもあるでしょう。

メリット④:人員不足解消と人的リソースの最適化が同時に実現する

最後のメリットとして、人員不足解消と人的リソースの最適化が同時に実現することが挙げられます。

RPAツールを導入し定型業務を自動化することで、浮いた人的リソースを売上に直結するコア業務などに割くことができるからです。

また人手不足が課題の企業は、RPAツールの導入によって業務効率化が一挙に進み、業務と人員のバランスが最適な状態に近づくでしょう。

いずれにしても全社的にサービスの質が改善することに間違いはなく、必要最低限のリソースで最高のパフォーマンスに近づきます。

RPAツールを導入するデメリット

RPAツールのデメリット
RPAツールを導入するデメリットは、以下の3点です。

デメリット①:シナリオが変更になった場合に対応が必要
デメリット②:業務の属人化・ブラックボックス化に注意
デメリット③:定期的なメンテナンスや作業内容の確認は必須

メリットと合わせてチェックしてみてください。

デメリット①:シナリオが変更になった場合に対応が必要

一度RPAツールを導入しても、シナリオが変更になると都度対応が必要です。

導入当初に作成したシナリオに変更を加える必要が出た場合や、Webサイトや基幹システムの画面表示においてUI(見た目)変更がされた場合、変更後の内容に合わせたシナリオの修正をしなければなりません

遅滞なく修正を行わないと、業務が止まってしまうこともあります。

これらを回避するためには、定期メンテナンスを設けることで仕様変更の有無を確認したり、万が一エラーが発生した場合は、シナリオが何によってエラーとなったのかをすぐに解析できるレベルのRPAツールを選択しておくとよいでしょう。

RPAツールは導入して終わりではないため、導入時に運用面も考慮しておくと安心です。

デメリット②:業務の属人化・ブラックボックス化に注意

RPAツールを導入した後の、業務の属人化やブラックボックス化には注意が必要です。

シナリオさえしっかり組んでおけば、RPAツール導入後に対応すべきことは少ないとはいえ、担当者が異動になった場合などに業務の引き継ぎはしっかり行わなくてはなりません。

RPAツールについて業務が属人化(ブラックボックス化)してしまうと、エラー発生などにより対応が必要になった際にどうしたらいいかわからないという事態になってしまいます。

そのためツールを導入したらそのままではなく、どのようなシナリオを組み込んだのかを中心に情報共有ができる社内体制を構築しておきましょう。

デメリット③:定期的なメンテナンスや作業内容の確認は必須

RPAツールを導入した際、定期的なメンテナンスや作業内容の確認は必須です。

RPAツールは指示されたシナリオの内容を正確に遂行します。つまり、シナリオの内容が間違っていても、エラーにならない限りは止まることなく作業を継続してしまうのです。

指示が誤っていることにより誤った内容のアウトプットが出続けることは避けなくてはなりません。

そのためには、シナリオを作成した際に事前テストをしっかり行い、定期的なメンテナンスで業務フローや処理内容が正しいかをチェックしましょう。

おすすめのRPAツール3選

RPAツールにはサーバ型、クラウド型、デスクトップ型の3種類があります。企業規模や自動化したい業務、解決したい課題などから自社に合ったツールを選ぶことがポイントです。

本章では種類別でおすすめのRPAツールを3つご紹介します。なお、それぞれの種類に関しては「RPA種類別おすすめツール12選!サーバ型・クラウド型・デスクトップ型の違いと選び方」の記事をご覧ください。

【サーバ型】BizRobo!

BizRobo!_LP

『BizRobo!』は、RPAをコア技術として、私たちが日々行っているパソコン上での一連の作業を効率化してくれるソフトウェアのロボットです。

操作画面は目で見てわかるワークフローで表示されるため、業務への理解がある現場でも開発から運用までを担うことができます。

インストール制限がなく、追加コストも不要です。サービス詳細や具体的な料金プランは「RPAツールを導入したいならBizRobo! がおすすめ!無料トライアルあり」にてご確認ください。

【クラウド型】Automation 360

Automation 360
引用:Automation 360

完全Webベース・クラウド対応のRPAプラットフォームの「Automation 360」。充実したeラーニングコンテンツが用意されているため、独習で導入している企業も多いです。

使いやすさはもちろん、操作性も抜群。利用者のスキルやレベル、導入企業の業界問わず自動化の実現が可能です。

クラウド型とサーバ型の複数のタイプから選択でき、どちらもブラウザで簡単に利用できます。

【デスクトップ型】Robo-Pat DX

Robo-Pat DX
引用:Robo-Pat DX

DX推進を目的としたRPAツール「Robo-Pat DX」。プログラミングやITの専門知識を必要とせず、クリックとキーボードのみで簡単に自動化が実現できます。

2022年10月末時点で契約中の企業・団体数は約1,000社。担当者の丁寧なサポートや画面の操作性などにより評判が高くなっています。

全てのソフトやアプリケーション、ブラウザで操作可能なので、導入開始からすぐに利用できるのが魅力です。

なお、本章で紹介したRPAツール以外でも比較したい方は「おすすめRPAツールを一覧で徹底比較!」より自社に合ったツールをお探しください。

RPAツールの選び方

RPAツールの選び方
この章では、RPAツールの選び方を解説します。

RPAツールは複数の種類がありますので、自社に最適なサービスを選ぶことが重要です。

選び方①:RPAツールのタイプ・費用が自社に合っているか
選び方②:自社向けのカスタマイズが必要か
選び方③:長期的に運用するうえでの問題がないか
選び方④:サポート体制が整っているか
選び方⑤:無料トライアル期間が設けられているかどうか

具体的にみていきましょう。

選び方①:RPAツールのタイプ・費用が自社に合っているか

RPAツールを選ぶ際は、まずRPAツールのタイプと費用が自社に合っているかを検討しましょう。

RPAツールには、前述したように3種類のタイプが存在します。

デスクトップ型/クラウド型/サーバ型(クライアント型)の3種類から自社に最適なタイプがどれなのかを見極めることが、RPAツール選びで最初にやるべきことだと言えます。

一般的に対応する業務規模が大きくなるほど、価格も高くなります。

RPAツールの価格と業務の自動化によって得られる効果を比べて、費用対効果が高いと感じるポイントで決定するのが賢い選択と言えるでしょう。

またRPAツールの種類とは別に「誰がどのように使うのか」にも意識を向けましょう。

情報システム部門が主導する場合は「エンジニア向けRPA」現場部門が主導する場合は「現場型RPA」を選ぶのがおすすめです。

【エンジニア向けRPA】

エンジニア向けRPAは、エンジニア向けに設計されたRPAで、オブジェクト認識やフローチャートなどエンジニアが使うことが想定された作りになっています。

選ぶ際は、プログラミング言語や自社の基幹システムとの相性を考慮することが大切です。

【現場型RPA】

現場型RPAは、現場担当者に特別な知識やスキルがなくても簡単に使いこなせるよう設計されたRPAツールです。

プログラミング言語やIT知識に明るくない人でも、画像認識やコマンドなどの直感的な操作によってシナリオを操作できるよう作られています。

選び方②:自社向けのカスタマイズが必要か

選び方の2つ目として、自社向けのカスタマイズが必要かを確認しましょう。

RPAツールにはカスタマイズ性が高い「汎用型」と呼ばれるものと、人事や経理など特定の事務作業を効率化させる「特化型」があります。

汎用型のRPAツールは部署やシステムを横断する業務にも対応可能で、カスタマイズすることで自社の業務効率化に大きく寄与しますが、そのぶん料金が高くなりやすいのは難点です。

またRPAを設計し有効活用するには、専門知識や技術が必要となることもあります。

一方の特化型は、カスタマイズ性は低いものの業務に特化した高い専門性を持ち合わせており、特定の分野に対してはカスタマイズ不要で十分に活用することが可能です。

ただ対応可能な業務範囲が限定されていることで、のちに社内全体をRPAツールで自動化したいと考えたときに、導入するロボットの数が増えてしまい、コストが増加するケースもあるため注意しましょう。

現時点でどのようにRPAツールを使いたいのか、将来的にどうしていきたいのか、両方の側面からの検討が必要です。

選び方③:長期的に運用するうえでの問題がないか

選び方の3つ目は、長期的に運用するうえで問題がないかという点です。

RPAツールはシナリオを作成し運用を開始すれば終わりというわけではありません。

定期的なメンテナンスは欠かせませんし、新たにRPAツールを導入したい作業がある場合に自力での設定が簡単にできるのか不具合が発生した際にすぐに調整をできるのかは、事前の検討時に欠かせない確認ポイントと言えます。

またRPAツールは海外製品も多く展開されており、サポートを含めてほとんどが英語表記のものもあります。

前述した「エンジニア向けRPA」のように、専門的な知識や技術が必要となる場合もあるため、運用時の具体的なイメージを事前に掴んでおくことが重要です。

選び方④:サポート体制が整っているか

サポート体制が整っているかも、RPAツールを選ぶ際に重要な確認ポイントです。

RPAツールは運用開始後にもシナリオ変更やイレギュラー発生時など、自社での対応が必要となる場合があります。

選んだRPAツールによっては運用面である程度の知識を求められる場合も多く、リテラシーの高くないメンバーが多い場合や、メンバーがエンジニアではなく専門性に不安があるといった場合は、サポートをしっかりと受けられるRPAツールを選ぶと安心です。

ロボットの制作支援を行っているサービス、運用代行をしているサービス、100人以上のオペレーターがフォローしてくれるサービスなど、商品によって支援体制はさまざまです。

そのため、自社で対応可能な運用と親和性が高いサービスなのかを事前に確認しておきましょう。

同時にRPAツールに関するセミナーを受講したり、国内唯一のRPA資格である「RPA技術者検定」の資格を取得したりするなど、RPAに関する知識を社内で高められるような体制構築も効果的です。

選び方⑤:無料トライアル期間が設けられているかどうか

無料トライアル期間が設けられているかどうかも、RPAツールを選ぶうえで欠かせないポイントです。

RPAツールの本格導入前に無料トライアルを実施しているサービスは多く、トライアル期間に実際にRPAツールを動かしてみて自社に合うかを最終チェックをすることは非常に重要です。

トライアル期間を存分に活かして可能な確認を全て行うことで、本格導入後の成功に大きく近づきます。

トライアル期間中に「RPA化した業務が想定通りに進められているか」など、確認すべき項目をトライアル開始前に事前に洗い出しておきましょう。

RPAツールを導入したいならBizRobo! がおすすめ!無料トライアルあり

BizRobo!_LP

RPAツールの導入を検討しているなら、『BizRobo!』がおすすめです。

もちろん無料トライアル期間も設けられていますので、本格導入前の確認もしっかりできて安心です。

BizRobo! の魅力①:独自の機能で自動化の幅が広がる

BizRobo!』の魅力1つ目は、独自の機能で自動化の幅が広がることです。

他のRPAツールではエラーが起きたりする不安定なプロセスも『BizRobo!』なら、機械学習機能を用いて安定して稼働します。

また、ローコード開発で視覚的にロボットの開発ができるのも特徴で、プログラミングの技術がなくても『BizRobo!』ではステップをつなげていくことで業務の自動化をできます。複雑なコードを書く必要もありません。

BizRobo! では、「バックグラウンド実行」</strong>と呼ばれる効率性能が高いロボットの実行方法を採用しています。バックグラウンド実行とは、日常業務で私たちが使っているPCの裏側でロボットに働いてもらうことで、RPA業界で唯一の技術です。

加えて「バックグラウンド実行」と呼ばれる効率性能が高いロボットの実行方法を採用しています。

バックグラウンド実行とは、日常業務で私たちが使っているPCの裏側でロボットに働いてもらうことで、RPA業界で唯一の技術です。

さらに「Kapplet(カプレット)」と呼ばれる手軽にロボットを実行できる一般ユーザー向けWebアプリ(ロボット実行アプリ)を展開しており、場所や時間を選ばず、ロボットに働いてもらうことができます。
「Kapplet(カプレット)」と呼ばれる手軽にロボットを実行できる一般ユーザー向けWebアプリ(ロボット実行アプリ)を展開しており、場所や時間を選ばず、ロボットに働いてもらうことができます。

BizRobo! の魅力②:インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心

BizRobo!』の魅力2つ目は、インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心できる点です。
BizRobo! の開発環境は、インストール数に制限がなく、開発者が増えるたびにライセンスコストが増加する心配が不要です。
BizRobo!』の開発環境はインストール数に制限がなく、開発者が増えるたびにライセンスコストが増加する心配は要りません

他のRPAツールでは、ロボットを作ることはできたものの、それに伴い追加PCやライセンスが必要となり想定していた費用対効果が出せないということが起きがちです。

しかし、『BizRobo!』なら追加コスト不要で全社員に開発環境を提供することも可能です。

つまりロボットが増えるほど費用対効果が出る料金体系であり、ロボットを作るほどコストメリットを感じることができます。

BizRobo! の魅力③:サポートコンテンツが充実している

BizRobo!』の魅力3つ目は、サポートコンテンツが充実していることです。

タイムリーな困りごとを解決するチャットサポートをはじめ、開発者の不安や疑問を取り除く複数のサポートが用意されています。

活用定着支援をはじめ、利用者の悩みに迅速に対応できる専任体制を構築しています。さらに開発・運用フェーズに応じたコンテンツ学習をしておくと、つまずきポイントを事前に回避することも可能です。

またSNS形式のオンラインコミュニティやイベントでは日々あらゆるノウハウがシェアされ、活発なユーザー同士の交流が行われています。

ユーザーであればどなたでも参加可能ですので、導入の際はぜひ参加してみてください。

BizRobo! の利用プラン

BizRobo!』では、以下3種類の利用プランが用意されています。

・BizRobo! mini|まずは小さく始めてみたい方に
・BizRobo! Lite|組織での利用を検討中の方に
BizRobo! Basic|組織拡大を目指す方に

自社のニーズに合いそうなところから、ぜひご覧ください。

【BizRobo! mini|まずは小さく始めてみたい方に】

BizRobo! mini
BizRobo! mini」は、まず小さく始めてみたい方におすすめのプランです。

RPA導入初期につまずきやすいお悩みに対して考えぬいた製品であり、初めてのRPA導入でも無理なくスタートできます。

一般的に別売りされていることが多い自動実行(スケジュール)機能が標準搭載されており、夜間や休日などの営業時間外でもロボットを自動で動かすことが可能です。

また、稼働したロボットの履歴を見られるのも特徴の一つです。「BizRobo! mini」ではスケジュール実行の記録を取れるので安全に運用できます。

スモールスタートから始めて自由に拡張でき、RPAを段階的に社内に浸透させたいと考えている方にも有益なRPAツールです。

【BizRobo! Lite|組織での利用を検討中の方に】

BizRobo! Lite
BizRobo! Lite」は、組織での利用を検討中の方におすすめするプランです。

スタートしやすい料金設定で、デスクトップ利用からサーバ利用までAll-in-Oneで提供しています。同時実行数に応じた課金体系であることから、スモールスタートが可能で後から実行数を追加できるため安心です。

サーバ上で管理は出来てもロボット実行はPC上のみになりがちな他社RPAツールと比較して、「BizRobo! Lite」ではサーバ上のみで管理や実行までが完結可能です。

希望する同時稼働ロボット数やロボット開発ツール数に応じて2つの料金プランが用意されており、実効性の高い料金体系を選びやすいのもメリットでしょう。

【BizRobo! Basic|組織拡大を目指す方に】

BizRobo! Basic
BizRobo! Basic」は、RPAを活かして組織拡大を目指す方向けのRPAツールです。

「費用対効果が出やすい」「管理しやすい」「開発しやすい」の3点を満たすことから使いやすさに定評があり、ノンITでもロボットを開発することができるため、業務を知っている現場担当者自身が自動化に向けた仕組み作りを行えます

トライアルから導入後の推進まで、各フェーズでRPAプロジェクトを拡大する際に陥りがちな困りごとを徹底的にサポートしてもらえるのも特徴です。

トライアル時はチャットサポート・導入後はオンボードミーティングなどによる伴走支援など、RPA運営チームの設置と合わせて現場を支援する仕組みが整えられています。

BizRobo! の導入事例とユーザーの声

ここでは、『BizRobo!』の導入事例とユーザーの声を紹介します。

・導入事例①:社員自らが使いこなせる業務効率化手法としてBizRobo! を導入

無添加化粧品などの製造販売を手がける株式会社ファンケルは、社員が自ら使いこなせる業務効率化手法として「BizRobo! Basic」を導入しました。

BizRobo!パートナーの支援を得て、各導入部署が主体となって進めてきた社内開発により、年間およそ6,700時間相当の人的リソースを創出しています。

「BizRobo!」は商品の製造およびEC・直営店での販売など、事業全般に関わる幅広い部門に導入されました。

処理時間の短縮・作業負荷の軽減・人ならではの判断が求められる業務へのシフトといった成果をそろって達成しています。
社員自らが使いこなせる業務効率化手法としてBizRobo!を導入
・導入事例②:リモート対応が急務となりDXを本格化。BizRobo! によって可視化した作業時間の最大98%を削減

福岡市にある社会福祉法人恩賜財団済生会 福岡県済生会福岡総合病院は、DX戦略の一環として院内事務の可視化が進展したタイミングで「BizRobo! mini」を採用しました。

「BizRobo! mini」導入に至った経緯のひとつとして、医療界での導入実績が豊富な点を評価したそうです。

外部委託することなく、自前で運用完結を行う方針の同院では、事務各部門の代表者を通じてRPA化の対象業務を選定後、所属するシステムエンジニアの手でソフトウェアロボットを開発しました。

RPAツール導入前は半日を要していた手作業がわずか5分で完了するようになるなど、劇的な業務改善を達成しています。
リモート対応が急務となりDXを本格化。BizRobo! によって可視化した作業時間の最大98%を削減
・導入事例③:BizRobo!×AI-OCRでレジ利用状況の集計や請求書処理などを社内開発で効率化

スーパーマーケットなどを展開するマックスバリュ西日本株式会社は、従業員が自ら使いこなせる生産性向上の手段として「BizRobo!」を導入しました。

非IT部門の出身であるシステム運営部部長が自ら試験的に開発に取り組み、操作性や機能・有用性を確かめ、ロボットの開発はBizRobo!パートナーと共に進めました。

さらに若手社員を責任者に任命し、ロボットの社内開発体制を確立しています。

文字認識技術(AI-OCR)ツール「BizRobo! OCR with AI inside」を併用したデータ登録の効率化や、会計時のセルフスキャンシステム利用状況の集計などにロボットを活用し、導入後1年あまりで年4,000時間相当の創出に成功しました。
BizRobo!×AI-OCRでレジ利用状況の集計や請求書処理などを社内開発で効率化

まとめ|RPAツールは自社に最適なものを!BizRobo! なら無料トライアルも可能

RPAツール
RPAツールとは、ソフトウェアを利用しパソコン上でのルーチンワークを自動実行するツールで、導入すると一定のルールを定めて進められる作業や、大量のデータ入力・転記作業などを自動化することが可能となります。

RPAツールを選ぶ際は、費用面やカスタマイズの必要有無、運用・サポート体制、無料トライアル期間の有無など、複数の角度から検討する必要があります。

BizRobo!』なら、他社にはない独自機能や一律で安心のライセンスコスト・1ヶ月の無料トライアルなど、本格導入前に自社の業務との親和性や費用対効果が見合うかをしっかり確認することが可能です。

まずは資料ダウンロードを行い、無料トライアルの導入をぜひ検討してみてください。