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読み込み中...近年、働き方改革や労働人口の低下などの流れから、長時間労働の見直しをはじめとする「職場環境の改善」が求められています。
不動産業界も例外ではなく、業務効率化に取り組む必要がありますが、業務量の多さや、アナログな対応が多く残るなどの課題があり、効率化が難航してしまうケースも少なくありません。
そこで今回は、不動産業界の業務を効率化することのメリットや活用事例について解説します。また、最後に効率化におすすめなツールも紹介していますので、ご覧いただければ幸いです。
不動産業界の現状と課題
不動産業界が抱える課題にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、主な課題として以下3つを紹介していきます。
人手不足
厚生労働省が発表している「産業別入職者・離職者状況」の数値を見ると、2020年の不動産業・物品賃貸業の入職者数は約12万人です。以前のデータでは、2019年は約12.3万人、2018年は約13.5万人だったため、年々入職者数が減少している状況です。
また、離職者は2020年で約11.4万人、2019年約11.5万人、2018年約10.3万人となっており、年々増えています。
日本の人口は減少傾向にあり、今後も入職する人は減っていく可能性が高いため、不動産業界の人材不足はこの先も続くと予想されます。(※1)(※2)
膨大な業務量
不動産業界の業務は、顧客対応(来店・メール・電話)、物件の管理、オーナーとのやりとり、内覧の手配・対応、売上管理など多岐に渡ります。
さらに不動産仲介業の場合、お客様からの問い合わせに対しいかに早く対応できるかが来店数や契約数といった売上に直結します。
そのため、営業時間内だけではなく、時間外の突発的な対応もあるため、どうしても業務量が多くなってしまうのです。
アナログな対応
不動産業界では、物件の内覧や契約時の重要事項説明といった対面での対応が重要視される傾向にあり、IT化が遅れています。
また、多くの業務が「紙ベース」であることも、アナログな対応と言われる要因になっています。
どれだけ整理整頓をしても、必要な書類の取り出し・保管などに時間がかかってしまうため、生産性低下につながっているのです。
不動産業界が業務効率化に取り組むメリット
不動産業界が抱えるさまざまな課題から、不動産業界は業務効率化が求められています。業務効率化に取り組むことによって得られるメリットについて3つ紹介します。
不要な人件費をカットできる
業務システムの導入といった効率化を進めることで、業務の専門性が高く特定の担当者しか進められなかった業務がシステム化されます。
誰もが同じ時間で処理できるようになり、不要な人件費の削減が実現するのです。
また、人件費以外にも、今までは紙ベースで実施していたことで掛かっていた「用紙代」や「印刷代」といった費用も削減できます。
従業員のストレスを軽減できる
不動産の業務は「物件情報の登録・更新」や「入出金管理」といった手作業で行う作業も多く、記載ミスや情報更新の遅れなども生じやすくなっています。
そのようなミスを防ぐために長時間労働を行う従業員も多く、結果的にモチベーションの低下につながっているケースも少なくありません。
手作業で行う業務を効率化できれば、従業員のストレスが解消でき、コスト削減だけでなく退職リスクを軽減することも可能です。
顧客満足度の向上が期待できる
業務効率化に取り組むことによって、従業員の時間にゆとりが生まれ新たなサービスの提案やビジネスモデルの立案といった顧客満足度に直結しやすい業務に注力できるようになります。
具体的には「オンラインでの重要事項説明」や「VRを使った内見」、「各種SNSを使った情報発信」などです。
このような効果的な活動を積極的に行うことができれば、正確で豊富な情報を求めている顧客にマッチし、満足度の向上につなげることができます。
不動産業界で効率化しやすい主な業務事例3選
不動産業の業務には、効率化しやすいものとしにくいものがあります。以下では、不動産業界で効率化しやすい主な業務について3つ紹介します。
顧客との契約業務関連
顧客との契約関連の業務については、宅建業法や借地借家法で各種書類の書面交付が義務付けられており、紙媒体での契約締結が一般的でした。
しかし、2022年5月18日に施行された改正法によって、電子データで作成した契約も締結が可能になりました。
紙書類の郵送や店舗まで持参する必要があった作業をWeb上で処理することで、大幅な効率化へとつなげることができます。
請求書管理における消込業務
入金管理業務で実施する消込作業は、会社の売上に関わる重要度の高い業務です。
しかし、入金された金額が今月分なのか先月分なのかといったことを1件ずつ確認する必要があり非常に時間がかかります。そのため、担当者の長時間労働や精神的な負担が発生します。
そのような精神的負荷のかかる消込業務は、効率化しやすい業務です。工数の大幅な削減や、ミスの低減、単純作業の繰り返しによるストレスからの解放といった効果が期待できます。
物件の登録業務
物件の登録・更新作業は、日々発生する業務で1件ずつ情報の登録や確認を実施するため、膨大な時間がかかります。
そのような業務を効率化することで、毎日の物件情報更新作業が楽になるだけではなく、空室情報などリアルタイム性が重要な情報の更新も、素早く反映することができます。
不動産業界の業務を効率化する5つの方法
不動産業界で業務効率化を実現する具体的な方法について、5つ挙げて解説します。
業務プロセスを可視化する
業務プロセスの可視化は、業務効率化を効果的に行うために不可欠な作業です。
業務を細分化し可視化することで、今まで属人化していた業務の解消や不要な工程の削除、また誰が見ても業務を理解できるようになるといったメリットがあります。
外部サービスを導入する
自社で効率化するための人材やノウハウがない場合、外部サービスを導入するのがおすすめです。
近年では、不動産業界に特化した「物件提案サポート」や「修繕管理システム」などのさまざまなニーズに応じたサービスが提供されています。
しかし、自社に必要なのはどんなサービスなのかについて検討しておかないと、不要なIT投資につながりかねないため注意が必要です。
ペーパーレス化を進める
紙の整理や管理などで業務に時間がかかっている場合、デジタル文書を一元管理できるクラウドストレージや、電子契約サービスのツールなどを導入し、ペーパーレス化を進めましょう。
そうすることで、顧客との契約業務関連時の工数削減やヒューマンエラーを回避できます。
また、システムを導入することで、属人化していた業務を誰でも対応できるようになるため、限りある人材の有効活用が行えるようになります。
定型業務を自動化する
不動産業界では、物件の更新や売上日報の作成といった定型業務が多く存在します。
定型業務とは、作業の流れや手順が決まっている業務のことで、誰が作業をしても品質にブレが発生しにくいため、ITツールを活用した自動化に向いています。
「定型作業」の詳しい内容については、「定型業務の意味とは？仕事の職種や効率化・自動化するためのポイントを解説」にて説明していますので、併せてご覧ください。
また、OCRといった紙媒体を電子化するテクノロジーを活用することによって、紙ベースで実施していた業務のデータ化が可能になり、不動産業務を最適化することが可能です。
自動化するためによく導入されているツールは「RPA(Robotic Process Automation)」です。
人が実施している単純作業や繰り返し行うような定型作業を自動化できるため、人手不足や業務過多の解消につながります。
RPAについては下記記事でも解説しているため、併せてご覧ください。
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不動産業界へのRPA導入事例を3つ紹介
不動産業界は定型作業が多く存在するため、RPAの導入が効果的です。ここでは、RPAを導入した不動産業界の事例を3つ挙げて解説します。
事例①：ペーパーレス化を実現した事例
不動産情報サイト「アットホーム」を介した消費者向け不動産情報サービスなどを提供しているアットホーム株式会社は、バックオフィス業務の負担軽減を目指してRPAを導入しました。
顧客情報管理部では、全国約40拠点の営業所分のバックオフィス業務を一手に引き受けており、スタッフの業務過多や繁忙期・閑散期の変動に対応するための人員確保、手作業によって発生するヒューマンエラーが課題となっていました。
そこで、営業部門が受領した紙媒体申込書の情報と、担当者が入力した受注登録システム画面の突合作業に対しRPAを導入。
営業部門が受領した紙媒体のデータ化に関しては、AI-OCR製品「Tegaki」を導入し、毎月平均700〜900枚のデータ化を実施しました。
突合にかかっている作業時間だけではなく、ダブルチェック、トリプルチェックにかかっていた時間も含め大幅な業務効率化につながっています。
事例②：全社で効率化に取り組んだ事例
不動産関連の諸事業を展開する大京グループの中核企業である、株式会社大京は「働き方改革」の具体的方策としてRPAを導入しました。
Web経由のデータ出入力や、Excelマクロで作成するメール本文の転記作業といったバックオフィス業務にRPAを適用し、稼働中・稼働予定のロボットを含め、年間約4,700時間相当の人的リソース創出が見込まれています。
また、14社に従業員約5,600人を擁する大京グループ内で、ロボット開発者を100人養成することを目標に掲げロボット作成技術の社内研修を実施。
ITにそれほど詳しくない社員でも開発ができるように育成することで全社的な効率化の醸成に成功しています。
事例③：バックオフィス業務の改善事例
東京都内や埼玉県などで事業を展開するハウスメーカーの株式会社リガードは、手作業に頼ってきたデータ入力・転記作業の自動化に向けRPAを導入。
着手した作業として、ひと月あたり約120社から届く請求書の内容を、会計システムとSalesforceにそれぞれ手入力してた業務に対し自動化を適用することで、 年間300時間相当の人的リソース創出に成功しています。
不動産業界の業務効率化にはBizRobo!がおすすめ
不動産業界の効率化に強いRPAツールをお探しなら「BizRobo!」が、おすすめです。
BizRobo!は、不動産業界で課題となっている「人手不足」「膨大な業務量」「アナログな対応」といった課題にアプローチすることができ、大幅な業務効率化が期待できます。
プログラミングの知識なしで開発できるため、ITスキルが豊富でないメンバーでも問題ありません。
また、定期的に開催されている「開発セミナー」や、業務に関する知見まとめた「ナレッジベース」など、豊富な支援サービスを準備しています。
他にも、自社で時間が取れない場合を想定し、専門のRPAエンジニアによる、RPAで自動化できる業務の洗い出しや、ロボット開発支援なども行っています。
効果的に業務効率化を進めることができるBizRobo!について知りたい方は、下記の資料をぜひダウンロードください。
まとめ
不動産業務は、定型的な作業が多く処理量も膨大なため、業務効率化に取り組むことで劇的な効果を上げることが期待できます。
不動産業の業務効率化には、定型作業の自動化を行うRPAや、紙のデータ化を行うOCR、顧客とのオンラインチャットサービスを実現するようなITツールの活用が効果的です。
中でもRPAツールは「素早く効果を実感したい」「リソースの創出を目的としている」と考えている企業におすすめなITツールです。
自社の方針や要件などを明確にし、課題にマッチしたITツールを選択しましょう。
【参考】
※1 厚生労働省ホームページ （https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/21-2/dl/kekka_gaiyo-02.pdf）
※2 厚生労働省ホームページ （https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/19-2/dl/kekka_gaiyo-06.pdf）
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