失敗しない！RPAの運用ルールを策定する5つのポイントを解説

昨今は少子高齢化による人手不足が深刻化しており、業務を効率化できるRPAが幅広い企業で注目されています。

一方でRPAはただ導入すればよいというものではなく、運用を成功させるには事前に運用ルールを定めることが重要です。

本記事ではRPAの運用ルールの必要性や設計方法、効率的・効果的に運用するコツを解説します。

記事の後半では運用支援やサポート体制が充実しているサービスにも触れていますので、RPAの導入を検討中の担当者様はぜひ参考にしてください。

RPAにおける運用ルールの必要性

RPAの運用ルールを設計しておくことで、ロボットの誤作動や管理コストが膨大になるなどのリスクを回避しやすく、より効率的な運用につながります。ここではRPAにおける運用ルールの必要性を3つ解説します。

トラブルや不具合発生に備えられる

運用ルールを定めることで、RPAにおけるトラブルや不具合の発生時に適切な対処ができます。

例えばロボットの誤作動が起きた際に、開発者が分からないなどの理由から課題を対処できず放置してしまうと、情報漏洩のように新たなリスクにつながります。

あらかじめ問題の切り分けや対処法についてルールを定めておくと、焦ることなくスムーズな対応が可能です。

管理体制を整えられる

RPAの管理体制を整えるには、運用ルールの設計が有効です。

管理が疎かになると稼働状況を把握できていない「野良ロボット」が発生し、ロボットが誤った設定のまま作業を続けてしまうリスクがあります。

ロボットの誤作動により、場合によっては業務に重大な支障が出る可能性もあるため注意が必要です。

詳細な設計方法は次章で解説しますが、基本的には開発、運用、管理の項目に分けてルールを明確にします。

無駄なコストを削減できる

運用ルールを明確にしておくことで、RPAに費やす無駄な時間と費用のコストを削減できます。

ルールがなければ開発者が無限にロボットを開発してしまいます。

ロボットが膨大になると、管理者が稼働状況のチェックに時間がかかるなど、管理コストがかさむ原因となります。

業務効率化を目的にRPAを導入したのにも関わらず、別の業務量が増えてしまわないよう、運用ルールの設計が欠かせません。

RPA運用ルールの設計方法

RPA運用ルールは開発、運用、管理の項目に分けて設計することがポイントです。それぞれの担当者が明確なルールのもとでRPAを活用できるようになり、部門間の連携強化も図れます。ここからは具体的な設計方法を解説します。

1.開発ルールの設計

まずは開発ルールの設計をします。

RPAによっては、プログラミングの専門知識がなくても容易に開発が可能です。

管理ルールがなければ無限にロボットを開発してしまい、結果的に管理が不十分になる、RPAに不向きな作業を自動化してしまうといった可能性があります。

そのため、以下のように開発する作業の基準や開発の申請方法のルールが必要です。

・開発する作業の基準：業務を棚卸し、シンプルなものから作成する
・開発の申請方法：申請手順を明確にする（管理者に申請→承認　など）

2.運用ルールの設計

運用時のルールを定めておかないと、RPAの効率的な運用ができません。

例えば、ロボットに業務を任せきった状態で担当者の配置転換が行われると、業務がブラックボックス化したり、開発者が分からずトラブルや不具合発生時の対応が遅れたりする恐れがあります。

以下のように運用マニュアルやトラブル発生時の対処法をドキュメント化しておくと、開発者と別の担当者であっても引き継ぎや対応がしやすくなります。

・運用マニュアル：操作方法や設定変更方法などをマニュアル化
・トラブルや不具合発生時の対処法：問題の切り分け、対処法など

3.管理ルールの設計

RPAの安定的な運用には、全体の管理者と強固な管理体制が欠かせません。

管理者には開発者の選定や開発状況、ロボットの稼働状況などのチェックが求められます。

スムーズな管理体制を構築できるよう、以下のようなルールを定めましょう。

・開発スキルシートの作成：適任者の選定に向け、開発者の得意分野を明記
・管理シートの作成：ツールの開発者や管理者を可視化したシートの作成
・定期的な検査のルール：稼働状況、アップデート状況の確認など検査項目の策定

RPA運用を効率的・効果的に行うコツ

RPA運用を効率的・効果的に行うコツは以下のとおりです。

・部門ごとに業務範囲を定め連携を強化する
・小さな目標を定め少しずつ達成させる
・社内周知によりRPAを浸透させる
・定期的な見直しにより最適化を図る
・運用支援やサポート体制が整ったRPAサービスを導入する

それぞれの項目を詳しく解説するため、導入前にご確認ください。

部門ごとに業務範囲を定め連携を強化する

部門ごとに業務範囲分担し、そのうえで連携を強化することが重要です。

それぞれの業務に専念できる環境を構築することで、効率よくRPAを運用できます。

例えば、現場を担当する部門は開発を担当し、情報システム部門は管理や検査を担うといった体制です。

実際に業務の担当者が開発するロボットなら効果を期待でき、さらに専門知識を持った情報システム部門がバックにつくことで、部門間の相談やトラブル発生時の対応がしやすくなります。

小さな目標を定め少しずつ達成させる

最初から完璧を目指すのではなく、小さな目標を定め少しずつ達成していくこともポイントです。

「RPAの社内推進」「安定稼働」など大きな目標を定めてしまうと、ゴールの達成までに時間がかかり、担当者のモチベーションが低下する可能性があります。

一方でプロジェクトとしてRPA推進メンバーを選定し、担当者ごとに業務範囲を定める方法であれば、小さな領域で運用できるため目標を達成しやすく、成功体験を重ねられます。

トラブルが起こった際にもよりスピーディな対応ができ、生産性の高い運用が可能です。

社内周知によりRPAを浸透させる

RPAの導入メリットや成功事例を社内に周知し、浸透させることも欠かせません。

社員それぞれがRPAの意義を理解することで、自身が所属する部署にも取り入れたいといった意欲が芽生えます。

RPAの開発・運用に費やす時間を強制的に確保するなど、組織内でRPAを継続していける体制を構築すると、一過性のブームで終わらず、継続して業務効率化やDX化を推進できます。

定期的な見直しにより最適化を図る

運用ルールは定期的な見直しにより最適化を図りましょう。

実際に運用を開始してみると、想定外の課題が出てくることもあるためです。

現状のルールを活用した運用状況を確認し、課題があれば改善策を策定します。

属人化防止に向け、見直しの担当者を複数人配置することもポイントです。

運用支援やサポート体制が整ったRPAサービスを導入する

RPAの運用支援やサポート体制が整ったRPAサービスを導入することも大切です。

社内で運用体制を整えていく選択肢もありますが、最初からサポート体制が整ったサービスを選べば、より効率よく効果的な運用ができます。

ロボットの開発支援や運用代行、カスタマーサポートがついているなど、サービスによって支援・サポート体制はさまざまです。

開発を委託したい、万が一の際に相談したいなど、自社の目的に適したサービスを選ぶことで親和性が高くなります。

RPAの運用支援が整ったサービスならBizRobo!がおすすめ！

RPAの運用なら、運用支援やサポートコンテンツが充実している『BizRobo!』がおすすめです。

『BizRobo!』は国内で10年以上サービスを提供している日本のRPAの先駆者で、2,600社以上の導入実績があります。

RPA運用のノウハウを保有しており、幅広いサポート体制が整っていることが強みです。

ここからは『BizRobo!』の魅力を3つ解説します。

サポート体制が充実している

『BizRobo!』はRPAの開発や運用に対してのサポート体制やコンテンツが充実しています。

専任のカスタマーサポートチームによる伴走型支援を提供しており、トライアルから導入3ヶ月までは無料でチャットサポートを受けることが可能です。

サポートコンテンツには、運用時に注意すべき点や不具合発生時の対処法などの情報が掲載されたナレッジサイトをはじめ、運用方法の基礎知識を習得できる「eラーニング」があります。

例えば『BizRobo!』の公式YouTube「BizRobo! TV」は、新機能の紹介動画などRPAの運用に役立つ動画を数多く更新するチャンネルです。

RPA運用でお悩みを抱えた際に相談・解決できる場が多いため、安心してご利用いただけます。

ノンITでも直感的に使用可能

『BizRobo!』はプログラミングの知識がなくても、視覚的にロボットの開発ができます。

操作はステップを組み替えるように作業を追加したり、順序を変更したりすることで簡単。

現場の担当者が容易にロボットを開発できるため、開発ルールが整っている環境下においては効果的な業務改善を期待できます。

またその扱いやすさから、社内にRPAを浸透させやすいことも大きな魅力です。

ニーズに合わせて幅広いプランを提供

『BizRobo!』では企業のニーズや状況に合わせて、3つのプランを提供しています。

「BizRobo! mini」はまずは小さく始めてみたい方におすすめのデスクトップ型プランです。

「BizRobo! Lite」や「BizRobo! Basic」はより大規模に展開したい企業に適したプランで、実行環境をサーバ型またはローカル型から選択できます。

最初はスモールスタートし、徐々に社内でRPAを拡大していきたいといった場合には、プランをシームレスに変更することが可能です。

幅広いラインナップの中から自社に最適なプランを選べるため、効率的にRPAを運用できます。

RPAの運用ルールを定めて業務効率化につなげよう

RPAの運用ルールを設計することで、トラブルや不具合発生時のスムーズな対応や強固な管理体制の構築、無駄なコストの削減につながります。

設計時には、開発・運用・管理の項目に分けて細かくルールを設定していくことがポイントです。

部門ごとに業務範囲を定めて連携を強化したり、定期的な見直しで最適化したりするだけでなく、運用支援やサポート体制が整ったサービスを導入することで、RPAをより効率的・効果的に運用できます。

『BizRobo!』は専任のカスタマーサポートチームによる伴走型支援や、RPA運用に役立つコンテンツを幅広く提供しています。

少しでも興味を持っていただけましたら、ぜひ下記ボタンから資料をダウンロードし、導入をご検討ください。