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【最新版】OCRとは?手書き文字も認識するAI-OCRとRPAで紙業務を効率化した事例をご紹介!

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本記事のサマリー

印刷、配布、ファイリング… 政府も改善を促す1日に3時間の無駄を生む紙業務

・業界No.1シェアAI-OCR「DX Suite」と「BizRobo! Paper-free」で実現する紙業務脱却の最適解

AI-OCRとRPAを組み合わせて作業時間を1/5に削減!導入事例をご紹介!

近年、急速に活用が進み始めた「AI-OCR」。

ペーパーレス化が進んでいない企業では、ビジネスマンは1日当たりおよそ3時間、年間1000時間以上を紙の業務に費やしているとのことですが、その時間の大部分は紙のデジタルデータ化によって削減できます。

画像データを読み取り文字データに変換する従来のOCRに「AI」の要素を組み合わせることで読取制度が飛躍的に向上し、手書き文字まで認識できるようになりました。
さらに「AI-OCR」と「RPA」を組み合わせることで、これまで人の手で行っていた紙からの転記作業も自動化が可能となり、更なる業務効率化を図ることが可能となります。

ニューノーマル時代に適応した効率的な働き方改革を推進しなければいけない経営者の方々や情報システム担当の方々からのご要望をお受けして、この度AI-OCRをはじめ様々なビジネスソリューションサービスの導入支援経験を持つシステムコンサルティングの専門家 ラスティックシステム株式会社(以下ラスティックシステム社)と国内トップクラスのシェアを誇るRPAツール「BizRobo!」のベンダーであるRPAテクノロジーズ株式会社(以下RPAテクノロジーズ社) による共同セミナーを開催しました。

そもそもAI-OCRとは何かという疑問から、導入コストやメリットに至るまで、具体的な製品事例と製品デモを用いて解説しました。

第1部 書いた紙をデータ化!AI-OCR「DX Suite」の実力を実際に体験!

まずウェブセミナーの第1部では、ラスティックシステム社 山下氏から

OCRとAI-OCRの概略、 AI-OCR製品「DX Suite」のご紹介と、「DX Suite」とRPAツール「BizRobo!」を組み合わせで劇的な業務効率化を実現した事例のご紹介が行われました。

OCRとAI-OCRの違い

紙をスキャンしてデジタルデータ化するOCRですが、AI-OCRとは性能において大きな違いがあります。

山下氏
「従来のOCRが、決まったフォーマットとワープロで書かれた整った文章にしか適用できず有効な業務効率化が行えない精度であるのに対し、

AI-OCRはAI(人工知能)によって学習と分析を行うことで

手書きのくせ字やかすれた文字、フォーマットからはみ出した文字、訂正印が押された文字でさえも正しく認識し、非常に高い精度を実現しています。」

AI-OCRの識字率は97%~98%とのことです。

AI-OCRの仕組みは

PDF形式やJPEG形式の文書データをAI-OCRクラウド上にアップロードすることで、クラウドにて文字の認識と出力処理を行いデータに変換。csv形式でダウンロードすることで読み取ったデータをユーザーが利用できるようになります。

アナログデータをAI-OCRによってデジタルデータに変換することで、紙業務の取り扱いに関わる業務工数が削減されることはもちろんですが、

RPAでデータを自動的に基幹システムへ転記するロボットを作成すれば、帳票データの集計や請求書の管理など、あらゆる紙業務が自動で行われる仕組みをつくることができます。

「DX Suite」実際の読み取り結果

実際に「DX Suite」を使って手書き文字の読み取りテストを行って頂きました。

画像左の「手書きで作成された用紙」のPDFデータをDX Suiteで読み取り、画面右にその結果が表示されています。

かなり乱れた文字や、フリガナのように小さな文字、複数行の文章に至るまで完璧に読み取ります。また、選択肢に丸をつけるタイプの項目であっても、丸がついたものは「1」ついていないものは「0」といったように自動で分類していきます。

また、手形に用いられているチェックライターで印字された数字や、ゴム印で記された文章といった従来のOCR製品では読み取ることの難しかった文字データであっても

AI-OCR「DX Suite」では問題なく読み取り、デジタルへ変換できます。

 

DX Suite×BizRobo! 紙業務効率化事例紹介

極めて高い精度で紙データをデジタルデータに変換するAI-OCR「DX Suite」は、従来人の手で行っていた紙をデータ化する作業工数が削減されるため、単体でも業務効率化が可能になりますが、RPAツール「BizRobo!」と組み合わせることでさらなる業務効率化を行うことができます。

DX Suite×BizRobo! 紙業務効率化事例紹介① 大学の発注申請業務

大学での発注申請業務における事例では従来、教職員が納品書を受領してから、帳票を読み取り、紙に載っていない情報を補完してからシステムに手入力を行い、会計係に送付するのに1枚あたり8.5分かかっていましたが、スキャンした納品書をDX Suiteでまとめてデータ化し、BizRobo!であらかじめ作成しておいたロボットが情報の補完やシステムへの入力を自動で行うことで、教職員の作業工数は0分に
事務作業を行う会計係にかかる作業時間も合わせて、発注申請業務にかかる時間を75%も削減しました。AI-OCRとRPAの導入によって、教職員の方々は面倒な作業から解放され、本来の研究や講義のための時間を創出することができました。

DX Suite×BizRobo! 紙業務効率化事例紹介② 受注業務

続いて とある企業での受注業務の事例では

取引先の商品コードと自社での商品コードが異なっていたため

FAXで届いた注文書を読み取った後に、手作業で客先商品コードを自社商品コードへ変換する作業があり、1件あたり5分の作業時間がかかっていましたが、

DX SuiteとBizRobo!を活用することで帳票の読み取りと商品コードの変換までの一連の流れを自動化。受領スタンプを押した注文書をFAX返信する作業もBizRobo!で代替し、1件あたりの作業時間を1/5にまで短縮しました。

DX Suiteシリーズ 価格表

AI-OCR「DX Suite」の価格についてはDX Suite Lite/Standard/Proの3パターンがあり自社の状況に合わせて最適なプランをお選びいただけます。

無料枠内のリクエスト数を超える場合は別途料金が発生する従量課金型です。

 

トライアルプログラム 価格表

1か月間、本番同様の環境を用いてDX Suiteをご利用いただけるトライアルプログラムもご用意しております。

もしご興味、ご質問ございましたら

株式会社ラスティックシステム HP:https://www.rustic.co.jp/contact.html

どうぞお気軽にお尋ねください。

 

第2部 書きながら即データ化!BizRobo!Paper-freeについて解説!

続いて、国内トップクラスのシェアを誇るRPAツール「BizRobo!」を提供するRPAテクノロジーズ社の江崎氏から、ペーパーレス化の手段として「BizRobo!Paper-free」のご紹介が行われました。

書かれたもの読み込ませデータ化する「DXSuite」に対して、書きながら即データ化という別のアプローチでの紙業務の効率化を行えます。

BizRobo!Paper-free文章処理に対するアプローチ

江崎氏
「紙業務を効率化したい場合、紙業務を残したまま改善するのか紙業務そのものを無くして改善するのか検討する必要があります。

既に請求書やFAXなどで他社とのやりとりをしている会社では、紙業務の有無をコントロールすることが難しいので、紙業務を無くすことが難しければAI-OCRによる紙業務の効率化を。紙を無くすアプローチで業務効率化を行う場合はBizrobo!Paper freeによって紙を使わない業務効率化が行えます。」

 

ペーパーレス化に関する課題と解決法

・紙からのデータ処理にどうしても人手がかかってしまう。
・文書自体にノイズが多くAI-OCRでも十分な精度が得られない

といった課題をBizRobo!Paper-freeは解決します!

 

 

簡単3STEPでペーパーレス化を実現!BizRobo! Paper-freeのご紹介

BizRobo! Paper-freeはPC、スマホ、タブレットでもお使いいただける

デジタルデータであるPDF帳票に

・電子サイン
・必須項目の記入       
・手書き入力の活字変換

が行えるサービスです。

アナログでやらざるを得なかった紙の記入作業がデジタル上で完結できるため完全ペーパーレス化の実現RPAによる業務プロセスをワンストップで自動化が可能となります。

 

デモンストレーション 実際にBizRobo!Paper-freeで手書き入力

➀ドラッグアンドドロップでフォームを設定
➁BizRobo!Paper-freeにお客様の帳票をアップロード
③ブラウザで開いて、デジタルの帳票に文字やサインを記入

の3ステップで簡単にペーパーレス化を実現できるBizRobo!Paper-free。実際にどのように動くのかデモンストレーションを行って頂きました。

デモ用にあらかじめ登録しておいた帳票のフォーマットを一覧から開き

入力したい項目をクリックして選択

タブレットやPCで、手で書くように文字を記入して候補を選択すると

帳票内に入力されました。

帳票フォーマットで日付や数字の入力を設定しておけば最適な入力方法が表示されます。

帳票フォーマットで日付や数字の入力を設定しておけば最適な入力方法が表示されます。

ご本人の筆跡のままデジタルの帳票に入力されます。

保存すれば自動で入力完了帳票に記載され、CSVで書き出せるため、RPAツール「BizRobo!」と組み合わせることで、ロボットに自動で指定のフォルダに分類して保存させたり様々な自動化に適応することが可能となります。

BizRobo!Paper-freeのメリット 該当業務の人件費や帳票コストをほぼゼロに!


データの入力と同時に電子化・データチェックが完了するため、従来の手入力でのデータ転記にかかっていた工数をまるまる削減できます。

BizRobo!Paper-freeによって
・転記ミスやチェック漏れをゼロにするため、UX(顧客体験)の向上
・業務プロセスが最適化されることで大きくリードタイムを短縮
・紙の印刷、運搬、保管にかかる費用や文書を探す時間など金銭面、時間面においてあらゆるコストをゼロに
上記のような経営的効能が見込めます。

また、タブレットとタッチペンをご用意すれば紙と同じ書き方での入力が行えるため
・誰にとっても使いやすいUI(ユーザーインターフェース)
・契約書から日報まで幅広い帳票に対応可能
・対面/非対面でも屋内/屋外でも マルチなシーンに利用可能
が特徴です。

BizRobo! Paper-free 導入事例

ガス会社様での導入事例 適用した帳票業務だけで年間約500時間の作業時間を削減


Bizrobo! Paper-freeをご導入いただいたガス会社様の事例では、

従来 紙文書の内容を確認、修正しながらシステムに転記していた業務ですが、
紙文書の作成をBizrobo! Paper-freeで行うことでRPAとシームレスに連携させ、文書の確認やシステムへの転記も自動化。この業務のみで年間約500時間の作業時間を削減することに成功しています。

製造業会社様での検証事例 業務日報や検査帳票等の電子ペーパー化により月1000時間分の作業時間削減を実現

さらに製造業のとある会社様の事例では、業務日報や検査帳票の作成にBizrobo! Paper-freeを導入。

印刷分配や入力、転記、集計作業の自動化に成功し月1000時間分の作業時間削減を実現しています。

また業務日報など読み取り項目の多い文書は、紙で作成してから従量課金制のOCRでデータ化するという工程を踏むよりも、
文書を作成する時点からBizrobo! Paper-freeによってデータ化を行った方が金銭コストを抑えられます。

窓口業務での適用事例 申込書のスキャンや転記といった時間を大幅に削減し機会契約数増加

また窓口業務の場合、申込書のデータ化や保管が主な業務ですが

申込書の作成をBizRobo! Paper-freeで行ってRPAで自動化することで、スキャン、転記、保管といった作業工数を大幅に削減できます。

文書手続きのリードタイム短縮によって対応可能件数が増加し、機会契約件数の増加が見られました。

BizRobo! Paper-freeサービス提供プランと内訳

BizRobo! Paper-freeの費用について
月々100,000円+初期費用200,000円 になります。

月間累積PDF容量1GBと、帳票の項目数に関わらず月々3000~5000枚のPDF帳票が読み取り可能です。

20アカウントの付与やPDFの作成編集ソフトがセットで付き、アカウントの追加やタブレットのレンタルは別途ご対応いたします。

付帯サービスとして、トライアル時の帳票作成レクチャーやナレッジサイト BizRobo Portal等、BizRobo! Paper-freeの導入を成功させるためのサポートをさせて頂きます。

BizRobo! Paper-free無償トライアルのお申込みのご案内

 

BizRobo! Paper-freeの導入検討の進め方

もしBizRobo! Paper-freeにご興味ございましたら、

https://rpa-technologies.com/inquiry/bizrobopaperfree-trial/
上記URLから1か月無償トライアルにご参加いただけます。

製品のご紹介についてはこちらからもご覧いただけます。
RPAテクノロジーズ社HP BizRobo! Paper-free製品ページ :https://rpa-technologies.com/Paper-free/

 

質疑応答

ウェビナー参加者からのご質問にラスティックシステム 山下氏がお答えしました。

Q BizRobo! Paper-freeでの帳票読み取りを試しにしていただくことは可能でしょうか。
A 帳票のPDFデータをご要望と一緒に送って頂ければ、読み取り結果をお返しいたします。お気軽にご連絡ください。

 

Q AI-OCR「DX Suite」のデモで一部読み取り不可な箇所がありましたがなぜですか。
A 細かい原因は不明ですが文字が小さすぎたことかと。(再試行することで読み取れることもあります。)

非常に高い精度をもつDX Suiteですが100%ではないため、帳票の枠を大きめに取り、なるべく読み取りやすい大きな文字で帳票を作成するようにしてください。

Q AI-OCR「DX Suite」と他OCR製品との違いを教えてください。
A 識字率です。他製品でも識字率97%,98%と紹介されているものがありますが、(実際に使っていて)DX Suiteの方が他製品よりも圧倒的に識字率が高いです。

 

Q AI-OCR「DX Suite」とRPAの連携をするとしたらどのようなロボットの稼働がありますか。
A 先ほど紹介した事例のように、帳票をAI-OCRでデータ化してRPAによって自動でデータ転記を行うといったものがあります。連携についてはRPAテクノロジーズ社がDX-SuiteとBizRobo!との連携ツールを無償提供しているのでそちらをご活用ください。

DX Suite×BizRobo!連携ロボ無償提供 ご案内ページ :https://rpa-technologies.com/bizrobo-and-dxsuite/
Q紙を複合機でスキャンする作業は各社どのようにしているのでしょうか。

Aスキャナーや複合機に紙を直接投入してスキャンしていますね。2~3万円ほどの安価なスキャナーでスキャンされたデータでも、紹介した製品は対応可能です。

 

最後に

本記事のサマリー

印刷、配布、ファイリング… 政府も改善を促す1日に3時間の無駄を生む紙業務

・業界No.1シェアAI-OCR「DX Suite」と「BizRobo! Paper-free」で実現する紙業務脱却の最適解

AI-OCRとRPAを組み合わせて作業時間を1/5に削減!導入事例をご紹介!

以上の内容でウェブセミナーが行われました。

もしご興味やご質問ございましたらお気軽にご連絡ください。

 

RPAテクノロジーズ株式会社

お問い合わせ先:https://rpa-technologies.com/inquiry/contact/

Youtube:https://www.youtube.com/channel/UCrMZV4XNm3_td2BI6hsdUnQ

BizRobo! 導入事例ダウンロード:https://rpa-technologies.com/case/

株式会社ラスティックシステム

お問い合わせ先:https://www.rustic.co.jp/contact.html


※本ウェビナーの動画はこちらから視聴頂けます。

また、RPAテクノロジーズ株式会社ではRPAをはじめとした様々なテクノロジーを活用して業務効率化や働き方改革を進めるWEBセミナーを随時開催しております。

・RPAについて詳しく知りたい業務効率化
・働き方改革を実現したいと考えている
・ビジネスソリューションに興味がある

方はぜひご確認ください!