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DX推進で業務効率化を実現!具体的な改善事例や効果的なツールも紹介

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あらゆる産業において、最新のデジタル技術を利用した今までにないビジネスモデルやサービスが登場しており、ますますDX推進の必要性が高まってきています。

DX推進をしなければという思いはあるものの「DX推進と業務効率化の関係は?」「どうやって効率化を進めたらいいのか?」など、対応に苦慮している方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、DX推進に取り組むべき理由から、業務効率化との関係、DX推進を進めるためのポイントや順序について解説していきます。また、業界別のDX推進事例についても紹介していますので、ぜひ最後までご覧いただければ幸いです。

DXとは

DXは「Digital Transformation(デジタル・トランスフォーメーション)」の略で、直訳すると「デジタル変革」となります。

経済産業省が発表しているDXの定義では、

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」(※1)

となります。

もっと分かりやすい言葉にすると「AIやビッグデータといったデジタル技術や、ソリューションを活用することによって、自社の商品やサービス、業務プロセスなどを効率化し、市場にあったビジネスモデルの転換を図る」という意味です。

企業がDXに取り組むべき理由とは

そんなDXですが、なぜ多くの企業で取り組むべき課題となっているのでしょうか。

その内容について、2つ挙げて解説します。

理由①:経済産業省が提示した2025年の崖

2025年の崖とは、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」(※2)の中で指摘されていた、ある問題が解決されないことで生じる「最大12兆円/年」の経済損失のことを言います。

ある問題とは、企業で使用している既存システムが、レガシーなシステムになってきていることや、システムのブラックボックス化が進みメンテナンスが複雑になってきていることです。

そのような問題が重なり「データの有効活用できずデジタル競争の敗者になる」「システムの維持管理費が高額になる」「セキュリティリスクが高くなる」などの不利益が生じ、結果的に大きな経済損失が生じる可能性があります。

そうならないために、DXを推進し市場競争に負けない体制作りが求められています。

理由②:ビジネス環境や市場の変化への対応

企業がビジネス市場競争力を身につけるためには、変化の激しい市場ニーズや、顧客、社会の課題を素早くとらえ、柔軟にビジネスを変革し続けることのできる能力を身につけることが重要です。

その状況へと対応するためには、デジタル技術の導入が進んでいる市場に遅れないように、DX推進によるデジタル化や業務効率化が不可欠となってきています。

DX推進と業務効率化の関係について

DX推進と業務効率化の関係

DXを推進すると、どういった効果があるのかについて理解しておきましょう。漠然と業務効率化をイメージし、DXを推進してしまうと不要なIT投資が行われる可能性があります

そうならないために、DXを推進することで、なぜ業務効率化を図ることができるのかについて解説します。

関係①:最新のデジタル技術による業務スピードの向上

これまで、人の手で対応していた業務プロセスをデジタル化することで、今まで発生していた作業担当者による業務のムラや、疲れや慣れから生じるヒューマンエラーを無くすことができます。

さらに、処理スピードの向上や、ヒューマンエラーが低減され、承認の品質やサービスレベルの向上へ繋げることが可能となります。

関係②:正確なデータ分析

アナログな作業をデジタル化することで「誰が」「何件」「いつ実施したのか」といったことが定量的なデータとして可視化できるようになります。

また、業務に関わる定量的なデータを蓄積できるようになれば、経営戦略を立案するための材料として効果的に活用できます

関係③:データの一元管理と有効な活用

本社以外に、店舗や支社を複数持つ企業については、それぞれの運営が各店舗や支社任せとなってしまい、効果的な戦略が打ち出せていないケースがあります。

しかし、DXを推進することで各店舗や支店の状況をデータとして把握できるため、企業全体でどのような戦略が効果的なのか検討しやすくなります

DX推進における課題

DX推進における課題

DXの推進により、さまざまな業務効率化へと繋がることを解説しましたが、推進していくためには課題も存在します。

PwC Japanが発表している「日本企業のDX推進実態調査2023」(※3)の調査レポートによると、多くの企業がDXを自社の生き残りをかけた重要な項目と捉え、積極的に取り組んでいるものの、十分な成果を感じている企業は12%にとどまり、多くの企業では「何らかの成果は出ている」「あまり成果が出ていない」と回答

DX推進において、十分な成果を実感できていない企業の多くには下記3つの課題があるかもしれません。

ここでは、DX推進のよくある課題について詳細に解説します。

課題①:DX推進の目的設定と共有

DX推進の目的は、柔軟にビジネスを変革し、市場競争の優位を確立することです。しかし、どのような「手段」で競争優位を確立するのか、企業としての「将来」といった具体的な部分は、企業によって異なります。

そのため、DX推進する目的が不明確だと、そこに至るまでの道筋が曖昧になるため、テクノロジーの利用有無や、効率化の手段が定まらず、DX推進は頓挫してしまう可能性があります。

そうならないために「なぜDXを推進するのか」を明確にし、全社の共通認識として目的を共有するようにしましょう。

課題②:自社に合ったツール(施策)の導入

DXにより解決したい課題は、企業によってさまざまです。

そのため、業務効率化のツールを導入する場合も、自社の課題解決に合わせた適切なものを選択しなければなりません

せっかく新しいツールを導入したのに、社内に浸透・定着せず「無駄なコスト」になってしまったというケースも散見されますので、しっかりと検討の上、適切なツールを導入しましょう。

課題③:DX人材の確保

DX推進を実現するためには、最新のデジタル技術やデータ活用に精通し、DXの取り組みを理解・リードできる人材の確保が必要です。

しかし、現状の日本企業におけるDX人材は不足しており、DXを進めたくても推進できない場合があります。

そういった場合は、自社に適した人材がいないかを探し、いないのであれば外部人材の採用を検討するようにしましょう。また、時間はかかりますが、新たにDX人材を採用したり、社内のメンバーをDX人材として育成したりする方法もあります。

DX推進で業務効率化する際のポイント

DX推進で業務効率化する際のポイント

DXを推進し業務効率化する場合に、押さえておきたいポイントについて、4つ挙げて解説します。

ポイント①:短期・中期・長期の視点で取り組む

DXを進める際は、短期・中期・長期的な視点をもって取り組むことが重要です。

たとえば、業務効率化を図るためにツールを導入したとしても、システムに慣れるまでに時間がかかり、すぐに効果が出ないケースもあります。

そのため、短期的な視点としてある業務へツールを適用する、中期的な視点として一定のルールに沿って運用してみる、長期的な視点として効果検証と改善を繰り返しながら結果を回収するなど、視点ごとの目標を設定しましょう。

プロジェクトを俯瞰で確認することが、業務効率化を実現するための鍵となります。

ポイント②:既存のプロセスやシステムを見直す

DXを推進していると、既存の業務プロセスやシステムが効率化を妨げてしまうケースがあります。

たとえば、社内稟議の稟議書には必ず紙で申請し、承認者は申請書にハンコを押すといったプロセスがある場合です。

DX推進はこういった効率化の妨げとなるプロセスを改善することも目的ですので、既存のやり方やシステムを前向きに変革する意識をもち、現場とコミュニケーションを取りながら見直していきましょう

ポイント③:スモールスタートではじめる

DX推進の取り組みを失敗してしまう事例として「最初から大きく始めてしまう」ケースがあります。

最初から、大きく変えようとして動いてしまうと「変えなくても大丈夫」と思っている現場メンバーとの摩擦が生まれたり、導入したテクノロジーが使いにくく定着せず大きな損失を招いてしまったりする可能性があります。

そのため、DXを取り組むのであれば「少ない投資・小さな規模」から始めましょう。失敗した時の損失も少なく済みますし、取り組み開始から効果を感じるまでの間隔を短くすることで成功体験を積みやすい状況が生まれます。

その結果「DX推進は効果のある取り組み」であることが浸透していきますので、少しずつ他の部署や支社へ取り組みを拡大していくようにしましょう。

ポイント④:現場とのギャップを埋める

DXは実際に業務をしている現場担当者の協力が必要不可欠です。しかし、経営層のみでDXを進めてしまうと「何も変えずに働きたい現場」とのギャップが生じ、うまくDX推進できない状況が発生してしまいます。

そのため、ツールを導入する場合には「なぜ、ツールを導入するのか」「どう使ってほしいのか」など、しっかりとコミュニケーションを取りながら進めることが大事です。

慣れるまでは、どんなツールを導入しても「使いにくい」「前の方がよかった」など不満は出てくる可能性があります。そういった場合でも、全社の意向として前向きに取り組んでもらえるよう、普段からコミュニケーションをとっておきましょう。

DX推進で業務効率化を進める流れ

DX推進で業務効率化を進める流れ

DXを推進するための流れついて解説します。

以下の手順を進めるにあたり、DX推進をメイン業務とするチームを設置することでスムーズに効率化を進めることができます。自社の状況を鑑み設置を検討しましょう。

手順①:業務プロセスを可視化する

はじめに、既存業務のプロセスを可視化し、どういった部分がボトルネックとなっているのかについて洗い出します。

プロセスの可視化については、現場担当者ではなく、客観的に判断できるDX推進担当の実施がおすすめです。

「どこに手間がかかっているのか?」「どこの効率が悪いのか?」といったことを、現場メンバーへヒアリングしながら、改善点を把握していきます

また、ヒアリングした課題について、DXを推進することが解決策となるのか、人員の補充や外注などによって解決できる課題なのかは、しっかりと検討し進めていく必要があります。

手順②:優先順位を決める

2つめの手順としては、洗い出した課題に対し「どの課題から対応するのか」の優先順位を設定します。優先順位は「DXによる効果」「現場への負担」「かかるコスト」といった項目を考慮して決定しましょう。

基準の一つとしては、低コストで現場の負担が少ない部分からの、DX推進をおすすめします。

そうすることで、万が一、DX推進が失敗した場合の損失も少なく済みますし、現場の負担が少なければ協力も得やすくなります。

手順③:効率化するためのツールを選定する

次に、優先度の高い課題を解決するためのツールを選定します。ツールの選定は、どういう効果を期待しているのか明確にした上で行いましょう。

また、インターネット上で検索するだけではなく、展示会に参加したり、オンラインにてDXツールを紹介しているセミナーに参加したりするなど、積極的に行動していきましょう。

口コミや評判が良いとされているツールが、必ずしも自社に合っているツールではありません。無料トライアルなどを活用し、しっかりと見極める必要があります。

手順④:定期的に見直して改善する

DX推進については、ツールを導入すれば完了するようなプロジェクトではありません。

導入したことによって「期待した効果が出ているか」「新たな課題は出ていないか」「正しい費用対効果が出ているか」などチェックしましょう。

また、マイナス面だけではなく、プラス面についても結果を分析し、今後のDX推進に生かしていく必要があります

RPAを活用した業界別のDX推進事例

ツールを導入したDX推進事例について解説します。

業務効率化を実現できるツールはさまざまですが、その中でも業務プロセスの改善に有効な「RPA」を活用した事例について紹介します。

事例①:自治体DX

埼玉県狭山市役所では「第3次狭山市情報化基本計画」のもと、オンライン化・ペーパーレス化による行政サービスの効率化といったDX施策が進められています。

限られた人員の中で、市民サービスを一層充実させるには、定型的な事務作業の効率化が不可欠だと判断し、RPAの導入を決定しました。

その結果、収納や社会保険、福祉などに関わる8課の19業務でRPAを活用され、うち8業務についてはAI-OCR(光学文字認識)を併用し、紙書類からのデータ入力作業といった業務の自動化も実現しています。

また、無記名アンケートや先進自治体から講師を招いてRPAの理解を深めるなどの活動を実施し、デジタル化で得られる恩恵を実感できた職員も増えたことで、スムーズなDX推進へと繋げることができています。

事例②:医療DX

函館中央病院では、事業計画の一部として「働き方改革」や医師の長時間勤務を解消する「タスクシフト」といったDX活動を推し進め、2022年度に業務効率化を進める手段として、業務自動化ツールであるRPAを導入しました。

それによって、今まで手作業で実施していた煩雑な業務をロボットに置き換えることができ、業務の対応時間が大幅に削減されました。

また、妊婦健診クーポンの運用と最適化を実施。

具体的には、持参されたクーポンは自治体毎に請求する必要があるため、クーポンを目視確認しExcelに纏めるといった作業をしていました。その作業に対し、OCR機能付スキャナーでクーポンをデータ化し、そのデータを基に自治体毎に請求書の作成を行いました。

そういった作業の自動化を進め、2023年7月は158時間(1,900時間/年)もの時間を創出。今後も人が実施するには煩雑な「カルテ記載チェック」「入退院のデータチェック」といった業務に対し適用していく予定です。

事例③:製造DX

新潟県で自動機の製造や電子部品の受託生産などを手がけるセキ技研株式会社は、DXの一環として業務自動化ツールであるRPAを導入。

セキ技研株式会社では、県内の採用難を受け、限られた人員で業務を進めていましたが、取引先の大量発注に伴い、納期を再調整して関係先に通知するなどの業務負担が増している状況でした。

そこで、人でなければできない仕事に集中するために、出退勤打刻の漏れや日報との差異を検出し、該当者に対応依頼メールを送信する業務の自動化をはじめ、合計18業務に対しRPA化を実施。

その結果、社内の作業負担が軽減したのはもとより、対外的な事務がより速く・正確になったことで取引先からの評価も向上しました。

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まとめ

今回は、DX推進に取り組む理由から、業務効率化するときのポイントや導入手順について解説しました。

事例紹介したDX推進が成功している企業は、個人や部署の単位ではなく企業全体が一丸となってDX推進に取り組んでいます。

都度、課題や目標などのビジョンを共有し、DXに関する懸念や不安などの声があればフォローし、すべての関係者が自分の事として取り組めるような体制が整備されています。

そういった前提の元、解説した効率化のポイントや流れを振り返ることで、スムーズなDX推進へと繋がります。そんな推進の一助として、今回の記事が参考になれば幸いです。

【参考】
※1 デジタルガバナンス・コード2.0 
※2 ~IT システム「2025 年の崖」の克服と DX の本格的な展開〜
※3 日本企業のDX推進実態調査2023