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【税理士業務をアップデート 士業×RPA】プログラミング経験経験なしの私がたった2か月でBizRobo!をマスターできた理由

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本記事のサマリー

システムについて専門外でもRPAは導入・運用・開発できる!

・BizRobo!のロボット開発はサンプルロボットからコピペで行える!

・会社全体でRPA担当者が開発に専念できる時間を作ることが運用の秘訣。

新型コロナウィルスの影響により多くの企業が従来の働き方からの変革が課題となっています。

その課題解決のための様々なビジネスソリューションサービスがあるなかで特に注目を集めているのがRPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)

従来、人の手で行われていたPC上のあらゆる業務を、ロボットが代替し自動化するRPAは、大幅な業務時間削減・業務効率化を実現するツールとして多くの企業で導入されています。

今回は自社内でもRPAを活用し、士業を中心にRPAツール「BizRobo!」導入・支援にも携わってきた株式会社bpコンサルティング ITソリューション部チーフ 松原一穂氏と代表取締役 佐久間隆氏 に士業における具体的なRPA活用事例をお話し頂きました。


※本ウェビナーの動画はこちらから視聴頂けます。

 

RPAに取り組む前の担当業務

現在企業へのRPA導入の中心を担う 松原氏ですが、RPAに取り組む前にはどのような担当業務をされていたのかついてお聞きしました。

松原氏
「(bpコンサルティングは)認定支援機関なので、補助金の申請業務や助成金の申請業務の管理、会計クラウドソフトの導入支援、経理代行などに加えて、自社の経理業務等広く行なっていました。
また、弊社代表が税理士なので税理士法人にも所属しており、補助業務として決算報告やグループ全体の確定申告の管理も行っていました。」

とのことで、ITの分野とは異なった領域で業務を行っていたようです。

RPAの開発担当になった背景 

そんな松原氏がなぜRPA開発担当者になったのか?についてbpコンサルティング代表の佐久間氏は
弊社にRPAを導入したのは1年前ですが、導入にあたって各部署でRPA開発希望者を募り複数人体制で行うかとRPA開発を選任でひとりに任せるのかの2通りの検討をした結果、松原氏に専任する形にしました。」
その理由として
「RPA導入の際にイニシャルコストとランニングコストを見積もった際私自身予測を立てることができなかったため、もし複数人体制でスタッフを募った場合 担当スタッフの業務時間配分の収集がつかなくなる可能性がありました。

松原はこれまで幅広く業務を行っていた(多くの業務の工程を理解していた)ので自身の判断で既存の業務のバランスを保つことができ、もしRPA開発が難航した場合でも松原氏を信頼できると判断しました。

とのことでした。

社内にはRPA導入を担当したいという希望者は複数いたようですが、
導入初期から複数での担当者で稼働よりも、専任者を据えてトップダウンで導入を行った方が良いと判断したそうです。

これからのITリテラシーについて 

BizRobo!の導入を検討している企業様から多く寄せられる質問として

RPAを運用できるITリテラシーはどれくらいですか

というものがあります。

実際にRPA運用を統括して行っている松原氏のITリテラシーはどのようなものだったのかお尋ねしました。

松原氏
PCに関する業務は日常業務で使う程度で、プログラミング等の専門知識はまったくありませんでした。HTMLやJava Scriptも名前は聞いたことあるというレベルです。
Excelも関数を触る程度でマクロは記録して使うレベルだったと思います。
ただ、(RPAといった新しい技術に)抵抗感や苦手意識は特にありませんでした。

システムに関して特別な知見はなく、ホワイトカラー企業の中で一般的な水準のITリテラシーであることが伺えます。

BizRobo!と出会ってから、徐々に新しい技術に関して取り組み始めたとのことです。

はじめにRPA化した業務について

昨年の夏からBizRobo!を導入し、業務のRPA化を進めているbpコンサルティング様ですが、具体的にRPA化した業務についてご紹介していただきました。

 

チェックのついた業務が既にロボットを開発しRPA化が完了した業務
チェックがついていない業務がこれからロボットを開発しRPA化を行う業務

とのことです。
(削減見込み 0.50は1回の処理あたり0.5時間削減が見込める)

会計業務から労務まで広く業務を洗い出し、優先順位を付けて1つずつRPAで効率化を行っているという松原氏。その優先順位について、社内でルールなど設けているのでしょうか。

松原氏
そうですね。手間がかかるけれどみんながやっている、(自動化することで労働時間の)削減が多く見込める業務を選んで、ロボットを作っています。
労務ですと社労士法人との連携もあるので、その連携も加味しながら順位を決めています。

実際のロボットのデモ動画

松原氏がはじめて作成した業務自動化ロボットである
「確定申告の際に会計ソフトから申告ソフトに自動で転記をするソフト」が実際に稼働する動画をもとにロボット開発の背景とコツを語っていただきました。

松原氏
グループの税理士法人では、使用している会計ソフトと申告ソフトが異なっていたため確定申告の際に転記作業が発生していました。確定申告の時期にスタッフの負荷を軽減するためロボットを開発し自動化しました。

従来の人の手で行われていた業務フローが
会計ソフト(弥生会計)を開き申告ソフト(OMSクラウド)に1件ずつコピー&ペーストで転記する

というものでしたがロボットの自動化フローとして

  1. 弥生会計から会計データをExcelに取り出す
  2. 会計データのExcelを青色決算の様式に変える
  3. 青色決算様式にした会計データをOMSクラウドに転記する

上記のステップで業務をロボットに代行させることで自動化を実現しています。

松原氏
青色決算の様式にデータを整える部分ではExcelにマクロをあらかじめ組んで置き、ロボットがそれを起動させるという方法で自動化しています。

BizRobo!はExcelとの相性がよく、Excelの機能と組み合わせて活用することでより複雑な作業も自動化できるロボットが開発できます。

松原氏
また、様式を整えた会計データをOMSに転記させるフローを開発する際、
OMSは少しクセがありクリック入力の自動化が難しい点があったので、キーボード操作の自動化によって、ロボットによるOMSの操作実現しました。
このロボットのおかげで確定申告200時間越えライン削減することができました。

最初にこの業務の自動化に取り組んだのは、(RPAに詳しくないような)他のスタッフでも目で見てRPAの効果が実感できる業務だったからというのが理由だということです。

またbpコンサルティングでは弥生会計のほかにもマネーフォワード等のサービスも利用しており、OMSに転記するロボットをそちらに組み合わせることで活用の幅を増やしているそうです。

ひとつ特定の業務を自動化するロボットを開発さえしてしまえば他業務に流用して汎用性高く業務効率化が図れる点も、柔軟なロボット開発が行えるBizRobo!の利点です。

BizRobo!を習得する際に苦労した点は?

まったくのシステム初心者からRPAでの業務自動化を担うようになった松原氏ですが、BizRobo!でのロボット開発をどのように習得されたのでしょうか。

松原氏
作り始めたときは用語すらわかりませんでした…。
なので最初はパートナー企業さんから頂いたサンプルロボットから、コピー&ペーストで作りたいロボットの欲しいところ(自動化したいアクション)を取ってくるというやり方で始めました。
と、既に自動化フローが揃っているサンプルロボットの活用から取り組んだ松原氏。

自動化したい業務をベースにサンプルロボットのアクションを読み解くことで、実践的に習熟度を高めたそうです。

DA(デスクトップ・オートメーション)習得のコツは?

BizRobo!はロボット開発をDS(デザインスタジオ)とより複雑な設定のできるDA(デスクトップ・オートメーション)で行います。

機能が多角的である分、DAでのロボット開発は習熟に若干時間がかかりそうですが、BizRobo!導入初期からDAをフル活用して開発を行う松原氏はDAの習得について

松原氏
DSにある程度慣れてくると、DAの方が使いやすいと感じましたね。
プログラミング知識が全くなかったので、作業実行の様子がDSよりも視覚的かつ直感的に把握できるDAの方が使いやすかったです。

自動化したい業務を明確に設定して、それに必要なアクションをサンプルロボットから実践的に習得するやり方の松原氏は、各アクションの繋がりがわかりやすいUIであるDAの開発の方が適していたとのことでした。

ロボット開発でわからないことがあったときは?

また、ロボット開発でわからないことがあった場合、

BizRobo!はナレッジベースやe-learning、ユーザーコミュニティなどのユーザー支援サービスを幅広く展開しています。直接質問できるチャットサポートもありますが、
松原氏は開発でわからないことや聞きたいことがあるときどのようクリアしてきたのでしょうか。

松原氏
基本的にはナレッジベースを活用しました。詳しく(開発用語や開発ノウハウが)書かれているので、わからないことがある→検索する→ナレッジを試す というのを繰り返して覚えていきました。

学習を始めてからは試行錯誤しながら2か月ほどで実業務に適用できるロボットが作成できるようになったとのことです。

1か月時点で先ほどご紹介した転記ロボットのベースを開発し、実業務に導入しエラーがでたら修正を加えるという形で開発を進め、およそ2か月で完全に実業務に適用させることができたという工程でした。

ロボットの開発時間の確保について

BizRobo!導入ユーザーの中には他業務と兼業しながらRPA開発や推進を行う方も多いですが、松原氏はどのようにロボット開発時間の創出にあたったのかお尋ねしました。

松原氏
RPAを担当する前に行っていた業務はほかのスタッフに代わってもらう等で時間を確保しました。
RPA担当以前と同じ業務量だと開発時間が割けないこともあるので、会社全体で協力体制をつくって集中的に開発にあたれる時間を作ることが大切だと思います。

実際に松原氏は、BizRobo!導入初期は1週間に1日RPAにあてると決めて、テレワークを活用しながら開発を行っていたとのことです。上司や同僚を含め会社の理解と協力をもって開発担当者がロボット開発に注力できる環境を作ることがRPA運用成功の秘訣です。

セミナー参加者からの声 

続いてセミナーに参加している皆様から頂いたRPA導入・運用にあたっての様々な声が寄せられました。

・周囲にRPAへの関心と利便性を理解してもらうことが難しいです。
・実業務とRPA開発の両立が難しい
・導入時の費用対効果の検証ができるか、改良はどのようなタイミングでされていくのか
・専門用語が覚えきれない
・導入済みの資産が有効活用できていない。他部署に啓蒙・普及させるヒントを掴みたい。
・社内で使用するPCをハイスペックにすべきか。

松原氏、佐久間氏のご回答について、こちらからぜひご覧ください


※本ウェビナーの動画はこちらから視聴頂けます。

最後に

システム関連は専門外だった松原氏がRPA導入担当者となり

実際にどういう流れで導入を進めたのか、どこに苦労したのか、運用のノウハウについて語って頂きました。

本記事のサマリー

システムについて専門外でもRPAは導入・運用・開発できる!

・BizRobo!のロボット開発はサンプルロボットからコピペで行える!

・会社全体でRPA担当者が開発に専念できる時間を作ることが運用の秘訣。

 

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