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業務効率化

働き方改革に必要な業務効率化とは？生産性向上との違いや成功事例も

2024.06.19

2024.06.24

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働き方改革を推進するには、業務効率化が欠かせません。とくに働き方改革の大きな柱である「長時間労働の是正」を達成するには、業務のムダを省き、効率化を図る必要があります。

そこで本記事では、働き方改革を推進するための業務効率化施策を紹介。状況別に、どこから着手していくべきか分かりやすく解説します。また、業務効率化を進める具体的なプロセス、成功事例なども紹介。

ぜひ自社に最適な方法で、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。同時に、生産性の向上も期待できます。

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働き方改革と業務効率化の関係

働き方改革の柱は、以下のとおりです。

・労働時間法制の見直し
・雇用形態に関わらない公正な待遇の確保

上記に伴い、法改正も行われました。たとえば月の残業時間には上限が設けられ、原則として月45時間、年間360時間まで（※1）とされています。

このほかにも年5日の有給取得の義務付けや、残業が月60時間を越えた場合の割増賃金率引き上げなどが新たに制定されています。

こうした背景から企業は、限られた時間のなかで柔軟性をもって経営することが求められるようになりました。そこで重要となるのが業務効率化です。

業務効率化を進めれば少ないリソースで高い成果を出せるほか、さまざまな働き方にも対応しやすくなります。

業務効率化と生産性向上の違い

業務効率化はムダをそぎ落とし、少ないリソースで成果を上げる考え方です。一方、生産性向上とは、あらゆる工夫でより多くの成果を上げる考え方といえます。

このように両者は手段が異なるものの、業務改善に役立つという点では共通する概念です。働き方改革の推進においては、どちらも重要となります。

業務効率化がもたらす働き方改革への効果

業務効率化を進めると、労働時間や精神面などあらゆる側面で社員の負担が減ります。その結果、以下のような好循環が期待できます。

採用活動で競合と差別化する上でも、業務効率化は有効な手段といえます。

働き方改革推進に有効な業務効率化のアイデア

働き方改革の推進における業務効率化の施策は、主に以下の3種類に分けられます。

・ムダを省く業務効率化
・ムラをなくす業務効率化
・ムリをなくす業務効率化

ただしこれらすべてを、むやみに行えばよいというわけではありません。業務効率化は、自社の課題に応じて行うことが重要です。

以下の画像に沿って、自社に必要な施策はどれかチェックしてみましょう。

①ムダをなくす業務効率化施策

ムダをなくす業務効率化の施策は、以下のとおりです。

1. 業務を整理して減らす
2. 業務の配分や担当を変える
3. RPAやDX・ITツールを導入
4. 業務をアウトソーシング

ムダをなくすには、業務をできるだけシンプルにしましょう。また業務効率化の作業そのものが、通常業務を圧迫しないように配慮する必要があります。

1から4の順に実施し、できるだけムダなリソースを割かないよう意識しましょう。

業務を整理して減らす

普段の業務を担当者ベースで洗い出し、ムダな仕事を削減していきましょう。

たとえば形骸化したミーティングやオンラインでもできる打ち合わせのための出社、書類やファイルを探す時間など、意外とムダな時間は多いものです。

単純に作業を省くだけでなく、どうすればその作業をせずに済むかもあわせて検討しましょう。

業務の配分や担当を変える

業務の配分や担当を変えることで、業務効率化できる場合もあります。

たとえば1人の業務が重くなりすぎている場合、分業制やチーム制にすることで効率化できる可能性があります。

反対にムダな報告や共有、確認が多い場合は、あえて業務を1人に集約させるのも一つの手段です。

またスタッフ個人のスキルや知識レベル、適性に応じた分担を意識すると、より業務も円滑に進みます。

RPAやDX・ITツールを導入

RPAやDX、ITツールを活用するのも業務効率化において有効です。RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略。事務作業など、特定の業務をロボットに学習させて自動化できるツールです。

デジタル化があまり進んでいない企業でも、以下のようなツールであれば導入しやすいでしょう。

ツール名	メリット	このような企業におすすめ
社内チャットツール	リアルタイムで情報を共有できる	手書きのメモやメールでの連絡が多い情報共有に時間がかかっている
オンライン会議ツール	在宅でも打ち合わせが可能録画しておけば細かい議事録の作成が必要ない画面上で資料を共有できる	打ち合わせの機会が多い予定調整に時間がかかり業務が停滞している資料のコピーや配布に時間がかかっている
電子契約システム	書面の取り交わしが必要ない進捗が一目で分かる	契約業務が多い書面の郵送や読み合わせ、進捗確認に手間がかかっている
電子稟議システム	決裁者が社内にいなくても稟議が回せる稟議がスピーディーに降りる書類を減らせる	稟議書が停滞することが多い決裁者の机が稟議書で山積みになることがある
RPA	事務や経理などのルーティンワークを自動化できる	事務や雑務が多く、コア業務に集中できていない人手が足りていない

RPAの事例については、「RPA導入手順を解説｜業種別の導入事例や導入の検討方法・費用・メリットも紹介」をご覧ください。

業務のアウトソーシング

社内での業務効率化が難しい場合、アウトソーシングで内部の負担を減らす方法もあります。営業や経理、人事、総務などあらゆる部署の専門代行会社があるため、必要に応じて活用しましょう。

実績豊富な外注先に依頼すれば、自社で行うよりも作業効率が格段に上がり、高い費用対効果が期待できます。またそこから知識やノウハウを自社に蓄積し、さらなる業務効率化を目指せます。

②ムラをなくす業務効率化施策

業務のムラをなくすことでミスや業務負担の偏りを解消し、業務効率化を図れます。具体的には以下の順に、対策を行いましょう。

1. 業務マニュアル・テンプレート作成
2. 社員のスキルアップ
3. 情報共有体制の構築

業務マニュアル・テンプレート作成

業務を均質化するには、誰でも同じ品質で作業できる体制を整える必要があります。そこで重要となるのが、マニュアルの作成です。

担当者ベースで業務を整理し、それぞれのマニュアルを作成しましょう。また報告書や資料のテンプレートを用意し、必要事項を記入するだけの状態で保存しておくのもおすすめです。

なおこうしたマニュアルやテンプレートは、保管場所が分かりやすくなければ意味がありません。フォルダは業務ごとに階層化し、探しやすい状態にしておきましょう。

社員のスキルアップ

社内研修や講習会への参加で、社員のスキルを底上げする方法も業務効率化の有効な手段です。関連資格の取得を支援する方法もあります。

社員一人ひとりのスキルや知識が上がれば、会社の大きな財産になります。個人のモチベーションも上がり、より生産性が向上するでしょう。

なおこうした好循環を生むには、適切な人事評価も重要です。評価される側にはOJTや面談を設け、成長を促しましょう。

また上司は適切な評価が下せるよう、人事に関する研修を受けさせるなどの工夫が必要です。

情報共有体制の構築

情報をスムーズに共有できれば、個人の判断によって業務の質に差が出ることも起こりにくくなります。社内のデータベースは使いやすく整理し、チーム制やダブルチェック体制の構築などを検討しましょう。

以下のようなツールの活用もおすすめです。

・社内チャット
・進捗管理システム
・クラウドサービス

③ムリをなくす業務効率化施策

働き方改革では、雇用形態やライフイベント、年齢などあらゆる条件によって「働けない」というムリを解消する必要があります。こうした課題に対しては、以下の施策で対応しましょう。

1. テレワークの推進
2. フレックスタイム制の導入
3. オフィス設備・福利厚生の充実

急激に全社的な業務体制を変えるのは難しいでしょう。そのため試用期間を設ける、または一部の社員や曜日を対象に運用するなどの方法で浸透させていくことをおすすめします。

テレワークの推進

テレワークは以下のポイントを検討のうえ、推進しましょう。

（※2）

上記画像は厚生労働省のガイドラインから引用したものです。勤務時間の扱いや管理者側の心構えなど、具体的な推進方法について詳しく記載されています。

またテレワークの推進において、オフィスにいる社員をゼロにする必要はありません。テレワークは難しいと思われがちな職種でも、役割分担を変えてペーパーレス化を進めれば在宅ワークできる可能性があります。

フレックスタイム制の導入

フレックスタイム制とは、あらかじめ定めた労働時間の範囲内で社員が自由に勤務時間を決められる制度です。たとえば子供の送り迎えに合わせて、早く出社して早く帰るといった働き方ができます。

テレワークが推進されていれば、フレックスタイム制の導入はスムーズでしょう。テレワークが浸透していなくても、必ず出社する「コアタイム」を設けることでオフィス内の業務が滞らずに済みます。

フレックスタイム制を導入すると、勤務時間が1日8時間を越えてもただちに残業扱いにはなりません。3ヶ月間の精算期間があるため、会社としてもすぐに時間外手当を支払う必要がないといったメリットがあります（※3）。

オフィス設備・福利厚生の拡充

働き方の多様性を実現するためには、オフィス設備や福利厚生の拡充も重要です。

たとえば代表的な例として挙げられるのが、社内の託児所（※4）。勤務時間中に子供を預けられる場所があれば、送り迎えの時間を気にせず安心して働けます。

ほかにはオンライン会議用のスペースの設置や、結婚お祝い金や育児手当ての支給なども、働き方改革の推進に有効です。

業務効率化で確実に働き方改革を進めるフロー

業務効率化で働き方改革を推進するには、以下の手順を意識しましょう。

1. 現場の声を吸い上げる
2. 課題に応じた施策を提案
3. 施策の実施計画を立てる
4. 効果を検証する

業務効率化のアイデアを出して終わり、一度試して終わりにならないよう、計画的に進めていきましょう。

①現場の声を吸い上げる

社内のムダ、ムラ、ムリのどれをなくす場合においても、現場の声を吸い上げて課題を発見することをおすすめします。トップダウンで施策を検討し実施すると、現実的ではなくかえって現場の混乱を招く可能性も。

アンケートやミーティング時に意見を募り、着手しやすい課題や優先順位の高い課題から業務効率化を検討していきましょう。自分達の業務が効率化されるとなれば、社員自ら積極的に意見を出してくれるはずです。

②課題に応じた施策を提案

課題が発見できたら、対応する施策を検討しましょう。場合によっては1つの施策が複数の課題を解決するケースもあるため、1つの課題にとらわれすぎないよう意識するのもポイントです。

また、できるだけ実施難易度が低くなるよう工夫しましょう。

たとえば急にすべての業務をオンライン化するのは難しいでしょう。時間のかかっている稟議や勤怠、経費精算など一部の業務からITツールを導入していくと、現場の混乱を最小限に抑えられます。

③施策の実施計画を立てる

続いて、施策の実施計画を立てましょう。このとき考慮すべきポイントは、以下のとおりです。

・誰が
・何を
・いつまでに
・どのように（導入フロー）
・いくらで（予算）

加えて、導入後起こり得る混乱やトラブルなども想定しておくと、事前準備がスムーズに進みます。

予算については2019年より毎年、「働き方改革推進支援助成金（※5）」が国から受け取れます。従業員への研修や労務管理ツールの導入などが支給対象となるため、ぜひご活用ください。

④効果を検証する

最後に業務効率化で働き方改革が本当に進んでいるかどうか、効果を検証しましょう。検証の方法は、施策によりさまざまです。たとえば以下の方法で効果を確認できます。

・労働時間と成果を対比する
・業務にかかる時間を計測する
・ミスがどれ程減ったか確認する
・従業員にアンケートを取る

結果を元に改善点はないか、現場をフォローすべき点はないか検討しましょう。大方問題なければ、次の施策を実行に移してもよいでしょう。このように効果測定を繰り返しながら、フォローと軌道修正を図ります。

確実に業務効率化を成功させるポイント

確実に業務効率化を成功させるには、以下のポイントを意識しましょう。

ポイント	備考
業務効率化・働き方改革推進チームを作る	主導者を設定することで施策を実行へ移す（途中で流れさせない）
現場の声を常に反映させる	少なくとも課題の抽出、施策の検討、実施後の3ステップで現場の声をヒアリングするより実用的で効果のある施策を検討できる
ツールや新たな体制の導入には丁寧なフォローを	事前に使い方を周知するなどフォローすることで、導入しても浸透しないといった事態を防ぐ

これらを意識しないと、現場に負担をかけるだけの取り組みになってしまうこともしばしば。リソースを最大限活用するためにも、丁寧に取り組んでいきましょう。