【RPAのメリット事例付き解説】導入前に知っておくべき情報も紹介

近年、少子高齢化をはじめとする労働人口の減少により企業では、業務の効率化・自動化が求められるようになりました。

そんな中、業務自動化を実現する為のツールとして話題なのが「RPA」です。

繰り返しのルーチン業務を自動化し、従業員がより価値ある業務に専念できるようにするRPAは、多くの企業や組織にとって魅力的な解決策となっています。

本記事ではRPA導入を検討している方々に向けて、RPAの主なメリットから導入する際のポイントまで解説します。

RPAの魅力や成功事例、導入のステップ、将来の展望など、導入前に知っておくべき重要な情報を詳しくご紹介しますので、RPAにどのようなメリットがあるのか、是非この記事を通じて理解を深めていただければ幸いです。

RPAの主なメリット

RPAの主なメリットについては4点あります。

・業務効率化と生産性向上
・ヒューマンエラーの低減
・リソースの最適活用
・コスト削減とROI（投資対効果）

業務効率化と生産性向上

RPAはプログラムによって制御されるため、高度な正確性にプラスしてスピーディーに処理を完了させることができます。

これにより、繰り返し作業が必要な定型業務などを自動化することで、タスクの処理時間が劇的に短縮されます。

結果として、業務プロセス全体がスムーズに進行し、成果物やレポートがタイムリーに提供されます。

ヒューマンエラーの低減

RPAによって行われる作業はプログラムに基づいて正確に実行されるため、ヒューマンエラーのリスクが低減します。

データの正確性や一貫性が保たれることで、業務品質が向上し誤った情報を提供するといった問題を未然に防ぐことが可能です。

また、本来であればミス発生時に時間を取られていた分析作業なども削減されるため、業務の効率化にも繋がります。

リソースの最適活用

ルーチン業務の自動化によって、従業員はその時間とモチベーションをより戦略的かつ価値のある業務に注力できるようになります。

例えば、顧客との関係構築や新しいビジネスアイデアの検討など、クリエイティブな活動に集中できるため、業務の質が向上します。

コスト削減とROI（投資対効果）

RPAは人手によるルーチン業務を自動化へと置き換えるため、人的リソースをより戦略的なタスクにシフトさせることができます。

これにより、人件費などの労働コストの削減が可能です。

また、導入には初期投資が必要ですが、RPAが適用される主な業務は繰り返し処理など「膨大な時間がかかる」定型業務を自動化するケースが多いため、ROIの効果が顕著に現れることが多いです。

RPAの成功事例から学ぶ自動化アイデア

続いてRPAを導入し成功した事例について紹介します。

業務効率化には取り組みたいが「何から始めればよいのか」「どんな業務を自動化することができるのか」など、お悩みの方は参考にして頂けますと幸いです。

RPAの活用事例（業務別）

さまざまな業務を、どういう方法で自動化へと進めていったのかについて紹介します。

・事例①：勤怠確認と修正依頼のメッセージ自動化
・事例②：売上集計に関わる一連の作業を自動化
・事例③：はじめから内製化を念頭に売上・在庫管理を自動化

事例①：勤怠確認と修正依頼のメッセージ自動化

住宅リフォーム事業などを展開する企業で、「価値あるサービスを提供する社員」に極力人の手を介さないための自動化活動の一環としてRPAを導入。

RPAを適用した業務は勤怠管理で、予定とシステム上の打刻照合や勤怠に不一致がある社員への確認・修正依頼のメッセージ送信を自動化し、導入効果としては年間900時間相当を削減できた。

また、削減時間といった数値に表れる効果だけではなく「勤怠の確認や修正を依頼する」という心身的なストレスから解放されたことも大きな改善ポイントである。

事例②：売上集計に関わる一連の作業を自動化

中国・四国地方と兵庫県の10県でスーパーマーケットなどを展開する企業で、従業員が自ら使いこなせる生産性向上の手段としてRPAに着目。

当時は手で集計していた「レジ単位で記録されるスキャン端末の利用実績」をシステムから取得後、データを店舗やレジの種類別にExcelファイルにまとめ、メールに添付し報告するという一連の作業を自動化した。

また、内製化にも取り組みシステム運営部内に「RPA推進事務局」を新たに設けベンダーからのサポートを受けながらスキルを習得。

現在では、100業務で104体のロボットが稼働中で導入後1年余で年4,000時間相当の余力を創出している。

事例③：はじめから内製化を念頭に売上・在庫管理を自動化

化粧品・健康食品等の卸・小売事業などを展開する企業で、事業拡大に伴い受注や在庫に関わる事務処理を担う管理部門の負担が増大したため、こうした作業を現場主導で自動化する事を目的としてRPAを導入し業務効率化の活動を開始。

自社ECサイトやモール出店の売り上げの集計や、在庫変動を記録したExcelから基幹システムへのデータを登録するといった業務を自動化。

その結果、1人あたり月20〜30時間生じていた残業が、ゼロにはなっていないが10〜15時間と半減した。

プログラミングもExcelマクロ作成も未経験だったメンバーが、自身でベンダーサイトのeラーニングやサポートを受け大幅な工数削減に繋げている。

RPAの活用事例（部門別）

部門ごとに発生する課題に対し、自動化対応した事例について紹介します。

・事例①：経理部門に届く請求書を会計システムやSalesforceへ自動登録
・事例②：流通部門で商品別実績の集計や報告業務をまるっと自動化
・事例③：人財開発部の採用活動に関わる作業を自動化

事例①：経理部門に届く請求書を会計システムやSalesforceへ自動登録

東京都国分寺市に本社を置く注文住宅の設計・施工などを手がける企業で、建設業界で成長を図るため人的リソース創出につながるデジタル活用の一環としてRPAに着目。

同社の「経理部門」ではひと月あたり約120社から請求書が届き、その内容を会計システムとSalesforceにそれぞれ手入力でデータ登録を実施していた。

その作業をRPAに置き換える事で、年間300時間相当の人的リソース創出に成功。

また、自動化に成功した事で「人がやる必要のない定型作業は自動化する」という意識が社内で生まれ、業務効率化への好循環となっている。

事例②：流通部門で商品別実績の集計や報告業務をまるっと自動化

無添加化粧品などの製造販売を手がける企業で、社員が自ら使いこなせる業務効率化手法としてRPAに着目。

「流通部門」で実施していた卸・小売各社のWebサイトから、売上データを抽出・集計し自社システムに登録する作業と、商品別実績の表を作成する作業を自動化。

現在では、担当者にメールで通知するまでの一連の作業を、土日・祝日を含めて毎日自動実行している。

また、当初の目的としていた内製化も進めたことによって各部署が開発を実施し、その結果現在では23部門で約200体のソフトウェアロボットが稼働しており、年間およそ6,700時間相当の人的リソースを創出している。

事例③：人財開発部の採用活動に関わる作業を自動化

東京都品川区に本社を置く企業で、毎年の採用活動にて1,000人を超える学生のエントリーに対応している。

そんな中、実施している事務作業にて「管理用データ作成・加工に莫大な時間を要し、転記ミスなどのヒューマンエラーも多く存在」したため、正確かつ高速での自動処理が可能なRPAに着目した。

新卒採用活動として、エントリーした学生の情報管理や付随業務、適性検査の管理面談結果の管理などの業務を自動化。

その結果、採用活動にかかっていた膨大な時間が削減され、本来の採用としての企画や施策に時間をかけられるようになった。

RPAの活用事例（業界別）

業界の特徴に合わせてRPAツールを活用した事例について紹介します。

・事例①：<自治体>「自治体ならでは」の課題を解決したい
・事例②：<製造>連日発生する報告業務を自動化
・事例③：<金融>RPAとコミュニケーションをバランスよく融合

事例①：<自治体>「自治体ならでは」の課題を解決したい

自治体の職員は恒常的にある窓口対応や膨大な作業を担当しており、特に繁忙期は職員の時間外勤務が常態化していた。

職員の健康維持を図りつつ、貴重な人件費を最大限に活用することが課題となっており、「職員の作業時間の短縮、人為的なミスの軽減を図り、業務量の削減を行いたい」という思いからRPA導入を実施。

導入効果はこれからだが、開発段階で一日30分かけていた作業がボタン一つで終わるという体験から職員に業務改善の意識が芽生え、本来やるべき窓口での市民とのコミュニケーションや個別のアドバイスなどに注力できるようになった。

事例②：<製造>連日発生する報告業務を自動化

住宅の補修や商業施設の内装工事など建物のライフサイクルに応じた多様なサービスを全国展開している会社で、日々の問い合わせ対応や技術者の手配、施工前後の報告といった事務作業が連日大量に生じていたため、自社で基幹システムを構築し効率化を図っていた。

一方、システム化に見合わない定型業務では手作業も少なからず残っていたため、RPAに着目。

導入当初より社内エンジニアを１名配属し内製化を進め、ロボット化で創出されたリソースは、労働時間換算で年間3万時間相当と経営陣を驚かせる導入効果が出ている。

引き続き完全な内製化には「一定のITスキルが必要」と考えているため、社内教育の充実を図りより良い業務効率化を目指す。

事例③：<金融>RPAとコミュニケーションをバランスよく融合

自動車保険や火災保険、傷害保険などの損害保険を取り扱っている企業にて、単純な事務処理業務が多いことから労働時間の削減が進まず、人がやるべき業務へリソースを割けないという課題があった。

また、レガシーなシステムを使用した手入力の業務や、紙媒体も多く残っている状況を解決すべく白羽の矢がたったのがRPA。

導入効果としては年間で1,758〜2,207時間の労働時間削減ができる見込み。

損害保険という商品は、対面でのコミュニケーションの重要度も高いため、人の手間になることはロボットに、コミュニケーションが求められる仕事は人にというスタンスで住み分けを行い引き続き効率化を進めていく。

RPAのデメリット

入力作業等の時間がかかる作業を効率化することができるRPAですが、いくつかデメリットも存在します。

実際に導入してから慌てて対応しないよう、導入前からデメリットを理解し予め運用などのルールに盛り込んでおきましょう。

定期的にメンテナンスが必要

RPAの導入による効果を継続させるためには、定期的なメンテナンスが必須です。

業務プロセスやシステム環境の変化に合わせて、RPAで開発したロボットの設定やフローを更新する必要があります。

また、RPAツール自体もバージョンアップしていくため、アップデート状況に合わせたメンテナンスが必要になります。

間違いに気づけないリスク

RPAはプログラムによって自動化されるため、ロボット開発完了後に設定やルールに誤りがあると業務に影響を及ぼす可能性があります。

人の手作業では気づけるエラーや問題も、自動化されると隠れてしまうことがあります。

このため、導入前のプロセス検討やテスト、導入後の監視やメンテナンス時の対応について欠かさず実施する必要があります。

引継ぎと教育に追加工数がかかる

RPAはプログラミング知識がなくとも使用できるツールが多いですが、それでも新しいツールになるため、教育は必要なフェーズです。

特に導入初期では、RPAの設定や運用に関するトレーニングが必要です。

また、担当者変更が発生した場合は計画的な教育とスキルアップのフォローアップが必要です。

RPA導入のステップと注意点

次にRPAの導入ステップと注意点について解説します。

業務効率化をしたい気持ちが先走り、導入方法や注意点を認知しないまま導入を進めてしまうと、導入後に検討しなければいけない項目が出てきてしまい滞ってしまいます。

どんなステップで導入するのかを知っておくことで失敗するリスクも低減しますので参考にしてください。

RPA導入のステップ

RPAを導入する際は以下の3つのステップで導入を進めていきます。

①「導入検討・準備」を実施します。

RPAツールを導入する前に、どんな業務を自動化するのか、自動化後にどれぐらい効果がありそうなのかを評価しておきます。

ここで、業務プロセスの可視化をしっかりしておかないと、導入後に実は自動化出来なかったというケースも発生しますので注意が必要です。

②「導入・初期運用開始」を実施します。

①にて可視化したプロセスに対し自動化(ロボット化)を実施します。

運用ルールについては、すべてが明確に決められる訳ではなく運用状況にしたがって修正と追加を繰り返しますが、ルールの土台はこのフェーズで作成します。

③「運用・拡大開始」を実施します。

ルールに則って自動化の運用が滞りなく進むようになってきたタイミングで自動化の対象業務を拡大していきます。

注意すべきポイント

RPAを導入する際の注意点について2つあります。

導入ステップでも記載した「自動化対象業務の選定」と「セキュリティ関連」についてです。RPAを導入する際には、かならず押さえておく必要があります。詳しい内容は以下で解説します。

①適切な業務プロセスの選定

RPAツールは特定の業務プロセスを自動化するために使用されますが、すべての業務が自動化に適しているわけではありません。

例えば複雑で変化が激しい業務の場合、自動化する事によって管理工数が増加する可能性があり、向いていないケースもあります。

適切に業務プロセスを選定しないと、導入効果を最大限に引き出すことが難しくなります。

②セキュリティとコンプライアンスの考慮

RPAはツールの特性上、機密情報や個人データを使用して自動化することがあります。

そのため、セキュリティとコンプライアンスの観点から注意が必要です。

不適切なデータへのアクセスは重大なリスクとなり得ますので、あらかじめそういった業務は対象業務から外すなど考慮しておく必要があります。

RPAの将来展望

続いてRPAの将来展望について解説します。

結論としては、これからも業務効率化の流れは止まらずRPAは進化していきます。

①AIとの統合

現在のRPAは主にルールベース(設定したルールに従って)で動作しますが、AI（人工知能）の進化とRPAツールとの統合が進むことで、より複雑で判断力を要する業務も自動化できるようになると予想されます。

AIを活用した自己学習型RPAが登場すれば、状況にも柔軟に適応するロボット開発が可能になります。

(一部、RPAツールではベータ版で生成AIを使用した機能が追加されています)

②プロセスの自動最適化

RPAは現在は設定した通りにルーチン業務を自動化しますが、将来的にはプロセスの自動最適化が進む可能性があります。

RPAツールが各種データを解析し、効率的なプロセスを自動的に見つけ出して改善することで、業務の効率化が更に進むでしょう。

③導入が一般的な業務ツールとしての普及

現在は導入に知識が必要なツールとして位置づけされていますが、将来的には一般的な業務ツールとして普及することが考えられます。

Office製品などのように従業員が自分の業務をRPAを活用して自動化するなど、効率化を図ることが当たり前になるかもしれません。

以上のことから、これからもRPA市場はますます盛り上がっていくことが予想されます。

ガートナージャパン株式会社の発表では日本のRPAは幻滅期の底に向かっているそうですが、やっと「RPAへの過度な期待値」と「できることとのギャップが」ようやく埋まった状況だと思います。

RPAの将来展望は技術の向上とともに進化し、より高度な自動化とプロセス最適化が可能となることでしょう。

まとめ：RPAは要点をおさえ正しくメリットを享受しよう！

本記事は、RPAの魅力的な特徴や導入に際して注意すべきポイント、成功事例について解説しました。

RPAのメリットとしては、以下3点です。

・業務効率化と生産性向上
・ヒューマンエラーの低減
・リソースの最適活用
・コスト削減とROI（投資対効果）

以上のメリットから、RPAを導入する事で今まで手作業などで時間のかかっていた作業を自動化でき、本来やるべき業務へリソースを配分できるようになると解説しました。

RPAはビジネスの効率化や生産性向上において大きな可能性を秘めており、そのメリットを最大限に活かすために解説した導入時のステップや注意点について検討頂ければと思います。

RPAはビジネスにおいて効果的なツールとなる一方で、導入前にはしっかりとした計画と準備が必要です。

今後の発展を見据えながら、適切な導入と運用体制の構築を進めることで、企業の競争力を向上させる一助になれば幸いです。

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