BizRobo! ブログRPA関連のお役立ち情報をお届けします
いいね 0
読み込み中...生成AIは、ビジネスにおいてあらゆる業務の効率化に役立ちます。
たとえばメールを送る際、生成AIを活用すれば一瞬で格式高く丁寧な文章や柔らかい文章などを生成できます。ほかにも調べ物やデータの分析、アイデア出しなどさまざまな場面で生成AIは業務をサポートしてくれるでしょう。
生成AIを正しく活用すれば、業務効率やパフォーマンスも飛躍的に向上します。創造性を求められない定型業務に、多くの時間を割く必要もありません。
そこで本記事では、生成AIの活用事例を紹介。具体的な日本企業の取り組みや、今すぐ使える無料のおすすめ生成AIも紹介します。
目次
生成AIによる業務効率化とは
生成AIとは、AI（人工知能）が文書や画像、動画などさまざまなコンテンツを生成する技術です。
AIはデータを学習し人間の思考を模倣できます。そのため、人間が作り出したものに近いコンテンツを短時間で生成できるのが特長です。
これまで業務の自動化は、定型的なルーティンワークが主な対象とされてきました。しかし生成AIの登場により、マニュアル化のできない、より高度な業務も自動化が実現しつつあります。
総務省の統計によれば、生成AI市場は今後、世界規模で拡大していくとされています。
（※1）
生成AIを活用した業務効率化は、日本国内でも今後より一層主流となっていくでしょう。
生成AIで効率化できる業務
生成AIで効率化できる業務は、以下のとおり幅広くあります。
・顧客対応
・メールや営業資料などの文章作成
・資料作成
・プロモーション製作
・システム開発・保守
・マーケティング
・企画・開発業務
このほかにも、生成AIは活用方法次第で大幅に業務負担を軽減してくれるでしょう。では、それぞれの活用例を紹介します。
顧客対応
生成AIを使えば、顧客からの問い合わせ対応を自動化できます。たとえば、Webサイト内に「AIチャットボット」を導入する企業は少なくありません。
これは顧客がチャット形式で聞きたいことを打ち込むと、生成AIが適切な返答を自動で返すというものです。
生成AIは過去の顧客とのやり取りを学習しており、膨大なデータベースの中から相手の求める回答を探し、文書を整えて提示します。
これにより問い合わせの一次対応が自動化ができ、コールセンターやカスタマーサポート部門の人件費を大幅に軽減できます。
またクレーム対応なども生成AIに任せれば、スタッフの精神的な負担も軽減できるでしょう。
メールや営業資料などの文章作成
生成AIはテキストの生成が得意です。そのためメールの文章や営業資料などの作成にも役立ちます。
たとえばオープンソースの生成AIに対して以下のように指示を出せば、自分の作成したメール文をブラッシュアップしてくれます。
・「この文章をもっと丁寧にして」
・「この文章を正しい敬語にして」
・「取引先へお願いする文章テンプレートを作成して」など
もちろん、一から文書を作成することも可能です。
また、生成AIは長い文章の要約にも役立ちます。アイデアベースのメモや議事録を簡潔に要約し、資料にまとめる際にも便利です。
資料作成
生成AIによれば、見やすくデザイン性の高い資料もすぐに作成できます。たとえば以下のような資料に活用可能です。
・プレゼンテーションのスライドデザイン
・資料のアウトライン・見出しキャッチコピー
・グラフ
・集計表
・資料に差し込む画像 など
このように生成AIは、あらゆるクリエイティブの作成に適しています。作成者にデザインセンスがなくても、問題ありません。
近年ではデータを読み込ませるだけで、自動的に見栄えの良いレポートを作成できる生成AIも登場しています。
プロモーション製作
生成Iは、企業のプロモーションに使用する下記の製作にも役立ちます。
・商品キャッチコピーアイデア
・広告バナーデザイン
・LPなどプロモーションサイトに使用する画像
・プロモーション動画
・プロモーション漫画
・プロモーション動画に使用するイメージBGM
・ナレーション音声 など
イラストから動画、音楽と、生成AIはさまざまなコンテンツを生成できます。うまく活用すれば、デザイナーやイラストレーターの外注費用を大幅に抑えられるでしょう。
システム開発・保守
自社用にシステムを開発する際も、生成AIは便利です。生成AIにプログラミング言語を学習させれば、誰でも簡単にプログラムを組んでシステム開発を行えます。
システム開発の内製化に成功すれば、社内でIT人材を育成するコストや、外注のコストもかかりません。ローコストかつ短時間で、自社に合ったシステム開発が可能です。
マーケティング
情報のリサーチや分析も生成AIの得意分野です。たとえば競合調査や市場調査など。さらに、リサーチで得られたデータを分析する作業にも活用できます。
マーケティングは多くの顧客データや市場の数値などを追う必要がある業務です。そのため、人の手で地道に行うには限界があります。
そこでビッグデータの取り扱いに長けた生成AIを活用することで、より網羅的かつ精緻な洞察が得られるでしょう。
企画・開発業務
生成AIはアイデアを出すことにも長けています。たとえば、以下のようなアイデア出しに便利です。
・商品名
・商品コンセプト
・商品キャッチコピー
・訴求効果の高い商品パッケージ
・製造技術の改善・新規開発 など
業界トレンドを学習させれば、流行に合った商品やコンセプトを提案してくれます。
生成AIで業務効率化する手順とポイント
ではここから、生成AIを使って業務効率化する手順とポイントを見ていきましょう。
| ステップ | ポイント |
|---|---|
| 課題の抽出 | 経営上の課題に加え、現場の職員や管理者の立場からも業務に関する課題感を募るそれぞれの背景や要因を仮説として検討するより緊急度が高く、なおかつ生成AIにより自動化がしやすいものから改善に取り組む |
| 目標を設定 | どの程度の改善を目指すのか、数値で表す例：60分かかっているタスクを10分に短縮する 等 |
| 生成AIの選定 | まずは必要な機能から、ジャンルを検討例：画像認識AIなのか、文章生成AIなのかなどその後商品を選定必ず複数の製品を比較し、できるだけ試用する |
| 教師データの準備* | 生成AIに学習させるデータを用意するAIは本データをお手本として学習するため、データは高品質でなおかつ大量にあると良い |
| 生成AIのトレーニングと調整* | 教師データを生成AIに学習させる試しに学習状態をアウトプットさせ、その品質から適宜調整を加える |
| 試験運用と調整* | 試験的に実際の現場で稼働させるこの際万が一トラブルが起きても対処できるよう、スモールステップで実施する |
| 本格運用 | 本格的に運用をスタートする稼働後も、適宜調整を加えながら作業品質の向上を目指す |
*生成AIの種類によってはこのステップは不要です。
なお生成AIには、いくつかのリスクがあります。具体的には、以下のとおりです。
・教師データが低品質だと、作業品質も下がる
・教師データの著作権や所有権には注意が必要
・社内データを扱わせる場合、セキュリティ対策が重要
生成AIの学習は、教師データをもとに行われます。そのため、教師データそのものが間違っていれば生成AI自体も間違った情報を出力してしまいます。
たとえばインターネット上の情報を学習させて文章や分析レポートを出力する際、ファクトチェックは必要です。
また自ら教師データを用意する際は、教師データの著作権や所有権に注意しましょう。たとえば自社のキャラクターを生成するために、有名クリエイターのイラストを無断で学習させるのはNGです。
社内情報の取り扱いにも、注意しましょう。
生成AIによる業務効率化で求められること
業務効率化に生成AIを導入する場合、以下のポイントが求められます。
・生成AI導入のためのスキルアップと学習
・生成AIを活用したDX戦略の確立
前提として、一定の知識やスキルがなければ生成AIを使いこなせません。そのためにも、外部研修への参加や資格取得の奨励など、全社的に学習機会を創出しましょう。
また生成AIのメリットを最大化するには、生成AIの活用を前提としたDX戦略の確立が重要です。
業務単体をAIに任せて置き換えるだけでなく、そこで得た余剰時間や知見を経営戦略にも活かしましょう。
今すぐ業務効率化に使える無料生成AI
ではここから、今すぐ業務効率化に使える無料生成AIを紹介します。今回紹介するツールは、以下の3つです。
| 生成AIの種類 | 機能 |
|---|---|
| ChatGPT | ・文章・テキストの生成・要約 ・翻訳 ・プログラミングコードの作成 ・文章の校正・校閲 ・画像の生成データ集計・整理 など |
| Gemini | ・Google Workspaceとの連携 ・文章・テキストの生成・要約・翻訳 ・プログラミングコードの作成 ・文章の校正・校閲画像の生成 ・データ集計・整理 など |
| Microsoft Copilot | ・Microsoft office各種サービスとの連携 ・表や図・画像の作成 ・文章・テキストの生成・要約 ・データの解析リアルタイム翻訳 など |
上記の3つは生成AI初心者にも使いやすく、マルチな機能で幅広い活用法が検討できます。
ChatGPT
ChatGPTは、誰でも無料で使えるチャット型の生成AIです。チャットを送る感覚で指示を打ち込むと、それに返信する形で指示に応えてくれます。
たとえば取引先に日程調整を依頼する際のメール文の作成も、以下のとおり。
（※2）
ChatGPTはテキストの生成に優れており、商品キャッチコピーの候補提案や文章の要約にも便利です。
Gemini
GeminiはGoogleが開発した生成AIです。ChatGPTと同様、テキストやプログラミングコード、画像の生成に長けています。
加えて、GeminiはGoogle Workspaceと連携できるのが特長です。連携すると、以下のとおり機能が大幅に拡張できます（※3）。
（※4）
たとえばGeminiから、Gmailやドキュメント・ドライブを横断してデータを検索することもできます。
Goole Meetでの打ち合わせ内容をリアルタイムで翻訳したり、要約してくれるのもうれしい機能です。Google Workspaceを活用している企業は、ぜひご活用ください。
Microsoft Copilot
Copilotは、Microsoftの各種サービスと連携できる生成AIです。ChatGPTやGeminiと同様、テキストや画像の生成に加えてMicrosoftの提供するツールの利用を効率化します。
たとえば以下のような便利機能があります。
・Wordでの文書作成を自動化
・Wordで作成した文章からPowerPoint資料を作成
・Excelのデータを分析
・Outlookメールの内容・ スレッドを要約
・Teamsでの打ち合わせ内容を自動で要約
・Formsのアンケート内容を自動作成 など
（※5）
Microsoftの提供するツールを活用している企業には、とくにおすすめの生成AIです。
生成AIで業務効率化に成功した事例5選
ではここから、生成AIを活用して業務効率化した企業の事例を紹介します。
・パルコ
・アサヒビール
・メルカリ
・パナソニック
・大林組
上記の企業では、生成AIを経営戦略に取り入れ、大幅な業務効率化に成功しました。活用事例の参考として、ぜひご覧ください。
パルコ-生成AIでCMを制作
大手百貨店「パルコ」は2023年冬のファッション広告で、生成AIを大々的に活用。ムービーやナレーション、音楽に至るまでをすべて生成AIで制作しました。
実際のモデルや撮影チーム・楽曲制作を必要としないため、人件費を大幅にカットできます。さらにCMをすべて生成AIで作るというチャレンジングな取り組みは、一躍話題に。
デジタルメディア協会主催の「デジタル・コンテンツ・オブ・ジ・イヤー’23／第29回 AMD Award」で、年間コンテンツ賞「優秀賞」を受賞しました（※6）。
これにより広告としての成果も十分に得られ、時代の先端を行く試みは大成功したといえます。
アサヒビール-生成AIで情報検索を効率化
アサヒビールでは、社内情報検索システムに生成AIを活用しました。
これまでは膨大な情報がさまざまな場所に散在しており、情報検索に多くの社員が時間を費やしていたそう。
そこで生成AIを用い、あらゆる情報元を横断してリサーチできるシステムを開発。PDFやPowerPoint、Wordなどさまざまな形式のデータ検索にも対応します。
さらにファイル名だけでなく、ファイル内の文章、画像を含めて複合的な検索が可能。ヒットした情報は生成AIが要約し、分かりやすく検索者に伝えられます（※7）。
これにより、社員があちこちフォルダを開いてデータを探す時間を大幅に削減しました。
メルカリ-生成AIが商品名を提案
フリーマーケットアプリ「メルカリ」では、アプリに生成AIを導入しました。メルカリの試算によると、売りたい意向はあるものの未出品のユーザーが3,600万人もいるそう。
これを受けて、より出品の難易度を下げるために生成AIによるアシスト機能を搭載しました。
具体的には、出品する画像をアップロードすると、生成AIが商品名や説明文を自動で提案してくれるというものです。
これにより、面倒だった出品がわずか3ステップで実現可能になりました。今後は出品カテゴリーにも生成AIの判定を用い、できるだけ出品の手間を省いていくとしています（※8）。
パナソニック-商品設計に生成AIを活用
パナソニック ホールディングス株式会社は、商品設計に生成AIを活用しました。生成AIを用いたのは、電動シェーバー「LAMDASH（ラムダッシュ）」シリーズのモーター部分です。
モーターに生成AIを活用したことで、熟練の技術者が設計したものより15％出力を向上させることに成功（※9）。
（※10）
これにより、濃く太いひげも今まで以上にしっかり剃れる商品が誕生しました。
大林組-生成AIが建物のデザインを提案
建築会社の株式会社大林組では、建物のファサードデザイン*の提案に生成AIを活用しました。（*正面から見た外観デザインのこと）
建築設計の初期段階では、顧客の要望や周辺環境、建築法などさまざまな観点からファサードデザインを用意します。
またこのデザインは、スケッチや3Dモデルなど形式も複数パターンあるのが特長。そのため、人の手による作成は時間がかかります。
そこで米国シリコンバレーのSRI International（SRI）と共同で、スケッチや3Dモデルからさまざまなファサードデザインを提案できるAI技術 AiCorb（アイコルブ）を開発。
設計用プラットフォームと連携し、複数のファサードデザインを瞬時に出力できるようになりました（※11）。
生成AIは使い方次第で大幅な業務効率化に貢献
生成AIは活用方法次第で、大幅な業務効率化を実現できます。また、生成AI×RPAといった形で、ほかのツールと連携させるとより一層大幅な業務効率化が実現できるでしょう。
RPAツールの中でいえば、オープン株式会社の提供するRPAツール「BizRobo! Lite」がおすすめです。ノンIT人材でも簡単に使える使用感に加え、AIとの連携も可能です。
自動化したい定型業務が多くある場合や、AIの活用の幅を広げたい場合は、ぜひご活用ください。
BizRobo! OCR with AI insideで業務効率化を加速
「紙の資料が多く、ペーパーレス化もうまくいっていない…」「会社単位で生成AIを活用していきたい」
このような場合は、BizRobo!OCRがおすすめです。BizRobo!OCRは、生成AIによる文書読み取り機能とRPAが一体化したツールです。
紙で送られてくる帳票や資料をデータ化し、それらを保存・入力・整理するといった作業を自動化できます。
紙の情報を生成AIでデータ化
BizRobo!OCRは、紙で送られてきた情報を生成AIでデータ化します。紙の資料をスキャンしてファイル名を付け、保存するといった作業を省略できるのが特長です。
読み取り精度が96.71%と、高い水準なのもポイント。癖の強い文字や手書きと活字が混在しているような文書でも、ディープラーニングや住所データベースを用いた補正により正確に読み取ります。
文字が重なっていたり、スキャン時に消えてしまっても高精度で読み取れるため、読み取り内容が間違うリスクを低減できます。
RPAで転記や入力作業まで自動化
BizRobo!OCRはRPAとしての機能も兼ね備えています。
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略語です。定型作業をロボットが自動で実行するツールを指します。
そのため、読み取り後のアクションもあわせて自動化できるのが特長です。
・読み取った資料を適切な場所に保管する
・読み取った資料に名前を付ける
・読み取った内容を社内システムに入力する
・読み取った内容を別の場所に転記する
・読み取った資料を添付し適切な担当者へ転送する など
はじめてでも安心の操作感とサポート
BizRobo!OCRは、直感的に使いこなせる操作感も魅力の一つです。情報・システムの専門部署がない企業でも使いこなせるよう、画面デザインや操作方法が工夫されています。
ロボットに特定の指示を出す際も、マウス操作で直感的に操作が可能。さらにスタッフによる365日の遠隔サポートも付帯しているため、スムーズにご利用を開始できます。
まとめ
生成AIは業務効率化において、非常に便利なツールです。活用方法次第では、大幅に業務時間やコストを削減できるでしょう。
また、RPAなどのツールと組み合わせて活用するのもおすすめです。BizRobo!OCRなら、はじめから生成AIとRPAの機能が備わっています。
月額3万円と低コストで導入できるため、まずはトライアルでその実用性をお試しください。
【参考】
※1 「第Ⅱ部 情報通信分野の現状と課題」を加工し作成
※2 「ChatGPT」を加工し作成
※3 「Gemini」を加工し作成
※4 「Gemini アプリに Google Workspace のアプリとサービスを接続する」を加工し作成
※5 「Microsoft 365 Copilot の概要」を加工し作成
※6 「「HAPPY HOLIDAYS広告」が、AMDアワードで「優秀賞」を受賞」を加工し作成
※7 「生成AIを用いた社内情報検索システムを導入 研究所を中心に9月上旬から試験運用を開始 商品開発力強化やグループ間のイノベーション創出を目指す」を加工し作成
※8 「メルカリ、“3タップ”で出品可能に タイトルや説明、価格をAIが入力」を加工し作成
※9 「人知を超えた構造のモーターを生んだパナソニックのAI、熟練者を凌駕」を加工し作成
※10 「ラムダッシュPRO 6枚刃 特長」を加工し作成
※11 「建築設計の初期段階の作業を効率化する「AiCorb®」を開発」
おすすめ資料
-
-
おすすめ記事
