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読み込み中...RPA化とは、社内のルーチン業務をRPAツールで自動化することです。
全部門業務であるデータ入力や、人事部門における勤怠管理、受発注業務における在庫確認など、定期的に大量発生しかつルールが決まっているものはRPA化できるものが多いでしょう。
本記事では、RPA化の詳細とRPA化できる業務を紹介し、進め方やメリットと合わせて解説します。
なお社内業務のRPA化におすすめするツールは『BizRobo!』です。
『BizRobo!』は単純な定型業務における人的ミスを防ぎ、慢性的な人手不足・業務の属人化を解消、加えて業務品質の向上を低コストで実現します。
まずはRPA化の詳細から見ていきましょう。
目次
RPA化とは
RPA化とは、社内のルーチン業務をRPAツールで自動化することです。
RPAツールの「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略称で、ロボットによる業務自動化を意味します。
RPAツールにおいてロボットに作業手順を指示すると、ロボットが作業員としてツール内を動き回り、自動で作業を進めてくれるのです。
RPAツール導入によって社内をRPA化すると、一定のルールを定めて進められる作業や、大量のデータ入力・転記作業などの自動化が可能となり、業務効率化や生産性向上に大きく役立ちます。
RPA化できる業務18選
社内でRPA化できる業務の特徴として、「定期的に発生する」「再現性がある（ルールが決まっている）」「大量の業務」の3点全てを満たすことが挙げられます。
そこで本章では、RPAツールの役割やできることについて、具体例を出しながら解説します。
これらの業務に共通して言えるのは、RPA化することで、担当者の作業時間削減・業務効率化と入力ミスなどのヒューマンエラー削減が同時に叶うことです。
社内にRPA化できそうな業務がないか、ぜひチェックしてみてください。
全部門
各部門で共通する業務の一例として、以下のような業務もRPA化できます。
- ・データ入力
- ・日報作成
- ・広告や日次など各種レポート作成
- ・競合の価格調査
詳しく見ていきましょう。
【データ入力】
データ入力のような、あらゆるデジタルデータの登録・更新・変更はもっともRPA化しやすい業務です。
手作業で行なっていたデータ入力作業をRPAに学習させることで、自動処理が実現します。
なお紙媒体から情報を読み取るAI-OCRと組み合わせることで、非デジタルデータもRPA化の対象とすることが可能です。
【日報作成】
日報作成も、RPA化が可能な業務の一つです。
PC上で動作するツールならほぼ全てに対応しており、日報作成・管理の専用ツールや、Excel、コミュニケーションツールを利用したRPA化も可能です。
また、人間の音声を聞き取りテキスト化や対話をするチャットボットと連携すると、社員がチャット入力するだけで日報が自動作成されます。
完成した日報をクラウド上に自動アップロードさせるように設定すれば提出の手間が省けるうえ、社員の作業場所を選びません。
【広告や日次など各種レポート作成】
広告や日時における各種レポートの作成も、RPA化が可能な業務の一つです。
具体的には、広告運用の費用対効果を集計する際の特定キーワードにおけるCPA（顧客獲得単価）やCPC（クリック単価）などのデータをGoogleアナリティクスから抽出したり、抽出した数値をグラフ化したりといった作業です。
また売上アップに向けたサイト改善においては、常に最新のデータからの分析が必要となります。
そこでRPAを活用し、情報収集や定型レポートの作成をあらかじめ設定したタイミングで行うよう設定しておくと、定期的にレポートが作成され分析や対応といった次の行動に移りやすくなります。
【競合の価格調査】
広告や日時などのレポート作成に加えて、収集したデータの分析や検証も可能です。
例えばECサイトを運営する企業では、競合他社の価格調査が必要でしょう。調査のためにチェックするポイントをRPAに登録しておけば、価格調査を実施してもらえることに加え、調査情報を担当者にメール通知する・チャットツールに連絡することも可能となります。
人事業務系
人事系の業務は、一例として以下のような業務でRPA化が可能です。
人事系部署の多くでは流出の許されない個人情報を扱っていることや、書類による定型業務が多いといった特徴があり、RPA化しやすい業務が多いと言えます。
- ・勤怠集計・通知
- ・有給取得状況などの労務管理
- ・人事評価に付随する業務
具体的に紹介します。
【勤怠集計・通知】
勤怠集計・通知は、RPA化しやすい業務の一つです。
勤怠管理システムから社員それぞれの残業時間を集計し、残業が多い従業員や部署をリストアップします。
担当者への確認依頼メールを自動送信するというような、複数のアプリケーションをまたいだ作業も可能です。
また、年末調整のような年に一度の業務は、人間が作業すると作業手順の失念や誤りが起こりがちですが、RPAは一度覚えた手順やルールは、期間が空いてもクオリティを落とすことなく完璧に実行します。
【有給取得状況などの労務管理】
有給取得状況などの労務管理も、RPA化に向いている業務です。
勤怠管理ソフトに登録された社員の勤怠情報をRPAに収集させることで、各社員の有給休暇消化率の定期的なチェックや、過重労働を行なっている社員へのアラートを自動的に行うことができます。
各部署の上司が個別に確認していた労務管理が一元化され、離職率低下やワークバランス改善に効果を発揮します。
【人事評価に付随する業務】
人事評価に付随する業務も、RPA化が可能です。
人事面談のような各社員によって内容が異なる業務は難しいものの、それに付随する人事評価の集計・評価結果の資料化・人事評価案内のメール送付など、社内で手作業をしているルーチン業務はRPA化できます。
評価は社員が多いほど遅延が発生しがちですが、人事考課業務がスピードアップすれば、大規模な組織再編もスムーズに行いやすくなります。
経理・財務業務系
経理・財務系の業務はルーチンワークが多く、RPA化が可能な業務が多数存在します。
- ・請求書の作成・発行業務
- ・経費精算集約
- ・資産管理業務
早速みていきましょう。
【請求書の作成・発行業務】
請求書の作成・発行は、RPA化が可能な業務の一つです。
システム入力済みの注文データから必要な数値情報を抽出し、毎月特定のタイミングで請求書を作成、必要に応じてプリントアウトまで行うなど、これらのルーチン業務がRPA化の対象となります。
タイマー設定をすれば毎月発生する取引先へのメール送付も可能となり、宛先間違いやファイルの保存先誤り・作業の失念を防止も可能です。
【経費精算集約】
経費精算集約も、RPA化しやすい業務といえます。
交通費精算における一連の作業（例：交通費検索・最安値と最適経路検索・申請内容と記載運賃の突き合わせ）などを自動化できます。
また毎月定型で発生する経費精算の承認処理も併せて自動化すれば、業務が完結するまでのスピードを大幅に上げられるでしょう。
【資産管理業務】
資産管理業務も、各企業でRPA化に向いている業務の一つです。
減価償却の開始時・終了時に自動メール送信や通知をするようRPAに学習させれば、抜け漏れがない適切な資産管理につながります。
商品の棚卸しで異常な数値を発見した際に、アラートを発動させて確認を呼びかけることも可能です。
受発注業務系
受発注系の業務は多くの作業で流れが決まっており、RPA化しやすい業務が多数存在します。
- ・受注情報・在庫確認業務
- ・発注リスト転記業務
- ・売掛入金確認・消込業務
- ・買掛金処理・仕訳入力
詳しくみていきましょう。
【受注情報・在庫確認業務】
受注情報や在庫の確認業務のように、複数のシステムやアプリにまたがることが多い業務はRPA化が効果的です。
商品価格の変更、在庫数の変動、新商品の追加など、商品情報変更のタイミングでRPAを活用するようシナリオを組めば、それまで手動で行なっていた確認や連携が不要となります。
システムをまたぐようにシナリオを組むことも可能であり、自社専用のシステム開発は不要です。
【発注リスト転記業務】
顧客からメールで受信した発注リストを自社の受注管理システムに転記したり、顧客のシステムを定期的に確認し受注がある場合にデータをダウンロードするような作業も、RPA化が可能です。
CSVデータをエクセルに加工し、自社システムにインポートする作業までRPAツールを活用すれば、発注の自動化にも大きく近づきます。
【売掛入金確認・消込業務】
売掛入金確認・消込業務も、RPA化をおすすめする業務です。
取引先への請求情報と実際の入金情報を確認し、目視で照合→消し込みする作業は、取引先が増えるほど労力がかかるものです。
取引銀行のシステムから取得した入金情報と社内の会計システムが保有する消込情報を突き合わせし、消込ができなかった（未入金）情報をリスト化するまでの一連の作業をRPAツールで自動化することで、見誤り等の人的ミスも減らすことができます。
【買掛金処理・仕訳入力】
買掛金処理・仕訳入力も、売掛金処理と同様にRPA化に向いています。
例えば、社内で保有する支払い情報をもとに、買掛金の処理業務や、会計システムへの仕訳入力・転記業務を自動化できます。
RPA化することでヒューマンエラーがなくなり、その先の処理もスムーズに進みやすいでしょう。
CRM系
CRM（顧客関係管理）関連の業務では、以下の業務を中心にRPA化が可能です。
- ・顧客情報のシステム登録
- ・SNS上の口コミ収集
- ・メール配信
- ・問い合わせ対応
具体的に紹介します。
【顧客情報のシステム登録】
新規顧客を獲得した際に発生する顧客情報のシステム登録業務は、自社で連携するシステムが多いほど手作業が大変です。
そこでRPAで自動化すると、専用フォームへの一度の顧客情報入力によりRPAがそれぞれのシステムにログイン・情報を自動登録してくれます。
入力ミスによる誤りや一部のシステムへの登録漏れ等のミスもなくなるため、より業務品質が高まるでしょう。
【SNS上の口コミ収集】
自社商品や自社に対するSNS上の口コミ・コメントをチェックする業務も、RPA化が可能です。
定期的にインターネットから収集してExcelなどで一覧化したり、具体的なキーワードを選定し収集した口コミをポジティブとネガティブで選別、特定のネガティブワードを検知した際のメール通知機能など、便利に利用できます。
収集された自社商品の口コミ評判や好感度を調査し、データ分析をする際にも大きく役立つでしょう。
【メール配信】
定期的なメール配信も、RPA化できる分野です。
例えば採用業務では、会社説明会などの告知・応募者への面接日程のリマインドなど、定型メールの送信をRPAツールで自動化できます。
送信日時の指定ができることに加え、社内システムに登録された送信先リストから対象者を抽出し、自動でメールを送れることから、業務負担の軽減に加えて連絡漏れや送信先誤りなどの人的ミスを防止できます。
【問い合わせ対応】
自社フォーム等への問い合わせに対して、窓口担当者が全て確認して回答内容を検討するのは労力がかかる作業でしょう。
そこでRPA化を行い、事前に対象となる問い合わせとメール返信内容を設定しておくことで、自動的返信と問い合わせ管理が同時に実現します。
自動返信と同時に問い合わせ内容を社内システムへ転記したり、問い合わせ内容を担当部署にメール通知するなど、社内で行なっている一連の問い合わせ対応業務の自動化によって、さらなる業務効率化が可能です。
RPA化の進め方を3ステップに分けて紹介
ここでは、RPA化の進め方を3ステップに分けて紹介します。
順番にチェックしてみてください。
RPA化へのSTEP1：準備フェーズ
RPA化を考えたらまず、準備として対象業務を選定し、手順を洗い出します。
社内における現状の課題は何か、RPA化で達成したい目的と合わせて設定します。
対象業務に関する作業を棚卸して作業内容を洗い出したら、RPA化に必要な設計の基礎を作成します。
そのうえで、業務フロー（作業開始から終了までの流れが明記されているもの）を作成しましょう。
RPA化へのSTEP2：設計フェーズ
次に、対象作業の業務フローをもとにロボットのシナリオを設計、テスト・検証します。
RPAは基本的に、設定したシナリオ通りに作業を実行するため、この段階で手順を誤ると「自動化がされない」「途中で止まってしまった」というトラブルが起きてしまいます。
このような事態を避けるために、現場の業務担当者は必ずシナリオ設計に携わることが大切です。
シナリオが完成したら、ロボット（RPA）の動作に問題がないかテストと検証を行います。例外となる異常処置が発生した場合は、人間が介入して処置が必要です。
動作テストを行う際は、まずデモデータを使ってテストを行います。その際に、正しいデータに加えて誤りのデータを意図的に混ぜ、どのようなエラーが出るかを確認することも大切です。
また動作テストと併せて耐久テストも行いましょう。データが正しくても、長時間の稼働によって問題が発生することもあります。
デモデータで問題がないことを確認できたら、最後に本番データを使用し動作テストを行います。
これらの確認を経て、問題がなければ実務での運用を開始します。
RPA化へのSTEP3：運用フェーズ
運用を開始したら、定期的な修正とメンテナンス・RPA化による効果測定を定性・定量の両面から行います。
RPA化によってロボットの稼働がスタートした後、業務手順に変更が出た場合や社内で使用するシステムやツールの仕様変更が出た場合に、RPAの修正が必要です。
利用を続けるうちに、新たな業務をRPA化したいこともあるでしょう。この場合は追加で開発が必要となります。
エラーや不具合などのトラブルが発生した時はもちろん、RPAが問題なく動き続けるよう継続的なメンテナンスも不可欠です。
また、RPAが稼働を始めて一定期間が経過した頃に効果測定を行い、当初立案した目的を達成しているかを確認すると良いでしょう。
社員の声などのヒアリングによる定性面の評価、主に削減できた費用の計算などの定量面の評価と、両面の確認によって準備開始時に決めた目的を達成しているかチェックしてみてください。
RPA化によって得られるメリット
RPA化によって得られるメリットは、以下の3点です。
・メリット①：ヒューマンエラーがなくなり業務品質が向上する
・メリット②：業務全体がスピードアップする
・メリット③：人員不足解消と人的リソースの最適化が同時に実現する
ぜひチェックしてみてください。
メリット①：ヒューマンエラーがなくなり業務品質が向上する
ヒューマンエラーがなくなり業務品質が向上する点も、RPA化による大きなメリットと言えます。
手作業など人の手が加わる状態で業務をすると、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまう一方で、RPAでは設定したシナリオ通りに業務が遂行されます。
よってシナリオに誤りがないようルールをしっかりと定義しておけば、ミスがない状態で業務が完成するのです。結果として業務品質は大きく向上することになるでしょう。
また企業や業務内容によっては、データで処理することで後日検索がしやすくなったり、紙ベースでの資料保管がなくなることで資料を捜索する必要性がなくなったりと、別の角度から業務品質が向上することもあります。
メリット②：業務全体がスピードアップする
2つ目のメリットとして、業務全体がスピードアップし従業員に余裕が生まれることが挙げられます。
RPA化を行うと、業務全体のスピード感が一気に高速化します。RPA＝ロボットであるため、設定や環境によっては営業時間外でも稼働することが可能であり、大量のデータを速いスピードで休みなく処理することができるからです。
例えばデータ入力や経費精算などの定型業務は全体の序盤の工程であり、これらが遅滞すると後続の作業ができません。
つまりこれらの業務をRPA化すれば、序盤の業務スピードが高速化され、業務全体が最速で進んでいくのです。
作業が高速化することで従業員にも余裕が生まれ、時間創出をしやすくなったり、働きやすい環境を手に入れやすくなったりすることもあるでしょう。
メリット③：人員不足解消と人的リソースの最適化が同時に実現する
最後のメリットとして、人員不足解消と人的リソースの最適化が同時に実現することが挙げられます。
RPA化によって定型業務を自動化することで、浮いた人的リソースを売上に直結するコア業務などに割くことができるからです。
また人手不足が課題の企業は、RPA化により業務効率化が一挙に進み、業務と人員のバランスが最適な状態に近づくでしょう。
いずれにしても全社的にサービスの質が改善することに間違いはなく、必要最低限のリソースで最高のパフォーマンスに近づきます。
RPA化するならBizRobo! の利用がおすすめ！
RPA化を検討しているなら、『BizRobo!』がおすすめです。
もちろん無料トライアル期間がついていますので、本格導入前の確認もしっかりできて安心です。
以下の順番で解説していきます。
・BizRobo! の魅力①：社内のルーチンワークから解放される
・BizRobo! の魅力②：独自の機能で自動化の幅が広がる
・BizRobo! の魅力③：サポートコンテンツが充実している
・BizRobo! の魅力④：インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心
・BizRobo! の魅力⑤：1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる
・BizRobo! の導入事例とユーザーの声
・BizRobo! の料金プラン
早速みていきましょう！
BizRobo! の魅力①：社内のルーチンワークから解放される
『BizRobo!』の魅力1つ目は、社内のルーチンワークから解放されることです。
『BizRobo!』は、RPA（Robotic Process Automation）をコア技術として、私たちが日々行っているパソコン上での一連の作業を効率化してくれるソフトウェアのロボットです。
業務の多くはルーチンワークの組み合わせであり、『BizRobo!』を活用することでいろいろな作業をロボットに置き換えていくことが可能となります。
『BizRobo!』を導入するとソフトウェアロボットが圧倒的なスピードで作業するうえ、人が起こしがちな抜け漏れなどの人的ミスもありません。
操作画面は目で見て分かるワークフローで表示されるため、業務への理解がある現場でも開発から運用までを担うことができます。
BizRobo! の魅力②：独自の機能で自動化の幅が広がる
『BizRobo!』の魅力2つ目は、独自の機能で自動化の幅が広がることです。
他のRPAツールではエラーが起きがちな不安定なプロセスも『BizRobo!』なら、機械学習機能を用いて安定して稼働します。
また、ローコード開発で視覚的にロボットの開発ができるのも特徴で、プログラミングの技術がなくても『BizRobo!』ではステップをつなげていくことで業務を自動化できます。複雑なコードを書く必要もありません。
加えて「バックグラウンド実行」と呼ばれる効率性能が高いロボットの実行方法を採用しています。
バックグラウンド実行とは、日常業務で私たちが使っているPCの裏側でロボットに働いてもらうことで、RPA業界で唯一の技術です。
さらに「Kapplet（カプレット）」と呼ばれる手軽にロボットを実行できる一般ユーザー向けWebアプリ（ロボット実行アプリ）を展開しており、場所や時間を選ばず、ロボットに働いてもらうことができます。
BizRobo! の魅力③：サポートコンテンツが充実している
『BizRobo!』の魅力3つ目は、サポートコンテンツが充実していることです。
タイムリーな困りごとを解決するチャットサポートをはじめ、開発者の不安や疑問を取り除く複数のサポートが用意されています。
活用定着支援をはじめ、利用者の悩みに迅速に対応できる専任体制を構築しています。さらに開発・運用フェーズに応じたコンテンツ学習をしておくと、つまずきポイントを事前に回避することも可能です。
またSNS形式のオンラインコミュニティやイベントでは日々あらゆるノウハウがシェアされ、活発なユーザー同士の交流が行われています。
ユーザーであればどなたでも参加可能ですので、導入の際はぜひ参加してみてください。
BizRobo! の魅力④：インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心
『BizRobo!』の魅力4つ目は、インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心できる点です。
『BizRobo!』の開発環境はインストール数に制限がなく、開発者が増えるたびにライセンスコストが増加する心配は要りません。
他のRPAツールでは、ロボットを作ることはできたものの、それに伴い追加PCやライセンスが必要となり想定していた費用対効果が出せないということが起きがちですが、『BizRobo!』なら追加コスト不要で全社員に開発環境を提供することも可能です。
つまりロボットが増えるほど費用対効果が出る料金体系であり、ロボットを作るほどコストメリットを感じることができます。
BizRobo! の魅力⑤：1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる
『BizRobo!』の魅力5つ目は、1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せることです。
『BizRobo!』は本格導入前に1ヶ月無料でトライアル利用ができ、充実した技術サポートやラーニングコンテンツを含めて無料で利用できます。
自社の業務に合うのか、費用対効果が見合うかどうかなど、30日間しっかりと検討してから利用開始できるため安心です。
BizRobo! の導入事例とユーザーの声
ここでは、『BizRobo!』の導入事例とユーザーの声を紹介します。
・導入事例①：社員自らが使いこなせる業務効率化手法としてBizRobo! を導入
無添加化粧品などの製造販売を手がける株式会社ファンケルは、社員が自ら使いこなせる業務効率化手法として「BizRobo! Basic」を導入しました。
BizRobo!パートナーの支援を得て、各導入部署が主体となって進めてきた社内開発により、年間およそ6,700時間相当の人的リソースを創出しています。
「BizRobo!」は商品の製造およびEC・直営店での販売など、事業全般に関わる幅広い部門に導入されました。
処理時間の短縮・作業負荷の軽減・人ならではの判断が求められる業務へのシフトといった成果をそろって達成しています。
・導入事例②：リモート対応が急務となりDXを本格化。BizRobo! によって可視化した作業時間の最大98％を削減
福岡市にある社会福祉法人恩賜財団済生会 福岡県済生会福岡総合病院は、DX戦略の一環として院内事務の可視化が進展したタイミングで「BizRobo! mini」を採用しました。
「BizRobo! mini」導入に至った経緯のひとつとして、医療界での導入実績が豊富な点を評価したそうです。
外部委託することなく、自前で運用完結を行う方針の同院では、事務各部門の代表者を通じてRPA化の対象業務を選定後、所属するシステムエンジニアの手でソフトウェアロボットを開発しました。
RPAツール導入前は半日を要していた手作業がわずか5分で完了するようになるなど、劇的な業務改善を達成しています。
・導入事例③：BizRobo!×AI-OCRでレジ利用状況の集計や請求書処理などを社内開発で効率化
スーパーマーケットなどを展開するマックスバリュ西日本株式会社は、従業員が自ら使いこなせる生産性向上の手段として「BizRobo!」を導入しました。
非IT部門の出身であるシステム運営部部長が自ら試験的に開発に取り組み、操作性や機能・有用性を確かめ、ロボットの開発はBizRobo!パートナーと共に進めました。
さらに若手社員を責任者に任命し、ロボットの社内開発体制を確立しています。
文字認識技術（AI-OCR）ツール「BizRobo! OCR with AI inside」を併用したデータ登録の効率化や、会計時のセルフスキャンシステム利用状況の集計などにロボットを活用し、導入後1年あまりで年4,000時間相当の余力創出に成功しました。
BizRobo! の料金プラン
『BizRobo!』では、以下3種類の利用プランが用意されています。
・BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に
・BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に
・BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に
自社のニーズに合いそうなところから、ぜひご覧ください。
【BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に】
「BizRobo! mini」は、まず小さく始めてみたい方におすすめのプランです。
RPA導入初期につまずきやすいお悩みに対して考えぬいた製品であり、初めてのRPA導入でも無理なくスタートできます。
一般的に別売りされていることが多い自動実行（スケジュール）機能が標準搭載されており、夜間や休日などの営業時間外でもロボットを自動で動かすことが可能です。
また、稼働したロボットの履歴を見られるのも特徴の一つです。「BizRobo! mini」ではスケジュール実行の記録を取れるので安全に運用できます。
スモールスタートから始めて自由に拡張でき、RPAを段階的に社内に浸透させたいと考えている方にも有益なRPAツールです。
【BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に】
「BizRobo! Lite」は、組織での利用を検討中の方におすすめするプランです。
スタートしやすい料金設定で、デスクトップ利用からサーバ利用までAll-in-Oneで提供しています。同時実行数に応じた課金体系であることから、スモールスタートが可能で後から実行数を追加できるため安心です。
サーバ上で管理は出来てもロボット実行はPC上のみになりがちな他社RPAツールと比較して、「BizRobo! Lite」ではサーバ上のみで管理や実行までが完結可能です。
希望する同時稼働ロボット数やロボット開発ツール数に応じて2つの料金プランが用意されており、実効性の高い料金体系を選びやすいのもメリットでしょう。
【BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に】
「BizRobo! Basic」は、RPAを活かして組織拡大を目指す方向けのRPAツールです。
「費用対効果が出やすい」「管理しやすい」「開発しやすい」の3点を満たすことから使いやすさに定評があり、ノンITの方でもロボットを開発することができるため、業務を知っている現場担当者自身が自動化に向けた仕組み作りを構築できます。
トライアルから導入後の推進まで、各フェーズでRPAプロジェクトを拡大する際に陥りがちな困りごとを徹底的にサポートしてもらえるのも特徴です。
トライアル時はチャットサポート・導入後はオンボードミーティングなどによる伴走支援など、RPA運営チームの設置と合わせて現場を支援する仕組みが整えられています。
まとめ｜RPA化できる社内業務は多い！BizRobo! の活用で業務品質向上を
RPA化とは社内のルーチン業務をRPAツールで自動化することで、定期的に大量発生しかつルールが決まっている業務にはRPA化できるものが多くあります。
各部署で行われているデータ入力や日報作成、勤怠管理、請求書の作成と発行や経費精算、受発注に関する作業など、各部署のルーチンワークや流れが決まっている業務の多くで、RPA化が可能です。
RPA化を行うと業務品質の向上・業務のスピードアップ・人的リソースの最適化など多くのメリットもあるため、人手不足や業務品質に悩んでいる企業はぜひRPA化を検討すると良いでしょう。
またRPA化を検討する際は、RPAツールである『BizRobo!』の活用をおすすめしています。
『BizRobo!』なら、他社にはない独自機能や一律で安心のライセンスコスト・1ヶ月の無料トライアルなど、本格導入前に自社の業務との親和性や費用対効果が見合うかをしっかり確認することが可能です。
まずは資料ダウンロードを行い、無料トライアルの導入をぜひ検討してみてください。
RPA化に関するQ＆A
最後に、RPA化に関するよくある質問をまとめました。
RPA化を検討するうえで、ぜひ疑問解消の参考にしてください。
Q1.RPA化とは？
RPAツールの「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略称で、ロボットによる業務自動化を意味します。
作業手順をロボットに教えると、ロボットが作業員としてツール内を動き回り自動で作業を進めてくれるのが特徴で、業務効率化や生産性向上に大きく役立ちます。
判断が分かれる作業は向かないものの、定型かつ流れが決まっている作業はRPAが得意とする分野です。
Q2.RPA化できる業務が知りたい
具体的には、人事、経理・財務系、受発注業務、CRM、部門共通のデータ入力など、上記の3点を満たす業務において置き換え可能な業務が多く存在します。
全部門
・データ入力
・日報作成
・広告や日次など各種レポート作成
・競合の価格調査
人事業務系
・勤怠集計・通知
・有給取得状況などの労務管理
・人事評価に付随する業務
経理・財務業務系
・請求書の作成・発行業務
・経費精算集約
・資産管理業務
受発注業務系
・受注情報・在庫確認業務
・発注リスト転記業務
・売掛入金確認・消込業務
・買掛金処理・仕訳入力
CRM系
・顧客情報のシステム登録
・SNS上の口コミ収集
・メール配信
・問い合わせ対応
RPA化を行うことで、担当者の作業時間削減と入力ミスなどのヒューマンエラーを防止・業務品質向上につながります。
Q3.RPA化の進め方は？
・STEP1：準備フェーズ
→準備として対象業務を選定し、手順を洗い出す
・STEP2：設計フェーズ
→1.対象作業のフローをもとにロボットのシナリオを設計する
→2.ロボットの動作に問題がないかテスト・検証する
・STEP3：運用フェーズ
→1.定期的な修正やメンテナンスを行なう
→2.RPA化による効果測定を行なう（定性面：社員の声など／定量面：主に削減できた費用の計算）
RPA化を進める手順は、他のシステム開発と非常に似ています。
まずRPA化する目的と対象業務を決定します。必要な業務フローを作成したら、デモ環境を利用し、ロボットのシナリオを設計、テスト・検証しましょう。
テストや検証の際は、正常終了するパターン以外に異常終了するパターンもあえて組み込むことが大切です。加えて、長時間の稼働に耐えられるかの耐久テストも欠かさずに行います。
これらのテストを経た後に本番環境でも問題がなければ、運用開始となります。
定期的な修正・メンテナンスを行いながら、RPAを継続稼働させていきましょう。稼働開始から一定期間が経過したら、効果測定も忘れずに行います。
社員の声などのヒアリングによる定性面の評価、主に削減できた費用の計算などの定量面の評価と、両面の確認によって準備開始時に決めた目的を達成しているかチェックしてみてください。
Q4.RPA化によって得られるメリットは？
・ヒューマンエラーがなくなり業務品質が向上する
・業務全体がスピードアップする
・人員不足解消と人的リソースの最適化が同時に実現する
RPA化によって定型業務がなくなり業務効率化につながることはもちろん、ロボットが業務を毎回同じ手順で実行するため人的ミスがなくなり業務品質が向上します。
また人手で作業するよりも業務スピードが格段に上がる場合が多く、後続の作業に余裕を持って取り組むことができ、社内に余裕が生まれることもあります。
人員不足をRPA化によって解消しながら、社内の人的リソースの最適化が同時に実現する点も大きなメリットと言えます。
Q5.RPA化に最適なツールはある？
『BizRobo!』は以下5つの魅力が存在し、私たちをルーチン業務から解放してくれます。費用対効果抜群で、生産性向上にも大きく寄与するでしょう。
・社内のルーチンワークから解放される
・独自の機能で自動化の幅が広い
・サポートコンテンツが充実している
・インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心
・1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる
他社にはない独自機能や一律で安心のライセンスコスト・1ヶ月の無料トライアルなど、『BizRobo!』なら本格導入前に自社の業務との親和性や費用対効果が見合うかをしっかり確認したうえでの導入が可能です。
なお『BizRobo!』には以下3種類の利用プランが用意されており、自社のニーズに最適なものを選ぶことができます。
・BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に
・BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に
・BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に
まずは資料ダウンロードを行い、無料トライアルの導入をぜひ検討してみてください。
おすすめ資料
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