定型業務の意味とは？仕事の職種や効率化・自動化するためのポイントを解説！

「定型業務とは？」「定型業務がメインとなる仕事の職種は？」「退屈な定型業務を効率化・自動化する方法はある？」

このような疑問や悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？

定型業務はRPAツールを使用することで、業務の効率化・自動化が図れます。

本記事では、定型業務の言葉の意味や仕事の職種を紹介します。

なお、定型業務の効率化・自動化には『BizRobo!』がおすすめです。

『BizRobo!』は低コストでの定型業務の単純作業における人的ミス、慢性的な人手不足、属人的になっている業務から現場の方を解放してくれます。

スモールスタートから全社展開まで、3種類の製品ラインナップで幅広いニーズにお答えします。

まずは資料をダウンロードして、『BizRobo!』の特徴を理解しましょう。

定型業務とは？

定型業務とは、仕事において作業手順やフローが決まっている業務のことです。

定型業務は同じ流れで業務を行うことから「ルーチンワーク」と呼ばれることもあります。

業務の流れが明確化されているため、いつも同じ流れで業務が行え、マニュアル化しやすい点がポイントです。

また、決まったフローに則って業務遂行すれば誰でも対応できるという特徴を持つことから、外部委託や効率化を図ることも可能です。

非定型業務との違い

非定型業務とは、定型業務のように決まった作業手順やフローを確立するのが困難な業務のことです。

決まった作業手順がないことから、その都度ケースバイケースでの対応が必要となります。

また、定型業務のように発生するタイミングも決まっていないため、臨機応変な対応を取るためのスキルがもとめられます。

ケースバイケースでの対応が求められることから、豊富な経験や知見が求められることが多く、非定型業務は外部委託や効率化には不向きと言えます。

具体的な業務としては、顧客からのクレームや問い合わせへの対応、経営に関する意思決定などが非定型業務に該当します。

プロジェクトとの違い

定型業務と相対する言葉として、非定型業務ではなくプロジェクトという言葉が用いられる場合もあります。

プロジェクトとは利益の拡大や新サービスの開始など、ある目的を達成するために構成される組織やその業務のことです。

プロジェクトも定型業務とは異なり、目的を達成するために状況に応じた対応や業務を遂行するためのスキルが求められます。

定型業務がメインの仕事・職種は？

定型業務は同じ作業を繰り返す業務内容の仕事・職種を指します。

ここでは、定型業務がメインとなる具体的な5つの仕事・職種を紹介します。

それぞれの職種の仕事内容を確認していきましょう。

職種①事務職

事務職は、会社の業務全般がスムーズに遂行できるように社員のサポートをすることがメインの業務となります。

具体的な業務内容として、書類の作成や電話対応、データ入力、書類整理などを行います。

事務職は専門的な知識や資格を必要としない場合が多く、未経験でも比較的に仕事につきやすい職種です。

事務職で行う仕事内容は1度仕事内容を覚えれば業務を繰り返せば良いため定型業務の代表例といえます。

職種②清掃員

清掃員とは、オフィスやホテル、商業施設、病院などで清掃業務を行う職種です。

主な仕事内容として、掃除道具を使用してフロアの拭き掃除や吸排気口のクリーニング、ガラス拭きなどを行います。

清掃員の仕事も、製造手順や清掃方法などはマニュアル化されている場合がほとんどであるため定型業務といえます。

清掃員も特別なスキルや資格が必要のない単純作業となるため、比較的誰でもチャレンジしやすい職種です。

職種③タクシードライバー

タクシードライバーは、お客様の要望に合わせて目的地まで運転する仕事です。

タクシードライバーは、お客様によっても目的地が異なりますが運転をして目的地まで送るという業務フローは同じであるため定型業務といえます。

また、車の中でお客様とコミュニケーションを取る機会も多いため、定型業務と行ってもある程度の接客スキルも必要な仕事です。

タクシードライバーは、運転が好きな方に向いている職種といえます。

職種④受付スタッフ

受付スタッフは、来社した顧客や取引先の方へ説明や取り次ぎ、案内などを行う仕事です。

会社の顔となる職種であるため、対応や身なりに気を使う必要がありますが業務内容は比較的パターンがされているため定型業務といえます。

対応の際の受け答えなどもマニュアル化されていることが多いため、未経験の方でもチャレンジしやすい職種です。

受付スタッフの活躍の場としては、企業のほかにもデパートやショールーム、アミューズメントパークなどさまざまあります。

職種⑤コールセンターのオペレーター

コールセンターのオペレーターも定型業務の一つです。

コールセンターのオペレーターの主な仕事内容は、自社商品やサービスに関する問い合わせへの対応です。

一見ケースバイケースの対応が求められそうではありますが、実は問い合わせに対する答え方や商品・サービスの説明方法などがマニュアル化されている場合が多く定型業務といえます。

お客様とのコミュニケーション能力が求められますが、定型業務の中でも様々な人と会話できるためつまらなさを感じることなく仕事に取り組めるでしょう。

定型業務のメリット

定型業務は作業内容をあらいだしてフローを確立することで以下の3つのメリットが得られます。

それぞれのメリットを確認していきます。

業務の効率化が図れる

定型業務は同じ作業を繰り返すため、仕事内容を可視化することで業務の効率化が図れます。

業務を遂行する上でのマニュアルを作成することで作業スピードを高められます。

また、マニュアルを作成しておくことで業務上のミスや漏れが発生しにくくなり業務の質の向上にもつながります。

さらに定型業務は作業を可視化することで作業時間をあらかじめ見込めるため、適切な割り振りが可能となり残業時間の削減にもつながります。

担当者をアサインしやすい

定型業務は仕事内容を可視化してマニュアルを作成することで誰でもその仕事に取り組むことができます。

そのため、業務を行う担当者をアサインしやすい点もメリットといえます。

また、社内の人員が少ない場合でも特別なスキルや専門性が必要ないため採用面でも苦労することなく人員を確保できます。

定型業務は専門的な資格がなくても良いため、担当者のアサインに困る心配がいりません。

担当者を変更しやすい

会社経営をしていると、急に社員が退職・休止する場合もあります。

定型業務は、このような社員の退職・休職の場合でもすぐに他の社員をアサインしやすい点もメリットといえます。

定型業務をマニュアル化して「担当者しかできない」といった状況をなくすことで、退職や人事異動の影響を受ける心配がありません。

もしもの場合でも、業務遂行が滞りなくできる点も定型業務のメリットです。

定型業務のデメリット

定型業務は業務内容を可視化することで業務の効率化が図れるなど、様々なメリットがある反面デメリットも持ち合わせています。

定型業務の代表的なデメリットは以下の2つです。

それぞれのデメリットを確認していきます。

作業が退屈になる

定型業務は作業手順が同じであるため、仕事が退屈になる点がデメリットです。

定型業務は、毎日同じ作業を繰り返すことが苦ではない人であれば問題なく業務を遂行できます。

しかし、飽き性の方の場合、毎日同じ作業の繰り返しで仕事に物足りなさを感じる場合があります。

定型業務はマニュアル化することで誰でも仕事が覚えやすい反面、人によっては適性があるため注意が必要です。

集中力の低下

定型業務は仕事を始めたばかりの頃は、業務内容に集中して取り組むことができます。

しかしながら、同じ作業を繰り返すため仕事に慣れてくると集中力が低下しやすい点がデメリットといえます。

業務中の集中力の低下は、業務のミスを発生させる原因にもつながります。

大きなミスをしてしまった際に、業務上のトラブルにつながる恐れがある点もデメリットです。

定型業務を効率化・自動化するためにはBizRobo!がおすすめ

定型業務を効率化・自動化するためには『BizRobo!』がおすすめです。

『BizRobo!』とは、多くの定型業務を効率化・自動化できるITツールです。

ここでは、定型業務の効率化・自動化ツールである『BizRobo!』の特徴を紹介します。

会社の定型業務を効率化・自動化したい企業は是非参考にしてください。

BizRobo!の特徴

『BizRobo!』は、RPAをコア技術として様々なら単純作業を自動化できるソフトウェアロボットです。

RPAツール（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェア上のロボットを利用して業務を自動化するシステムを指します。

『BizRobo!』には定型業務を効率化・自動化できる多くの機能が搭載されているため、サービス業や飲食業、自治体まで様々な仕事を効率化します。

また、『BizRobo!』は1ライセンスで無制限にロボットを作成できるため、定型業務が多ければ多いほどコストメリットが得られ費用対効果を最大化できる点が特徴です。

BizRobo!でできること

『BizRobo!』を利用するので、様々な定型業務の自動化が図れます。

具体的には、データの転記やスケジュール管理機能、メール通知機能など利用シーンに応じたさまざまな機能が搭載されています。

また、『BizRobo!』に関する困りごとを解消するためのサポートが充実。

チャットサポートをはじめ、利用者が困ることなくロボットを利用できる体制が整えられています。

BizRobo!の利用にかかる費用

『BizRobo!』は利用用途に応じた3つの製品が用意されています。

小規模向けから大規模向けまで無駄のない支出で費用対効果の最大化が図れます。

また、事業規模が大きくなった場合でも他の製品に楽々移行が可能です。

会社の実情に応じた無駄のない料金体系となっています。

BizRobo!を利用するまでの流れ

『BizRobo!』を利用する際は、利用可能な機能を確認するために資料請求をしましょう。

資料をもとに、『BizRobo!』の基本情報と活用事例、導入から運用までのサポート内容を確認していきます。

『BizRobo!』の機能を確認したら、まずはどの程度の定型業務を自動化できるか1ヶ月間無料のトライアルを体感しましょう。

機能に満足ができたら、会社の事業規模に応じて3つの製品の中から自社に適した製品を導入しましょう。

まずは以下より資料の無料ダウンロードをしましょう。

定型業務を効率化させる際のポイント

定型業務は『BizRobo!』などのRPAツールを導入することで業務の効率化が図れます。

しかし、より効果的に業務の効率化をするためには以下のポイントを押さえましょう。

それぞれのポイントを確認していきます。

現場担当者の意見や目線を取り入れる

定型業務を効率化する際に大切なポイントは、現場の担当者の意見や目線を取り入れることです。

経営者の勝手な判断でRPAツールを導入しても、現場の意見を疎かにしては、結局本質的な業務改善につながらないといったケースも起こりえます。

そのため、RPAツールを導入する際は現場担当者の意見を参考にしながらどの業務にツールを活用するのかをしっかりと検討することでより効果的な業務改善につながります。

コストと効果を踏まえて導入を検討する

RPAツールには、導入のための費用が発生する場合もあります。

導入コストと定型業務の効率化の効果を検討した上でツールを導入することも大切です。

例えば、RPAツールを導入してもさほど業務の効率化が図れない場合、費用対効果が得られず返って会社の無駄な出費となる場合もあります。

コストと効果の費用対効果を踏まえて導入を検討しましょう。

定型業務に関するよくある

定型業務に関するよくある質問として以下の4つをまとめました。

定型業務に関しての疑問解消の参考にしてください。

定型業務と非定型業務との違いは？

定型業務とは、仕事を行う際に作業手順やフローが決まっている業務のことです。

同じ業務内容を繰り返すことから、作業の効率化を図りやすい点が特徴です。

一方で非定型業務とは、決まった作業手順やフローがないためその都度ケースバイケースでの対応が必要となります。

定型業務と異なり作業のマニュアル化や効率化が難しい点が特徴です。

詳しくは、「「1章.定型業務とは」を要チェック！

定型業務がメインとなる仕事は？

定型業務がメインとなる仕事の具体例は以下の5つの職種です。

これら5つの職種は仕事内容として作業手順やフローが決まっている業務を遂行することがメインとなります。

各職種の業務内容を詳しく知りたい方は「2章.定型業務がメインの仕事・職種は？」を要チェック！

定型業務のメリットは？

定型業務は仕事を行う際に作業手順やフローが決まっている業務であるため、作業の効率化を図りやすい点がメリットです。

マニュアルを作成して作業をパターン化することで業務上でのミスを削減できます。

また、マニュアルを作成することで社員の退職の場合でも他の人員をアサインしてすぐに仕事に取り組むことが可能です。

詳しくは、「3章.定型業務のメリット」を要チェック！

定型業務のデメリットは？

定型業務は作業効率を上げやすいメリットがある反面デメリットも持ち合わせます。

定型業務の代表的なデメリットは、同じ作業を繰り返すことから業務が退屈に感じる点です。

また、毎回同じことをくり返すことから業務への集中力が低下して人為的なミスが発生する場合もあります。

詳しくは、「4章.定型業務のデメリット」を要チェック！

定型業務はBizRobo!で業務の効率化を！

定型業務は同じ作業手順やフローで業務を遂行できることから作業効率を高めやすい仕事です。

定型業務を効率化するためには『BizRobo!』がおすすめ。

業務の多くを自動化できるため、人件費の削減や人為的な仕事のミスを防げます。

なお、『BizRobo!』は、用途に合わせた3つの製品が用意されているため自社に適したプランを選ぶことで費用対効果を最大化できる点が特徴です。

『BizRobo!』に関する詳しい内容を知りたい方は、以下より無料で資料請求をしてください。

無料トライアルも実施しているので、RPAツールを体験してみたい方はぜひご活用ください。