クリニックの人手不足を解決する！RPA活用事例セミナーレポート

先日は一般社団法人メディカルRPA協会と共催し、「クリニックの人手不足を解決する！RPA活用事例セミナー」を開催しました。

医療現場での人手不足が深刻化している近年、クリニックにおいて診療スタッフは診療だけをしていればいいというわけではなく、人事管理や事務作業など１人で複数の役割を果たす事が求められています。また、特に地方では、人材の確保が難しい状況にあり、スタッフの労働負荷はますます高まっています。

このような経営環境を打開する手段の一つとして、一部のクリニックではRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）に着目し、既に大きな成果を創出されている事例が増えています。

「クリニックの人手不足を解決する！RPA活用事例セミナー」では、RPAの取り組みを推進する「オリーブ在宅クリニック」、「磐田メイツ睡眠クリニック」及び「深瀬医院事例」の事例をご紹介しております。

本記事では、RPAを導入してから現在まで12台のロボットを開発し、全体で768時間の工数削減を実現した「磐田メイツ睡眠クリニック」の事例を抜粋し、セミナーレポートの形でお届けします。

完全版につきまして、ぜひ以下よりセミナーを丸ごと収録したオンデマンド配信にお申し込みしていただき、ご視聴下さい！

1 磐田メイツ睡眠クリニックについて

・専門：睡眠医療（睡眠時無呼吸、むずむず脚症候群などあらゆる睡眠障害の診断と治療に注力）

・病床数：10床

・スタッフ：医師1名程度、看護師3名、臨床検査技師8名、事務員5名、事務長1名

今回のセミナーでは、事務⻑の川嶋 宏行氏が磐田メイツ睡眠クリニックのRPA導入事例についてご紹介いただきました。

2 RPA導入のきっかけ～　情報収集から正式導入まで約半年間で決めました！

 　

「なぜRPAを導入したのか、当院の場合

患者が増加している ⇒ 定型作業が増えている ⇒ 人材不足 ⇒ 作業ミスが起きる

この悪循環に落ちっていて、医療従事者なのに患者さんに時間が使えていないという点があり、色々な対策を調べてみました。今タスクシフティングが語られているので、医師からメディカルスタッフへ、メディカルスタッフから医療事務員へ、という形で磐田メイツ睡眠クリニックも徐々に取り組んでいき、業務改善を繰越し行ってきたが、なかなかインパクトがない状況が続いていました。そして、様々な情報取集を行い、RPAにたどり着きました。」

RPAの情報収集から正式導入まで約半年間で決めました。

磐田メイツ睡眠クリニックは2020年の11月から情報収集をスタートし、2021年の2月末からBizRobo!の無償トライアルを開始、そしてe-ラーニングとオンラインサポートを受けて十日後に初のロボットを完成しました。川嶋氏がこれで確実に行けると判断し、同年の6月から「BizRobo! Lite」を正式に導入しました。

3 ロボット開発対象業務～　その選択基準は？

磐田メイツ睡眠クリニックは睡眠課（メディカルスタッフ）、総務課（医療事務）、運営と医局、４つの部署に分かれています。それぞれの部署のマネージャーにRPAについて説明し、対象になりそうな業務を40業務挙げていただきました。

それから、その中で「①開発しやすそう」と「②効果が高そう」な10業務に絞り込んでロボット開発をスタートしました。

開発について、現在は開発メンバーのトレーニングを始めていますが、導入初期は川嶋さん1人でスタートしていました。Eランニング及びオンラインサポートを受けながらロボット開発に挑戦し、現時点では12台のロボットを開発したとお話しいただきました。

4 活用事例とその効果

4-1 活用事例～ 抽出予約患者のCPAP使用状況ダウンロード

Webセミナー中では、下記３つの事例についてご紹介しました。

本記事では、Case 3 「予約患者のCPAP使用状況ダウンロード」を抜粋してご紹介します。Case1、２及び実際のデモ動画はぜひ完全版のWebセミナーアーカイブ動画にご覧ください。

アーカイブ動画を見る

RPA導入前は予約システムからデータをプリントアウトして、人工で治療管理システム上に一連の操作を行い、出力ファイルをPDF形式に保存する作業を繰り返し行いました。

ロボット開発後、職員が予約システムからリストを作成するだけで、その後の作業はBizRobo!のロボットが代行します。

本来ですと、年間240時間かかっていた業務ですが、RPA導入後にわずか2時間で済み、238時間の工数を削減ができました。

4-2 RPAの導入の効果～　時間・ミス削減を実現

導入してから現在までは12台のロボットを開発しました、全体の工数削減時間は768時間になります。また、人間による作業なら発生する単純な見落としや漏れなどのミスもなくなりました。さらに、職員の意識改革にも効果があり、自動化できる業務、できない業務を判別することを繰り返すことで業務設計スキルを向上させています。

5 課題と今後の展望

RPA導入後の課題

川嶋氏から、下記4つの課題について語りました。

１．開発者の育成

専門的な知識は不要であるが、ある程度のITリテラシーを持っている職員が理想です。

そのような職員を各部署に1〜2名は配置したいと思います。

２．継続的なメンテナンス

ロボットは作成したら終わりではありません。

ロボットが増えれば増えるほどメンテナンスが重要になってくるため、トラブル発生時に即時対応できる体制を整備することは重要です。

３．多拠点展開

磐田メイツ睡眠クリニックは三遠地域に10拠点あります。

すべての拠点でRPAを導入することができれば、効果は何倍にもなるではないかと考えています。

４．デジタル化

定型的な業務であるが、デジタル化されていないため、RPAに任せることができません。

デジタイゼーションが鍵です。

6 まとめ

最後に 、「導入ハードルは低い・睡眠医療は馴染む・課題を乗り越えて」それぞれのポイントを総括しました。

～最後、川嶋氏から皆様へのメッセージ～

RPA導入失敗しないために、「RPA導入自体が目的ではない」ということを意識するのが大事です。最初に悩んだ患者さんに時間が使えないというところが悩みのスタートだったので、「人間にしかできないことに集中」を目的にして、RPAを活用するというような思考でいければ成功するのではないかなと考えています。

以上は、磐田メイツ睡眠クリニックのセミナーレポートでした。

セミナー完全版につきまして、ぜひ下記からオンデマンド配信をお申し込みください。「磐田メイツ睡眠クリニック」の事例に加えて、「オリーブ在宅クリニック」、「深瀬医院」のRPA導入事例や、メディカルRPA協会の理事村山氏による「RPAの概要とクリニックにおけるRPA活用の可能性」についてもご視聴いただけます。

また、病院向けRPA導入ガイドもご用意しております。

ご興味のある方は、ぜひ下記から資料をダウンロードしてください！。