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【プロンプト付き】ChatGPTによる業務効率化の活用方法12個！導入企業の事例も

2025.03.30

2025.03.28

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「ChatGPT」はチャット形式でやり取りをするだけで多様な用途に活用できることから、業種や業界を問わず企業の業務効率化に効果的です。一方で、実際にどのような業務を効率化できるのか、活用方法や導入効果を知りたい方もいらっしゃるでしょう。

本記事では、ChatGPTで効率化できる業務12個をプロンプト付きで詳しく解説します。企業の導入事例や、使用時の注意点・活用のポイントにも触れているため、ぜひ仕事の効率化にお役立てください。

お役立ち資料

【事例付き3分でわかる】GPT×RPAのビジネス活用

ChatGPT×RPAについての紹介資料です。連携させた活用事例やできることについて3分で解説しています。

ダウンロードはこちら

1. ChatGPTによる業務効率化の効果
2. 【プロンプトあり】ChatGPTで業務効率化できる作業12個
3. 【業界別】ChatGPTで業務効率化に成功した企業事例
4. ChatGPTで業務効率化を図る際の注意点と対処法

5. ChatGPTで業務効率化を成功させるポイント
6. ChatGPTで業務効率化し競争力を高めよう

ChatGPTによる業務効率化の効果

ChatGPTを活用することで、担当者や企業に大きな効果があります。ここでは具体的な効果を2つ解説します。

生成AIで業務を効率化するポイントや手順はこちらの記事をご覧ください。

業務時間を大幅に削減できる

ChatGPTで業務効率化を図ると、業務処理のスピードが向上します。これは、ChatGPTが膨大な情報を瞬時に処理する技術を持つためです。

従来、人が手作業で行っていた業務をChatGPTに置き換えることで、担当者の業務時間を大幅に削減します。担当者は余剰時間を使ってコア業務に集中できるようになり、生産性が高まります。業務時間の削減は、人材不足の解消や人件費の軽減にも効果的です。

革新的なアイデアが生まれる

ChatGPTの活用により、単なる作業の効率化にとどまらず、革新的なアイデアが生まれる可能性があります。その理由は、ChatGPTが幅広い分野の情報を学習しており、専門知識の対応範囲が広いためです。

企業が競争力を高めるには、新しい発想を取り入れることが不可欠です。あらゆる情報を学習しているChatGPTを業務に使用することで、人が思いつかないような視点からのアイデアを瞬時に得られます。結果的に企業の成長の加速や、市場での競争優位性の確立につながります。

【プロンプトあり】ChatGPTで業務効率化できる作業12個

NSSスマートコンサルティング株式会社がChatGPTを利用する会社員を対象に行った調査（※1）によると、活用している業務の上位は、文章の作成・要約・構成が49.8％、情報検索が48.4％、情報処理・データ分析が42.2％という結果でした。

（※1）

他にも企画の作成や翻訳、問い合わせ対応などが回答として挙げられており、ChatGPTは多様な業務に用いられていることが分かります。ここからは、ChatGPTで業務効率化できる作業の詳細を、プロンプト例とともに12個ご紹介します。

生成AIやAIで業務を効率化する事例についてはこちらの記事をご覧ください。

1.メール・チャットの作成

ChatGPTの活用により、メールやチャットを短時間で作成できます。具体的には、取引先や顧客向けのお礼メールや営業メールの作成、問い合わせへのメールの自動応答文の作成などです。

メールやチャットの文章は、定型文であっても作成に一定時間が必要ですが、ChatGPTなら基本となる文章を数秒で作成。プロンプトに細かく条件を記載すれば、用途に応じて敬語やビジネスマナー、多言語なども反映されるため、誤字脱字を防ぎつつ一定の品質を保てます。

担当者はChatGPTで作成された文章に微調整を加えるだけで、迅速にメールやチャットの返信を行えるようになります。

▼プロンプト例
以下の内容を入れて、取引先へのお礼メールを作成してください。
#内容・先日の契約締結へのお礼・今後のスケジュール

2.文章・文書の作成

ChatGPTは文章の作成を得意とするツールです。そのため、企画書や会議の議事録、提案書、プレゼン資料の草案といった文書作成もChatGPTで効率化できます。

ChatGPTを活用すれば、用途に適した基本的な枠組みが瞬時に生成されることから、担当者が一から文書を作成する必要がなく、修正や調整のみで済みます。

プロンプトに文書の構成に必要な項目を入れておくと、より見込み通りに仕上げられます。箇条書きや表形式を盛り込むことも可能です。

▼プロンプト例
以下の構成に沿って、自社サービスの提案書を作成してください。
#構成タイトル、現状の課題、提案内容・課題の解決策、提案内容の根拠、提案内容から得られるメリット、補足情報

3.文書の要約

ChatGPTは文書の要約にも役立ちます。具体的には会議資料や競合他社のレポート、Webサイトの記事など、長文文書の要約にも対応が可能です。

プロンプトに指定の文字数や使用する表現のような要約のルールと、要約したい文書の原文を入力すれば、条件に沿って要約されます。特に長文な文書の要約を人が行うと膨大な時間がかかりますが、ChatGPTなら瞬時に全文を読み取り、要点をまとめられます。

▼プロンプト例
以下のルールに沿って、レポートの要約をしてください。
#ルール・文字数は句読点を含めて500字程度・重要な項目を3つに絞り、ポイントとしてまとめる・意訳はせず、原文通りの言葉を用いる
#レポート～～

4.資料・文書の翻訳

ChatGPTは日本語以外の資料・文書の翻訳も行えます。例えば、海外のレポートやマニュアル、ビジネス文書、問い合わせ対応などへの活用です。

ChatGPTは英語だけでなく、中国語や韓国語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、ポルトガル語など幅広く対応しています。社内に専門知識のある人材がいない場合でも瞬時に翻訳できるようになるため、業務効率化だけでなく、翻訳サービスの利用や人件費といったコストの削減にもつながります。

▼プロンプト例
以下のレポートを日本語に翻訳してください。
#レポート～～

5.コンテンツの作成

ChatGPTはコンテンツの作成業務の効率化にも有効です。SNSの投稿文やオウンドメディアにおけるブログ記事、メルマガなど、短い文章から長文まで、幅広いコンテンツ作成に対応できます。

プロンプトに条件を入力することで、ターゲットにあわせたトーンや表現のコンテンツを素早く作成。人が思いつかないような魅力的な文章や言い回しが生成される可能性もあります。

▼プロンプト例
以下の条件に沿って、新商品の魅力を伝えるSNS投稿文を作成してください。
#条件・文字数は140文字以内・ターゲットは30代会社員
#新商品の概要・～～

6.市場調査・データ分析

ChatGPTは市場調査やデータ分析といったマーケティング業務にも活用できます。例えば、競合他社の動向調査やブランドイメージの調査、自社の売上や口コミのデータ分析などです。

調査や分析の情報源は、Web上で公表されている一般的なデータをはじめ、Google DriveやExcelなどのファイルのデータもアップロードして使用が可能です。手作業では時間がかかる業務でも、ChatGPTなら短時間で実行するため、業務効率化が図れます。

▼プロンプト例
2025年の食品業界の市場動向について、主なトレンドを3つにまとめてください。

7.分析に適切な関数の選定

ChatGPTはExcelやGoogleスプレッドシートなどで使用する関数の提案も行えます。主にデータの整理や分析をする際の、適切な関数の選定に有効です。

ChatGPTに質問すれば、検索エンジンなどで調べるよりも素早く回答を得られます。担当者に専門知識がなくても表計算ソフトを使いこなせるようになるため、データ分析業務を円滑に進められるでしょう。

▼プロンプト例
売上データの増減率の算出に適したExcel関数を教えてください。

ChatGPTでExcel操作を自動化する手順や事例はこちらの記事で解説しています。

8.レポートの作成

ChatGPTの活用により、レポート作成業務も効率化できます。具体的には、市場調査やデータ分析の結果をもとにしたレポート、プロジェクトの報告書などに役立つでしょう。

レポートの基本となる構成や文章の生成はもちろん、分析結果は箇条書きや表で視覚的に表すことも可能です。

また、分析結果をMicrosoft Officeのアプリケーションの機能を拡張する際に使用するプログラミングコード「VBAコード」として生成してもらえば、PowerPointに貼り付けるだけで容易にスライド資料が完成します。

より作業時間を短縮したい場合は、市場調査やデータ分析とレポート作成をまとめて行うよう指示するのも手段のひとつです。

▼プロンプト例
売上データを分析し、自社の戦略に活かすための社内向けのレポートを作成してください。
#内容・売上データのサマリー：要点は箇条書き、数値は表で出力・売上データから読み取れる課題・改善施策の提案
#売上データ～～

9.プログラミング支援

ChatGPTはプログラミング業務も支援します。プログラミング言語は、Web開発に使用されるJavaScriptやHTML/CSS、汎用言語であるPythonなど数多くの言語に対応が可能です。主にコードの自動生成をはじめ、既存コードのレビューやバグの修正業務に活用できます。

担当者はChatGPTが生成したコードに調整を加えるだけでよくなり、業務負担が軽減します。

▼プロンプト例
WordPressの投稿や固定ページに目次を自動で挿入するためのコードを教えてください。

10.アイデアの提案・ブレインストーミング

ChatGPTは、アイデアの提案やブレインストーミングも可能です。新商品やプロジェクトの企画をはじめ、広告やキャッチコピーなど、さまざまなアイデア出しに活用できます。

生成された内容に対して、深掘りするような意見を出し、ChatGPTとブレインストーミングをすれば、よりアイデアの精度を高められます。

人がアイデアを一から考えるためには、情報収集やひらめきが必要で、時間がかかることもあるでしょう。ChatGPTは、圧倒的なスピードで複数のアイデアを出せるうえに、幅広い知識を学習しているため、人が思いつかないような内容の提案も期待できます。

▼プロンプト例
20代から40代の会社員に向けて、仕事の合間に食べられるスイーツの新商品アイデアを5つ教えてください。

11.出力形式の変更

ChatGPTではデータの出力形式を柔軟に変更できます。出力形式の変更により、情報の整理やデータの再利用がしやすくなります。

例えば、各項目をカンマ（,）で区切るテキストデータのCSV（Comma Separated Values）形式や、データの保存や転送に利用しやすいJSON（JavaScript Object Notationの略）形式などへの変換です。

手作業で行うと時間がかかる出力形式の変更も、ChatGPTを使用することで効率よく行えます。

▼プロンプト例
以下のテキストをCSV形式に変更してください。
#テキスト～～

12.スケジュール・タスク管理

ChatGPTはスケジュールやタスクの管理の効率化にも有効です。ToDoリストやタスク、プロジェクト実行までのスケジュールの作成などに活用できます。優先順位付けの指示を出せば、期間ごとにすべきことが明確になります。

スケジュールやタスク管理は、1件あたりにかかる時間が短くても、積み重なると多くの時間をとられるものです。この作業をChatGPTに任せることで、担当者はより専門的な業務に専念する環境が整います。

▼プロンプト例
一週間後の商談に向けて必要なタスクを整理し、優先順位を付けてリスト化してください。

【業界別】ChatGPTで業務効率化に成功した企業事例

ChatGPTは業界を問わず幅広い企業で導入されています。ここでは3つの企業での活用事例を紹介します。

医療業界でAIを導入するポイントや活用事例はこちらの記事をご覧ください。

【金融業界】幅広い業務への利用を期待｜株式会社三菱UFJフィナンシャル・グループ

三菱UFJフィナンシャル・グループは、2023年4月にChatGPTの導入プロジェクトをキックオフしています。この取り組みは行員からの注目度が高く、2023年時点で稟議書の政策アシストや金融レポートの要約など、110以上のユースケースが集まっています（※2）。

事務や営業などの業務に活用することで、一ヵ月の労働時間が22万時間以上削減するとの試算をまとめています（※3）。

2024年10月にはChatGPTの企業向けプラン「ChatGPT Enterprise」の利用開始を発表（※4）。Webブラウジング機能を活用した情報収集をはじめ、コードや設計書の作成、データ分析などの業務に活用する形で実証実験を行う意向です。

【製造業界】アイデアをもとにCM制作｜サントリー食品インターナショナル株式会社

サントリー食品インターナショナル株式会社は、2023年6月6日公開の「GREEN DA・KA・RA やさしい麦茶」のCM制作にChatGPTを活用しています（※5）。

本CMは担当者がChatGPTを利用する中で誕生した“やさしい麦茶宣伝部のAI部長”が中心となっています。AI部長からの起用するキャストの提案やCM案へのフィードバックをもとにCM制作を進めたといいます。

（※5）

キャストが突如バレエダンサーになって高速回転する、回転するドーナツに乗って旅に出るといった演出も含まれており、人手は思いつかないような新感覚なCMとなりました。

製造業界におけるAIの導入事例の詳細はこちらの記事で解説しています。

【教育業界】生徒への個別アドバイスに活用｜株式会社学研メソッド

（※6）

株式会社学研メソッドは、2023年7月に、学研独自の「学習システム（GDLS：Gakken Digital Learning System～）」において、ChatGPTを活用すると発表しました（※6）。

具体的には、生徒一人ひとりの学習履歴や理解度に基づき、最適な学習のアドバイスを行うというものです。各生徒にあわせた個別アドバイスによって、学習の効果を高めることを目的としています。

まずはオンライン学習サービスの「Gakken ON AIR（学研オンエア）」にてトライアルを実施し、生徒の学習体験の向上を目指す意向です。今後は他の事業への展開も予定されています。

教育業界におけるAIの活用の事例や重要性についてはこちらの記事をご覧ください。

ChatGPTで業務効率化を図る際の注意点と対処法

ChatGPTは業務効率化に効果的ですが、利用時には誤情報や情報漏洩のリスクなど、いくつかの注意点があります。そのため、導入前に注意点と対処法を社内で共有し、担当者それぞれがAIリテラシーを高めておくことが欠かせません。

ここからは、ChatGPTで業務効率化を図る際の3つの注意点と対処法を解説します。

情報が正確とは限らない

ChatGPTの出力する情報は、必ずしも正確とは限りません。

基本的にChatGPTは学習データをもとに回答を生成する仕組みですが、そもそも学習した情報自体が誤っているケースがあります

。たとえ信憑性の高い表現がされていても、実は誤った回答かもしれないということです。特に専門的な分野では、事実と異なる内容が含まれる可能性に注意が必要です。

また、ChatGPTはモデルによって学習データの更新頻度が制限されているため、現在の最新情報は反映できません。これまでのモデル別の学習データの制限は以下のとおりです。

モデル	学習データの制限
GPT-3.5	2022年1月
GPT-4	2023年4月
GPT-4 Turbo	2023年4月
GPT-4o	2024年6月
GPT-4.5	未発表（2025年3月現在）

対処法

ChatGPTの誤情報への対処法は、生成された内容に対して、必ず人が事実確認を行うことです。具体的には公式サイトや信頼できる情報と照らし合わせる、専門家から意見をもらうといった方法があります。

事実確認の工程を踏むことでかえって業務負担が増えてしまうと、ChatGPTの導入効果が十分に得られなくなります。こういった状況を避けるために「ChatGPTでは専門性の高い情報収集を避ける」などのルールを定めておくのも手段のひとつです。

情報漏洩のリスクがある

ChatGPTでは、入力した情報が第三者に漏えいするリスクがあります。基本的にChatGPTに入力した情報は、学習データとしてデータベースに蓄積される仕組みです。プランによって入力した情報の取り扱い方法は異なりますが、ChatGPTやChatGPT Plusでは個別に申請をしないと、学習データに使用される可能性が高くなります。

会議の内容や戦略に関する情報、顧客データといった、社内の機密情報を扱う場合は特に注意が必要です。

対処法

対処法として、ChatGPTの活用前に必ず利用規約を確認し、どのようなデータが学習に使用されるのかを理解しましょう。ChatGPTやChatGPT Plusを業務に活用する場合は、「機密情報や個人情報の入力は禁止」といったルールを定めておくのも方法のひとつです。

入力した情報が学習データに利用されないようにするには、API（Application Programming Interface）の活用も挙げられます。APIとは異なるシステムやアプリケーション同士をつなぐ仕組みのことです。ChatGPTが無料で公開しているAPIを使用すれば、入力した情報が学習データに利用されなくなります。

またチーム向けのChatGPT Teamや、大規模な法人向けのChatGPT Enterpriseなどのプランでは、入力した情報が学習データに利用されることはありません。情報漏洩のリスクを軽減したい場合は、ルールや利用方法、プランを検討するとよいでしょう。

著作権侵害にあたる可能性がある

ChatGPTの回答は、著作権の侵害にあたるリスクも考慮しなければなりません。前述のとおりChatGPTは学習したデータをもとに回答を生成します。学習データにはインターネット上で公開されている情報も含まれるため、既存のコンテンツと類似した内容になる可能性があります。

特に長文の文章やプログラミングのソースコードの生成には注意が必要です。ニュース記事や学術論文、既存のオープンソースコードがそのまま回答として生成されているかもしれません。

対処法

対処法はChatGPTの回答をそのまま使い回さないことです。「ChatGPTの回答のコピー&ペーストの利用は禁止」「回答の利用前に校正・編集する」「著作権侵害がないか確認する」といった、運用ルールを定めておくとリスクを防げます。

例えば、ブログ記事などのコンテンツ制作にChatGPTを活用する場合、生成された回答をもとに自社の言葉で書き直し、コピペチェックツールでの計測を行ってから公開する方法が考えられます。

ChatGPTで業務効率化を成功させるポイント

ChatGPTで業務効率化を図るためには、事前準備や効果的な運用方法の把握が重要です。ここからはChatGPTで業務効率化を成功させるポイントを4つ解説します。

効率化する業務を棚卸しする

ChatGPTを導入する前に、効率化すべき業務を棚卸しすることが重要です。これにより、ChatGPTと人の作業範囲が明確になるため、無駄な導入を防ぎ、効果を最大化できます。

まずは、現在の業務フローをリストや表などにまとめて可視化しましょう。そのうえで、商談の準備資料やメール作成などのクリエイティブな業務はChatGPT、商談や交渉、意思決定などの専門性の高い業務は人というように切り分けていくと、効率よく業務範囲を特定できます。

プロンプトを最適化する

プロンプトの最適化も大切なポイントです。その理由は、ChatGPTがプロンプトによって回答の内容に大きく差が出る仕組みのためです。抽象的なプロンプトでは、期待する回答を得られず、かえって業務効率の低下につながる可能性があります。

例えば「食品の新商品のアイデアを出して」という指示では、主食やおかず、お菓子など幅広い商品が提案されます。ターゲットや食品のジャンル、希望するアイデアの個数など具体的な条件をプロンプトに入力することで、より商品開発の目的に則した回答を得られます。

より回答の精度を高めるには、プロンプトの冒頭で「あなたは商品開発部の優秀な部長です」というように役職を指定する方法も有効です。

ビジネス向けのプラン「Team」を活用する

チームで行う業務の効率化を目指す場合は、ビジネス向けのプランとして提供されているChatGPT Teamを活用するのもよいでしょう。

ChatGPT Teamは2024年1月にリリースされた、2名以上のチーム利用に適したプランです。同じく企業向けのプランでも、ChatGPT Enterpriseが大規模企業向けなのに対し、ChatGPT Teamは中小企業をはじめ、チーム・部署単位での導入に適しているといえます。

ChatGPT Teamには共同作業ができるチーム専用のワークスペースや、権限の付与やユーザー管理といった機能が備わっており、チームでの仕事の効率化をサポート。入力した情報が学習データに利用されることもありません。

RPAツールと組み合わせる

ChatGPTをRPA（Robotic Process Automation）ツールと組み合わせることで、より業務効率化の効果を上げられます。

RPAとは、パソコン上で行う一連の作業を、ソフトウェアのロボットによって自動化する技術のことです。あらかじめ現場で行う業務の手順を設定することで自動化を図れます。

ChatGPTとRPAツールはどちらも業務効率化を目的としていますが、特徴や得意分野が異なります。それぞれの主な違いは以下のとおりです。

項目	ChatGPT	RPAツール
主な用途	・文書の作成、要約、翻訳・市場調査、データ分析・プログラミング支援・アイデア創出・出力形式の変更	・文書の作成・データの収集、転記・データの加工、保存・スクレイピング、データ分析・Webやアプリでの操作・データとシステムの連携・アラート配信
得意な業務	クリエイティブな業務	手順が決まっている業務
動作の仕組み	自然言語処理（NLP）を活用し、指示に対して最適な回答を生成	事前に設定したルールや手順に従って、業務を自動化