クリニックの業務効率化8選！受付・看護師・外来業務の改善例を紹介

クリニックの業務効率化は、収益向上や人的リソースの有効活用などにおいて有効です。人材不足が叫ばれる医療業界において、業務効率化は欠かせません。うまく業務改善できれば、患者とスタッフ双方の満足度向上にもつながるでしょう。

そこで本記事では、クリニックで実践したい業務効率化の方法について解説します。おすすめのデジタルツールや業務効率化に成功した事例も紹介しますので、実践してみてください。

クリニックで業務効率化が重視される理由

クリニックで業務効率化が重視される背景には、主に以下の理由があります。

・医療業界における人手不足
・看護師や受付担当者の負担軽減
・業務改善の一環として

ここではクリニックが抱えがちな課題について見ていきましょう。また業務効率化を行わず放置すると、将来的にどういったリスクがあるのかも解説します。

クリニックのスタッフ全員がこうした課題意識を持つと、業務効率化もスムーズに進められるはずです。

医療業界における人手不足

クリニックに限らず、医療業界では人手不足が課題となっています。厚生労働省の推計では、以下のとおり看護職員の不足が示唆されました。

（※1）

現在、政府でも人材の教育や定着化を図るなど対策を講じています。しかし労働人口そのものが減りつつある昨今、人材確保は難しくなっていくでしょう。限られた人手で現場を回す必要があるため、クリニックの業務効率化は欠かせません。

看護師や受付担当者の負担軽減

大きな病院とは異なり、クリニック（診療所）における看護師や受付担当者の業務は多岐にわたります。そのため、常に忙しい状況が続き、スタッフの負担が大きいこともしばしば。結果的に離職へつながる場合もあります。

スタッフの負担を少しでも軽減し、仕事への満足度を高めるためにも、業務効率化は有効です。

業務改善の一環として

業務改善の一環としても、業務効率化は重要です。業務改善を行えば運用にかかる費用が抑えられるだけでなく、以下のとおりさまざまなメリットが期待できます。

・人件費削減
・業務の質向上
・患者の満足度向上　など

また煩雑な業務を洗い出し、職員が課題意識を持つきっかけにもなるでしょう。 一度業務改善のサイクルができれば、継続的にPDCAサイクルを回せる運営体制を実現できます。

クリニック受付の業務効率化方法3選

まずはマルチタスクの多い受付業務から、業務効率化の方法を紹介します。ポイントは、以下の3つです。

・電話対応の削減
・手書き・アナログ業務の削減
・医療事務の代行サービスを利用

それでは詳しく見ていきましょう。

電話対応の削減

クリニックの受付業務は、電話対応が多くなる傾向にあります。他のことをしているときに電話が鳴り、業務を中断せざるを得ない、といった場面も多数。また電話の内容によっては、かなりの拘束時間になるケースもあります。

こうした状況を防ぐためにも、できるだけ電話がかかってこない、下記のような体制構築が重要です。

・Web予約システムの導入
・Web問診票の導入
・よくあるお問合せについてはホームページ上に記載（張り紙を掲載）
・ホームページにチャットボットを導入
・自動会計システムの導入　など

特にクリニックでは予約や順番取りの電話が多い傾向にあります。Web上で予約できる体制を作れれば、煩雑な電話対応からも解放されます。

手書き・アナログ業務の削減

手書きやアナログ業務を削減することも、受付業務の効率化につながります。たとえば手書きの問診票や、紙で保管されている保険証のコピーなどです。

こうした業務は伝達ミスや紛失が起こりやすいうえ、作業にも時間がかかります。

情報伝達はできるだけデジタル化していくことで、所要時間も精度も改善されるでしょう。具体的には、以下の業務効率化対策がおすすめです。

・Web問診票の導入
・患者データのデジタル化
・院内用のインカムやスマホの導入　など

ペーパーレス化を進めれば、受付周りが物理的にもすっきりします。

医療事務の代行サービスを利用

人件費がボトルネックとなっている場合、クリニックで直接雇用するのではなく、医療事務の代行サービスを利用するのも一つの手段です。

医療事務代行サービスの料金相場は、月5〜10万円ほどです。そのため、正社員を一人雇うよりも大幅にコストカットできます。

またレセプト作成1件で100円、といったように必要な分だけ依頼できるサービスもあり、費用に無駄がありません。代行サービスに登録しているスタッフは経験者がメインとなるため、即戦力をアサインできるのも魅力です。

看護師・医師の業務効率化5選

看護師や医師の業務効率化のポイントは、主に以下のとおりです。

・マニュアルを作成
・人材マネジメント体制の構築
・医療器具や資料の保管場所の見直し
・院内動線の見直し
・業務内容・分担の見直し
・業務を同時進行で実施
・業務環境の見直し

看護師や医師の本来の仕事は、患者の診察や処置です。しかし実際にはカルテ作成や診察準備などで、本来の仕事が圧迫されることもあります。

業務効率化を行えば患者と向き合う時間が増え、より多くの新患を迎えることも可能です。

マニュアルを作成

マニュアルの作成は、業務効率化の第一歩です。業務改善の進んでいない現場では、「どこから手を付ければ良いか分からない」状態になっていることが多いでしょう。

マニュアルを作成すると必然的に業務内容を洗い出すため、業務を可視化できます。これにより誰が何をしているかを把握でき、より効率の良いやり方を模索できます。

またマニュアルを作れば、業務が属人化している状況も解消でき、状況に応じた人員配置の変更や新人教育の手間も省けます。

人材マネジメント体制の構築

人材教育に注力するのも、業務効率化の一つです。具体的には以下のとおり。

・新人看護師には上司による研修を実施する
・専任メンター制度を設ける
・外部研修に参加する
・人材の評価基準を設ける など

一人ひとりの知識やスキルが向上すれば、ミスや質問に割く時間が減ります。また人事評価やマネジメント体制が整えば、スタッフのモチベーションも高まるでしょう。

医療器具や資料の保管場所の見直し

医療器具や資料の保管場所を見直すだけでも、業務効率化につながります。たとえば頻繁に使用する計測器具は処置室の近くに配置する、といった工夫をしましょう。

看護師や医師がよく探すものについては、見やすい場所に整理してラベリングするのが効果的です。

処置や治療の準備にかかる時間は、意外と多いもの。こうした準備の時間を減らすことで、より患者と向き合う時間を多く確保できます。

ただし、変更後はミスが生じやすくなるため注意が必要です。スタッフ全員への周知に加え、ラベリングを行うなどして変更箇所を分かりやすくしましょう。

院内動線の見直し

院内動線の見直しも、クリニックの業務効率化におすすめです。院内での移動にかかる時間は、意外と多いもの。

院内の狭い通路でスタッフが鉢合わせることも多く発生します。こうした移動の障害となる動線は、積極的に改善していきましょう。

紙のカルテを電子に変え、物理的にスペースを空けるのも一つの手です。スタッフ全員がスムーズに動けるようになれば、業務も円滑に進むでしょう。

業務内容・分担の見直し

特定の医師や看護師の勤務時間過多が問題視されている場合、業務量が偏っていないか見直しを行いましょう。残業が多い場合、本人の業務の進め方だけでなく分担に問題がある可能性もあるためです。

またスタッフにはそれぞれ、適性や相性があります。定期的に配置をローテーションしてより効率の良い人員配置を探るのも良いでしょう。

一人が幅広い業務をこなせるようになれば、欠員が出たときのリスクヘッジにもつながります。

業務を同時進行で実施

マルチタスクを行える体制にするのも業務効率化の一つです。たとえば、1人の患者が計測をしている最中に、次の患者の準備をするなど。

看護師や医師の人数が限られるクリニックだからこそ、こうした業務上の工夫が必要です。出てきたアイデアはトップダウンで決めるのではなく、現場から募ると現実的なアイデアが出て良いでしょう。

ただし、マルチタスクを実施すると注意が散漫になります。そのため、安全性が損なわれない範囲で進めることを意識しましょう。

業務環境の見直し

看護師や医師が働きやすい環境を整えるのも、業務効率化の一環です。たとえば休憩時間を十分に確保することで、スタッフがしっかりと休息を取れます。業務にもメリハリが付き、パフォーマンスも向上するでしょう。

また、休憩室に十分な広さや設備を確保するといった施策もおすすめです。アンケートや意見箱などの形式でアイデアを募れば、環境整備に役立ちます。

このようにスタッフの心理や要望にも目を向けるのが、クリニックにおける業務効率化のポイントです。結果的にモチベーションを高め、離職率低下につながります。

クリニック全体の業務効率化に便利なデジタルツール

クリニックの業務効率化には、デジタルツールの活用がおすすめです。ここからは、下記のツールについて解説します。

デジタルツール	概要	こんなクリニックにおすすめ
電子カルテ	診療情報をデジタル管理するシステム	手書きのカルテを使っているカルテの出し入れが多く保管場所のせいで院内が狭い
オンライン予約システム	ホームページなどオンライン上で予約が取れるシステム	予約の電話が多い電話対応が多く受付担当者がほかの業務に当たれない
Web問診票	Web上で問診票を集計するシステム	紙の問診票を使っている問診票の記入漏れや読み取りミスなどが頻発している
自動精算機	会計を自動で行うツール	会計に時間がかかっている会計の待ち時間に対して悪い口コミを書かれたことがある
レセコン・レセプトチェックソフト	診療報酬明細書を作成するためのツール	診療報酬明細書を手書きしている診療報酬明細書の作成に時間がかかっている
RPAツール	あらゆるパソコン上の業務を自動化するツール	パソコン上で行う事務作業に時間がかかっている既存システムを変えずに業務効率化したい

こうしたツールは、あらゆるコミュニケーションコストの改善やミスの軽減に貢献します。導入費用はかかるものの、長期的な目線で見れば人件費の削減にもつながるでしょう。

ぜひクリニックで導入できそうなものがないか、チェックしてみてください。

電子カルテ

電子カルテは、デジタルデータとしてカルテを保存しておけるシステムです。紙のカルテを電子に変えることで、以下のメリットがあります。

・情報伝達がスムーズになる
・記入・読み取りミスが発生しにくくなる
・保管スペースを必要としない
・データの分析や集計がしやすい など

ペーパーレス化が進んでいないクリニックでは、まずカルテの電子化から進めてみることをおすすめします。

オンライン予約システム

オンライン予約システムは、予約の受付や変更、キャンセルをオンラインで行えるシステムです。患者が自ら予約するため、受付担当者の業務量が大幅に削減できます。

・24時間365日予約を受け付けられる
・窓口業務の負担が減る
・聞き間違いなどの伝達ミスが発生しにくい
・予約状況の更新作業が不要
・クーポンや割引などのキャンペーンなども活用しやすい など

またクリニックの開院時間に関係なく予約を受け付けられるため、機会損失しにくいのもメリットの一つです。システムによってはクーポンの配布やキャンペーンを適用できるものもあります。

Web問診票

Web問診票は、Web上で問診を完結できるシステムです。受診前に患者が自らオンライン上の問診票に回答することで、回答が自動的にクリニック側へ送信されます。

これにより、問診票の記入を待つ時間や回収・読み取りにかかる手間を削減できるのが魅力です。ほかにも、下記のメリットがあります。

・問診票の案内や回収にかかる時間が削減できる
・手書きによる記入漏れや誤字・読み取りミスを防げる
・患者の待ち時間を短縮できる なと

クリニックだけでなく患者側にもメリットがあるため、満足度の向上にもつながります。

自動精算機

自動精算機は、会計業務を効率化します。なかにはクリニック向けで電子カルテやレセプトコンピュータと連携できる製品も少なくありません。

・請求金額の間違いがなくなる
・会計の待ち時間を短縮できる
・レジ締め作業が簡単になる など

会計業務が省略されるだけでも、受付業務は大幅に削減できます。電子マネーやQRコード決済に対応した製品を導入すれば、現金を持たない若年層患者の満足度も高まるでしょう。

レセコン・レセプトチェックソフト

レセコンとは、レセプトを作成するレセプトコンピュータの略称です。「医療事務コンピュータ」や「医事コン」と呼ばれる場合もあります。

レセプトには、通常カルテの内容をもとに診療内容を入力する必要があります。しかし電子カルテとレセコンを連携させることで、この作業が不要になるのです。

また保険点数の自動計算、記入データの点検なども行います。レセプトチェックソフトも同様に、計算やデータチェックを行うツールです。

レセコンを導入する場合、通常150万円前後の初期費用がかかります。しかし、レセプトチェックソフトのみであれば月数千円で利用できるものもあります。

RPAツール

RPAツールとは、ロボットによりあらゆるパソコン上の業務を自動化できるツールです。たとえばデータ入力や点数計算、カルテ管理など。

業務内容や課題に合わせてロボットを開発するため、必要な部分だけ無駄なく自動化できるのがポイントです。電子カルテやそのほか既存ツールと連携して、業務を自動化できるRPAも数多くあります。

RPAのロボット開発は通常購入者が自ら行います。しかし「ITの知識がないから不安」という方もいるでしょう。そのような場合は、「BizRobo!」の利用がおすすめです。

BizRobo!は直感的な操作画面と、医療現場での導入実績が多数。RPAツール「BizRobo!」の事例については、下記記事で詳しく紹介しています。

クリニックの業務効率化はメリットが多数

クリニックの業務効率化には、さまざまなメリットがあります。特に以下のメリットは、クリニックの経営状況にも大きく影響するポイントです。

・残業や休日勤務を大幅削減
・スタッフの負担を軽減・満足度向上
・新患対応数の拡大にも貢献

ここからは実際にBizRobo!を導入し、業務効率化に成功したクリニックの事例を紹介します。

残業や休日勤務を大幅削減

浅川学園台在宅クリニックは訪問診療に対応しており、院長は土日を使って「訪問看護指示書」など書類の作成をしていました。

この状況を改善すべく、BizRobo!を導入。ロボットが書類作成の下準備を自動で行うようになりました。

これにより、毎月13時間程度の休日出勤をしていた業務が、約3時間で完了できるようになりました。院長の業務にも余裕が生まれたとのことです。

スタッフの負担を軽減・満足度向上

いしが在宅ケアクリニックでは事業規模の拡大とともに、スタッフの過重労働を防ぐための環境整備に力を入れています。質の高い医療サービスの提供には、働く側の生活環境の充実も大切だとし、BizRobo!を導入。

そして速さと正確さが同時に求められる請求業務から、BizRobo!を活用することになりました。

BizRobo!を導入してからは、請求書作成にかかる業務が約6分の1に削減。さらに「訪問看護指示書の作成」も自動化し、業務時間を約5分の1に短縮することに成功しました。

これによりスタッフの業務は最終チェックのみとなり、急いでミスなく作業しなければならないプレッシャーから解放されたとのことです。

新患対応数の拡大にも貢献

磐田メイツ睡眠クリニックでは、予約患者の睡眠データの事前準備といった定型作業が業務を圧迫していました。そこでBizRobo!を導入し、定型作業を自動化。

これにより、月40時間かかっていた作業が1時間に短縮できました。その分患者対応に割ける時間が増えたため、技師たちからも喜ばれたそうです。

さらに時間に余裕ができたことで、新患の受け入れもしやすくなったのだとか。2〜3か月待ちだった新患予約が、今は3週間程度に短縮されたそうです。

クリニックの業務効率化にはBizRobo!

BizRobo!は、多くのクリニックで導入されているRPAツールです。業務効率化だけでなく、治療の質向上や収益向上などの課題にも対応します。

SNS認証を取得しており、セキュリティ性も高いのが特長です。さらにITの知識がなくてもロボットを開発しやすい、直感的な画面構成や操作感が魅力。

一つのライセンスでロボットを開発し放題のため、小さい業務効率化から徐々に活用の幅を広げられます。夜間の稼働もできるため、翌日の準備などにも便利です。

病院・クリニックの導入実績多数

BizRobo!は病院やクリニックでの導入実績が数多くあります。その強みを生かし、医療機関における「RPA対象業務リスト」を選定。業務の洗い出しと選定をすぐに実行可能です。

「何の業務から自動化すれば良いか分からない」「RPAでどのような業務が自動化できるのか分からない」このような場合でも、スムーズに業務効率化できるのがポイントです。

幅広い課題を解決

BizRobo!はクリニックにおける幅広い課題を解決します。たとえば入力業務の自動化およびミスの予防、チェック業務や分析など。単に一つのシステムを導入するだけでは解決できないような、多くの課題に対応可能です。

また、下記のように幅広いツールとの連携もできます。

・HOPE LifeMark-SX
・MI・RA・Is/AZ（ミライズエーズィー）
・エムスリーデジカル
・Qualis（クオリス）
・Medicom-HRV
・Dynamics
・セコムOWEL
・モバカルネット
・girasol
・病院ダッシュボードχ(カイ)  など

既存のシステムを変えることなく、業務を自動化できるのもBizRobo!の強みです。

まとめ

BizRobo!は、クリニックの業務効率化に最適なツールです。とくにパソコン上の定型作業や事務作業が煩雑化している現場においては、大きな効果を発揮します。

導入後は専任スタッフが24時間体制で伴走するため、万が一のときも迅速に対応可能です。無料お試し期間も活用し、ぜひBizRobo!の操作感をお試しください。

【参考】

※1 医療従事者の需給に関する検討会 看護職員需給分科会 中間とりまとめを加工し作成