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RPAとは?RPAを導入するメリットから導入方法までをわかりやすく解説!

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24時間365日、残業代なしでPC上の定型業務を処理してくれる社員ロボットをRPA(Robotic Process Automation)といいます。今、多くの企業で注目を集めており、自社の生産性向上のために導入を進めたいと考えている会社は多いですが、具体的に自社のどの業務プロセスに課題があり、その課題を解決する手段としてRPAがどう役立つのか?いまいち想像がつかない方も多いと思います。そこで今回は、RPAがより効果的に役立つシーンと、導入することでどのようなメリットがあるのかをご紹介いたします。

RPA導入

RPAとは、いったい何なのでしょうか?RPAという文字を見ると、難しいように思う方も少なくありません。しかし、RPAはとてもシンプルかつ上手く使えば業務の生産性は何十倍、何百倍にも向上します。本項目では、RPAの基礎的な部分についてわかりやすくご紹介していきます。

RPAの仕組み

RPA(Robotic Process Automation)とは、人間がコンピューター上で行っている定型作業を、ロボットで自動化することをいい、別名「仮想知的労働者(デジタルレイバー)」と呼ばれています。

RPAに記憶させた工程は、現場で柔軟に変更することが可能です。また、RPAを導入した後に作業内容が変更になったとしても、変更になった一部を修正することですぐに対応できます。

これが今まで導入されてきたITシステムとは大きく違う所です。

具体的なシーンとしては、毎日行っている定型業務などで利用されている事例があります。自動化したい業務の動作をRPAにレコーディングし、夜間に動作させておくことも可能です。

翌朝、社員が出社すると夜間にいつもの定型業務が完了しているため、社員は残業する必要がなくなります。

一方、RPAの処理にエラーはつきものです。画面上でおこなわれる操作を単に記録しているだけに過ぎず、想定外の画面が出てくるだけでロボットは処理できなくなります。

そのためRPAを使う際には、例えばこれまで5人がかりでおこなっていた業務であれば、ロボットだけに仕事を全て任せるのではなく、ロボット1体と人間1人で処理する体制へと移行する必要があります。

そしてロボットが例外処理を出したら、その都度人間がなおす。これを継続することで、初日は50%程度の精度でしか業務を処理できなかったロボットが、徐々に人間のアルバイトと同じように改善を繰り返し、1ヶ月経つと99%の精度で業務をこなせるようになります。

社内の大部分をIT化したが、どうしても人力で回さなければならない定型業務が残ってしまっている。そういうときに1体ロボットを作り、定型業務を任せて生じた一部のエラーは現場で対応する、というのがRPAの正しい使い方です。

RPAが得意な2つの業務

RPAはPC上の決まった業務を記憶させれば、基本的にはどのような業務でも行えます。そして、その中でも得意とする業務が2つあります。

1. ルール化されている定型業務

人間と違い、単調な作業が最も得意なRPAは、決められたルールのもとに何度も同じ動作を繰り返すような単純作業に向いています。具体的には以下のような業務などがあります。

・大量のデータのダウンロードやアップロード作業
・営業成績などをまとめるグラフや表の作成
・一斉メールの配信
・大量データのコピー&ペースト作業
・社員の勤怠データの入力業務など

長時間、同じことを繰り返す業務は、人間よりもロボットの方が圧倒的に優秀です。人間が行うと、その人間のパフォーマンスにムラが出るため、ミスが増え作業効率が落ちます。

しかし、ロボットならば、一定のペースで全く同じ作業を、ミスなく何時間でも繰り返すことができるため、ミスもなく疲れることもなく作業を継続できます。

2. パソコンのみで完了する業務

RPAは基本的に、パソコンにソフトとしてインストールし、そこで行われる一連の作業工程を記憶することで業務を行います。そのため、パソコン上のみで最後まで完結するような作業に向いています。

・大量のデータをまとめる
・各社員へのメール配信
・毎月の請求書の作成・印刷
・大量の発送伝票の作成・印刷など

これらの作業は全て、パソコン上からスタートし、最終的にパソコンの操作で業務が完結します。このようにパソコン上で動作し、しかも単純な作業の繰り返しであれば、RPAは最大限の効果を発揮するでしょう。

RPAの3つのClass

RPA導入方法

RPAのクラスは3段階ありRPAは、基本的には人間が設定したルールに従い、忠実に業務を実行します。これらはクラス1のRPAと呼ばれますが、さらにクラス2,クラス3と呼ばれる、人間が教えたルールはもちろん、AIを搭載し自律的に判断できる、より高度なRPAも存在します。本項目では、RPAの種類を挙げながら、それぞれの特徴などをご紹介していきます。

Class1. RPA(Robotic Process Automation)

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略です。

・Robotic=ロボットの/ロボットによる
・Process=工程/処理
・Automation=自動化

ルールの決まった業務をソフトウエアロボットで自動化することを言います。定型業務をミスなくこなし、アプリケーション連携も行えます。

Class2. EPA(Enhanced Process Automation)

EPAとは、エンハンスド・プロセス・オートメーションの略です。

・Enhanced=強化された

一定のルールを基に、考え動くことができます。与えたデータを解読し、そのデータを基に新たなデータを作り出すような作業も可能です。

Class3. CA(Cognitive Automation)

CAとは、コグニティブ・オートメーションの略です。

・Cognitive=認識/認知

ロボット自身が考え判断するため、業務の全ての工程を自動化できます。データの整理や分析、さらには得たデータを分析し、経営改善などに活用することも可能です。

RPAとAIの2つの違い

RPAのことをAI(人工知能)と思っている方は少なくありません。
実際は、RPAとAIは似て非なるものであり、大きく分けて2つの違いがあります。

【1つ目の違い】
RPAは指示された業務を正確に行えます。
一連の流れを全てインプットしておけば、その作業をミスなく正確にできます。人の手や足のような役割を行っているのがRPAです。

【2つ目の違い】
AIは学習能力があるため、指示された業務を自分で判断できます。
RPAが手足なら、AIは脳です。一定の業務の中で、データを自分で分析し、業務改善などの判断ができます。RPAは、考え判断できません。それが、AIとの大きな違いです。

RPAが人間の仕事を奪う?

“RPAは人間の仕事を奪う”と思っている方は多いと思いますが、そんなことはありません。

人間がわざわざ時間を割いて行う必要がない単純な作業をRPAが代わりに頑張ってくれるからです。

その分、人間は付加価値の高いロボット作成業務や企画などのクリエイティブな作業に集中できます。RPAを導入すれば、ロボットは人間の良いパートナーとなり、人間が今まで以上に「自分にしかできない仕事」に集中できます。

RPAと人間が協働することは、人間にとってより良い仕事環境を作る第一歩となるのです。

RPAを導入する3つのメリット

RPA導入メリット

RPAを導入することには、どのようなメリットがあるのでしょうか?本項目では、RPAを導入するメリットについてご紹介してきます。

  1. 定型業務の効率化
    RPAは、人が行う動作を全てシナリオにして、記憶できます。同じ動作を繰り返し行うことは、特にロボットの得意分野であり、人間の何百倍ものスピードで作業ができます。しかも人が行うよりも正確なので、時間短縮かつ効率的に業務を行ってくれます。
  2. コスト(人件費)は約3分の1削減
    例えば、給与30万円の派遣社員を10名雇った場合、月300万円の人件費がかかります。しかし、RPAを導入することで、過去10名必要だった業務を3名でできるようになったとしましょう。そうなると、30万円×3で人件費は90万円となり、この時点で人件費は30%のコストカットです。コスト削減となるのはそれだけではありません。人間を雇う場合、給与以外にも様々な諸費用がかかります。しかしRPAは、水も飲まなければ、休憩も必要ありません。それらの諸費用は、一切不要です。RPAには、気持ちよく働ける環境は必要ありません。
  3. 売上の向上
    さらに、RPAを導入すれば、単純な作業はRPAが代わりに行ってくれます。その分、人間はクリエイティブな業務に使う時間を増やせます。クリエイティブな時間は質の高いものとなり、それらは業務向上に直接つながります。RPAを導入するということは、ITツールを導入したということではありません。24時間365日働き続ける、有能な人材を雇用しているようなイメージです。

 

RPAの導入手順

RPA導入の手順

実際にRPAを導入する際には、どのようなステップを踏めば良いでしょうか?企業規模や業務内容によっても導入の進め方は様々ですが本項目では、実際にRPAを導入するおおまかな流れについてご紹介していきます。

現在の業務プロセスの見直しと業務量の洗い出し

まずは、今の業務プロセスのなかで自動化できる部分を探します。今の業務の中で、どこにRPAを導入するのがより効率的かを検討することが、RPA導入の第1歩です。しかもこの作業は、今まで見えなかった業務プロセスを可視化することにもなります。業務プロセスの課題を選定後、業務量の改善を検討します。

業務量の算出は主に4つあります。

  1. 実績記入法
    実際に各業務にかかった時間をスタッフに記入してもらう方法です。この実績記入法では「業務量」を測定する、という意味を正しく理解してもらい業務時間を記入してもらう事で信憑性のあるデータを集めることができます。ただし、あまりにも業務の種類が多くマルチタスクなどでの計測になってしまうと正確に測れないため、業務内容を明確に定義しておく必要があります。
  2. 実測法
    実際の作業や業務を観測し測定する方法です。製造業の繰り返し作業などライン作業の観測によく使われる手法です。そのため、RPAを代替する繰返しの多い業務などの測定に向いています。一方で、実測法では観測者が常に側にいて観測されているため、普段の業務よりも業務スピードが早い場合もあります。そのため、実際の「業務量」とは異なる結果が測定されることも多いので注意が必要です。
  3. 推定比率法
    現場での実績記入ではなく、部署の責任者や業務に関係するスタッフが1日の全体業務時間から逆算して、「業務量」を推定するという手法です。この推定比率法のメリットは、短時間で測定を行えることです。ただし、実績記入ではないので、スタッフごとに結果のバラつきがあったり、業務の精通者でないと正しく記入できないという注意点はあります。
  4. 合成法
    多数の観測結果から、特定の業務にかかる「業務量」を予測し、平均値を出すための方法です。実際に観測を行わなくても「業務量」を推定できるというメリットがある反面、測定のための軸を作る必要があり、そのためのルール決めや測定のためのスキルが必要で、測定結果を出すためには時間がかかるでしょう。

 

研修を受けて対象の業務をロボットに任せる準備を進める

RPA専門のチームを組み、RPAを使用するうえでの基本的な操作や社内展開方法論を学びましょう。

また、実際に導入した場合を想定し、困ったときのサポート先の確認や、他社でのRPA導入事例などを学ぶ場も確認しておきます。RPAチームが常に学習できる環境を整えておきましょう。

以下のような無料トライアルやRPAの体験会、ウェブセミナー等もあるので、受講するのも良いでしょう。
BizRobo!体験会
BizRobo!ウェビナー

本格導入

いよいよ、RPAを実際の業務に導入します。まずは小粒の業務をロボットに任せることで、一連の流れやロボット開発にかかる工数などを把握します。その後、ロボットに業務を任せることができたら、RPA導入前と導入後ではどの程度業務を効率化できたかやその副次的な効果・効能含め、評価を行います。

RPAを導入した際の費用

RPA導入費用

RPAの費用は、年間数十万円~数百万円まで幅広い料金のものがあります。最近ではRPAの需要が高まってきているため、月額10万円程度で使用できるツールも存在します。

しかし、安いからと導入してしまい、ロボット開発の外注や料金体系で後々費用が高くなるものもありますので、導入の際は後々ロボット数が増加した場合の料金体系や導入後の体制も考慮し検討を進めましょう。RPAの導入には金額に差があるため、ラインセンス使用料や運用体系を事前に確認しておくことが重要です。

RPAツールの失敗しない選定方法

RPA導入前の選定方法

RPAには多くの種類があります。そのため、RPAを選ぶ際に迷ってしまう方も多いようです。本項目では、RPAを選ぶ際の方法についてご紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。

自動化したい作業が実現可能かどうかを確認する

RPAが最も効果を発揮できるのは、ルールがしっかり決まっている単純な作業で、少量多品種の業務にRPAは適しています。大量少品種の業務であればITシステムの導入で効率的に解決できる場合が多いのでロボットに任せる業務をしっかりと選定しましょう。

また、一気にすべてを自動化すると、組織を混乱させてしまう失敗につながりかねません。業務の一部をロボットに任せることで、どのような結果が得られるのかを体感することから初めてみましょう。

RPAの導入事例

RPA導入事例

本項目では、実際にRPAを導入している企業様や実際に導入した業務適応事例をご紹介していきます。これらの事例を参考に
「自社でどのように活用することができるか」
「どのようなRPA活用法が自社にフィットするか」

など含めてRPAの導入を検討してはいかがでしょうか。

GMOメディア株式会社

RPA導入事例GMO

GMOメディア株式会社の導入理由は、下記の3つにありました。

・データ転記作業を効率化したかったため
・優れた人材を獲得するため、仕事への満足度を上げたかった
・人間にしかできない業務の特化が課題だったため

広告効果を測定・分析するために、Web上のデータの転記作業が非常に多い。そのため単純な作業の時間が長く、その内容も煩雑なのでミスも多かった。

RPA導入後は、ルーチンワークを自動化することで、月間150時間の短縮に成功。ITスキルの高い社員が、サービスの開発・改善により多くの時間を充てられるようになり、仕事への満足度もアップしているとのこと。

(引用文)
無料の各サービスをサイト内の広告収入で支える事業構造から、広告効果を測定・分析する社外サイトと自社システムとの間では、定型的で煩雑な転記作業が常に生じている。雇用の流動性が高いIT業界にあって、仕事への満足度は優れた人材の獲得と定着に直結する。「人間にしかできない業務への特化」は、かねて同社の課題だった。Webサイトやアプリの開発者・デザイナーが半数以上を占める同社社員のITスキルは総じて高いが、こうした技術力は提供するサービスの開発・改善にまず充てられる。そのため社内のルーチンワークの効率化においては、より手軽な方法も求められていた。

 関連記事:人間しかできない仕事への集中を目指し、トップ主導でBizRobo!導入を推進

株式会社船井総研コーポレートリレーションズ

RPA導入事例船井総研

株式会社船井総研コーポレートリレーションズの導入理由は、下記の2つにありました。

・女性社員が多いため、人員の増減に柔軟に対応できる組織作りが課題
・毎年の大規模セミナー参加者の登録作業を効率化したかったため

セミナーや研究会の集客・顧客管理がメインの業務のため、顧客情報の登録作業に多くの時間を割かれていました。RPAを導入することで、1件当たり5分かかっていた業務が1分30秒に短縮。残業がほぼゼロになり、焦りからくるミスもなくなった。現在では、参加登録業務は全体の99%以上をロボットが担っている。

(引用文)
「新規の顧客情報は毎年増えていくため、業務量は必然的に増加し、それに伴い残業時間も年々増加していくという状況がありました。人員を増やさずに業務を進めるためには、効率を高めることが大きな課題となっていました。また、当社の社員は約200名のうち9割が女性で、産休、育休、介護といった理由で人員がたびたび増減します。人員増減にも柔軟に対応できる体制をつくりたいと考えていた時に、情報システム室からRPAを勧められ検討を開始しました」

関連記事:顧客管理システムへの情報登録、DM名簿メンテナンスなどのデータ管理業務をBizRobo!で効率化。残業時間の大幅な削減を成功させた

株式会社ドラマ

RPA導入事例ドラマ

株式会社ドラマの導入理由は、下記の2つにありました。

・EC対応のシステム構築費用削減のため
・ECサイト上の在庫表示更新を効率化したかったため

RPA導入により、EC対応システムの構築では到底間に合わない出店にも対応が可能になりました。また、ECサイト上の在庫の更新作業を、RPA導入に伴い1日1回から毎時1回に変更しました。人の手では不可能だったタイムラグがRPA導入によりほぼなくなったため、サービス品質の向上につながりました。

(引用文)
ドロップシッピングの対象商品リストは随時更新されるため、同社は専用のシステムで更新に伴う差分を1時間ごとに整理し、ECサイトへ反映していた。このシステム構築は社外に委託しており、出店先ごとに多くの時間と費用を要することが販路拡大のハードルにもなっていた。そうした折、新たなECサイトへの出店が急きょ決定。システム化では間に合わない短期間での実装に向けて2018年10月、RPAツールのライセンス提供と導入・運用支援を一体化した「ブレインロボ」の採用検討に入った。

関連記事:実装が早いRPAでECを管理。「事務負担減」「サービス向上」「売上増」をそろって実現

金融業務・RPA導入事例

RPA導入事例金融

保険料の清算報告書を精査し、所定の金額を清算する業務にRPAを導入。

今までは業務を人間が処理していたが、ロボットに業務を任せることにより、ごく一部の例外以外は全てロボットが代行し、4万時間分の余力を創出。ロボット導入以前は報告書が紙であったが、フローを再整備しエクセル形式に変更することができ、ロボットをきっかけとしたBPRの取り組みにもつながった。
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食品&飲食業務・RPA導入事例

RPA導入事例食品・飲食width=

レジ締作業を行い、売上データを本部に送信する業務にRPAを導入。

レジ締の際、売上データに不備がないか確認するために30分以上の時間がかかっており、さらに本部担当者が売上データの不備確認に時間を費やしていた。RPA導入後、店舗で売上データを確認する必要がなくなったため、店舗担当者の負担が大幅に減少。本部担当者は不備のあるデータのみ確認すればよいため、空き時間を定型業務以外の他業務に充てられるようになった。
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製薬業務・RPA導入事例

RPA導入製薬

美容品販売サイトで、自社商品の口コミや評価などを収集する業務に導入。

導入前は、収集する情報の項目や、口コミの数などが多く、非常に作業量の多い業務だった。また、業務量が多いため、週に1回だけ代表的な情報のみを抜き出すことしかできず、正確な分析ができていなかった。

RPA導入後は、情報収集を全てロボットが代行するため、担当者の負担がゼロとなり、日次でデータ収集を行えるため、タイムリーに情報取得が可能となった。さらに課題としていたデータの正確性が向上し分析の質が向上、転記ミスなどもなくなった。
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自治体業務・RPA導入事例

RPA導入事例自治体

自治体の災害時、職員の配備計画作成業務にRPAを導入。

以前は、1300人以上の職員について、大量の確認事項があり、処理に30日もの時間をかけていた。また、「人員不足数の確認」「自覚からの参集時間確認」「参集職員名簿の作成」など、大量の人員に対する業務が多くあり、業務量が尋常ではなかった。

RPA導入後は、30日かかっていた処理時間を5日に短縮し、さらに確認漏れ、転記漏れなどが一切なく確実に処理を行えるようになった。
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物流業務・RPA導入事例

RPA導入事例物流

予約情報を更新し、基幹システムに転記する業務に導入。

毎週、通常時は300件、ピーク時には3000件以上の業務量があり、担当者の人数も状況に応じて2〜5人に変化していた。また、週にのべ30時間の業務量があり担当者の大きな負担となっており、人が作業する場合エラー件数が10%と、かなり高い数値だった。

RPA導入後、ロボット2体が常に稼働し、ピーク時においても担当者5人分の業務を代行。ヒューマンエラーがなくなり、正確な情報の更新が行えるようになった。また、人手で30時間かかっていた業務をロボットが6時間で完了するようになった。
関連ページ:物流業務RPA導入事例一覧
※その他業界の業務適応事例はこちらから

いかがでしたでしょうか。2017年にRPAがバズワードとなり、様々な企業がRPAを導入して依頼、現在では多くのロボットの導入例や活用例が出てきています。その中で、うまく活用を進めている企業は、トレンドや流行りでRPAを導入するのではなく、企業の課題解決のために導入、利活用を進めています。RPAを導入検討する際は、しっかりと自社の課題を把握した上で導入を進めていきましょう。