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RPAを中小企業に導入した際の効果・効能とは?中小企業のRPA活用を徹底解説!

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PC上の定型業務をロボットにより自動化ができるRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は、2017年ごろから大企業や金融機関を中心に導入され始めました。ロボットをうまく活用することにより「コストの削減」「ミスの軽減」「生産性向上」といった効果が高いため、大企業だけでなく人材不足が深刻な中小企業でも、RPAを導入・活用し始める企業が増えはじめています。

では、中小企業でRPAを活用するとどのような効果やメリットを得られるのでしょうか。

今回はRPAの種類・特徴について解説します。また、中小企業がRPAを導入することで得られるメリットや導入する際の注意点などについても紹介するため、RPAの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

RPAの導入は中小企業に効果があるのか?

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、PC上の定型業務(ルーティンワーク)をソフトウェア型のロボットに代行してもらうことで、業務プロセスを効率化するという概念です。このRPAは物理的なロボットではなく、人間と共存して働くソフトウェア型ロボットとして別名、知的労働者「デジタルレイバー(Digital Labor)」と呼ばれています。

RPAブームが到来した2017年ごろから大企業や金融機関を中心に導入が開始されており、すでに業務時間の削減やミスの軽減、定型業務のストレスからの解放といった業務効率化の効果・効能の事例が多くの企業で現れています。また、MM総研のRPA導入調査によると、大企業の導入率が51%と先行する形になっているが、中堅・中小企業でも25%と着実にRPA導入社数が増加しています。最近では、RPA活用を推進する中小企業も増えてきており中小企業のRPA普及期を迎えている状態です。
RPA中小企業導入企業率
出典:MM総研 RPA国内利用動向調査2020

中小企業は大企業と比べると事業や業務の種類が少ない場合が多く、事務処理などルーティンワークの負担もそれほど大きくありません。そのため「RPAの導入は本当に効果があるのか」と疑問に感じている方もいるでしょう。

しかし、従業員の数が少なく現場の人材が不足しがちな中小企業こそ、RPAの導入・活用する意義があるのではないでしょうか。

中小企業の場合、「複数の業務を1人で担当することが多い」など、労働者1人あたりの負担が大きくなる傾向にあります。また、中小企業では小粒な単純作業が大量に残っているにも関わらず、深刻な人材不足が課題となっています。中小企業基盤整備機構の中小企業を対象とした調査によると「7割以上の企業が人手不足を感じており、52.8%の過半数以上の企業の方がかなり深刻又は深刻な人手不足と感じている。」との調査結果も出ています。

RPA中小企業人手不足

出典:RPA中小企業アンケート調査報告「人手不足に関する中小企業への影響と対応状況」

RPAは企業や事業として労働環境や業務プロセスを改善し企業や事業としての差別化をはかるために単なるツールとして導入するのではなく、人手不足を補うための経営技術やHR(ヒューマンリソース)としてのデジタルレイバーとして考える必要があります。現場で人手不足が深刻化し、「この作業をロボットにやってもらいたい」と感じる単純業務がある場合や、他定型業務の業務量が多くお困りの方のためのデジタル人材なのです。
参考ブログ:RPAとは?RPAを導入するメリットから導入方法までをわかりやすく解説!

RPAの種類とそれぞれの特徴

業務内容や従業員の仕事内容によっては、RPAは中小企業の心強い味方となるでしょう。しかし、RPAを上手に活用するためには、自社に適したRPAのソフトの選定とRPA開発者をしっかりと育成することが重要です。

主にRPAは「デスクトップ型」「サーバ型」「クラウド型」の3種類に分類されます。

ここでは、それぞれの特徴について簡単に解説します。

デスクトップ型RPA

RPA中小企業事例デスクトップ型RPA

「デスクトップ型RPA(クライアント型RPA)」は、パソコン内でのみデジタルレイバーが稼働し、各パソコン内で対象業務の自動化を行うタイプのRPAです。

デスクトップ型RPAの最大の特徴は、特定のパソコンだけに導入できることです。個人レベルで導入可能なため、導入費用を安く抑えることができます。

デスクトップ型RPAは「パソコン業務を行う従業員が少ない」「最初は小さい規模でスタートしたい」という企業におすすめです。将来的に社内展開したい場合は、サポートがしっかりしており、サーバー型RPAへの移行がスムーズなものを選びましょう。

こちら、弊社のデスクトップ型RPAである BizRobo! mini は1か月間の無料トライアルを実施しております。

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関連ページ:デスクトップ型RPA BizRobo! mini

サーバ型RPA

RPA中小企業サーバ型RPA

1台のパソコン内でロボットが稼働するデスクトップ型RPAに対し、「サーバ型RPA」はサーバ内でRPAロボットが稼働して業務処理するタイプのRPAです。

前述の通り、サーバ型RPAはサーバ内でロボットが稼働します。そのため、データやルールなどをサーバ内で一元管理でき、サーバに接続している複数のパソコンについて横断的な業務の自動化・効率化を図ることが可能です。

また、一台のパソコンに対して複数のロボットが実行できることも、サーバ型RPAの特徴の1つです。デスクトップ型と比べると、複数の業務を稼働することができるため、上手くロボットを活用することにより業務効率を上げることができるでしょう。

ただし、費用はデスクトップ型よりも高いため、ロボットに処理させる対象業務を洗い出しやロボット開発者の育成をする等、しっかり事前準備・検討した上で導入することがおすすめです。

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関連ページ:サーバ型RPA BizRobo! Basic

クラウド型RPA

「クラウド型RPA」とは、インターネット上のクラウドサービスへロボットを導入し、Webブラウザ上で行う業務の自動化を可能にするタイプのRPAのことを指します。

基本的にはロボットの稼働範囲がWebブラウザ上のみです。そのため、自動化できる業務は限定されますが、業務で利用しているクラウドサービスにおける仕事を効率化したいという場合には、効果を発揮するでしょう。

クラウド版のRPAは導入コストも比較的安く、スモールスタートが可能であることも魅力的です。将来的により広い範囲に展開することもできるため、Web上での業務が多い方は、導入を検討してみるとよいでしょう。

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関連ページ:クラウド型RPA BizRobo! DX Cloud

RPAを中小企業に導入することで得られる3つのメリット

中小企業にRPAを導入する際には「デスクトップ型」「サーバ型」「クラウド型」のどのタイプが自社の働き方に適しているかを検討した上で、導入することが大切です。

適切なRPAを中小企業が導入することで、次のような3つのメリットがあります。

  1. ロボットによる業務代行によるコスト削減
  2. ロボットとの協働による生産性向上
  3. ロボット活用による売り上げの最大化

 
ここでは、これら3つの導入効果について具体的に解説します。RPAの強みを確認し、導入の際の参考にしてください。

メリット1. RPAによるコスト削減

RPA導入の大きなメリットの1つとして、人件費をはじめとするコストを削減できることが挙げられます。人を雇うためには「毎月の給与」「社会保険や福利厚生の費用」など、さまざまなコストがかかります。

さらに、退職や休職によって欠員が出た場合は、人材確保のための採用活動や、新しく採用した従業員への教育・研修にコストが必ずと言ってよいほどかかってきます。

一方、RPAは初期費用と維持費はかかるものの、一般的にフルタイムの派遣社員1人の給与の3割程度の金額で運用できます。人間のように業務効率が低下することもなく、24時間365日稼働できるため、業務時間あたりにかかるコストを大幅に削減できるでしょう。

メリット2. RPAによる生産性向上

人間はミスをする生き物です。どれだけ業務手順が単純な作業でも、エラーをゼロにすることは難しいでしょう。また、人間の場合、定型業務が長時間続くとどうしても業務効率が低下してしまいます。

しかし、RPAによって定型業務を自動化することで、単純なミスをなくすことが可能です。処理速度を落とさず人間よりも圧倒的な速さで24時間365日働けるため、定型業務を安定した速さで処理することができます。定型業務におけるミスがなくなり、処理スピードも速くなれば、従業員が定型業務に追われることもなくなり毎月の期限などのプレッシャーからも解放されるでしょう。

RPAが定型業務を処理してくれるということは、クリエイティブを要する業務など本来人間が注力すべき業務に従業員が集中できるようになるため、労働生産性が大きく向上するといえます。実際に、株式会社地域新聞社は単純作業をロボットに代替し、年間約5,000時間創出に成功、ロボットとの協働を実現しています。
参考記事:代表の後押しでBizRobo!を導入。年間1万2,000時間の業務時間創出を目標に、現場の事務担当が大活躍

メリット3. RPAによる売り上げの最大化

RPAを導入することによるメリットとして、売り上げの最大化が挙げられます。RPAの活用方法はバックオフィス業務の効率化だけではありません。フロントサイドの営業活用に導入、活用されている事例もあります。

例えば、国内で仕入れた車を海外に輸出する事業を手掛ける中古自動車販売店では、営業マンが海外の顧客からのオーダーに合わせてインターネットで情報を集め、マッチングを図るという一連の作業を行っていました。この作業のルールとフローをRPAに覚えさせて代行させることにより、わずか2ヵ月で売り上げを3倍にまで伸ばすことに成功しました。

ルール化できる作業をRPAが担うことで、人間はより創造性が必要な業務や属人性を求められる業務コミュニケーションが必要な業務など、「人間にしかできない仕事」に集中することができます。RPAと人間がそれぞれの能力によって最適な棲み分けを行えば、最低限の人件費で売り上げ拡大を実現できるという好例でしょう。

RPAの導入は、人間と同レベルのサービスと品質を人間以上の迅速性と正確性をもって実現し、絶え間なく働き続ける有能なデジタルレイバーを雇用するのと同じなのです。

中小・ベンチャー企業のRPA活用事例紹介

RPA中小企業活用事例

アースフレンズ東京Z

RPA活用事例:中小・ベンチャー企業こそ導入すべき! アースフレンズ東京ZはRPAのBizRobo!で「大企業チームと勝負する土台ができた」

■会社説明
株式会社GWCは、男子プロバスケットチーム「アースフレンズ東京Z」の運営法人。アースフレンズ東京Zは、B.LEAGUEのクラブライセンスを持つ全36クラブのなかで、発足からの歴史が最も浅い。さらに特筆すべきは、企業を母体とするクラブがひしめくプロスポーツの世界のなかで、“ベンチャー企業”が運営母体であることだ。そんなチームの運営に欠かせないのが、チケット販売、ホームゲームのイベント企画、グッズ・飲食の販売等々の仕事を担うフロントスタッフの面々である。

■導入した背景
チケットやグッズ・飲食の販売・集計などの定型業務が多くある一方で、フロントのメンバーが試合の演出やファンとのコミュニケーションなど、より企画や人とのコミュニケーションが必要となる業務やクリエイティビティが必要となる業務に時間を割けていなかった。

■RPAによるソリューション
チケット売上の集計管理業務。
1回あたりの作業時間は毎回40分〜1時間程度だったが、RPA導入後は「ほんの数分」に。
リーグ戦1シーズンの運用で一定の成果が上がったことから、今後もRPAの適用範囲を拡大させていく予定。

■体験談
RPA中小企業事例

■導入前:「1回あたりの作業時間は毎回40分〜1時間ほど。その時間以上に、単純作業の繰り返しだったので、多少ならずともストレスが溜まる作業でした。」

■導入後:「毎朝出社してスタートボタンを押せば、RPAがすべてデータを集計し、保存までしてくれます。1回あたりの作業時間はほんの数分間。実質的な作業はほとんどなくなり、自分は社長に報告するだけ、という感覚です。」

参考ブログ:【2020年版】各業界のRPA導入事例と効果・効能について

RPAによる物流・製造業の業務活用事例

収支資料を作成し、配信する業務をRPAによって自動化

中小企業製造業事例

■選定理由
・業務システムから工場の収支データをダウンロードするのに非常に時間がかかっていた
・人手で作業を行うと、長時間拘束されてしまい、精神的な負担が大きかった
・複数資料を複数の対象者に送信するため、資料の添付し忘れやメールの宛先間違いが発生していた

■効果
・年間130時間の余剰時間を創出した
・単純作業かつ長時間の待機から担当者が解放された
・データの添付ミスがなくなり、業務の正確性も高められた
関連ページ:物流・製造業の業務適応事例

RPAによる建設業の業務活用事例

【国土交通省のサイトにアクセスし、建設業の許可番号を調べるロボット】

中小企業事例建設業

■選定理由
・法律違反を防ぐため、発注先が許可されている建設業の種類と、発注しようとしている工事の内容が合致するか確認する必要がある
・建設業のデータ販売業者に頼むと1000万円以上かかり、かつ更新のたびに50万円かかるためコストが高い

■効果
・わずか5人日で作成したロボットで、1200万円のコスト削減効果を実現
・4日間連続で稼働させることで、1万2000件ものデータ取得が可能
・夜間に集中的にアクセスすることで、人間の業務時間との切り分けも実現
関連ページ:建設業の業務適応事例

RPAによる小売業の業務活用事例

販売実績を集計する業務

業務適応事例小売業

■選定理由
・開発商品の種類が1200SKUあり、それぞれに対して週次で多くのデータを集計する必要があった
・集計データをもとに発注数や販売計画を立案するため、データ集計の即時性と正確性の向上が重要だった

■効果
・週に32時間かかっていた業務をロボットがすべて代行できるようになった
・データの集計をよりスピーディにできるようになり、企画担当者が任意のタイミングで発注数量数の決定や販売計画の見直しを行えるようになった
関連ページ:小売業の業務適応事例

RPAを中小企業で運用していく上で考えられるリスク

RPA中小企業導入リスク

RPAは、中小企業でも十分に活用可能です。RPAを正しく利用できれば、コストの削減や生産性の向上など、経営者も従業員も多くのメリットを享受できるでしょう。

しかし、RPAを導入するということは、新たなソフトウェアやシステムを導入することを意味しています。新規のシステムを従来のやり方に加える際にはリスクがつきものであり、RPAの場合も例外ではありません。

では、RPAを中小企業で運用する場合にはどのようなリスクが考えられるのでしょうか。RPAをスムーズに運用するためにも、メリットと共にリスクも把握しておきましょう。

誤作動やシステム障害への対策

RPAはデジタルレイバー(ロボット)であるため、人間から指示があればその通りに作業をこなします。正しい指示であればミスなく作業を進めてくれますが、人間の設定に誤りがあった場合、ミスが発生する可能性があります。

また、RPAというツールも正しく使わないと、システム上の小さな誤作動やエラー、システム障害などが発生することもあります。ヒューマンエラーによるミスよりも頻度ははるかに低いものの、まったくないとは言い切れません。

さらに、会社にとって重要な業務をRPAに担当させる場合、システム障害が起こると業務が止まってしまうリスクもあります。場合によっては損害が発生してしまう恐れもあるため、ロボットの運用ルールの策定・各種アカウント管理・バックアップや障害対応などの方針を定めた上でロボットを運用していきましょう。

セキュリティ問題への対策

RPAはヒューマンエラーによる情報流出を防ぐことは得意です。しかし、RPA自体はソフトウェアであるため、外部の人間が不正にアクセスし、RPAのシステムを改ざんして情報を取り出すことは難しくありません。また、悪意を持った会社内部の人間が不正にアクセスし、RPAを改ざんする恐れも考えられます

その防止策として、ロボットに対するアクセス権限を制御し、アカウント管理・設定を細かく決めて運用しましょう。また、ロボットがIDやパスワードを必要とする場合は、アクセス制御がされているファイルへその都度アクセスし情報を取得するなどのセキュリティ対策をすることも重要です。

RPAを中小企業に導入する際の四つの注意点

中小企業RPA導入の注意点

ここまで、日々の会社の業務でRPAを運用する際に気を付けるべきポイントを紹介しましたが、RPAを導入する段階での注意点もいくつかあります。

最後に、中小企業でRPAを導入する際の注意点を4つ紹介します。RPAを導入するメリットを最大限に享受するためにも、ぜひご覧ください。

  1. スモールスタートで導入・業務適応を進める
  2. ロボットの適用範囲を明確にする
  3. 対応OSをしっかりと確認する
  4. いきなり本格的な導入はしない

 

注意点1. スモールスタートで導入・業務適応を進める

RPAを導入する際には、スモールスタートを心がけましょう。その際のポイントとしては「1つのチーム」「1つの部署」といった比較的小さな単位からRPAをテスト導入することです。

小さな規模でスタートすれば、「RPAを導入する目的や現在の業務で抱えている課題」や「RPAを稼働させる範囲」といったポイントがブレにくいというメリットがあります。また、導入時や運用時のリスクを最低限にとどめることも可能です。万が一失敗した場合でも、最初から全社的に導入した場合と比べると、少ないダメージで済むでしょう。

RPAの導入が成功した場合は、そのチームや部署における事例をもとに、ほかのチームや部署の環境や業務内容に応じた最適化や展開が可能です。

そのため、まずは焦らずスモールスタートすることが、中小企業がRPAを導入する際の大きなポイントといえるでしょう。

注意点2. ロボットの適用範囲を明確にする

RPAは、事務作業などのルーティン業務を正確に素早くこなすことはできますが、デジタルレイバーであるため、できることに限界があります。そのため、基本的にはデジタルレイバーと人間のどちらかが作業をしても結果が変わらない仕事を割り振ることになるでしょう。

しかし、自動化できる業務や、自動化してはならない業務が明確化されていない段階で、RPAを導入しても思ったような効果は得られません。RPAの稼働範囲を明確に定めていないままだと、出退勤の打刻や休暇申請の承認など、担当者の意思が反映される仕事まで勝手に自動化されてしまうこともあります。

RPAを導入する前に社内業務の内容やその手順を振り返り、自動化できそうな業務と自動化してはならない業務を明確にし、RPAの稼働範囲をしっかり決めておくことが大切です。

注意点3. 対応OSをしっかりと確認する

サーバ型RPAやクラウド型RPAは、サーバ上やインターネット上でデジタルレイバーが稼働します。そのため、ログインIDやパスワードなどがあれば、個々のパソコンのOS環境に左右されることなく働いてくれます。

一方、デスクトップ型RPAは、個々のパソコン上でデジタルレイバーが働きます。ソフトウェアによっては、Windowsにしか対応できないなど、対応しているOSが限られているケースも珍しくありません。

デスクトップ型RPAを導入する場合は、導入しようとしているRPAの動作環境をしっかりと確認してツール選定することが重要です。また、パソコンの性能によってRPAの処理速度が異なる点についても、気を付けましょう。

注意点4. いきなり本格的な導入はしない

スモールスタートを心がけるという点とも関連しますが、いきなりRPAを本格的な導入を決定することは避けたほうがよいでしょう。「RPA導入チーム」として小規模なチーム・部署で導入することからスタートし、RPAの活用方法について方向性が定まってから全社的に展開したほうが、失敗するリスクが低いためです。

初めてRPAを導入する場合は、スモールスタートに適した製品を扱っている会社を選びましょう。

中堅・中小企業におけるRPAツール導入社数シェアの2強の1つである「BizRobo!」は、中小企業で導入が急速に進んでいるデジタルレイバープラットフォームです。

出典:「2019年 中堅・中小企業における「RPAツールのシェア」と「主導部門や用途の変化」

スモールスタートに適した「BizRobo! mini」は、サーバーを準備する必要がないため、短期間で導入することができます。また、低コストで利用することができるため、お試しとしての利用もおすすめです。

最初はトライアルとして小規模なチームや部署で導入して小さく始め、社内RPA人材の育成をしながらノウハウを蓄積しましょう。RPA導入から運用に関しての過去ブログも掲載していますので、ぜひ併せてこちらもご確認ください。

参考ブログ:RPA導入から運用時の押えておきたい3ステップ

まとめ

RPA(ロボット)はPC上の定型業務を繰り返し作業し、これまで人間が時間をかけて実施していた作業を代行してくれます。業務内容によっては中小企業でも活用でき十分な効果が期待できます。導入の規模や段階、業務の内容に応じて適したタイプのRPAを選びましょう。

また、ここまでいろいろと解説をしましたが、「実際に触ってみたい」という方向けに、Webセミナーを開催しております。実際にロボット作成を体感して頂き、普段の業務の効率化に役立てていただければ幸いです。

【無料】BizRobo!ウェブセミナーに申込む

RPAを中小企業が導入するメリットには「コストが削減できる」「生産性が向上する」などといったことが挙げられますが、導入や運用にはリスクも少なからず存在します。リスクや注意点をしっかり理解した上でRPAを導入し、上手に活用してロボットと協働し業務を効率化を進めていきましょう。