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ペーパーレス化の進め方と成功の秘訣！メリットも徹底解説！

2023.01.25

2024.04.05

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ここ数年、業務効率化のひとつの方法として耳にすることが増えた「ペーパーレス化」という言葉。意味はなんとなくわかっていても、実際の進め方やメリットまで把握しきれていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回のブログでは「ペーパーレス化」のメリットや成功させるコツを詳しく解説していきます。おすすめのツールもご紹介しますので、紙の書類に悩まれている方はぜひご一読ください。

ライター紹介：

長澤史佳（ながさわふみか）: 大学在学中に「ハフポスト日本版」と「Forbes JAPAN」にて記事執筆・編集・翻訳などを経験後、新卒で株式会社PR TIMESに入社し、PRプランナーとして化粧品メーカーや食品メーカーを担当。2022年よりRPAテクノロジーズ株式会社に入社し、コンテンツ企画や広報を手掛ける。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体を電子化することによって紙の使用を減らすことです。ビジネス面では紙の文書や資料をデータとして活用することで、業務効率化やコスト削減を図ります。その他では、電子書籍や電子チケットへの変化もペーパーレス化の動きと言えるでしょう。

紙媒体を電子化するには、紙をスキャンしてPDFファイルなどにする方法や書類を最初からExcelやWordで作成する方法があります。詳しい進め方はブログの後半で解説していきます。

会社内での取り組みと思われるペーパーレス化ですが、実は推進するために法整備も進められており、1998年には「電子帳簿保存法（※1）」、2004年には「e-文書法（※2）」が施工されています。さらに、2019年から施工されている「働き方改革関連法」では正規雇用者と非正規雇用者の不合理な待遇差解消が推進されています。一見、ペーパーレス化に関係ないように思えますが、ペーパーレス化が進めば非正規雇用者に偏りがちだったコピーや書類整理などの業務負担が減るので、結果的に働き方の改善も期待できるでしょう。

※1 帳簿・決算書・領収書・請求書などの保存処理に関わる負担を軽減するため、一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律
※2 法人税法・会社法・商法などで保存が義務付けられている文書を電子データで保存することを認める法律

関連記事：請求書を電子化して保存する方法は？法律改正を踏まえたポイントを解説！

ペーパーレス化の対象となる書類

ペーパーレス化を進めたいと思っても、多くの会社には大量の書類が存在します。そのまま紙で残すべき書類は残しながら、電子化することで業務効率化が見込める書類はペーパーレス化を進めることが大切です。それでは、どのように対象となる書類を選んでいくのでしょうか。

まず、ペーパーレス化を進めるべきなのが、ビジネス文書です。業種によっては日々発生する大量の請求書や発注書を電子化することで、発行する側も受け取る側も大幅な業務負担の改善が見込めます。先述の通り、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」で定められている条件を満たせば電子データで管理できるので、まずは日々扱っているビジネス文書からペーパーレス化を進めていきましょう。

ビジネス文書以外では、会議で使用する資料もペーパーレス化の対象となります。特に今はオンラインミーティングが主要となり、すでにペーパーレス化の一環として進めている企業も多いのではないでしょうか。会社パンフレットやカタログ、チラシなどの販促物も電子化することでホームページから配布でき、製本の手間が省けるだけでなく、修正や変更が容易になるのでおすすめです。

ここで注意しておきたいのが、先述の「e-文書法」により、ペーパーレス化の対象外となる書類があるということです。例えば、免許証や許可書などは現物を保有していることで効力を発揮するので、現物で保管しておきましょう。船舶に備える手引書など、緊急時に速やかに閲覧しなければいけない書類もバッテリーやネットワークの状態に左右されないよう紙での保管が必要です。

ペーパーレス化のメリット

業務効率化・生産性向上につながる

紙そのものからデータに移行し、そのデータをクラウド上のストレージに保存すると、複数人での情報共有ができるようになります。データで保管することで探したい資料はすぐにファイル名による検索ができるようになったり、複数人でのファイルの同時編集が可能になったりと、紙と比べて業務効率化が見込めます。フォルダの共有権限を設定することで、特定の部署のみとの共有や取引先への展開も容易になります。文書の場合は特定の場所に保管する必要があるため、そのひと手間も省くことができます。

さらに、各種ツールなどを導入することで社内決裁や取引先との契約も紙からオンライン完結に移行できます。従来は紙で文書を作成し、申請して担当者が押印する…という流れが一般的でしたが、サービスを使用することでペーパーレスでの契約が成立します。最近ではリモートワークで出社しないという方もいらっしゃるかと思うので、出社や取引先に郵送する手間がなくなり、生産性向上につながります。

コスト削減

ペーパーレスになることで用紙代はもちろん、紙に関わるトナー代、プリンターのリース代やメンテナンス代などを抑えることができます。その他にも、書類の郵送代や運搬費用、廃棄費用、さらに保管のためにキャビネットや倉庫を使っている場合にはその費用削減につながります。

オフィスでも保管場所やプリンターの場所はどうしても必要なので、そのスペースを縮小できる場合はオフィス賃料を抑えたり、場所の有効活用を考えたりすることが可能です。

情報漏えい・紛失のリスク軽減

まず、物理的に起こりうる紛失や紙の劣化防止、シュレッダーのかけ忘れがなくなります。外営業やリモートワークでオフィスから書類を持ち出す場合は特に紛失リスクが高くなるので、そのリスク軽減は大きなメリットになるでしょう。

また、データ化した書類はパスワードやアクセス権限を設定できます。必要な書類にはしっかりとパスワードを設定し、それを社内で管理することで改ざんや不正閲覧の対策にもつながります。

火災や自然災害など有事への備え

ペーパーレス化を進めることで、BCP（※3）対策にもメリットが存在します。例えば、オフィスで火災が起こってしまった場合、紙の書類のみだと焼失してしまうリスクが大いにあります。紙から電子化してクラウドサーバー上に保存しておくことで、端末が使用できなくなったとしても別の端末からログインして再度データへのアクセスが叶います。

また、新型コロナウイルスの感染拡大で緊急事態宣言が発令されたことは記憶に新しいと思います。感染症の拡大や災害で通勤できなくなったとしても、ペーパーレス化を進めておくことで自宅からアクセスして事業を継続させることができます。

※3 「Business Continuity Plan」の略。訳すと、事業継続計画。企業が自然災害・火災・テロ・システム障害などの緊急事態が発生した時に事業資産の損害を最小限に抑え、事業の継続や復旧を図るための計画

DX推進の基盤づくり

ペーパーレス化の取り組みは、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進のための基盤構築にもつながります。紙のままだとデータとして扱うことができないため、他のツールとの連携やデータ分析に役立てることができません。

電子化されたデータであれば、簡単に数値を抜き出して分析できたり、RPA（※4）など他ツールとの連携でさらなる業務効率化が見込めたりします。DX推進を考えている場合は、ペーパーレス化をひとつのステップとして進めていきましょう。

※4 「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略。パソコン上で行う業務をロボットで自動化すること

企業イメージの向上

近年、企業の取り組みとして知られるようになったCSR活動（※5）。ペーパーレス化を推進し、紙を使う量を減らすことでサステナビリティへの取り組みとしてアピールすることができます。

SDGs（※6）では、8番に「働きがいも経済成長も」という目標があり、ペーパーレス化で生産性が向上すればより働きやすい環境を整えることにつながります。また、12番には「つくる責任つかう責任」という目標が定められています。紙はもともと木材からできているので、ペーパーレス化を進めることは結果として伐採される木材の量を減らし、環境保護につながるでしょう。

※5 「Corporate Social Responsibility」の略。訳すと、企業や組織が果たすべき社内的責任。企業は利益を追い求めるだけではなく、社会的責任を果たしていく必要があるという考え方
※6 「Sustainable Development Goals」の略。2015年に国連総会で採択された持続可能な開発のための17の目標

ペーパーレス化が進まない理由

導入コストがかかる

先述の通り、ペーパーレス化には多くのメリットが存在しています。しかし、なかなか進まないケースもあるのにはいくつかの理由があります。大きな理由としては、その導入コストです。紙からデータにするためのスキャナーなどのハードウェアに加え、閲覧のためのパソコンやタブレッド端末、セキュリティ対策ソフト、インターネット環境の整備などが必要となるでしょう。

また、それらの準備が整った後、書類がたくさんある場合にはそれを電子化する手間も大きなコストとなります。さらに、電子化したデータは基本的にはクラウドサーバー上に保存するため、新たに大容量のツールを契約する必要もあるかもしれません。総合して初期コストはかかってしまう可能性が大きいですが、長期的なメリットを考えるとメリットへと変わっていくでしょう。

慣れているオペレーションから変えたくない

長年、紙での業務に慣れている場合、そのオペレーションから変更するのに抵抗を感じてしまうこともあるかと思います。ITリテラシーが低かったり、年配者でデジタル機器の扱いに不慣れだったりする場合、逆に不便と思われてしまい、業務がスムーズに進まないことがあるかもしれません。

まずはペーパーレス化のメリットや安全性をわかりやすく伝えた上で、特にデジタル機器に慣れない社員に対してはリテラシー教育をしていくことが大切です。大きな企業の場合、一気に変更するのではなく特定の部署からペーパーレス化を推進し、そこで感じたメリットを伝えていくのもおすすめです。

資料の全体像を把握しづらい

電子化したデータは全体像を把握することが難しいのが難点です。パソコンやタブレット端末のディスプレイで一度に表示できる情報量には限りがあり、複数の資料や大きいサイズの資料を閲覧する際には不便と感じてしまうかもしれません。

不便と感じてしまい、業務効率が逆に落ちてしまうと敬遠される場合もあります。全体像を把握したい資料のみは紙のままで残すなど、紙とデータを上手く使い分けましょう。

ペーパーレス化の進め方

ステップ1 – 目的や意義を設定する

ペーパーレス化の推進は単に紙をデータ化するだけではなく、業務そのものを効率化していく取り組みです。ペーパーレス化によってどのような目的を達成したいのかをしっかりと設定しないと、効果が限定的になってしまいます。目的を明確に定めた上で経営層がリードし、全社へと広げて推進していくことが重要となります。

目的の例としては、

・情報共有や資料編集を複数人で同時に行い、スピーディーに
・情報漏えいや紛失防止によりセキュリティ強化
・紙代、印刷代、維持管理費、人件費などのコスト削減
・環境保護、SDGs、CSR活動などに取り組む企業としてのイメージアップ

などがあげられます。

社内の課題を洗い出した上で、まずは目的や意義をしっかりと設定しましょう。

ステップ2 – 対象の紙媒体を決める

目的が設定できたら、対象となる紙媒体を決めていきます。ここで大切なことは、最初からすべての書類を電子化しようとしないことです。ペーパーレス化に伴う作業量が多くなってしまい、他の業務が進まなくなってしまっては本末転倒です。また、先述の通り、慣れているオペレーションからいきなり全部変更してしまうと、不信感や不慣れでストレスを感じる従業員も出てくるかもしれません。その影響で生産性が下がっては意味がなくなってしまうので、まずは対象の紙媒体を決めましょう。

対象の書類の決め方は「ペーパーレス化の対象となる書類」を参照してください。

ステップ3 – 紙の使用量を把握する

ペーパーレス化の対象を設定したら、紙の使用量を調査していきましょう。請求書を電子化するとしたら、現状どのくらいの請求書を紙で発行しているのかを調べます。紙にかかっているコストが可視化できたら、ペーパーレス化推進のモチベーション向上のために社内で共有する機会を設けることもおすすめです。

また、現状を把握することで具体的な削減目標を設定しやすくなります。削減目標が明確になれば、ペーパーレス化に向けた取り組みのアイデアを出したり、実行しやすくなったりするでしょう。

ステップ4 – ツールを選定する

ペーパーレス化推進に役立つツールはたくさん存在するので、目的に合わせたツールを探します。セキュリティ重視であれば完全国内型のツール、書類が大量にある場合は大容量のツールを選びましょう。

従業員が使いこなせなければ効率化が図れないため、使いやすいと感じるものを選ぶことも大切です。ツールを選定したら社内説明会を開くのもおすすめです。

ステップ5 – 運用ルールを策定する

ペーパーレス化によって業務フローに変更が生じるので、本格的な運用前にルールも決めておきましょう。例えば、押印申請の方法、見積書の格納先、ファイルの共有権限など…業務フローを見返しながら、現場の混乱を招かないようにルールを策定しましょう。

ペーパーレス化は、明確なルールのもとで社員の意識と足並みを揃えることが重要です。ルールが決まったら、社員がすぐにアクセスできる場所（社内チャットツールや社員メーリス、社内掲示板など）でルールを周知してください。

ステップ6 – 計画を立てて実行に移す

ペーパーレス化の取り組みに関わる推進体制、KPI、紙媒体の具体的な移行時期、今後対象となりうる紙媒体の検討、スケジュールなどの計画が立ったら、いよいよ実行に移します。実行に移す際には関係者への周知も忘れずに行いましょう。

実行に移して実際にペーパーレス化が始まったら、効果測定と運用の見直しも繰り返し行います。見直しながら改善のアクションを行って、最初に立てた目的達成ができるように精度を高めていきます。

ペーパーレス化を成功させるコツ

従業員の理解を得る

すでにこのブログ内でも何度か出てきていますが、従業員からの理解を得ることは大切です。決してペーパーレス化に限らず、新しい取り組みを始める時にはどうしても従業員への負担が大きくなってしまいます。理解を得ないまま始めてしまうと「また面倒くさそうな取り組みがスタートした」「今のままでも忙しいのに協力できない」など、不満を助長する原因になりかねません。

必ず事前に従業員に取り組みの概要やメリットを説明した上で、できる限り現場の声も取り入れて進めてください。現場から意見が出た場合は、なるべくその意見に寄り添う形でプロジェクトを推進しましょう。

部分的な取り組みから始める

まずは、やりやすいところから部分的にスタートするのがおすすめです。社内での経費申請から始めてみる、一部のクライアントとの契約に電子契約を活用するなど、部分的な取り組みから試してみることで徐々にメリットが実感できるでしょう。

スモールスタートで試験的に始めて、少しずつ範囲を広げていけば現場の従業員への混乱も少なく、新しい業務フローに慣れていくことができます。同時に、目的に沿ったペーパーレス化が進んでいるかを検証しながら、課題があれば改善していくというサイクルも回すことが可能です。

ツールを上手く選択し、従業員の負担を少なくする

ペーパーレス化にあたって現場の従業員の負担を少なくするために、使用ツールは上手く選択しましょう。書類のデータ化を円滑に進めるためにサポートは受けられるのか、お問い合わせの対応可否、導入支援、実際に効果が出た導入事例などをチェックします。

特に代行サービスを利用すると従業員の負担が少なく、成功しやすくなります。おすすめツールもご紹介しますので、ぜひチェックしてみてください。

紙のデータ化にはスキャンするだけの「デジパス」がおすすめ

ペーパーレス化のメリットがわかって試してみたい、でも今のリソースではできるかわからない…という方におすすめのツールがデジパスです。デジパスは、スキャンするだけで書類のデータ化をまるごとおまかせできるサービスです。書類をスキャンして送るだけ、最短2時間でデジタル化されたデータをお手元にお戻しします。ペーパーレス化を進めるにあたって従業員の負担が課題となっている企業にピッタリです。

デジパスの強み

1.スキャンするだけ、最短2時間でお戻し: お客さま側で必要な作業は、対象となる書類をスキャン・アップロードするだけ。スキャンしてデジパス側に送るだけで、最短2時間でデータ化されたデータが戻ってきます。
2.手書き文字でも読み取り可能: デジパスは活字だけではなく、手書き文字が使われている書類でも読み取り可能です。さらに、デジパスの場合は熟練オペレーターの校正を挟むので、不安定な手書き文字でも安心して任せられます。
3.オペレーターによる構成で安心: 前述の通り、デジパスでは書類の読み取り後にそのデータが正しいか、熟練オペレーターが文字校正をし、仮に読み取れていなかった部分がある場合にはその時点で修正します。人と技術のハイブリッドだからこそ、速くて正確なサービスが実現します。
4.初期費用0円でお手軽に始められる: 初期費用がかからないため、安心してスタートできます。月額料金6万円（税抜き）の中で、従量課金5万円分までを無料でご使用いただけます。5万円分を超えた分からは、従量課金として加算されていきます。
5.安心のセキュリティ対策: 完全国内型のシステム環境やオペレーション体制を取っているため、お客様の大切なデータを安心してお預けいただけるようなセキュリティ対策を整えています。また、オペレーターからお客様の帳票全体が見えないように、帳票は分割してランダムに配信されます。
6.専用センターへの作業集約で低価格が実現: サービス作業の集約で技術とノウハウを構築することで、大量に利用しても安心な低価格を実現しました。