【中小企業DX】DXを進めやすい業務と具体的なステップ、成功事例について解説

中小企業の経営者やDX推進担当者の中には、「何から始めればいいのかわからない」「自社に合うDXツールは？」と悩んでいる方も多いでしょう。

中小企業こそ、デジタル技術を活用して生産性向上やコスト削減を実現し、競争力を高めるチャンスです。

本記事では、中小企業がDXに取り組むべき理由、DXを進めやすい業務、具体的なステップ、スムーズに推進するためのポイント、従業員数別の成功事例を紹介します。

DXに関する疑問やお悩みをお持ちの方は、ぜひこの記事をご覧ください。

中小企業のDXとは？

中小企業のDXは、デジタル技術を駆使して、業務効率化や新たな価値創造を目指すことです。限られた資源の中で、生産性向上やコスト削減を実現し、競争力を強化することが求められます。

中小企業は大企業とは異なり意思決定のスピードが速く、スモールスタートでPDCAを回しやすい傾向にあります。身近な業務からデジタル化を進め、成功体験を積み重ねながら、段階的に変革を進めることが重要です。

中小企業こそDXに取り組むべき理由

中小企業がDXに取り組むべき理由は、限られた資源の中でこそ、デジタル技術の活用が大きな効果を発揮するためです。

中小企業は大企業と比べて、意思決定のスピードや柔軟性を活かし、市場の変化に迅速に対応できることが強みとなります。

DXによる業務効率化やコスト削減を通じて強みを活かし、デジタル時代を生き抜くための武器としてDXを活用しましょう。

中小企業におけるRPA導入状況について詳しく知りたい方は、「中小企業におけるRPA導入の現状｜事例から見える導入ポイントを徹底解説！」をご覧ください。

中小企業向けのDXを進めやすい業務

DXと聞くと大掛かりなシステム導入をイメージしがちですが、中小企業でも取り組みやすい業務は多くあります。

日々の業務の中で「手間がかかる」「時間がかかる」「ミスが多い」と感じている業務がDXを進めやすいです。

デジタルツールの活用で、これらの課題を解決し、スモールスタートで成功体験を積み重ねましょう。

定型作業が多い業務

中小企業では、限られた人員で多くの業務をこなす必要があり、請求書処理、勤怠管理、経費精算といった定型業務に忙殺されるケースも少なくありません。

これらの業務はルールが決まっており、繰り返し行われるため、RPAツールで自動化しやすいという特徴があります。

RPAを活用すれば、定型業務における単純作業を自動化し、従業員はコア業務に集中することが可能です。

業務を自動化するRPAについて詳しく知りたい方は、「業務を自動化するRPAとは？自動化できる業務例やメリットデメリット・導入手順を徹底解説」をご覧ください。

データ入力や集計が多い業務

中小企業では、営業日報の作成、顧客情報の管理、在庫管理など、多くの業務で手作業によるデータ入力や集計が必要となり、時間的コストや人的ミスが課題となっています。

しかし、データ入力や集計が多い業務は、OCRやAI-OCRを活用することで効率化することが可能です。

OCR（光学文字認識）は、紙媒体の文字をデジタルデータに変換する技術で、AI-OCRは、OCRにAI技術を組み合わせることで、手書き文字の認識精度を高めたものです。

これらのツールを活用することで、データ入力作業を自動化し、大幅な時間短縮とミスの削減を実現できます。

OCRやAI-OCRは、比較的安価に導入できるため、中小企業でも手軽にDXを推進できるでしょう。

情報共有やコミュニケーションが多い業務

中小企業では、コミュニケーションが密に行われる一方、情報共有やコミュニケーションツールが整備されていないケースも見られます。

社内連絡、会議の議事録作成、顧客対応などは、情報共有やコミュニケーションが多い業務の代表例です。

これらの業務は、チャットツールやビジネスチャットなどを活用することで、情報共有のスピードアップやコミュニケーションの円滑化を図ることができます。

中小企業ならではのDXとして、コミュニケーションツールの導入は、組織全体の連携強化や生産性向上に繋がり、迅速な意思決定や顧客対応の質向上にも貢献します。

DX推進の具体的なステップ

DX推進の成功のポイントは、目標設定から適切なツール選定、社員の巻き込みまで、段階的なステップを踏むことです。

特に中小企業では、スモールスタートで着実に成果を積み重ねることが重要となります。具体的なステップを見ていきましょう。

DXの目的と目標を明確にする

中小企業にとってDXは、単に流行に乗ることではなく、具体的な課題解決や目標達成のための手段であるべきです。

「なぜDXに取り組むのか？」「DXを通じて何を達成したいのか？」を明確にすることが、成功への第一歩となります。

例えば、「業務効率化による残業時間の削減」「顧客満足度向上による売上アップ」など、具体的な目標を設定することで、DXの効果測定がしやすくなり、PDCAサイクルを回しながら着実に推進できます。

自社に合ったDXツールを選ぶ

中小企業にとって、DXツール選びは慎重に進めるべきプロセスです。予算や人員が限られる中、高価なツールを導入しても使いこなせなければ意味がありません。

自社の課題やニーズを明確にし、費用対効果の高いツールを選ぶことが重要です。無料トライアルやデモなどを活用し、使い勝手や機能を実際に試すことで、自社に最適なツールを見つけられます。

「安価だから」「人気があるから」といった理由だけで選ぶのではなく、本当に必要な機能を備え、使いこなせるツールを選びましょう。

スモールスタートで成功体験を積む

最初から大規模な変革を目指すのではなく、まずは部署単位、業務単位など、小さな範囲から始めることが大切です。中小企業では、大企業に比べて人材や予算、DX推進の経験が限られている場合が多いでしょう。

大規模な変革は、多大なコストと時間、従業員の負担を伴う可能性があります。小さな範囲から始めることで、DX推進に必要なスキルやノウハウを習得しながら、リスクを最小限に抑え、成功体験を積み重ねることが可能です。

社員の理解と協力を得る

中小企業では、社員一人ひとりの役割が大きく、DX推進においても、実際に業務に影響のある社員の理解と協力が不可欠です。

なぜDXが必要なのか、DXによって自分たちの仕事がどう変わるのかを丁寧に説明し、不安や疑問を解消することが重要です。

また、DX推進の過程で社員の声を積極的に聞き、共に課題解決に取り組む姿勢を示すことで、主体的な参加を促し、DXを成功へと導くことができます。

DX推進をスムーズに進めるためのポイント

中小企業では、DX推進において資源やノウハウが限られる中、さまざまな課題に直面することもあるでしょう。

しかし、いくつかのポイントを押さえることで、DX推進をスムーズに進めることができます。

経営層がDX推進に関与する

中小企業では、経営層のリーダーシップがDX推進の成否を大きく左右します。経営層が自らDXの重要性を理解し、旗振り役となって推進することで、全社的な取り組みとなり、社員の意識改革や協力体制の構築がスムーズに進みます。

また、経営層がDX推進に積極的に関与することで、必要な予算や人員を確保しやすくなり、DXプロジェクトを円滑に進めることができます。

外部の専門家を活用する

中小企業では、DX推進に必要な専門知識や経験を持つ人材が不足している場合も少なくありません。そんな時は、外部の専門家を活用することが有効です。

中小企業への導入経験が豊富な専門家やベンダーに相談することで、自社の状況に合わせた適切なアドバイスやサポートを受けることができます。

専門家の知見を借りることで、DX推進の効率を高め、時間やコストの無駄を省くことができます。

補助金・助成金を活用する

中小企業にとって、DX推進における費用負担は大きな課題です。しかし、国や自治体では、中小企業のDXを支援する補助金や助成金制度が用意されています。

これらの制度を活用することで、DX導入にかかる費用を抑え、スムーズな推進を後押しすることが可能です。

代表的な補助金としては、IT導入補助金、ものづくり補助金、小規模事業者持続化補助金などがあります。

補助金について、さらに詳しく知りたい方は、「【最新版】RPA導入に利用したい最適な補助金は？IT導入補助金をご紹介！」をご覧ください。

中小企業におけるDX推進の成功事例

ここからは、実際にBizRobo!を導入し、DX推進に成功した企業の事例を紹介します。

成功事例を通して、DXが中小企業にもたらす具体的なメリットや導入のヒントにお役立てください。

RPAで業務効率化と標準化を実現

大阪府八尾市に本社を置く八尾トーヨー住器株式会社は、1974年設立の住宅用建材販売業・建築工事業などを営む中小企業です。

社員の能力を最大限に発揮できる柔軟な働き方を推進する中で、パソコン上での定型的な事務作業の効率化を図るため、2019年にクライアント型RPAを導入しました。

しかし、開発運用を外部企業に委託したことで、社内に明確な担当者がおらず、エラー発生時の対応が遅れるなど、定着には至りませんでした。

そこで社内開発主体のRPA運用に転換し、担当者の選定とツールの再検討を行いました。その過程で「BizRobo! Lite＋」の処理速度や安定性、スケジュール実行機能などを評価し、全面移行を決定。

担当者は通常業務の傍ら開発スキルを習得し、業務分担の見直しなども行いながら、RPA開発に専念できる環境を構築しました。

導入開始から2年余りで、3人の社内開発者が作成した80体のソフトウェアロボットが約20業務で稼働し、累計1,300時間超のリソースを創出しました。

また、RPA導入を契機に業務の標準化が進み、各営業拠点で用いる計数の方法や帳票の様式統一など、業務の根幹部分まで改善されました。

当事例について詳しく知りたい方は、「開発外注で直面したRPA定着の壁。BizRobo!での自社開発に転換、20業務への活用を達成」をご覧ください。

RPAで残業時間半減、業務効率化と従業員満足度向上を実現

福岡市に本社を置く株式会社フォーシーズHDは、化粧品等の卸・ECなどを手がける中小企業です。通販関連部門がある福岡本社では、受注・配送・在庫の管理業務を「フルフィルメント課」の少人数で担っています。

事業拡大に伴い、フルフィルメント課の業務量が大幅に増加。コールセンター強化やM&A後の組織再編などもあり、最小限の人員で対応せざるを得ない状況でした。その結果、残業が多発し、事務の効率化による生産性向上が急務となっていました。

そこで、現場主導で業務を自動化できるRPAツール「BizRobo! mini」を2020年10月に導入。フルフィルメント課の3名が、eラーニングやツール提供元のサポートを受けながら、通常業務の傍ら毎月4時間前後を確保し、「月1体のリリース」を目標にロボット開発に取り組みました。

導入開始から現在までに、合計7つの業務でRPAが稼働中。終業前に当日の売上や在庫変動を集計・報告する業務をRPAに置き換えた結果、従来1人あたり月20〜30時間生じていた残業が、10〜15時間と半減しました。

また、スケジュール実行機能の活用で、翌日の始業前に当日の実績を残らず反映した自動処理が完了するようになり、業務全体の流れがスムーズになりました。

当事例について詳しく知りたい方は、「業務増の中で残業を半分に。「嫌々」から「楽しみ」に変わったBizRobo!の社内開発」をご覧ください。

RPAと他ツールの連携で年間2,000時間創出

長崎県に本社を置く協和商工株式会社は、業務用食品卸事業を主力とする中小企業です。本業とテクノロジー活用を通じた地域貢献にも積極的に取り組んでいます。

同社では九州各地の拠点で働く従業員の、季節商品の受注作業などによる残業が課題となっていました。そこで、本社に集約した定型作業の効率化策としてRPAの導入を検討しました。

複数のRPA製品を比較検討し、「BizRobo! mini」を導入。地元企業による導入支援体制や操作性の良さなどが決め手となりました。

その後、非エンジニア社員による内製化を進め、RPA導入を成功させました。さらにRPAだけでなく、マクロやOCRといった他の手法とも組み合わせ、業務効率化を推進しています。

結果、RPA導入から2年余りで、年間2,000時間相当のリソース創出を達成しました。特に、各拠点から本社に集約した受注業務をBizRobo!による自動処理に切り替えたことで、年間800時間相当の余力を生み出しました。

また、RPA導入をきっかけに、他の手法の活用も進み、業務効率化が加速しています。

当事例について詳しく知りたい方は、「地域に根ざす流通業の営業事務をRPAで変革。効率化の多様な打ち手を“橋渡し”する」をご覧ください。

中小企業のDXならBizRobo!

BizRobo!は、中小企業の業務効率化をサポートするRPAツールです。導入コストを抑えながら、成果を実現できるBizRobo!の3つの魅力を紹介します。

低コストで費用対効果を実現

BizRobo!はオールインワン価格体系で予期せぬコスト増加を避け、開発と実行環境を含めた透明性のある料金設定を提供しています。

中小企業に最適なスモールスタートが可能で、高機能を保ちながら初期コストを抑えることができます。

また、1つのライセンスで無制限にロボットを作成でき、大規模運用ほどコストメリットが大きくなるため、ビジネスの拡大に伴い経済的にも利益を感じられます。

無制限にインストール可能

BizRobo!は、無制限のインストールとロボット作成が可能で、全社員が利用できる開発環境を提供します。

一元管理により、統制されたプロジェクト進行が可能で、リモートワークにも対応。ブラウザからはいつでもどこからでもロボットを実行でき、担当者の負担軽減に期待ができます。

さらに、独自の機械学習機能により、他のRPAツールで問題となる不安定なプロセスも安定して稼働するため、自動化の幅が広がります。

充実したサポート体制

BizRobo!は専任の支援体制を構築しており、導入から活用拡大までを全面的にサポートします。

オープン株式会社は、日本におけるRPAの先駆者として10年以上の開発・運用実績を持ち、豊富なノウハウをポータルサイトで公開しています。

さらに、充実したサポート体制により、ユーザーの開発・運用フェーズの躓きポイントを事前に回避するためのナレッジ提供が可能です。

まとめ

本記事では、中小企業におけるDXの重要性、進めやすい業務、具体的なステップ、推進のポイント、成功事例を紹介しました。

中小企業だからこそ、DXは大きなチャンスとなります。スモールスタートで成功体験を積み重ね、デジタル技術を駆使して、業務効率化、生産性向上、新たな価値創造を実現しましょう。

RPAを導入し、中小企業の効率化を図ることで、本来注力すべきコア業務に専念することが可能です。

BizRobo!を活用すれば、これらの課題を効率的に解決し、総務部門の生産性を向上させることができます。

ぜひ、本記事を参考に、自社のDXを推進し、さらなる成長のヒントにお役立てください。