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【業務効率化】AI OCR×RPAで紙業務を劇的に削減!トップシェア製品DX SuiteとBizRobo!徹底解説

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本記事のサマリー

・AI-OCRとRPAで業務効率化 具体的な事例を紹介

75%の業務工数削減に成功!AI-OCRシェアNo.1 DX Suiteの徹底解説!

・DX SuiteとBizRobo!の連携ロボを無償で提供中

紙業務、特に注文書や請求書、FAXが関連する業務に関わる方々を主な対象者に、
AI-OCRやRPAといったテクノロジーを活用することでいかに「紙業務の生産性向上」を実現できるのかをお伝えするため
AI-Inside株式会社 藤崎秦幹氏とRPAテクノロジーズ荒井大輔氏による共同WEBセミナーが開催されました。

目次

※見出しの時間表記は講演動画のタイムラインとなっております。


※本ウェビナーの動画はこちらから視聴頂けます。

 

RPAとOCRとは?簡単なおさらい

RPAとは?
荒井
「RPAとは(従来なら人の手で行われていた)システム同士をつなぐ役割を行います。
例えば社内の受発注システム内のデータを、別の顧客管理のシステムに移す必要がある際、通常だとデータの移行は人の手作業で行われていましたが、その作業フローをロボットに教えて代行させることで何百件ものデータ移行を自動で実行。人間は単純作業から解放され、他の業務を行うことができます。」

従来人間がやっていた作業を、反復作業や確認作業を得意とするロボットが代わりに行うことで、手を動かすだけの単純作業から解放されます。

OCRとは 

OCRはRPAよりも認知されており、言葉を知っている方は多いのではと前置きしたうえで
荒井
「OCRは紙のデータ化を行うもので、例えば書面をpdf化したり、png画像をcsvに変換するものがあります。近年ではAI-OCRが新たに誕生しました。
AI-OCRは従来のものと違い、日本語の手書き文字を読み込んでデータ化を行えます。さらに、文字を読み込むたびにAIが学習し精度を自動で高めることが可能です。」

とのことです。

RPAカンパニーがOCRに取り組み始めた理由

なぜRPAカンパニーである弊社がOCRに取り組むことに至ったのでしょうか。

その理由について

荒井
「RPAによる業務効率化について、紙が関わる部分についても多くの相談を頂いておりました。
従来RPAで扱えるのはデジタルデータのみで、実物の紙は対象外だったのですがOCRで紙をデータ化することでRPAによる処理が可能になるため、紙業務の効率化が行えます。
そういった背景で、弊社としてもOCRに取り組むこととなりました。」

紙業務→OCRでデータ化→データをRPAで自動化というステップを踏むことで、従来であれば非効率的にならざるをえなかった紙業務についても、大幅な効率化を実現しました。

OCR×RPAでもたらされる効果

通常、紙業務の効率化のため新システムを導入するとなると大きな業務フロー改革が必要になりますが、OCRとRPAは元の業務フローを大きく変えることなく業務効率化が行えます。

紙を整理して目視しながらExcelに記入していた部分がOCRに。
Excelのデータを一件一件基幹システムにコピー&ペーストしていた部分がRPAに代わり、人間はロボットがその業務を実行した後、間違いがないか確かめるだけでOKです。

OCRによる効率化

OCRでの業務効率化について、

フォーマットが固定化された紙が、最も安定して読み取ることができるためOCR化に適しています。対して取引先ごとに別のフォーマットのある紙やフォーマット化されてない紙の業務はOCR化の適応難易度が高くなります。

ただ少し前は自社作成フォーマットのOCR化案件が業界のメインターゲットでしたが、現在ではOCRの普及やOCR技術の向上によって取引先会社作成の紙業務のOCR化の申し込みが急増しています。

注文書、請求書、FAX…紙業務のデメリットとは

では、実際紙業務をデータ化せず、紙のまま行うことによってどのようなデメリットが生じるのでしょうか。

顧客から発注をFAXで受け取り、注文書や請求書を発行、人が紙のデータを基幹システムに目視しながら入力するという工程を例にとると

・単純作業が多く工数が大きい
・作業のプロセスやノウハウが属人化してしまう
・作業者にとって単調な作業となり、創造的な業務ができない
・進捗が作業者の状態に依存するので予測がしづらい

といったデメリットが発生し

企業にとっても余分な人件費が発生したり、ヒューマンエラーによって案件が滞ったりシステムによる効率化できないなど様々な問題の原因となります。

 

AI-OCR×RPAですぐに効果が出る領域

実際にAI-OCRとRPAを適用して自動化・効率化を進めるのに適した業務にはどのようなものがあるでしょうか。

活字か手書きか?

手書きで作成された紙データよりも、活字の紙データの方が読み取りミスが発生しにくいためOCR化に適しています。

注文書・請求書のフォーマット数は?

OCRは、フォーマットに合わせて読み取る内容を定義することでデータ化を行います。

そのため、フォーマットがバラバラな状態ではそれぞれ定義が必要になるので
帳票のフォーマットを社内で統一し、フォーマット数の少ない紙業務にOCRを適用することが適しています。目安として1~200種類までのフォーマット数に収まれば、OCR適用が見込めます。

OCR化のボリューム判断

OCR導入の際、OCR化の順序として紙業務の中でも枚数の多いものからOCR化を行ったほうが、効率化を実感できるのでお勧めです。

取引先との注文書や請求書をOCR化するのであれば、ボリュームの多い帳票や会社を調べ、順にOCRでフォーマットを定義していきましょう。

明細書の商品コードの有無

明細書へのOCR化の際、商品コードがあると、自社システムに適応したものを読み取ってデータ化するだけで処理が済むので非常に楽になります。

そういったコードがない場合は、同一内容の商品でも取引ごとに項目名に相違があるなどの問題が発生するためOCRで読み取った後の処理が煩雑になります。

OCRは漢字やひらがなよりも英数字を読み取る方が得意なため、導入にあたって商品コードを導入することがおすすめです。

明細行のレイアウト

OCRで読み取る際、明細行の幅が単一なものであると読み取り精度が上がります。
そのため、導入の際は、もともと単一な明細をOCR化する、これまでバラバラになっていた明細の行幅を統一するといったプロセスを踏むとよいでしょう。

OCRやRPAといった業務効率化ツールは、適用にあたって業務プロセスを改善することで、従来の非効率的だったプロセスが洗い出され、紙のデータ化に留まらず波及的に効果が現れるのが特徴です。

第2部 AI-Inside AI-OCR市場シェアNo.1 DX Suiteのご紹介

紙情報をデータ化するOCRと、従来人が手作業で行っていたデータ処理を自動で行うRPA。

その組み合わせに最も最適なツールの一例としてAI inside社提供の DX Suiteがご紹介されました。

AI inside社について

労働人口が減少する現代日本の課題を解決するため、AIを活用しての業務効率化を目指すAI inside社。

藤崎さん
「企業にとって煩雑で工数のかかるビジネスプロセスである「データ入力作業」に注目し、あらゆる紙情報をデータ化して自動出力するAI-OCRサービス DX Suiteの提供を開始しました。」

 

AI-OCRシェアNo.1製品 DX Suiteについて

DX Suiteについてご紹介します。
DX Suiteは主に3つの機能から成り立っており、

Intelligent OCR

AI-OCR機能により手書き文字でも活字文字でも高い精度で読み取る。

Elastic Sorter

帳票のフォーマットをAIで自動的に最適なものに仕分けする。

Multi Form

フォーマットがバラバラの非定型帳票であってもAIが読み取り位置を自動で判別。帳票の定義さえ行うことなくデータ化を実現します。

この3つの機能によってあらゆる紙業務のデータ化を行います。

アクティブユーザー数 5800社を超え、AI-OCR市場シェア52.5%とNo.1を誇るDX Suite。

銀行から携帯キャリア、人材会社、保険会社に至るまで様々な業界に導入されています。

DX Suiteが使われる理由

ではなぜDX Suiteは導入が進んでいるのでしょうか。

DX-Suiteが使われる理由① 高い認識率

手書き文字でもAIによって分析し読み取ることができるAI-OCRですが、DX Suiteの精度は特に優れています。

二行折り返しで書かれた手書き文字や、欄外にはみ出したもの、訂正印や黒く塗りつぶされて訂正されている文章であっても問題なく読み取ることができます。活字の文書であればほぼ100%の読み取り精度を誇ります。

DX-Suiteが使われる理由➁ 画像補正

帳票を画像で読み込む際、まっすぐ帳票を写しておらず斜めに歪み、傾いてる状態であってもAIにより解析と修正を加え最適な状態に補正してから読み取るため、安定して高い精度を維持できます。

DX-Suiteが使われる理由③ ユーザビリティ

・DX Suiteはアカウントがあればブラウザからログインして、どのPCでも使うことができる
・導入されたとき、その企業の管理者が自由にユーザーアカウントを発行できる
・わかりやすいUIで本来複雑であるはずの読み取りの設定も、瞬時に簡単に行える
・あらゆるタイプの帳票データでも問題なく読み取ることができる。
・CSVへの出力形式も簡単にカスタムできる

など、ユーザーのためのあらゆる機能、使いやすさを徹底して追及しています。

紙業務75削減!DX Suitの導入事例

DX Suitがいかに導入後効果を発揮するのか。具体的な導入事例とともにご紹介していただきました。

問屋企業さんの場合

毎日500-1000枚の受注票がFAXで届き、それを10人の入力専用担当者を設けることで手入力を行っており、非常に人件費や工数がかかっていました。

しかも各社様式が異なっているため、目視でバラバラの項目を追いながら非常に非効率的に行われていました。

DX Suit導入以前は日に1000枚にも及ぶ帳票を全て人の手で入力。
ヒューマンエラーを防ぐため、あらゆる場面で目視チェックの必要もありました。

DX Suite導入後はそれらをすべてAI-OCRによって自動化。
人は自動的にデータ化されたものを確認するだけで業務完了となり、およそ75%もの業務工数の削減を実現したとのことです。

「人の手でやることが当たり前だと思っていた」と語るこちらの企業ではAI-OCRの効果を実感したことで、
全社的に業務効率化意識が高まり、情報システム部だけでなく現場の方が自ら問題を提起し更なる業務効率化を行っているそうです。

また、1年間で3社分だったAI-OCRによる帳票読み取りはその後範囲を拡大。現在では110社分の帳票読み取りをAI-OCRによって自動化しています。
はじめはスモールスタートで導入してみて、効果を実感できてから適用範囲を広げたようです。

第3部RPAテクノロジーズ RPA BizRobo!のご紹介

劇的な業務効率化効果を発揮するAI-OCR製品 DX Suiteですが、組み合わせることで更なる業務効率化を行えるRPAソリューション BizRobo!。RPAテクノロジーズ 荒井からのご紹介が行われました。

BizRobo!の位置付けと強み

荒井
「様々な種類・性能があるRPAツールですが、BizRobo!は
・エンジニアではなく、実際に現場で働く社員が自らで業務自動化ロボットを作れる
・サーバー型という形式を取り、開発されたロボットの管理を簡単に行うことができる
・Chrome等ウェブブラウザとの相性がよく高い汎用性をもつ
といった特徴があります。」

BizRobo!のラインナップ

BizRobo!は、ユーザー様にとって最適な形態をお選びいただけるよう様々な価格体系をご用意しております。

BizRobo!×DX Suite 連携ロボ について

今回ご紹介したBizRobo!とDX Suite。その2つをシームレスに連携するロボットを現在無償で提供しております。

OCR結果出力ロボ

紙情報をDX Suiteで読み込みCSVに出力するまでの工程をBizRobo!によって完全に自動化します。

レポーティングロボット

DX Suitの利用状況をBizRobo!が検知しレポートにまとめて自動で報告します。

業務効率化をすることで生産性を高めたいユーザー様にはRPAとAI-OCRを組み合わせて活用することを推奨しています。

ご興味頂けましたらどうぞこちらから一度お問い合わせください。

RPAテクノロジーズ株式会社
お問い合わせ先:https://rpa-technologies.com/inquiry/contact/
Youtube:https://www.youtube.com/channel/UCrMZV4XNm3_td2BI6hsdUnQ
事例ダウンロード:https://rpa-technologies.com/case/  

AI inside株式会社
お問い合わせ先:https://inside.ai/support/contact/
事例ダウンロード:https://dx-suite.com/casestudy/


※本ウェビナーの動画はこちらから視聴頂けます。

また、RPAテクノロジーズ株式会社ではRPAをはじめとした様々なテクノロジーを活用して業務効率化や働き方改革を進めるWEBセミナーを随時開催しております。

・RPAについて詳しく知りたい業務効率化
・働き方改革を実現したいと考えている
・ビジネスソリューションに興味がある

方はぜひご確認ください!