【介護職必見】業務効率化アイデア7選！業務改善の手順や成功事例も

介護業界は人手不足と需要の増加から、業務効率化が急務とされています。業務効率化を進めれば、企業イメージのアップや職員のモチベーション向上、利用者満足度の向上にもつながるでしょう。

そこで本記事では介護業務効率化のアイデアや手順を、厚生労働省公式のガイドラインに沿って紹介。事業所で今からすぐに実行できるよう、より具体的にわかりやすく解説します。

ぜひご自身の事業所に最適な施策はどれかチェックし、実践してみてください。

介護業界が業務効率化で乗り越えるべき課題

介護業界で業務効率化が叫ばれる背景には、以下の課題があります。

・人材不足
・高齢化による介護需要の増加

これらはすでに介護の現場で問題視されており、喫緊の課題として対策を講じている事業所も少なくありません。ではそれぞれの課題について、詳しく見ていきましょう。

人材不足

日本の人口は減少傾向にあります。

上記のとおり、とくに生産人口の減少が顕著です（※1）。そのため今後は介護職に限らず、あらゆる業界での人手不足が問題となるでしょう。

また介護業界は、事業所によって非常に離職率が高い場合もあります。こうした事業所は、より一層人手不足が深刻化する可能性が高いと考えられます。

人材確保と、少ないリソースで業務を回すという両方の側面において、業務効率化は重要な課題なのです。

人手不足な業界の対策については、「人手不足の原因や課題とは？今すぐやるべ対策と解消事例」をご覧ください。

高齢化による介護需要の増加

日本では少子高齢化が今後も進み、高齢者の割合が徐々に増えていくことが予想されます。厚生労働省の統計によると、2070年には総人口が9,000万人を割り、高齢化率は39%にものぼる見通しです。（※2）

そのため、今後は今以上に少ない生産人口で高い介護需要に対応しなければなりません。そのためにも、業務効率化は必要不可欠といえます。

介護業務効率化の方法

業務効率化の方法については、厚生労働省がガイドラインを発表しています（※3）。主に7つの方法が挙げられており、以下のとおり自社の課題に応じて取り組みましょう。

もし検討したい方法が複数ある場合は、できそうなものから順に取り組んでいくことをおすすめします。

①環境の整備

すぐに実践できる業務効率化の方法として挙げられるのが環境整備です。介護の現場ではすでに徹底されていることも多いですが、「よりきれいに」「使いやすく」環境や備品を整えることで業務がよりスムーズになります。

環境整備は、以下の5つの項目が基本です。

1. 整理 
2. 整頓
3. 清掃
4. 清潔
5. しつけ

1〜4を常に徹底し、さらにそれを習慣づけるという意味で「しつけ」という項目が含まれています。これらを徹底すれば備品を探す時間や、清掃の時間を短縮できるでしょう（※4）。

どこから環境整備していくかは、日々のミーティングでアイデア出しするのがおすすめです。「備品の棚にラベルを貼って収納場所を分かりやすくする」「トイレ掃除には使い捨てのスポンジを用いる」など、些細なことで構いません。

②ムダな業務の洗い出し・仕分け

ムダな業務を洗いだし、減らしたり仕分けたりする作業も業務効率化の一つです。まずはスタッフごとに業務を整理し、以下のような作業がないかチェックしてみましょう（※5）。

・やらなくてもよい業務
・担当や体制を変えれば省ける業務
・IT化・アウトソーシングで省ける業務

この時点ではその業務が本当に不要か、どう対策するかはさておき、現場スタッフが「時間のムダだ」と感じている作業を率直に挙げてもらいましょう。

その後、挙げた業務が本当に必要なのか、もし省けるならどうすべきか精査します。

実際にムダな業務を省いて業務効率化に成功した事例は、「【セミナーレポート】在宅クリニックでの最新事例ご紹介！RPA活用で診療業務や事務作業を効率化」をご覧ください。

③業務のマニュアル化

業務のマニュアル化は、業務効率化の基本です。たとえば巡回はどのような手順で行うのか、お風呂はどのように入れるのか、など業務を分け、マニュアルを作りましょう（※6）。

マニュアル作成のポイントは、「誰もが同じ業務を再現できる」ように記載することです。客観的かつ分かりやすく記載しましょう。実際の業務を動画や写真に納め、データで共有するのもおすすめです。

またマニュアルは全員がいつでも手軽に閲覧できるよう、分かりやすい場所に保存し、保存場所を周知しておきましょう。

④記録・報告様式の見直し

介護職は記録の記入や報告に割く時間が多い傾向にあります。そのため、以下のように帳票・項目を見直し、報告作業を効率化しましょう（※7）。

・不要・ムダな報告をしていないか
・不要・ムダな記入欄はないか
・報告様式は分かりやすいか
・どういった箇所で記入ミスが起きやすいか
・報告様式は記入しやすいか

たとえば言葉で記入する欄を選択式にするだけでも、手間が省けるでしょう。誰もが簡単に使える様式を目指すことが、業務効率化につながります。

⑤情報共有体制の効率化

情報共有体制をより効率化するのも重要なポイントです（※8）。介護職はとくに引き継ぎや情報共有の欠かせない仕事です。

そのため、情報共有をスムーズにするだけでも大幅に業務負担を減らせる可能性があります。

具体的には、以下のポイントをチェックしましょう。

・ムダな報告や情報共有の時間がないか
・タイミングは適切か
・報告や情報共有に時間がかかりすぎていないか
・方法は適切か
I・CTツールの使用でよりスムーズにできないか

たとえば利用者の情報をすべてデータで管理すれば、スマホやパソコンを使いリアルタイムで情報共有が可能になります。

引き継ぎの時間も最小限に押さえられ、情報伝達のミスも起こりにくくなるといったメリットがあります。

介護現場の報告をスムーズにするには、以下のツールがおすすめです。

ツール	メリット
インカム	全員に対してリアルタイムで一斉に連絡できる「もうすぐお風呂が終わるので次の準備をお願いします」など、ムダな時間を減らし円滑に業務を進められる
見守りセンサー	モニターやタブレットで各利用者の状況が確認できる巡回や訪室の手間が省ける異変を検知した場合はアラートが届くものも
介護記録アプリ・ソフト	利用者の健康状態や活動記録などを記録できるリアルタイムの情報共有、引き継ぎ時間の削減に有効無料で使えるものも多数
ケアプランデータ連携システム	居宅介護支援事業所と介護サービス事業所間の情報共有形式を標準化データを連携することで、文書作成にかかる時間を大幅に軽減できる
RPA	ロボットに作業を学習させ、自動化できるツールレセプトの作成や請求書作成などパソコンで行う事務作業の負担を減らせる

RPAの導入手順については、「RPA導入手順を解説｜業種別の導入事例や導入の検討方法・費用・メリットも紹介」で詳しく解説しています。

⑥OJT体制の構築

OJT体制を整えるのも、介護現場の業務効率化に有効です（※9）。OJT体制には、以下のメリットがあります。

・業務の質を均質化する
・業務上のミスを防ぐ
・ミスやトラブルのフォローを迅速に行う
・適切な人事評価でスタッフのモチベーションを上げる など

なおOJTは新人に対してだけでなく、リーダークラスの職員にも必要です。場合によっては外部研修なども利用し、マネジメントの仕方や適切な人事評価などへの認識を統一しましょう。

⑦理念・行動指針の徹底

職員がマニュアルにない場面に直面したとき、自発的に正しいアクションを起こせるよう教育するのも業務効率化の1つです（※10）。以下の方法で企業理念や行動指針を浸透させましょう。

・理念やポリシーの唱和
・理念の記載されたカードの配布
・定期的な事例検討会やケーススタディの実施
・報告書やデータの共有 など

これにより上司に指示を求め、業務が停滞する時間を省けます。

ただし場合によっては、独断で業務を進めた結果、ミスやトラブルが起こるケースも。こうした事態を防ぐためにも、スタッフの教育やOJT体制の確立を同時平行で進める必要があります。

介護業務効率化の手順

介護現場の業務効率化は、以下の手順で行いましょう。

1. 業務改善チームを組む
2. 会議やアンケートで現場から課題を募る
3. 介護業務改善のアイデア出しをする
4. 5W1Hに沿って実行計画を立てる
5. 定期的に効果測定を行う

業務効率化は思い付きで始めてもなかなか根付きません。また業務効率化のせいで現場の負担が重くなっては、元も子もありません。上記の手順に沿って、中長期的な目線で取り組みましょう。

①業務改善チームを組む

業務効率化には実行部隊が必要です。そのためまずは、業務効率化にあたるチームを作りましょう。

部署をまたいで業務効率化に取り組む場合、年齢や役職を超え、さまざまな担当者を選出するのがおすすめです。ただし人数が多くなりすぎないよう、注意しましょう。

小規模な事業所であれば、全員で取り組んでもよいでしょう。

②会議やアンケートで現場から課題をつのる

施策を検討する前に、まずは現場から何が最も大きな課題となっているのか声を吸い上げましょう。具体的には、以下の方法でヒアリングを行います。

・ミーティング時に課題を募る
・意見箱を設置する
・匿名のアンケートフォームなどを活用する など

ミーティング時はなかなか率直な意見が出ない場合もあるため、匿名アンケートという形でのヒアリングがおすすめ。手書きの意見箱に比べて、大人数のデータ集計も簡単です。

③介護業務改善のアイデア出しをする

次に具体的な業務改善のアイデア出しをしましょう。アイデア出しは上層部だけでなく、実際に介護現場で働くスタッフも含めて行うのがおすすめ。

また、アイデア出しの時間が負担にならないよう注意しましょう。以下のとおり、ダラダラと時間を浪費しないよう工夫するとよいでしょう。

・ミーティング時に時間を区切ってブレインストーミングを行う
・チャット上で気軽にアイデア出しする
・期限つきで意見箱を設け、アイデアを募集する

④5W1Hに沿って実行計画を立てる

5W1Hとは、以下のとおりです。

・when（いつからいつまでに）
・where（どこで）
・who（誰が）
・what（何を）
・how（どのように）

これに実行計画を当てはめてみましょう。さらに実行後に起こりうる問題やリスクなども挙げ、どのようにフォローすべきか検討しておくと安心です。

とくにツールを導入する、マニュアルを作るといった大掛かりな施策の場合、見切り発車するとかえって現場の混乱を招きます。また期限や担当者を設定しておくと、導入もスムーズです。

こうした理由から、必ず計画を立てて実施しましょう。

⑤定期的に効果測定を行う

介護現場の業務効率化は必ずしもうまくいくとは限りません。1つの業務が効率化できても、また別の問題が発生する場合もあります。

そのため、施策の実行後は定期的に現場の声を吸い上げましょう。必要に応じて改善策を検討し、より良い体制にしていく必要があります。

介護の業務効率化におけるポイント

介護の業務効率化では、以下のポイントに注意しましょう。

・一度に複数の改善策に着手しない
・できるものから計画的に実施する

介護職はただでさえ人手不足により、現場の負担が大きい傾向があります。こうした状況の中、極端な業務効率化はかえって現場の負担となるでしょう。

一度に複数の改善策に着手しない

複数の施策が案として出た場合、1つずつ着手していきましょう。複数同時に着手すると現場の負担が大きくなるだけでなく、業務に混乱を来すことも考えられます。

また一度に複数の対策を実行すると、効果測定もしにくくなるといったデメリットがあります。

できるものから計画的に実施する

従来の体制ややり方を変える場合、現場の混乱は避けられません。また変化が大きければ大きいほど、担当者の負担も大きくなるでしょう。

こうしたリスクを最小限に抑えるため、できるだけ簡単な施策から取り組むことをおすすめします。実際に効果が出てくれば、より現場スタッフも業務効率化に前向きになっていくはずです。

介護職の業務効率化にはRPAの導入がおすすめ

介護の現場では、1人の担当者があらゆる業務を担う場合があります。その結果、業務時間が圧迫され、業務効率化を検討する余力もないケースが少なくありません。

そこでおすすめなのが、RPAです。RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略。自社の業務をロボットに学習させ、作業の自動化を図れるツールです。

RPAを介護の現場で導入すると、以下のメリットがあります。

・事務作業を自動化し業務効率化できる
・手作業によるミスを防げる
・タイムリーな情報の更新と共有が可能

なかでも「BizRobo!」は、導入実績豊富で使いやすいRPAです。ITやデジタルツールに詳しくない人でも、直感的にロボットを作成できます。ここからはBizRobo!の導入事例を見ていきましょう。

事務作業を自動化し業務効率化できる

こちらの事例では、月に1回数百人以上の明細データを確認し、看護対象かどうか判断する事務作業が大きな負担となっていました。さらにその作業にミスがないか見直す工程もあり、業務を圧迫していたそうです。

そこでRPAを導入し、自動で看護対象の患者をソーティング。看護対象の患者については必要度を算出し、自動で報告するようプログラミングしました。これにより年間114時間の余剰時間が創出できたそうです。

このようにRPAを利用すれば、事務作業を自動化し、現場の負担を大幅に軽減できます。

手作業によるミスを防げる

こちらの事例では2種類のデータベースから情報を抽出し、突合したうえで患者リストを作成する作業がありました。担当者の負担が大きいうえ、作業で生じるミスが課題となっていました。

そこで上記作業をすべてRPAで自動化。その結果、年間100時間以上の余剰時間を創出し、作業ミスもなくなりました。担当者の精神的な負担も減り、業務効率化に大きく貢献した事例です。

タイムリーな情報の更新と共有が可能

最後は、担当者が患者の検温データをデータベースに入力した後、別の担当者がアプリを起動して病棟ごとにデータを表示する業務を自動化した事例です。

頻繁に更新する必要があったものの、担当者の作業負担を考えるとなかなか更新頻度を増やせなかったそう。

そこで上記業務をすべて、RPAで自動化しました。ロボットが自動で検温データを取り込み、データベースを更新。最新情報の表示までを自動で行うようになり、担当者がルーティンワークから解放されました。

また1日4回の更新が可能となり、よりリアルタイムの情報を共有できるようになったそうです。

まとめ

当記事では介護の現場における業務効率化についてご紹介してきました。

・介護業界の課題
・介護職における業務効率化の方法
・業務効率化の手順
・業務効率化のポイント

BizRobo!は介護現場でも役立つ、RPAです。データを抽出してレセプトを作成するなど、とくに事務作業においてはあらゆる業務を自動化できます。

また1つライセンスを獲得すれば、ロボットをプログラムし放題なのも嬉しいポイント。レセプトの作成だけでなく、利用者への請求書作成や内部の経費処理、報告書や引き継ぎ書の共有などを同時に自動化できます。

またBizRobo!には費用やニーズに応じた複数のプランと、無料のお試し期間があります。まずはお試しで、BizRobo!の使いやすさを実感してみてください。

【参考】

※1介護分野における「生産性向上」とは？
※2我が国の人口について
※3業務改善に向けた取組
※4職場環境の整備
※5業務の明確化と役割分担
※6手順書の作成
※7記録・報告様式の工夫
※8情報共有の工夫
※9OJTの仕組みづくり
※10理念・行動指針の徹底