自社業務管理ツールとRPAの連携を模索

東京都品川区に本社を置く株式会社クレオは、1974年の創業以来、様々なソフトや業務パッケージ等を発表し、多くの企業のIT化・DXを支援してきた。

こうした中で企業規模が拡大し、採用活動を担う人財開発部では新卒採用活動だけでも毎年1,000人を超える学生のエントリーに対応。同業務においては、就職活動中の学生と企業をつなぐ求人媒体を複数活用しており、その中で①エントリーした学生の選考状況の把握に時間を要する ②学生データの重複という2つの問題が発生していたため、この問題を解消すべくまずは自社開発の業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」を導入し、採用プロセスの可視化とステータス管理を行った。

「BIZ PLATFORM」を導入することにより、学生のエントリー情報や成績証明書などの付随データが一元管理でき、会社説明会参加・書類選考・採用試験・面接などの採用プロセスの可視化を実現した。そのうえ「BIZ PLATFORM」は、ノーコードで業務プロセスの変更や管理項目の追加などを現場の担当者でも簡単に行うことができる。トレンドによって変化する新卒採用プロセスに、柔軟に対応できることも大きな利点だった。

しかしながら「BIZ PLATFORM」だけでは②の課題が解消できず、管理用データ作成・加工に莫大な時間を要し、転記ミスなどのヒューマンエラーも多く存在したため、正確かつ高速での自動処理が可能なRPAに着目した。

業務標準化の同時進行でRPAの効果を最大化

RPAの導入にあたり、人財開発部のメンバーが同社RPA推進グループに相談したところ、以前からRPAテクノロジーズ株式会社が提供する「BizRobo!」を利用した独自のサービスを提供していたことから、サーバ型RPAツール「BizRobo! Basic」を導入することになった。

またRPA導入にあわせて、採用業務のプロセスを一から見直すことで、業務自動化の効果の最大化を図ることにした。

人財開発部　課長代理の岩渕寿子氏は「まずは業務マニュアル作成に取り掛かったのですが、あらかじめ「BIZ PLATFORM」で業務の標準化を行っていたため、それほど時間を費やすことなく作成できました。その後、業務マニュアルを俯瞰してみると、RPAで置き換えられそうな作業が面白いほど見えてきました」と振り返る。

社内連携によりスピーディなRPA実装を可能に

BizRobo!の導入により、新卒採用活動における次の4つの業務の自動化を行った。①エントリーした学生情報を複数の求人媒体から抽出してファイルサーバに保存、またそのデータを加工して管理システムへ取り込み ②履歴書・成績証明書など必要書類のPDFを抽出し、ファイル名を変更して管理システムへ取り込み ③適性検査の回答をPDFで抽出して管理システムへ登録、また審査結果をcsvで抽出して保存 ④ 面接で使用する選考資料を、面接日・対象学生・面接官の人数に合わせて所定の形式で印刷。

ロボットの開発および運用保守は、従来からBizRobo!を取り扱っていたRPA推進グループが担当。人財開発部との協議を重ねながら、約3カ月の検討・導入期間を経て実装した。同グループ シニアマネージャーの本間順和氏は「導入時から現在に至るまで、実際の業務の中で改善を繰り返しながら、採用業務における最適なRPA活用方法を模索しつつ利用しています」と語る。

学生情報を管理システムに取り込む作業

人にしかできない業務に注力し、経営層からの期待も

膨大な時間をかけていたデータ加工と取り込みを完全に自動化したことで、人財開発部では多くの時間を採用広報の企画や施策、そして社員教育の実施に注力することが可能となった。新卒採用業務だけで、大幅な工数削減を実現しており、定量的な効果はもちろん、スタッフの精神的な負荷の軽減にもつながっている。岩渕氏は「部内において本来あるべき時間の使い方ができるようになり、経営層からも『優秀な人材確保につながるだろう』と期待の声があがっています」と語る。

一方で部内においては機能面について勉強中とのことで、「ロボットの簡単な修正・変更は対応できるようになりましたが、今後はより高度な業務にも活用を広げたい」と意欲を高めている。