【必読】労働生産性を向上させるためには？RPAで効果を出した事例を交えて徹底解説！

今、人口が減少し労働生産性の向上が急務!
労働力不足が加速する中、企業には限られた労働量で成果を生み出す労働生産性向上への取り組みが急務になっています。今後、3年、5年先を見据えて“今”から企業が実践できる具体的な取組みには何が考えられるでしょうか。

単純に「会議の時間を短くする」「残業時間を減らす」など、今までの働き方を少々改善したくらいでは大きな成果は上げられません。 労働生産性を上げるには、根本的な働き方の見直しが必要となります。

「でも、何から始めたら良いのかわからない……」

「そもそも労働生産性ってどうやって計測するの？」

「生産性向上に成功した事例を知りたい！」

そんな声にお答えして、本ブログでは、以下の流れで労働生産性を上げる方法と事例をご紹介します。

そもそも労働生産性とは何か？

労働生産性とは、「投入（インプット）した労働」と「産出（アウトプット）した付加価値」の比率、つまり 一定の労働量でどれだけの付加価値を生み出したのかを意味します。経済協力開発機構（OECD）による労働生産性の計算式では、「労働者数×労働時間」を分母として、「生み出されたモノやサービスの付加価値（GDP）」を分子として計算されています。

※ポイント：「労働生産性向上」≠「業務効率化」
「労働生産性向上」と混同して使われやすい用語に「業務効率化」があります。「業務効率化」とは、会社の業務を進めるためのプロセスから無駄なものやことを削ることで、よりスムーズに業務が遂行できる状態にすることです。これまで行ってきた業務のスピードをより早めてコストを下げることで、業務そのものの効率化を指します。
一方で「労働生産性向上」は、事業や会社全体の「付加価値を高める」という観点から、業務効率化に加えて事業の再構築や新規創出など幅広い対策が考えられるのが特徴です。

日本の労働生産性の現状

日本生産性本部が2018年に発表した「労働生産性の国際比較」によると、OECDのデータに基づく日本の1時間当たり労働生産性は47.5ドル（4,733円）で、OECD加盟36カ国中20位でした。名目ベースでみると、2016年に比べると1.4%上昇したものの、順位は変わっておらず、就業者1人当たりでみた労働生産性は84,027ドル（837万円）、OECD加盟36カ国中21位となっています。（注１）主要先進国7ヵ国の中でも、日本の労働生産性は1970年以降最下位が続いている状況です。

（注１）公益財団法人日本生産性本部 労働生産性の国際比較 2018

労働生産性低下の原因

労働生産性の低下を招く要因はいくつか存在しますが、主な要因は「長時間労働の常態化」と「非効率なマルチタスク」が考えられます。

長時間労働の常態化

過去日本は長時間労働により国連の社会規約委員会から指摘を受けたことがあるほど大きな問題となっていました。長時間労働の常態化は、企業の労働生産性を下げるとともに社員のパフォーマンスを著しく低下させます。
長時間労働が常態化するとストレスや疲労が蓄積し、判断力や集中力が低下、業務の進みが遅くなるだけではなく、業務上のミスや事故につながる可能性も高くなります。社員が定時に帰宅でき次の日のために十分に休息がとれる会社の方が、労働生産性は高く健康的に働くことができます。
2019年4月より大手企業から適用される「時間外労働の上限規制」により、現在では徐々に長時間労働は減少しているものの、まだまだ改善余地が大きいとみなされています。

非効率なマルチタスク

人間の脳は構造上、1度に2つ以上の物事を正確に並列処理することが苦手だと言われています。表面上は一見同時に処理しているように見えていても、脳内ではタスクごとにスイッチを切り替えているのです。つまり複数の情報や作業を同時にもしくは短期間に並行して切り替えながら習得・実行すると、脳によって単純習得として保存され、定着しない可能性があり、ケアレスミスが発生したり、労働生産性の向上を阻むことになります。
労働生産性を向上するために、このようなマルチタスクを可能な限り減らす組織づくりが必要です。組織は最も労働力と時間を費やすべき業務を見極め、その業務に集中して遂行できる環境を作り社員に提供することが重要です。

労働生産性を上げる方法＝RPAとは？

長時間労働の常態化と非効率なマルチタスクの業務を改善することにより労働生産性向上が可能となります。また、前述の労働生産性の計算式で分かることは、労働生産性を向上するためには同じ労働でより多くの付加価値を生み出すのか、より少ない労働で同じ・より多くの付加価値を維持・生み出すことです。
そこで、近年注目されいるのがRPAです。
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションのこと。パソコンやサーバ上にあるソフトウェアの「ロボット」が、マウスやキーボードを操作する人間の動きを真似して、再現することにより、オフィスワークでの定型業務を自動化します。定型業務をロボットが代行することで、人間は不毛な単純作業から解放され、付加価値の高い仕事に集中することができます。
RPAは「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれており、単なる「ツール」ではありません。業務全体の状況を整理・把握した上で、「単純業務はロボットが、高付加価値業務は人間が担う」という、ロボットを擬人化した役割分担により、投入する労働力の削減や産出する付加価値を増やすことができ、労働生産性向上を実現します。

※ポイント：「労働生産性向上」≠「業務効率化」
「労働生産性向上」と混同して使われやすい用語に「業務効率化」があります。「業務効率化」とは、会社の業務を進めるためのプロセスから無駄なものやことを削ることで、よりスムーズに業務が遂行できる状態にすることです。これまで行ってきた業務のスピードをより早めてコストを下げることで、業務そのものの効率化を指します。
一方で「労働生産性向上」は、事業や会社全体の「付加価値を高める」という観点から、業務効率化に加えて事業の再構築や新規創出など幅広い対策が考えられるのが特徴です。

RPAにより労働生産性向上に成功した5つの事例

現在RPAは様々な分野で活用されており、サービスをはじめ、卸売、小売、製造、医療、金融、不動産、自治体など多方面で労働生産性向上に貢献しています。本ブログでは、労働生産性向上に成功した5つの事例を以下にてご紹介します。

①サービス ― RPAによる社内業務効率化と外販品質の向上

◆企業名・事業内容

日立グループを中心とする幅広い業界、業種において、人事・総務業務のシェアードサービスを担っている株式会社日立マネジメントパートナー

◆背景・課題

• シェアードサービスの提供先が223社25万人以上まで急増し、それに伴って取り扱うデータ量も急増し、処理リソースが不足している
• 一部の業務の特性上、業務時間は午前中に限定され、月末などの繁忙期には多くの部署で複数スタッフの稼働時間が割かれていた

◆対象業務

• 1日で最大70件以上発生するシステムに入金・出金の内訳を入力する「入出金業務」
  など

◆RPAによる改善効果

• 社内業務ではトータルで約9,000時間の工数削減が見込まれている
• 部門横断で標準化が進む「入出金業務」では、「10人のスタッフが4時間以上の稼働」から「3人が3時間程度の稼働」で済むようになった
• コピー＆ペーストのミスや、タイピングミスなど人間によるミスがなくなり、チェック作業もストレスなく進んでいる
• 社内業務の改善で得られた知見はシェアードサービスでのRPAソリューションとしても結実。日立グループ内でRPAソリューションの提供がスタートしており、「時間外労働の上限規制対応」「勤休管理支援」「旅費・経費精算チェックリスト作成」など150以上をラインナップしている。

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②卸売 ― 年間2万時間を効率化し、新しいビジネスの創出を目指す

◆企業名・事業内容

中古車買取台数・販売台数ナンバー1の中古車店「ガリバー」を運営する株式会社IDOM

◆背景・課題

• 事業拡大、ビジネス転換に伴って発生した「オペレーション業務の煩雑化」
• 買収先と共に異なるシステムが増え、連携もままならなく、スタッフの配置転換で対応していたが、限界が生じている

◆対象業務

• 月あたり約3,000件発生する各店舗からの保証サービス申請への対応に伴う情報入力などのオペレーション業務
  など

◆RPAによる改善効果

• 上記業務を含め、本格導入後の6カ月間で23業務を100体のロボットに代行させ、年間約2万時間の業務工数を効率化できた
• ロボットが24時間ミスなく稼働することで、繁忙期でも大幅に残業が減り、人員補充・増員を抑制できた
• これまでルーチン的な仕事に関わってきた社員の実働時間を減らし、その分を企画・改善や新規ビジネス創出に充てられるようになった

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③小売 ― 122体のロボットが稼働し、年間2万時間の余力を創出

◆企業名・事業内容

ウォルマートの日本子会社である合同会社西友。東京都を拠点としてスーパーマーケットチェーンを全国で334店舗展開

◆背景・課題

• 2018年に情報システム部でデジタル化による業務効率化、生産性の改善等をミッションとする「デジタル推進グループ」が発足され、社内の複数の部門から同時多発的に、業務改善を目的としたRPA導入のリクエストが寄せられた

◆対象業務
物流センターにおける

• 1時間に1回行う各店舗への商品仕分けに伴う作業の進捗管理
• 1日あたり5,000件にものぼる取引先（サプライヤー）に対しての受領証明書の印刷・発行業務
  など

◆RPAによる改善効果

• 進捗管理業務へRPAを導入したところ、年間2,000時間の創出を想定
• 受領証明書を電子ファイル（PDF）へ置き換え、取引先コードごとの仕分けと取引先メールアドレスへの送信をRPAにすることで、年間1万1,000時間分の業務効率化を実現
• その他に、ロボット対象業務は15～20種にまで広がり、現在では122体のロボットが稼働中。トータルで年間2万時間分の創出効果を生んでいる
• 業務の属人化防止、作業ミスが軽減し時間的・物理的ロスの削減、土日深夜対応の簡便化など副次的な効果も大きい

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④製造業 ― 導入初年度の余力創出は「当初想定の2～3倍」、RPA技術者育成に注力

◆企業名・事業内容

防衛省向けに戦闘機などの防衛装備品を納入している三菱重工業株式会社の防衛・宇宙セグメント　航空機・飛昇体事業部

◆背景・課題

• 生産面から進めてきた全体の最適化を、付随する事務作業やバックオフィスにも展開
• 既に稼働している社内システムに改修や連携を要する際、外部にシステム開発を委託していては時間的に間に合わない
• 製造業の現場には、数時間・数人がかりで製品情報を登録するといった定型作業が数多く滞っている

◆対象業務

• バックオフィスの定型業務であるメール仕分け、勤怠管理、予算管理や複数プロジェクトに従事する社員の作業管理業務など
• 設計・製造・品質保証といった製造業の中枢部における製品情報の登録業務など
• 現場の実情に応じて手早く実装できるRPAのメリットを活かすため社内教育に力を入れており、15日間にわたる独自の研修プログラムを整備

◆RPAによる改善効果

• バックオフィスの定型業務に導入されたロボットによる工数削減効果は、1年間の通算で600～800時間に達する見通し、当初想定の2～3倍であった
• 研修プログラムにおいて、2021年度までに事業部の7％強にあたる200人以上のロボット開発者を養成し、全部署にくまなく配置する計画になった

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⑤医療 ― 9,800時間の余力創出を目指し、過重労働の解消に貢献

◆企業名・事業内容

愛知県名古屋市に所在する、中部エリアにおける高度医療を担ってきた名古屋大学医学部附属病院

◆背景・課題

• 医療業界において、医師や看護師をはじめ、あらゆる職種で過重労働・人手不足が課題となっている
• 2024年度以降は医師に対しても時間外労働の上限規制が適用される
• 診療以外に研究、教育の機能も持つ大学病院では、医師の過重労働はより深刻な問題

◆対象業務

• 人事労務課での「医師勤務時間計算支援」業務
• 経営企画課での「外部資金予算執行状況確認表作成・送付」業務
  など68の業務が自動化可能

◆RPAによる改善効果

• 68の業務を全てRPA化を進めた場合、推計される業務削減時間は約9,800時間に及ぶ
• 事務職員は医師・看護師らの支援など、より付加価値の高い業務へシフト
• 既存のバックオフィス業務フローを再検討し、最小プロセスになるよう業務を再構築し、標準化を構想

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※ポイント：労働生産性を向上させたRPAとさらなる業務適応事例
RPAにより労働生産性向上に成功した上記5つの事例のように、各業界・業種でさまざまなロボットが開発・活用されており、その活用方法は無数にあります。実際にRPAを習得し、具体的な業務に適応した業務適応事例を業種ごとに「業務適用事例」でまとめていますので、ぜひご参考までに自身の業務と照らし合わせてみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。RPAを活用した労働生産性向上の取り組みでは、業務全体を見直して再構築し、単純業務をロボットが代行することで、人間は不毛な定型業務や人的ミス・繁忙期による精神的ストレスから解放され、余力を創出することができます。その創出した余力をより付加価値の高い仕事に投入することで、付加価値の向上につながり、労働生産性の向上を実現します。
RPAの活用による労働生産性向上には、情報システム部門のみならず、現場での「デジタルレイバー」との協働が重要な鍵となるでしょう。今回ご紹介した事例のように、地道なRPA人材になるための社内教育や、企業規模で利用するための業務全体の再構築が必要となりますが、導入フェーズを経て、活用フェーズに入ると、社内展開が進み、飛躍的に労働生産性が向上することが見込まれます。ぜひRPAを活用し、日本の労働生産性を向上していきましょう。

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