2024年6月、RPAテクノロジーズ株式会社は、会社統合の上、オープン株式会社へ社名を変更しました。
 
 
 

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RPAで事務職の業務を効率化できる?必要性や導入事例を解説

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RPAは定型的な事務作業を効率化し、組織内の生産性を向上できる技術です。

幅広い企業から注目されている一方で「事務作業に導入するイメージが湧かない」「具体的な導入事例を知りたい」とお考えの担当者様もいるでしょう。

本記事では事務作業におけるRPAの必要性に加え、導入・活用事例や効果的に運用するコツを解説します。

記事の後半ではおすすめのサービスについても触れているため、RPAで事務作業を効率化したい方はぜひ参考にしてください。

事務作業におけるRPAの必要性

定型的な事務作業にRPAを取り入れることで、大幅な業務効率化が可能です。

RPAはパソコン上での一連の作業をロボットに指示(設定)して自動化する技術です。

一般的に事務職が行う業務はデータの登録や照合、書類作成、メールの送信など多岐に渡りますが、そのほとんどはRPAで代行できます。

担当者の負担が減るだけでなく、圧倒的なスピードでミスのない処理を期待できるため、事務作業におけるRPAの必要性が高まっています。

RPAの事務作業への導入・活用事例

RPAの事務作業への導入・活用事例_画像


ここでは一般的な事務作業にRPAを導入・活用する事例を解説します。自動化することで得られる効果もあわせて確認しておきましょう。

データの入力・登録・転記・照合

RPAではデータの入力や転記、照合作業を自動化できます。

例えば見積書などの書類は、受領後に社内システムへデータの転記作業が必要です。

簡単な作業であっても、取引先によってフォーマットが異なる、扱うデータが大量といった場合は工数が増え、ミスが発生しやすくなります。

ロボットに見積もりの受領から社内システムへの転記、照合作業までを任せることで、スピード感のある処理を実現し、ヒューマンエラーも防げます。

請求書の登録・印刷

RPAなら請求書の登録や印刷業務を自動化することも可能です。

基本的にはメールに添付された請求書を受領し、必要な項目のデータをまとめて登録、内容の確認後に伝票を印刷するといった作業を行います。

この場合、請求書の件数に応じて担当者の作業にかける時間も膨大になることが課題です。

ロボットに請求書の登録や印刷を任せることで、担当者は請求書の受領のみでよくなるため、作業時間を大幅に削減できます。

データの収集・登録

RPAはデータの収集や登録にも役立ちます。

マーケティング部門では競合に関するデータを集め、情報をまとめる作業が欠かせません。

一方で大量のWebサイトから情報を収集することに時間がかかってしまい、肝心の分析にリソースを割けないケースも見受けられます。

ロボットにデータの収集から登録までの一連の作業を任せることで、マーケティング部門の担当者が分析や戦略策定に集中できるようになります。

対象者へのメール送信・返信

RPAならリストの中から対象者を抽出し、メールを送信することも可能です。

例えば勤怠入力をリマインドする作業では、社員の勤怠管理システムから情報を抽出し、対象者リストを作成したうえでメールを作成しなければなりません。

毎月一定時間の確保が必要なため、人事担当者が本来の業務に専念できず、残業の発生など負担が増えてしまいます。

勤怠管理システムの情報抽出からメール送信までをロボットが対応できるように設定することで、人事担当者の作業が対象者リストの管理や更新のみになり、大幅な余剰時間を創出できます。

顧客の契約情報の一括変更

RPAを顧客の契約情報の一括変更に活用している事例もあります。

担当者が行う場合、変更する契約情報や対象者のデータを準備したうえで、システムから対象者を検索、変更後は確認という流れの繰り返しです。

件数が多ければ集中力が落ち、予定していた作業時間内に終わらないケースも考えられます。

ロボットに対象者の抽出、変更や確認を任せることで、一定の作業スピードを保ちながら効率よく契約情報を変更できます。

【業種別】企業のRPAの導入事例

事務作業は業種によって異なりますが、具体的にどのようにRPAを活用しているのでしょうか。ここでは2,600社以上の導入実績があるRPAサービス『BizRobo!』の業種別の事例を解説します。

医療事務|過誤納リストを入力する業務

ある医療事務課では患者の過納金や誤納金により、月に数十件もの還付作業が必要でした。

日常業務をこなしながら複数の部門から送付される書類をまとめる作業は負担が多く、ミスや対応漏れも許されないためRPAを導入します。

BizRobo!の導入事例

RPAのロボットには、データの受領から過誤納リストへの転記、上長への送付を任せました。

その結果、担当者の作業負担を軽減でき、月に400分、年間で4800分の余剰時間を創出しています。

営業事務|得意先別に統計資料を作成する業務

物流営業部門の、得意先別に統計資料を作成する業務の事例です。

この部門では得意先が多く、一つの作業にかかる時間も膨大なため、担当者の業務時間がひっ迫していました。

そこでRPAを導入し、得意先別の明細書の取得から必要なデータの抽出、指定のフォーマットへ転記する作業をロボットで自動化します。

担当者はロボットから送付されたデータの確認のみでよくなり、安価に業務改善を行うことができました

カスタマーサポート|ハウスメーカーからの修理を受付・連絡する業務

製造業界のカスタマーサポート部門で、ハウスメーカーからの修理を受付し顧客に連絡する業務の事例です。

顧客ごとに申し込みシステムが異なるためデータの転記に時間がかかり、顧客への連絡が遅れ、顧客満足度が低下していることが課題でした。

RPA導入後は電子化された申込内容を管理システムへ転記することや、各支社・顧客へのメール送信を自動化

受付スピードが上がったことで顧客満足度が向上し、担当者は緊急性のある電話対応に注力できるようになりました。

RPAを事務作業に導入する効果

RPAを事務作業に導入すると、企業や担当者の課題の解消に役立ちます。ここでは3つの効果を詳しく解説します。

定型的な事務作業を軽減・生産性の向上

事務作業をRPAのロボットを通して自動化することで、これまでパソコン上で行っていた一連の作業時間を大幅に削減できます。

担当者の負担はもちろん、残業代などのコストも減らすことが可能です。

定型的な事務作業をRPAに任せることで得た余剰時間は、担当者が本来行うべきコア業務に充てられます。

RPAの導入により生産性が上がるため、結果的に売り上げの向上にもつながります。

人手不足や属人化の解消

RPAで事務作業を自動化すれば、社内の人手不足にも対応できます。

少子高齢化や人口減少により、日本の生産年齢人口は今後も減少すると言われています(※1・2)

日本の将来推計人口

今後あらゆる業界で人手不足が深刻化しますが、単純な業務はRPAに任せることでその課題の解消が可能です。

事務作業の属人化も防げるため、特定の担当者が休職・退職した際に業務が滞ることもありません。

事務作業でミスをなくせる

ロボットが定型的な事務作業の対応をすればヒューマンエラーを防げます。

人間が行う場合、事務作業自体は簡単なものでも、件数が多くなると集中力が落ち、どうしても抜け漏れや誤入力などのミスを起こしやすくなります。

ソフトウェアロボットであれば、一定のスピードを保ちながら、ミスのない処理が可能です。

ミスの対応に必要な時間もなくなるため、より効率的に業務を進められます。

RPAを事務作業で効果的に導入・運用するコツ


事務作業においてRPAを効果的に導入・運用するには、導入前のサービス比較や運用時のポイントを把握しておくことが欠かせません。ここではRPAで成果を上げるための4つのコツについて詳しく解説します。

費用対効果を確認する

RPAの導入や運用には一定の費用が発生するため、サービス導入前に料金体系や費用対効果を確認しておきましょう。

RPA導入にかかる費用は、RPAの導入や維持・管理に必要なライセンス費用などの「直接的な費用」と、ツールの利用にかかるサポート費用などの「間接的な費用」があります。

この費用に対して、どれくらい業務工数を短縮できるか、人件費を削減できるかといったパフォーマンスや将来の効果を予測していきます。

RPAの費用対効果の対象となる項目や算出方法についての詳細は「RPA導入における費用対効果は?評価カテゴリーから算出方法まで徹底解説」をご覧ください。

事務担当者も開発できる仕組みを整える

実際に現場で事務作業をしている担当者が開発できるような仕組みを整えることも大切です。

扱いづらいRPAサービスを導入してしまうと、事務担当者が慣れるまでに時間がかかります。

プログラミングの知識がなくても開発できるサービスを導入し、事務担当者に開発の権限を与えるといった形であれば、RPAが組織内に浸透しやすくなります。

ただし開発を現場任せにしすぎると、管理が行き届いていないまま稼働を続ける「野良ロボット」の発生など、新たなトラブルにつながるため注意が必要です。

同時にRPAの開発数や稼働数を確認する管理体制を構築しておきましょう。

業務を棚卸し作れそうなものから試す

いきなり難しい業務に取り組むのではなく、まずは事務作業の棚卸しをして、小規模で作れそうなものから開発を始めます。

難しい業務の場合は工数が多く、開発から運用段階まであらゆるフェーズでミスやトラブルが発生しやすくなります。

事務作業の工数が少なくシンプルなロボットのように、万が一トラブルが起きても迅速に対応できる範囲で進めることが大切です。

修正やメンテナンスの方法をチームで共有する

RPAは開発・運用を開始すれば終わりというわけではありません。

トラブルが発生した際には原因を究明したうえで開発手順を修正、また定期的にシステムのアップロードやロボットの稼働状況確認などのメンテナンスが必要です。

開発者の不在時にもスムーズな対応ができるよう、修正やメンテナンス方法について、日頃からチームで共有しておきましょう。

RPAで事務作業を効率化させるならBizRobo!がおすすめ!

BizRobo!


RPAで事務作業を効率化させるなら『BizRobo!』がおすすめです。

『BizRobo!』は開発環境と実行環境をオールインワンで提供するサービスのため、定型的な事務作業において圧倒的な費用対効果を実現できます。

ここからは『BizRobo!』が事務作業に適している理由を3つ解説します。

プログラミングの知識がなくても操作・開発できる

BizRobo!』はプログラミングの専門知識がない方も気軽に利用しやすいサービスです。

一般的なRPAツールとは異なり、複雑なコードを書く必要がなく、マウスを用いて視覚的に開発します。

事務担当者も直感的に操作や開発がしやすいため、時間がかかっている作業を自発的にロボット化することが可能です。

ロボット開発のルールや管理体制が整っている状態であれば、高い導入効果を期待できます。

サポート体制やコンテンツが充実している

BizRobo!』には、10年以上の支援実績から培ったノウハウを活かしたサポート体制やコンテンツが充実しています。

専任のカスタマーサポートチームによって、導入から運用、組織内での拡大に向けた支援を受けられます。

オンラインで開発に必要な知識を習得できるEラーニングやWebセミナー、利用者同士で『BizRobo!』の開発・運用の活用事例について情報交換をできる場も提供。

継続的に実践的な情報を得られるため、自社の事務作業をより効率化させることが可能です。

RPA業界で唯一のバックグラウンド実行が可能

BizRobo!』はRPA業界唯一の技術である「バックグラウンド実行」を搭載しています。

バックグラウンド実行とは、使用しているPCのウラ側でロボットに動いてもらうことです。

他のRPAツールではロボットの稼働中にキーボードやマウスに触れると、ロボットが止まってしまうケースもあります。

『BizRobo!』であれば担当者が他の作業をしていてもRPAを動かせるため、事務作業の一部を自動化するなど、柔軟に効率化できることが魅力です。

定型的な事務作業をRPAのロボットに任せたい場合は、ぜひ効果の出やすい仕組みの整った『BizRobo!』をご検討ください。

RPAを導入し事務作業の効率化につなげよう

定型的な事務作業をRPAのロボットに覚えさせることで、圧倒的な生産性とスピード感を持った処理ができるようになり、業務効率化につながります。

業界や業種を問わず、データ入力や照合、請求書の印刷、データ分析など幅広い業務の自動化が可能です。

事務作業においてRPAを効果的に導入・運用していくには、費用対効果が高く、現場の担当者が開発しやすいサービスを選ぶことが大切です。

BizRobo!』は低コストでありながら、操作や開発、長期的な運用がしやすい仕組みが整っています。

事務作業をRPAで効率化させたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

【出典】
※1 平成27年国勢調査|総務省
※2 日本の将来推計人口(平成24年1月推計)|国立社会保障・人口問題研究所