RPAで営業部門の生産性を向上！活用事例やメリット・導入フローを解説

RPA（Robotic Process Automation）は、パソコン上の定型的な業務をソフトウェアのロボットによって自動化する技術のことです。

営業部門へRPAを導入することで、部門特有の課題解消や業務効率化を実現でき、結果的に企業の競争力強化につながります。

ただし、営業部門でRPAの効果を最大化させるには、事前に導入手順や運用後のイメージを掴んでおくことが重要です。

本記事ではRPAで自動化できる具体的な業務例に加え、メリットや導入フロー、運用のポイントを解説します。

営業部門におけるRPAの成功事例やおすすめのツールもご紹介するため、企業の担当者様はぜひ参考にしてください。

RPAで自動化できる営業部門の業務事例

営業部門では幅広い業務が行われています。その中でも、特に定型的で作業量が多い業務を自動化することで、営業部門の業務効率化や生産性向上に効果を発揮します。

ここではRPAで自動化できる営業部門の業務事例を解説します。

営業日報・実績の作成・管理

営業担当者が日常的に行う営業日報の作成や実績管理は、データ入力や集計を伴うため時間がかかる作業です。

RPAの導入により、自動的にExcelや営業支援ツールなどから営業活動に関するデータを収集し、営業日報や実績を作成・管理できるようになります。

営業担当者は内容の確認や、必要に応じた修正のみで済むようになるため、作業時間を大幅に削減することが可能です。誤入力や入力漏れなどの人的ミスも防げることから、正確なデータをもとにした管理や営業戦略の立案につながります。

SFAとの連携・営業活動の解析

RPAはSFA（Sales Force Automation）と連携することが可能です。

例えば、RPAは商談状況や顧客とのコミュニケーション履歴など、SFAに蓄積された膨大なデータを読み込み、自動的に報告書の作成や集計ができます。

また、営業活動のデータをもとに各営業担当者の活動パターンを評価する、次回の顧客訪問のスケジュールを組むといった、分析や戦略立案にも役立ちます。

RPAにデータや解析結果を集約することで、営業部門内での情報共有やフィードバックがしやすくなります。結果として、業務効率化に加え、部門全体の成長促進に寄与します。

契約書・見積書・請求書の作成  

契約書や見積書、請求書の作成もRPAで自動化できます。

取引先数が多い営業部門において、営業担当者がこれらの書類作成を手作業で行うには、膨大な業務量と作業時間が必要になります。作業が煩雑になると、誤入力や作成漏れなどのミスが発生しやすくなることにも注意しなければなりません。

RPAの活用により、顧客情報や受注内容などをもとに必要なデータを自動入力し、送付することが可能です。手作業で行う場合と比べて迅速かつ正確に処理できるため、担当者の負担が減り、業務全体を円滑に進められます。

経費精算の確認・連絡  

営業担当者が出張や訪問営業を行う際に発生する、交通費や宿泊費などの経費精算も、RPAで自動化が可能な業務です。

経費の申請内容と領収書の照合作業をはじめ、上司へ向けた申請書の承認依頼の連絡、経理部門への申請書の送付まで、一連の経費処理をRPAのロボットが代行します。

これにより営業担当者の作業時間や、担当者同士の煩雑なやりとりを大幅に削減できます。迅速でミスのない処理を実現できるため、営業部門だけでなく、経理部門の業務効率化にもつながります。

在庫表の確認・配信  

RPAでは、在庫情報の確認や、取引先への配信業務も自動化できます。

取引先とのやり取りでは、商品やサービスの在庫状況を定期的に確認・報告することが重要です。単純な業務ではあるものの、取引先ごとに対象商品や在庫表のフォーマットが異なることもあるため、担当者が手作業で行うには膨大な時間がかかります。

RPAで自動化することにより、在庫表の確認や配信を迅速に行えるようになるため、特に取引先の多い営業部門で業務効率化の効果を発揮します。担当者は最終確認のみで済むようになり、空いた時間をコア業務に充て、生産性を高めることが可能です。

フォローアップメールの自動送信

RPAは見込み顧客や既存顧客へのフォローアップメールの自動送信も可能です。

営業活動において、見込み顧客や既存顧客へのフォローアップは非常に重要な業務です。しかし、顧客数が多い営業部門では、すべての顧客に対して手作業でフォローアップメールを送信するのは難しく、対応が遅れたり漏れたりするケースも少なくありません。

RPAの活用により、定型的な内容のメールや、よくある問い合わせへの回答、キャンペーン告知などを自動的に一斉送信できるようになります。

フォローアップが迅速かつ適切に行われることで、営業担当者の負担を大幅に削減しつつ、顧客満足度を高められます。結果として成約率の向上も期待できます。

市場調査・分析

RPAは情報収集や集計も行えるため、営業活動に欠かせない、市場調査や競合他社の動向確認、分析も自動化できます。これらを営業担当者が手作業で行う場合、膨大な時間がかかるうえ、分析結果に偏りが出る可能性に注意しなければなりません。

RPAの活用により、大量のWebサイトやデータベースから、顧客情報や競合商材など必要な項目を絞って自動的に情報収集することが可能です。

また、自社の営業部門の販売実績や顧客情報をもとに、市場動向をレポートにまとめられるため、営業戦略の立案にも役立ちます。

営業担当者は市場や競合の動向を効率よく把握し、アポイントメント前の準備を効果的に進められるようになります。

RPAを営業部門に導入するメリットと効果

RPAを営業部門に導入することで、営業部門が抱えるさまざまな課題を解消できます。ここでは4つのメリットについて詳しく解説します。  

定型業務の作業時間の削減  

RPAの導入により、営業部門における定型業務の作業時間を削減できます。

営業担当者は顧客対応の前後に、市場調査や分析、顧客管理、書類作成など、さまざまな業務を抱えています。これらの業務は日常的に発生し、業務量も多いため、担当者の作業時間が膨大になることが課題です。

これらの業務をRPAで自動化できれば、営業担当者は重要な顧客対応に専念できるようになり、成約率や売上の向上につながります。

営業部門における定型的な事務作業は営業事務の担当者が担っているケースもあるでしょう。営業事務の業務効率化を進める具体的な方法や手順については「【営業事務の効率化】業務課題と効率化の具体的な方法、成功事例を解説」をご覧ください。

人的ミスの防止・スピードの向上

RPAで営業部門の定型業務を自動化することにより、人的ミスの防止や処理スピードの向上につながります。

営業担当者が定型業務を手作業で行う場合、誤入力や確認漏れなどの人的ミスが発生することがあります。特に、取引先へ向けた重要な書類の作成時に誤ったデータを入力してしまうと、トラブルに発展するリスクがあることに注意が必要です。

RPAではソフトウェアのロボットが処理を代行することから、作業の品質やスピードが標準化されます。また、RPAは24時間365日稼働するため、営業時間外の対応も可能です。顧客にあわせた柔軟な対応により、顧客満足度の向上も期待できます。

慢性的な人手不足の解消

RPAで業務を自動化することにより、慢性的な人手不足解消につながります。

現在の日本では、営業部門に限らず幅広い業種や業界において、少子高齢化による人手不足が大きな課題となっています。厚生労働省によると、特に働き手である15歳から64歳の人口減少ペースが深刻で、今後は2070年にかけて1年あたり約60万人減っていくと予測されています。（※1）

このような状況下の中、特に中小企業では営業部門の体制を十分に整えることが難しく、営業担当者が営業部門以外の業務を担うケースも見受けられます。営業担当者が業務過多に陥ると、対面での営業活動に支障が出てしまうこともあるでしょう。

現在の営業部門の人手不足解消や、将来的な人手不足に備えるには、RPAでの業務自動化が有効です。定型業務をRPAのロボットに代行することで、営業担当者の負担を削減しつつ、限られたリソースで効率的に業務を進められるようになるため、営業部門の体制強化に寄与します。

コストの削減

RPAは営業部門のコスト削減にも効果的です。定型業務をRPAで自動化することにより、営業担当者や営業事務担当者の作業時間を大幅に削減できます。担当者の残業や休日出勤が減少すれば、人件費のコストを抑えられるようになり、結果的に経営資源の確保や利益率の向上につながります。

RPAの導入や運用には一定の費用が発生しますが、中長期的に見るとRPAの導入費用よりも人的コストを抑えられるケースもあります。

必要な費用はRPAツールによって異なるため、費用対効果や、自社の営業部門で自動化したい業務範囲に適した価格帯になっているかなどを事前に確認することが重要です。

RPAの費用対効果を測るための対象項目や算出方法は「RPA導入における費用対効果は？評価カテゴリーから算出方法まで徹底解説」で解説しておりますので、あわせてご覧ください。

RPAを営業部門に導入した成功事例  

RPAは幅広い業界の営業部門で導入されています。

ここでは、導入実績が2,800社を超える（2024年4月末現在）RPAツール『BizRobo!』の導入に成功した事例を3つ解説します。

各企業の導入前の課題から運用後の効果まで、業務自動化の範囲が分かる画像とともにご紹介するため、自社の営業部門における運用イメージにお役立てください。

案件管理情報の入力｜担当者の業務量が5分の1に  

案件管理情報の入力をRPAで自動化することにより、担当者の業務量を大幅に削減した事例です。

RPAの導入前は、担当者が案件管理情報の入力を手作業で行っていました。案件管理情報の入力作業は工数が多く、案件ごとに入金や上司の承認が必要など作業自体が煩雑です。さらに業務が月末に集中していたため、担当者の業務時間を圧迫していたことが課題でした。

RPA導入後は、ロボットが案件情報の入力や発注、支払い手続きなどの一部の業務を代行しています。結果的に担当者の業務量は5分の1に削減し、空いた時間で売り上げ拡大につながる業務に専念できるようになりました。

契約情報の一括変更｜作業時間と人的ミスを削減

商品仕様の変更に伴い、契約情報を一括で変更する業務をRPAで自動化した事例です。

この企業では、不定期で突発的に商品仕様の変更があり、その都度8,000件以上の処理が必要になります。RPA導入前は、手作業でのシステム登録や、目視での確認を行っていたため、担当者はこの業務のために膨大な時間を確保しなければならないことが課題でした。

RPA導入後はロボットが一連の作業を代行し、ミスのない処理を実現しています。担当者は最終確認のみで済むようになり、業務時間が130時間から10時間に削減しました。

得意先別の資料作成｜コストを抑えて業務改善

得意先別に統計資料を作成する業務をRPAで自動化した事例です。

RPA導入前は、得意先の情報の入力や抽出を一括で行うことができず、担当者が何度も同じ作業を繰り返す必要がありました。処理数や1つの作業にかかる時間が多く、担当者の作業量と業務時間が膨大なことが課題でした。

RPA導入後は一連の作業をロボットが代行することで、担当者は最終確認のみで済んでいます。『BizRobo!』を選択したことにより、システム化する場合と比べて、より安価な業務改善につながっています。

RPAを営業部門に導入するフロー

RPAは適切な手順で導入することで、より効果的な運用を期待できるため、事前に流れを把握しておくことが重要です。営業部門にRPAを導入するフローは以下のとおりです。

1. 業務プロセスと業務量の棚卸し
2. 自動化する業務の選定
3. RPAツールの選定
4. 無料トライアルの活用
5. 業務の一部からスモールスタート

まずは自社の営業部門の業務プロセスと業務量を棚卸しします。洗い出した内容をもとに、課題を確認し、RPAの導入効果が発揮できそうな業務を検討しましょう。

続いてRPAで自動化したい業務とその範囲を明確にします。最初から多くの業務を自動化すると失敗につながることもあるため、作業手順が決まっているシンプルな業務や業務の一部を選ぶことがポイントです。

業務の選定後は、RPAツールを決定します。操作性や価格、サポート体制などの特徴を比較しながら、自社に適したツールを選定することで効果を最大化できます。

RPAツールの無料トライアルを活用し、使用感を確認することも重要です。操作性や機能を現場の担当者とともに体感し、運用後のイメージを掴みます。

導入後は業務の一部からスモールスタートします。徐々に自動化する業務を増やすことで、混乱を防ぎながら営業部門にRPAを推進していけます。

より詳しい導入手順や導入に関する注意点は「RPA導入手順を解説｜業種別の導入事例や導入の検討方法・費用・メリットも紹介」で解説しているため、あわせてご覧ください。

RPAを営業部門で運用するポイント  

RPAは導入して終わりではなく、中長期的に運用することで業務効率化や生産性向上につながります。ここでは営業部門でRPAを効果的に運用するポイントを2つ解説します。

業務に適したRPAツールを選択

RPAツールは数多く存在しており、操作性や機能、価格、サポート体制がそれぞれ異なるため、自社の営業部門の業務に最適なRPAツールを選択することが重要です。

例えば、営業部門で活用しているアプリケーションやシステムがある場合は、連携が可能なRPAツールを選ぶことで業務効率化を図れます。

導入前に業務プロセスと業務量を棚卸しし、課題やRPA導入の目的、自動化したい範囲などを明確化しておくことで、ツールを絞りやすくなります。

業務に適したRPAツールを導入できれば、業務効率化の効果を発揮しやすくなるため、営業部門に浸透させることが可能です。

担当者中心の運用を促進

RPAを継続的に活用するためには、社内の運用環境を整えることが重要です。実際に現場で働く営業担当者や営業事務担当者が中心となって運用できる環境を整備しましょう。

例えば、ノーコードで直感的に操作でき、サポート体制が充実したRPAツールを選択することで、導入後の積極的な活用につながります。使用方法やエラーが起きた際の対処法などをマニュアル化すると、より多くの担当者が利用しやすくなります。  

また、営業部門の役職者がRPAの有用性を部門全体に周知することも有効です。導入目的や効果、成功事例などを定期的に発信すれば、企業文化として浸透を図れます。

RPAで営業部門の生産性を高めるならBizRobo!

営業部門の生産性向上に向けたRPAツールなら『BizRobo!』がおすすめです。

『BizRobo!』は営業部門の業務を効果的に自動化し、現場の担当者を中心に運用を進められる仕組みが整っています。そのため、幅広い業界の企業で導入いただいており、利用継続率は99％以上の実績があります。

ここでは『BizRobo!』の3つの特徴を解説します。

幅広いシステム・アプリケーションと連携可能

『BizRobo!』は、幅広いシステム・アプリケーションと連携が可能です。

営業部門の定型業務に欠かせないExcelやPower Pointはもちろん、CRMやチャットツール、会計システムにも対応しています。

社内外のシステムやアプリケーションと連携できることから、データ入力や資料作成、分析など、営業部門の幅広い業務の自動化に有効です。

規模間にあわせた3つの製品ラインナップ

『BizRobo!』では3つの製品ラインナップをご提供しています。デスクトップ版とサーバ版があり、ロボットを同時に開発できる台数や、実行できる台数に違いがあります。

導入計画の規模にあわせた製品内容のため、自社の営業部門の導入目的や予算、自動化したい業務範囲に最適なプランを選びやすいことが特徴です。

また、3つの製品は段階的に移行することも可能です。まずはスモールスタートできるプランで一部の業務の自動化から始め、営業部門内にRPAが定着してから、徐々にスケールアップしていくなど、柔軟にご活用いただけます。

ノンITでも操作しやすい

『BizRobo!』はプログラミングの知識がない方も操作しやすいツールです。

ロボットの開発時に複雑なコードを記述する必要がなく、マウスとキーボードを使用し、ステップをつなげることで業務を自動化できます。

また、学習資料やサポート体制も充実しています。開発で疑問点がある場合は、文章や動画コンテンツで調べたり、チャットで確認したりすることが可能です。

RPAを継続的に利用しやすい仕組みが整っているため、実際に営業部門の現場で働く担当者様中心の運用を促進できます。

RPAを営業部門に導入し業務効率化を実現しよう  

RPAを営業部門に導入することで、営業日報や契約書の作成、市場調査など、定型的で作業量が多い業務の自動化が可能です。

それにより、営業部門の業務効率化に加え、人的ミスやコストの削減、人手不足解消などのメリットがあります。

RPAの効果を最大化させるには、適切な手順を踏み、自社の営業部門の業務に適したツールを選定することが重要です。

『BizRobo!』はプログラミングの専門知識がなくても、営業部門の業務を効果的に自動化できるRPAツールです。お客様の課題にあわせた立ち上げサポートや個別伴走サポートも行っておりますので、気になる方はぜひ下記ボタンからお問い合わせください。

【出典】

※1 人口減少社会への対応と人手不足の下での企業の人材確保に向けて（厚生労働省）