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ドキュサイン×RPA事例|リモートワークの働き方改革

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本記事のサマリー

・世界で毎日約100万件以上行われる電子サインは今後社会的インフラに!

・サービス利用書や検収書などのRPA×電子署名の具体事例紹介

・電子署名とRPAで業務負担が1/5に大幅改善!

新型コロナウィルスの影響により、リモートワークの推進やDX化を目指して業務プロセスの改革が多くの企業にとって喫緊の課題です。

「上司のハンコを得るために出社しなければならない」「紙処理や押印による業務が効率化のボトルネックになっている」などなど…旧来の紙業務が原因の問題は6割に上るという調査結果も。

 

このような課題を解決するソリューションとして、電子署名の導入が今大きな注目を集めており、当社では更なる活用として電子署名とRPAを組み合わせて業務効率化を行っています。

・電子署名の特徴やメリット、導入事例
・電子署名とRPAと組み合わせることで可能になる業務効率化の事例

をテーマに

世界規模で電子署名サービス「ドキュサイン」を提供する ドキュサインジャパン株式会社 と、国内シェア率トップクラスのRPAツール「BizRobo!」を提供するRPAテクノロジーズ株式会社 の2社共同セミナーを開催いたしました。


※本ウェビナーの動画はこちらから視聴頂けます。

 

 

『電子署名・電子印鑑で実現する働き方改革』

ドキュサインジャパン株式会社 マーケティング部ディレクター 土肥 渉氏による
電子署名と電子署名サービス「ドキュサイン」についての講演内容です。

電子署名に対するニーズ

もともと電子署名サービス ドキュサインは、2000年代に膨大な書類へのサインが必要な不動産契約が蔓延っていたアメリカで
・大量のサインをする煩雑さを回避するため
・サインにかかっていた無駄な時間を削減するため
という目的で生まれました。

現在、業務プロセスのデジタル化(デジタル・トランスフォーメーション化)に取り組むたくさんの企業が
契約、承認、稟議の際に発生してしまう旧来の「紙とハンコ」業務がボトルネックになり、働き方の改革の妨げになっているという課題を抱えています。

その解決策として、電子署名

アナログプロセスとして残っていた「紙とハンコ」をデジタル化し、
全ての業務をデジタルで統一することで柔軟で効率的な働き方への改革を手助けするツールとして電子署名が利用されています。

特に新型コロナ発生後は、テレワークに移行したいが「書類にハンコをもらうためわざわざ出社しなければならない」など、多くの「紙とハンコ」が原因の問題が顕在化し、電子署名の導入が進んでいます。

 

電子署名のメリット

電子署名を導入するメリットは主に

・簡単で使いやすい
・紙とハンコよりも安全
・世の中の電子化への流れ が挙げられます。

簡単で使いやすい

ドキュサインのプロセス

ドキュサインはドキュサインクラウドを介してPC・スマホから、煩雑なプロセスを踏むことなく、時間・場所も選ばず簡単に署名・捺印が可能です。
従来の紙とハンコで起きていた
「上司が休暇でハンコがもらえず業務が止まってしまった…。」
「取引先に同意をもらうのに書類を作成し郵送をして…など面倒だ。」
といった課題を解決します。

紙とハンコよりも安全

従来の手書きや印鑑によるサインは印鑑証明や筆跡鑑定といった人の目によって本人の真正性を証明するため安全性が低い(改ざんの恐れもある)のに対し、

電子署名は、その真正性を監査証跡という書類への署名・捺印などをトラッキングできるもので証明するため、改ざんもされない非常に安全性の高い署名となっています。

世の中の電子化の流れ

電子署名サービス「DocuSign eSignature」の場合、数億人以上のユーザー、1日当たり100万以上の文書への電子サインが行われ、AppleやNETFLIX、集英社をはじめ非常に多くの企業が導入しています。

導入企業についてはこちらからダウンロードできる講演動画の29:01 からご確認頂けます。

インターネット→eCommerce→電子署名+RPA

現在、電子署名は海外では交通違反の反則切符も電子署名でサインが行えるほど、世界的なインフラになりつつあり

電子署名によってアナログ業務をデジタル化をすることによって、
デジタル業務の自動化・代替を行うRPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)と掛け合わせ、とてつもない業務効率化が行えます。

土肥氏「インターネットやAmazonが世に出て社会インフラになったのと同じように、電子署名+RPAが社会インフラになる

と講演は締めくくられました。

『RPA×ドキュサイン連携事例のご紹介』

RPAテクノロジーズ株式会社(以下弊社)でパートナーセールス部に所属し社内でBizRobo!とドキュサインを連携した利活用及び運用・推進を行う高橋氏からの講演内容です。

会社概要

RPAテクノロジーズ株式会社は、RPAツール「BizRobo!」を中心に展開するビジネスソリューション企業。

これまで人の手で行われていた業務をデジタルレイバーとも呼ばれるRPAツールBizRobo!で代替・自動化し、

生産性の向上、社会全体をワークライフバランスの実現、雇用問題の解決に導き「知恵とテクノロジーで新しい事業を創造し、楽しい時代に進化する」というミッションの達成を目指しています。

RPAツール BizRobo!の特徴

人の手で行われていた業務を代替・自動化するRPAツールというだけでなく

  1. ドキュサインやkintoneをはじめ様々なテクノロジーサービスとの連携
  2. ロボット開発に必要なナレッジの共有プラットフォーム
  3. e-learningでロボット開発のファーストステップから自学できる学習環境
  4. RPA担当者同士で交流しロボットの開発・運用について話し合えるコミュニティ

といったRPAやシステムの専門家ではない現場の社員が、自ら業務の自動化ロボット開発を行えるようになるためのRPA活用推進に必要な技術・サポート・ノウハウもまとめて提供するのが特徴です。
また、「BizRobo!mini」「BizRobo!Basic」等、最適な運用方法を選べます。

詳細は弊社HPから、ご確認頂けます。
RPAテクノロジーズ株式会社HP:https://rpa-technologies.com/products/first/
BizRobo!導入事例:https://rpa-technologies.com/case/

ドキュサイン×BizRobo!連携事例

弊社では主に2つ

・サービス利用申し込み、規約同意書

・検収書
にドキュサインを用いて電子署名業務の効率化に対応していて、RPAツールBizRobo!と組み合わせて活用することで最大限の作業削減効率化を実現しています。

さらに、最近ではリモートワークの推進に伴って、お客様からの要望に応じて電子署名を行うことも増えています。

ドキュサインとBizRobo!で最適化された契約申込フローと効果


ドキュサインユーザーが電子署名を用いて契約を行った際の効果について、弊社製品のBizRobo!miniへの契約申し込みフローを例に、説明が行われました。

従来の紙の契約ではハンコの捺印等で最大5営業日もの日数がかかり、かつ人的ミスも発生する可能性もあったものが、

ドキュサインを用いることで即時契約。さらにBizRobo!との連携によってさらに人的オペレーションを削減し、必要日数を1-2営業日に短縮しています。

ドキュサインを活用した検収業務フロー

検収書はドキュサインによって電子化されているので、BizRobo!によって転記や指定アドレスへの送付といった関連業務も自動化することが可能になっています。

ドキュサイン×RPA適用のポイントと課題

ドキュサイン×RPAを適用させることが効果的な業務は
➀処理量が多い ②テンプレート化されている ③合意プロセスがシンプルという特徴を持つことが特徴です。

例えば
契約書類に押印をもらいに行く→押印をもらう→pdfスキャンする→pdfをフォルダをメールで上司に送信する
という業務は
ドキュサインで電子署名化しRPAで自動的にメールを送信することで自動化が可能ですが、書類枚数が非常に多く、ほとんど固定的な業務フローで行われており、前後処理で関係者が少ないほどイレギュラーが発生せず、効果的な業務自動化が行えます。
導入する際には、
そういった業務を洗い出すことと、これまでの業務プロセスを見直して
自動化に適したプロセスに整えることがおすすめです。

さしあたってドキュサインやRPAを導入する際の課題は現行オペレーションのを変えること。
これまでの業務フローを電子化・自動化に適したものに変えるための社内・関係する他企業への説明を重要視しましょう。

導入意義やメリットへの理解を全体に浸透させることで現場の協力を得られます。
BizRobo!はエンジニアやIT導入推進者ではない、現場の一般社員でも業務自動化ロボットを開発できるRPAツールなので、社内の一部の人間で運用するよりも会社全体で活用を進めていくことが効果的な業務改善のポイントになります。

ドキュサイン/RPAテクノロジーズへのQ&A

・RPAとドキュサインの連携はすべてAPIによって行われますか?
(56:19)
・ドキュサイン様とのパートナープログラムはありますか?
(56:42)
・BizRoboが画面(GUI)制御でドキュサインを操作する場合、動作に問題は出ないのでしょうか?また、API公開は行われていますか?
(57:23)
・ドキュサインと連携するロボットの作成難易度が心配です。ロボットのサンプルなどはありますか?
(59:02)
・ドキュサインと標準で接続できるワークフローシステムがあれば教えてください。
(59:52)
・デモを見せてもらうことは可能でしょうか
(1:0042)
・ドキュサインの海外言語は対応していますか?ベンダーは海外にもありますか?(1:01:09)

セミナー内での質疑応答はセミナー動画にてご覧ください。
※括弧はセミナー動画中のタイムラインです。


※本ウェビナーの動画はこちらから視聴頂けます。

 

ドキュサイン・ジャパン株式会社
お問い合わせ先:https://www.docusign.jp/contact-sales
Youtube:https://www.youtube.com/docusignjp
事例ダウンロード:https://docusigninc.box.com/v/japan-customer-story

RPAテクノロジーズ株式会社
お問い合わせ先:https://rpa-technologies.com/inquiry/contact/
Youtube:https://www.youtube.com/channel/UCrMZV4XNm3_td2BI6hsdUnQ
事例ダウンロード:https://rpa-technologies.com/case/

 

また、RPAテクノロジーズ株式会社ではRPAをはじめとした様々なテクノロジーを活用して業務効率化や働き方改革を進めるWEBセミナーを随時開催しております。

  • ・RPAについて詳しく知りたい
  • ・業務効率化、働き方改革を実現したいと考えている
  • ・ビジネスソリューションに興味がある

方はぜひご確認ください。