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業務効率化

オフィスの業務効率化アイデア9選！環境改善グッズや成功事例もご提案

2024.06.26

2024.06.24

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生産人口が減りゆく昨今、企業が市場で生き残っていくためにはオフィスの業務効率化が必須です。

オフィス業務を効率化する方法は、主に2パターンあります。それは環境を改善する方法と、業務自体を改善する方法です。双方を改善することにより、業務効率化の効果がより実感できるでしょう。

そこで本記事では環境、業務内容それぞれについて、業務効率化に役立つアイデアを紹介します。バックオフィス業務の効率化に成功した事例も複数紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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オフィスの業務効率化は重要

下記図のとおり、日本の人口は年々減少傾向にあります。

（※1）

2005年からは死亡数が出生数を下回り、とくに生産人口の減少は顕著です。こうした状況を踏まえ、企業は今後限られたリソースで売上を伸ばしていくことが求められます。その一環として、業務効率化は必須です。

業務効率化を推進することが競争力の強化や、競合との差別化にもつながります。

業務効率化すべきオフィスの特徴

業務効率化に取り組むべきオフィスは、このような特徴があります。

・業務フローが滞る
・オフィスが雑然としており整理整頓ができていない
・探し物が多発する
・定時後もオフィスに残る従業員が多い
・オフィス内の行き来が多い
・オフィス内で人がぶつかることが多い
・オフィスが静かすぎる、またはうるさすぎる
・オフィスに閉塞感がある、または広すぎる
・会議の場所取りに手間取る
・従業員がオフィス環境にストレスを感じている

上記に当てはまる場合、業務効率化に取り組むことでより生産性が向上する可能性が高いといえます。

オフィスでの業務効率化の効果

オフィスで業務効率化に取り組むと、以下のような効果が得られます。

・経費削減
・生産性向上
・業務の均質化
・従業員の心身の健康を促進
・企業イメージのアップ
・優秀な人材の確保

こうした効果を周知してから業務効率化に取り組むことで、従業員のモチベーションもより高く維持できるでしょう。

経費削減

業務効率化を進めると、少ないリソースで現在と同じかそれ以上の成果を実現できます。たとえば機械やソフトウェアにより事務作業を自動化すれば、人件費が削減できるでしょう。

さらに社内の書類をデータ化し、ペーパーレス化を推進すればコピー用紙やインク代などの消耗品費も削減できるはずです。

生産性向上

業務効率化を進めると、業務を遂行するコストが減るだけでなく、生産性も向上します。たとえば営業部門の事務作業を削減して余剰時間を創出できれば、新規開拓や既存顧客のフォローなど、新たな売上につながる営業活動が行えます。

ムダを省き、生産性を上げる、それが業務効率化のポイントです。

業務の均質化

業務効率化を行うと、人によってバラつきがあった業務が均質化できます。たとえば業務効率化の一環として、作業マニュアルを作成したとしましょう。すると新人教育や質問にかかる時間が削減できるだけでなく、人為的なミスの発生も防げます。

これにより「この人しかできない」仕事を減らし、従業員の業務を均質化できるのです。

従業員の心身の健康を促進

オフィスの業務効率化には、従業員にとって「働きやすい環境」の実現も含まれます。たとえば業務効率化によって残業時間が減れば、従業員の精神的な負担だけでなく肉体的な健康にもつながります。

ある研究では主体的な活動が従業員のワクワク感を促し、それがワーク・エンゲージメントにも良い影響をもたらすといった結果が出ています（※2）。

こうした従業員の心理も考慮した業務効率化の施策を検討すれば、より一層高い効果が期待できるでしょう。

企業イメージのアップ

オフィスの業務効率化は会社のためでもあり、従業員のためでもあります。たとえばフロア内の動線や風通しの改善は、生産性を向上するだけでなく従業員にとっても嬉しい取り組みといえるでしょう。

おしゃれで機能的なオフィスで効率よく働けるとなれば、従業員たちのモチベーションも上がります。さらに、ステークホルダーや求職者からのブランドイメージも良くなるでしょう。

優秀な人材の確保

業務効率化により残業時間を減らすといった取り組みは、優秀な人材を確保することにもつながります。非効率な業務やムダ、ムラをそぎ落とし、効率的に働ける職場は求職者にとって魅力的です。

高い生産性を実現し、利益を従業員に還元できるタフな企業体制を整えれば、より一層人材確保において有利になるでしょう。

【オフィス環境編】業務効率化・改善アイデア4選

では実際に、オフィスの業務効率化に役立つ改善アイデアを見ていきましょう。まずはオフィスの環境そのものにアプローチするアイデアを紹介します。

オフィス効率化グッズの導入
オフィスの動線見直し
オフィス家具や機器の変更
オフィスのリフォーム・移転

環境を見直すだけでも、業務の質や生産性は劇的に変わります。「なんとなくオフィスの雰囲気が悪い」「社員の活気がない」このような場合は、ぜひ環境の見直しを検討してみてください。

①オフィス効率化グッズの導入

まずはオフィス効率化グッズの導入です。以下のようなグッズを導入するだけでも、従業員の仕事環境がより快適になります。

オフィス効率化グッズ	備考・メリット
デスクボード	デスクトップパソコンのディスプレイを乗せるボード内部にキーボードを収納でき、机を広く使える
ホワイトボード付きパーテーション	隣のデスクを仕切るパーテーションホワイトボードに業務進捗などをメモできる隣との仕切りができることで集中力UP
スマホスタンドPCスタンド	スマホやPCを置いておけるスタンドスマホとPCどちらも使う場合おすすめ角度を変えれば首や手首の負担軽減にもスマホやPCが場所を取らない
ラッケージ	弱い静電気でメモを貼り付けておける掲示板ピンや付箋は不要メモが机の上に散らばることもない立てて置けるタイプなら場所を取らない
リストレスト	キーボードやマウスを操作する際、手首を乗せるためのアイテムPC作業が多くても手首が疲れにくい

オフィス効率化グッズを導入する際、まず改善すべきは従業員の机の上です。

机が散らかっている従業員が多い場合は、整理整頓に役立つアイテムを導入するとよいでしょう。机を物置にせず、作業場としてスッキリさせることも業務効率化につながります。

②オフィスの動線見直し

オフィスの動線を見直すのも、業務効率化の1つです。具体的には、以下のようなアイデアが挙げられます。

アイデア	備考・メリット
OA機器や文具コーナーの移動	より使用頻度の高い人の近くに配置するのがおすすめオフィスの中央に配置するアイデアも
デスクのレイアウトを変える	日本で主流の対向型（島型）レイアウト以外にも、さまざまなレイアウトが存在する（例）同向型（並列式）レイアウト背面型レイアウトブース型レイアウトクラスター型レイアウトなど
フリーアドレス制の採用	特定の席を作らず、従業員が自由に自分の席を選べるスタイルコミュニケーションの活性化に有効半テレワークの会社や、限られたスペースを有効に使いたい場合にもおすすめ

また部署やチームごとのデスクレイアウトを変える場合、業務の性質やオフィスの課題に応じてレイアウトを検討しましょう。

たとえば個人がより一層業務に集中したい場合は、1つひとつの座席がパーテーションで仕切られた「ブース型レイアウト」がおすすめです。

ミーティングのしやすさも求めるなら、メンバーが背中合わせになる「背面型レイアウト」もよいでしょう。

これにより、後ろを向けば気軽に相談やミーティングができ、会議室を予約する必要もありません。円形に机を配置するといったユニークな方法もありますよ。

またフリーアドレス制は、書類が少なくPC作業がメインの職場、またはプロジェクトチームが頻繁に組まれる職場などにおすすめです。

③オフィス家具や機器の変更

オフィス家具や機器を変更し、業務効率化を図る方法もあります。たとえば、以下のようなアイデアが挙げられます。

オフィス家具・機器	備考・メリット
昇降式デスク	立って作業できるため、長時間のPC作業による腰痛対策におすすめフリーアドレスの場合、使用者が快適な高さに調節できる椅子を置かないタイプのオフィスにも導入できる
移動可能デスク	デスクを寄せて簡単なミーティングや相談ができる席替えや部署異動の際の引っ越しにも便利
静音性の高いOA機器	OA機器の音で従業員の気が散らない
デュアルディスプレイのPC	画面遷移や情報の照らし合わせが多い場合、二画面にすることで業務効率化できる
観葉植物	従業員のリフレッシュに有効観葉植物をパーテーションにすることも

このように、オフィス家具や機器を代えるだけでも働きやすさや生産性が向上します。オフィス家具や機器を変える場合は、機能性だけでなく従業員の精神にもたらす影響も考慮しましょう。

たとえば静音性を追求しすぎるとシンとしたオフィスになり、かえって閉塞感が増すケースもあります。

④オフィスのリフォーム・移転

働きやすさを考慮し、オフィスのリフォームや移転を検討するのも1つのアイデアです。たとえば、以下のようなアイデアが挙げられます。

アイデア	備考・メリット
OAフロアの採用	配線を床下に収納フロアがフラットになり、配線につまづく心配がない席替えもしやすいスッキリとした印象のオフィスになる
Web専用会議室の導入	Webミーティングの推進に有効個別のブースを複数設置することで、限られた空間を有効活用できる
予約不要のミーティングスペースの設置	自由に使える空間を用意することで、コミュニケーションの活性化が期待できる会議室の予約にかかる手間も省ける
カフェスペースの設置	従業員のリフレッシュや休息を促すモチベーション向上や、仕事のメリハリを促進
オフィスの移転	商圏や物流を考慮テレワークを推進し、オフィスを縮小するのもおすすめ

また会議室においては、他者の視認性が高いハイスツールや立ったままでの会議がブレインストーミングのしやすさを促進するといった研究もあります（※3）。こうした心理的な影響を考慮し、レイアウトを検討するのもおすすめです。

オフィスのリフォームや移転には、多額の費用がかかります。そのため、検討の際はムダを省きつつ機能性を上げることを意識しましょう。費用と、生産性の向上や社員の満足度向上を考慮した慎重な検討が必要です。

【オフィス業務編】業務効率化のアイデア5選

続いて、オフィス業務にアプローチする効率化のアイデアを見ていきましょう。

業務の削減
マニュアルの作成
ペーパーレス化
業務のアウトソーシング
RPAやITツールの導入

これらのアイデアにおいて、オフィス家具やOA機器などハード面の変更は必要ありません。部署ごと、チームごとといった小さい範囲内でも手軽に実践できるのがポイントです。

会社が大きく、全社的な環境改善が難しい場合はこうした施策から取り組むのもよいでしょう。またこうした取り組みは、バックオフィス業務の効率化にも適しています。

①業務の削減

まずはムダな業務をどんどん削減していきましょう。たとえば形骸化したミーティングや、会議室や社用車を予約する時間、伝言をメモして渡す時間など。些細なことでも、何度も繰り返せば大きな時間のロスになります。

やらなくても問題ない業務を省いていくことが、業務効率化の第一歩となります。

②マニュアルの作成

マニュアルの作成は、新人教育の時間短縮やミスの発生防止などに有効な業務効率化の施策です。質問と回答に多くの時間を割いている場合や、人によってミスが多発している場合は積極的に作成しましょう。

マニュアルを作る際は業務を整理し、ムダを省きながら順を追って説明することを意識しましょう。作成後は他の従業員にも共有し、誰もが同じように作業できることを確認してから導入すべきです。

画像や動画を用いると、より分かりやすくなるでしょう。また、マニュアルは誰もが手軽に確認できるよう、分かりやすい場所に保管しておく必要があります。

③ペーパーレス化

手書きの書類は、書く時間や整理する時間、探す時間がかかります。また、コストの面から見ても効率的とはいえません。オフィスに書類が山積みになっている場合、ペーパーレス化の検討がおすすめです。

ペーパーレス化には、以下のようなデジタルツールの活用がおすすめです。

ツール名	備考・メリット
社内チャットツール	手書きの伝言メモが不要どこにいてもリアルタイムで情報を共有できる
社内稟議システム	紙の稟議書が不要どこにいても稟議が滞ることなく回せる
デジタルサイン	オンラインで契約を結べるサービス契約書の読み合わせや郵送の手間が省ける
帳票のデジタル化	帳票をデータ化できるサービス紙の帳票が場所を取ったり、紛失したりする心配がない

また社内の書類をデータ化する場合、すべてを一度にデータ化するのは難しいでしょう。あまり使う機会がない、過去の報告書といった書類からPDF化し、データ化することをおすすめします。

書類が減ればオフィスがスッキリとし、空間も効率よく活用できます。

④業務のアウトソーシング

業務をアウトソーシングするのも、オフィスの業務効率化に有効です。たとえばカスタマーセンターを丸ごと外部業者に委託すれば人件費が削減できるほか、固定電話やスタッフのためのデスクも用意する必要がありません。

また専門業者に委託することにより、質の高いサービスを提供してもらえるでしょう。営業代行会社を利用し、アポ率が劇的に上がるといった事例もあります。自社のリソースが足りていない場合は、外部の手を借りるのも一つの手です。

⑤RPAやITツールの導入

RPAやITツールなどのデジタルツールを導入することで、業務効率化する方法もあります。以下の総務省のデータによれば、ICTを積極的に導入している情報通信産業は、ほかの業種に比べて労働生産性指数が非常に高いことが分かっています。

（※4）

また、各種ツールを導入する際は、お試し期間などを活用して使用感を確かめましょう。いくら便利な機能のツールでも、使いにくければ現場に浸透しません。

なおRPAとは、ロボティクス・プロセス・オートメーションのこと。ロボットに作業を学習させ、業務を自動化できるツールです。

業務の中には、自動化できるものが数多くあります。とくに経理や総務といったバックオフィス職や事務職では、機械化できるルーティンワークがコア業務を圧迫している場合も多数。

たとえば月末に経費精算のリマインドを送ったり、データを抽出して帳票を作成したり。こうした業務もRPAなら、すべて自動化できます。

RPAについては、「RPA化とは？業務効率化の事例や具体的な進め方・手順を解説」をご覧ください。

オフィスの業務効率化を成功させるポイント

オフィスの業務効率化を成功させるポイントは、以下のとおりです。

現場の意見を吸い上げる
ボトルネックを特定する
施策実行後のシミュレーションをする
定期的に見直しを図る
補助金を活用する
他社の事例や専門家の意見を参考にする

思い付きや場当たり的に実施すると成果よりもコストの方が大きくなり、かえって現場を混乱させてしまうことにもつながりかねません。上記のポイントを押さえ、計画的に実施しましょう。

とくにバックオフィス職の業務効率化については、「総務の業務効率化を徹底解説｜時間とコストを削減する具体的な方法と事例を紹介」をご覧ください。

現場の意見を吸い上げる

業務効率化をどこから着手するか判断するためには、まず現場の意見を吸い上げましょう。業務効率化はトップダウンで実施するよりも、現場の声をヒアリングして実施する方が確実です。

現場からは以下のように、個人の率直な意見が出るはずです。

・夕方から始まる定例ミーティングが業務を圧迫し、残業を生んでいる。
・書類を手書きする時間や、整理する時間がムダだと感じる。
・オフィスがうるさいため、集中力が削がれる。など

こうした声に応えるところから、業務効率化に着手しましょう。またヒアリングは直接行うよりも、意見箱を設置したり匿名のアンケートを実施した方が意見が集まりやすいでしょう。

ボトルネックを特定する

現場から吸い上げた声を、課題ごとに整理しましょう。従業員が不満に感じる理由を追求していくと課題が見えてくるはずです。

課題が複数ある場合は、意見が多かったものや簡単に改善できそうなものから業務効率化に取り組みましょう。

施策実行後のシミュレーションをする

課題に対する業務効率化の方法は、さまざまです。どの方法が適しているかは、以下の4点を基準に検討しましょう。

・実施の容易さ
・コストの低さ
・成果が出るまでの期間の短さ
・失敗するリスクの低さ

いくら簡単な施策でも、コストが高く費用対効果が低ければ意味がありません。また成果が出るまでに時間がかかりすぎる場合、現場のモチベーションも下がってしまうでしょう。

導入後にどのようなトラブルが起こり得るかも想定したうえで、あらゆる条件のバランスの取れた施策を実施しましょう。

定期的に見直しを図る

業務効率化の施策は、必ずしも成功するとは限りません。現場から「前の方が良かった」と声が挙がることもしばしば。

そのため、施策実行後も定期的に効果を検証し、見直しを図る必要があります。必要に応じて現場をフォローするなど、業務効率化推進チームを設けて中長期的な目線で取り組みましょう。

補助金を活用する

業務効率化の施策には補助金が適用できる場合があります。

たとえば中小企業や小規模事業者が賃金引き上げと生産性向上に向けた設備投資を行った場合、最大600万円の「業務改善助成金」が受け取れる可能性があります（※5）。

補助金の名称	上限額＊	こんな企業におすすめ
業務改善助成金（※5）	600万円	賃金引き上げと生産性向上に向けた設備投資を行う中小企業・小規模事業者
小規模事業者持続化補助金（※6）	200万円	賃上げや設備投資を試みる小規模事業者
働き方改革推進支援助成金（※7）	1,000万円	働き方改革に取り組む中小企業・小規模事業者
IT導入補助金（※8）	3,000万円	ITツールを導入する中小企業・小規模事業者
ものづくり補助金（※9）	3,000万円	サービス開発・試作品開発・生産プロセスの改善を行う中小企業・小規模事業者