【事務職用】業務改善案の事例集19選！小さな改善で事務処理を早くするには

「事務仕事の業務改善事例を知りたい」「事務処理をもっと早くするのに、良いネタはないだろうか」このように思う人は多いでしょう。

事務職は型にはまった業務が多く、比較的業務改善しやすい職種です。また、事務作業を業務改善すると部署全体の生産性向上やミスの減少など、良い効果が期待できます。

そこで本記事では、すぐに取り組める小さな業務改善の事例集を紹介。ぜひ参考にしてみてください。

事務職は業務改善しやすい職種

事務職は業務改善しやすい職種といえます。なぜなら定型業務が多く、マニュアルの作成や所要時間の計測といった可視化がしやすいためです。

事務職の業務改善に成功すれば、残業のカットだけでなく従業員のリソース創出にもつながります。空いたリソースをうまく活用することで、全社的な生産性アップも期待できるでしょう。

実際に業務効率化に成功した事例は下記をご覧ください。

【事務員個人でできる】小さな業務改善事例集

事務職の業務改善は、個人でも行えます。まずここからは、事務員個人でできる小さな業務改善事例集を見ていきましょう。

・デスク周りの整理
・デスクトップやフォルダの整理
・PCへのユーザー辞書登録
・ショートカットキーの活用
・関数やマクロなどの活用
・タスクの可視化と優先順位付け
・時間を区切って働く

「自分は人より作業効率が悪い気がする」「少しでも残業を減らしたい」このように感じている人はぜひ、参考にしてください。

デスク周りの整理

まずはデスク周りを整理整頓しましょう。ポイントは以下のとおりです。

・極力デスクに物を置かない
・デスク上に置くのは1日に必ず1回以上使うものだけ
・書類を積み重ねて置かない
・ファイルボックスを活用する
・よく使うものは近い引き出しに入れる
・ワイヤレスマウスを使う
・デスクトップ型PCを使う

上記をどこまでできるかは企業のルールにもよりますが、実践するとかなりデスク上がスッキリするでしょう。

環境が整然としていると、物を取り出したり探したりする手間がなくなります。さらに書類の紛失といったトラブルも防げます。精神的なストレスも減り、気持ちよく仕事できるはずです。

実際に、この取り組みを全社的に行っている企業もあります。たとえば株式会社KELKでは「デスクの資料の山は20cm以下に」「ロッカーは半分ほど余裕を持たせる」などの具体的な指示で、オフィスの環境整備を推進しています（※1）。

デスクトップやフォルダの整理

デスクトップ画面やPC内のフォルダが散らかっている人は、整理しましょう。PC内で資料を探すのにかかる時間は意外と多いものです。

よく使う資料を呼び出しやすい場所に配置しておくことで、かなりの時短につながるでしょう。また、使わないデータや古いデータは定期的に削除しておくのもおすすめ。フォルダ内がスッキリするだけでなく、PCの動作も軽くなります。

PCへのユーザー辞書登録

以下のようによく使う文章は、ユーザー辞書に登録しておくと便利です。

メール	・お世話になっております。 ・よろしくお願いいたします。 ・文末に記載する署名（住所・電話番号・社名・部署・名前）
書類作成	「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった時候の挨拶
その他	・業界ならではの専門用語 ・取引先の会社名

とくに一度の変換では表示されない取引先の名前や専門用語は、辞書登録しておくことで入力時間の大幅な時短につながります。打ち間違えの心配もありません。

ショートカットキーの活用

積極的にショートカットキーを使うことで、業務の時短につながります。ショートカットキーとは、マウス操作なしで特定の操作を行う機能のことです。

たとえばCtrlキーを使ったショートカットだけでも、以下のとおり数多くのバリエーションがあります。

使用するキー	できる操作
Ctrl+A	表示されているテキストを全選択
Ctrl+C	選択した内容をコピー
Ctrl+V	コピーした内容を貼り付け
Ctrl+N	ファイルを新規作成
Ctrl+O	ファイルを開く
Ctrl+P	開いているファイルを印刷
Ctrl+S	開いているデータを上書き保存
Ctrl+W	ウィンドウを閉じる
Ctrl+Z	ひとつ前の操作に戻る

一度覚えてしまえば、あらゆる操作がワンステップで可能になります。

関数やマクロなどの活用

Excelやスプレッドシートでは、関数やマクロの活用が便利です。関数とは、データを計算、集計する際に用いる数式のこと。一方マクロとは、Excelの操作手順を記録し、一連の作業を自動で実行できる機能です。

資料作成やデータの集計に多くの時間を要しているケースが多い事務仕事ではとくに、関数やマクロで大幅な時短が期待できます。

あらかじめ関数やマクロを組んでおけば、計算ミスの防止にもなります。作業の品質を向上するうえでも、関数やマクロは積極的に使っていきましょう。

データの集計に役立つ関数や機能については、「スプレッドシートの集計を自動化！便利な関数やテーブル機能を図解で紹介」をご覧ください。

タスクの可視化と優先順位付け

やることが多くバタバタしてしまいがちな人は、まずタスクを書き出しましょう。このとき付箋やメモ帳ではなく、パソコンの付箋アプリやメモ帳などを活用するのがおすすめです。

デジタルでタスクを可視化しておくと、削除や書き換え、順番の入れ替えが簡単になります。タスクが書き出せたら、次は優先順位を付けましょう。急ぎに行うべきものを上の方へ移動させたり、印を付けておいたりすると分かりやすいです。

急ぎのタスクだけでなく、すぐに終わりそうなものも早めにこなすよう意識しましょう。すると、タスクリストが常にスッキリとした状態になります。

時間を区切って働く

作業効率を上げるために、時間を区切って働くのもおすすめです。人間の集中力は15分程度（※2）とされており、短時間で集中して働くのが業務改善のポイントです。

ついダラダラと働いてしまいがちな人は、時間を意識してみましょう。まずタイマーアプリなどを使い、15分、もしくは30分の時間制限を設けます。

そしてその中でめいっぱい集中し、作業しましょう。時間になったら、1〜3分の短い休憩を取ります。席を立ったり、飲み物を飲んだりすると良いでしょう。

このように集中とリフレッシュを繰り返すと、作業効率もアップします。

なお株式会社デンソーテン（旧：富士通テン株式会社）では過去に、全社的な「がんばるタイム」を設定。この間は部署を越えた打ち合わせや会議を禁止し、幹部社員は基本在籍して出張も禁止するといった取り組みを実施（※2）。

さらに、電話やメールも極力避けるという徹底ぶりです。各々が誰にも邪魔されずに集中できる環境を整え、生産性向上に取り組む事例です。

【部署・会社全体向け】業務改善事例集

では続いて、部署や会社全体で行う業務改善の事例集を紹介します。

・無駄な業務の削減
・会議やミーティング時間の削減
・目標の周知
・マニュアル化
・フォーマット・テンプレートの作成
・業務担当者の変更・ローテーション化
・動線や席順の最適化
・ペーパーレス化
・設備のリニューアル
・研修の実施
・人事評価の最適化
・アウトソーシングの活用
・IT化・電子化

上記のとおり、事務仕事に使える業務改善施策は数多くあります。課題に応じて一つずつ着手し、効果測定を行うのがおすすめです。

オフィス環境や設備の業務改善事例集については、下記記事で詳しく解説しています。

無駄な業務の削減

はじめに取り組むと良いのが、無駄な業務の削減です。たとえば以下のとおり。

・内部に対するアナウンスやリマインドメール
・同じ内容の資料を違うフォーマットで作る
・データの転記
・複数人で行う作業の重複
・会議資料の印刷 など

業務内容がブラックボックス化している場合は、まず業務内容と工数の洗い出しから行いましょう。

また株式会社東京コンサルトでは業務効率化の意識付けという目的も含め、職員全員に業務内容と工数を一ヶ月間記録させました。その結果、業務の棚卸しができただけでなく、個々の職員を評価しやすくなったそうです（※2）。

また「コストに対して生産性が低い・ない」または「無意味で形骸化している」業務を削除対象としましょう。

日立ソリューションズ（旧日立ソフトウェアエンジニアリング株式会社）では過去に、会議のためだけに作成する資料を廃止しました。これにより無駄な資料が大幅に削減されただけでなく、一つひとつの資料の質も向上したそうです（※2）。

会議やミーティング時間の削減

会議やミーティングの時間削減も、業務改善につながります。ある調査によると、1回あたりの会議平均時間は68.2分。1日の平均的な会議参加回数は1.4回とあります（※3）。

（※3）

つまり誰もが1日に1時間半以上を会議に費やしている計算です。この時間を短縮できれば、各職員のリソースが大きく空くでしょう。

以下のポイントを押さえて、会議時間を短縮しましょう。

・会議の議題と目的をあらかじめ決める
・必要な人だけが出席する
・議題に合わせてあらかじめ時間を制限する
・ファシリテーターを設ける
・机を可動式に変えるといったハード面を工夫する
・他社を訪問し、会議風景を参考にする など

パナソニック電工株式会社では、まず各会議の所要時間を把握するところから業務改善をスタートしました。その結果、制御機器本部では労働時間の10.3%が会議で占められていることが分かったそうです（※2）。

そこで議事の絞り込みや進行の標準化、参加人数の見直しなどを行い、総会議時間を184時間から147時間に削減しました（※2）。

またキヤノン株式会社では会議前に必ずゴールを設定することをルール化。また参加者に対してゴールを問いかけられるファシリテーターを育成するなどして、会議時間の短縮を実現しています（※2）。

目標の周知

業務に取り組む目的や目標、ミッションなどを周知しておくことも重要です。業務において、ゴールが分かっていてもどのように取り組めば良いか分からず、調べたり人に聞いたりすることは多々あります。

こうした質問の時間は自分にとっても聞かれた相手にとっても、大きな時間のロスです。そこであらかじめ目標や自社の理念を共通認識として周知しておけば、仕事への取り組み方に迷いにくくなります。

マニュアル化

業務が属人化している場合は、マニュアル化を進めましょう。あらかじめフローを決めてしまえば、業務効率化だけでなく業務の均質化にもつながります。

新しく採用した人材も、マニュアルがあればすぐに即戦力として動けるようになり部署全体がスムーズに稼働できるはずです。

株式会社ヒューマンシステムでは、採用担当業務のマニュアル、TO DOリストを作成。これによりチームで動けるようになり、育児中や時短勤務などさまざまな働き方の事務職員がお互いに業務をカバーし合えるようになったそうです（※2）。

フォーマット・テンプレートの作成

フォーマットやテンプレートの作成もおすすめです。たとえばよく送るメールの定型文を登録しておいたり、議事録のフォーマットを作っておいたり。

メールやExcel、Wordなどで体裁（見た目）を整える時間は意外と長いものです。こうした時間と手間を減らすだけでも、大幅な時短につながります。

パナソニック電工株式会社では、提案書のフォーマット統一や資料保管場所のルール化、PDFファイルによる統一管理を実施。これにより一人あたり毎月115.5時間かかっていた業務時間を56.7時間にまで削減しました（※2）。

業務担当者の変更・ローテーション化

役割分担を変えたり、業務をあえてローテーションするのも業務改善に有効です。一見非効率に思えるかもしれませんが、以下のとおりさまざまなメリットがあります。

・業務の均質化
・ボトルネックの可視化
・モチベーション低下の防止
・人員不足時のフォロー体制の構築 など

株式会社KELKでは上記の取り組みで、実際に急な人員不足や生産量の変動に備えています。人材の柔軟性を高めると休暇の取りやすさにもつながり、職員にとっても大きなメリットとなります（※2）。

業務のマニュアル化と共に推進すると、体制がより浸透しやすいでしょう。

動線や席順の最適化

動線や席順といったハード面を整備するのもおすすめです。動きにくい、またはコミュニケーションが取りにくいオフィスは業務が滞りやすくなります。

昔ながらの席順にとらわれすぎず、実用性の高さを重視してオフィスを構成しましょう。具体的には、よく印刷する人はプリンターの近く、外回りの多い人はドアのそば、といった形です。各職員が業務しやすい間取りを理想としましょう。

ペーパーレス化

ペーパーレス化も、事務職の業務改善には欠かせません。以下のような取り組みから始めてみましょう。

情報はデータでやり取りする

・電子印鑑を活用する
・社内の各種申請（経費・出張費清算・社用車など）を電子化する
・伝言に付箋を使わない
・定期的に資料を捨てる習慣をルール化する など

紙の量を減らすと印刷や資料作成にかかる時間を削減できます。紙が積み重なり、タスクが漏れるリスクも軽減可能です。

さらに資源の無駄がなくなり、資料紛失の防止や社内情報のセキュリティ性向上にもつながるでしょう。ペーパーレス化の進め方について、詳しくは下記記事をご覧ください。

設備のリニューアル

設備を一新するのも、事務職の業務改善には有効です。

・パソコン
・テンキーや電卓
・モニター
・プリンター
・テプラ（ラベルプリンター） など

たとえばパソコンの起動が10秒早くなるだけでも、そのメリットは大きいといえます。また画面の遷移が多い作業では、モニターを増設してデュアルディスプレイにすると業務が大幅に効率化できるでしょう。

このように、設備をリニューアルしてより良い作業環境を整えるのもおすすめです。

研修の実施

業務の理想的な取り組み方について、研修を開いて周知する方法も有効です。研修で職員のハード面を統一しておくことで、企業理念に沿った業務改善を現場レベルでも実現しやすくなります。

またサンライズ工業株式会社では新しく採用した社員を対象に、パソコン研修を実施しています。参加は任意で、社内システムをいち早く覚えてもらうことを目的としているそうです（※2）。

このように知識やスキルの底上げを目的とした研修を開催するのもおすすめです。

人事評価の最適化

人事評価を最適化することも業務改善の一つです。事務職は定型業務が多く、モチベーションが下がりやすいのが難点です。

しかし成果を可視化して適切に評価すれば、職員のモチベーションにつながります。

アウトソーシングの活用

外部の手を借りるのも、業務改善策の一つです。とくに以下のような仕事は、必ずしも自社の職員を活用する必要がありません。

・利益に直結しない仕事
・職員のスキルアップにつながらない仕事
・コア業務を圧迫する雑務
・誰にでもできるルーティンワーク など

繁忙期に限り人員を増員するといった手もあります。必要に応じて外部の手を借りれば、人件費も最小限に抑えられるはずです。

IT化・電子化

IT化や電子化も、事務職の業務効率化の一環です。事務職は定型業務が多いため、デジタルツールが自動化しやすい傾向にあります。以下の業務は、すべてデジタル化が可能です。

既存の業務	デジタル化の方法
顧客対応	AIチャットボットで自動化
経費の精算出張費の計算	会計ツールや経費精算ソフトで自動化
タイムカードや出勤簿の確認有給や特別休暇のカウント・リマインド	勤怠管理システムで自動化
契約書の管理稟議書の進捗確認	ワークフローシステムで自動化
受発注情報を社内システムに転記Webでの調べもの決まったタイミングでのリマインドメールやアナウンス など	RPAツールでロボットで自動化

またこの他にもチャットツールや日程調整ツール、各種予約ツールなど、無料で利用できるアプリやソフトも豊富にあります。時短だけでなくヒューマンエラーを防ぐ意味でも、デジタル化の推進は業務改善において必須です。

業務改善にはRPAがおすすめ

事務職の業務改善には、RPA（ロボティック・オートメーション・プロセス）がおすすめです。

RPAとは、ユーザーが自らロボットをプログラミング（開発）し、任意の作業を自動化できるツールです。さまざまな定型業務を自動化できるため、事務仕事の業務改善に役立ちます。

また、RPAはExcelやWebサイトなどさまざまなツールを横断した作業も自動化できます。そのため「経理にしか使えない会計システム」や「会議室予約にしか使えない日程調整ツール」など、複数のツールを導入する必要がありません。

既存の作業をRPAに覚えさせれば、現場も混乱せずスムーズに業務改善が実現できます。ではここから、RPAのメリットを詳しく見ていきましょう。

膨大な工数のかかる業務が一瞬で完了できる

RPAはロボットのため、複雑な作業もあっという間にこなせます。たとえば何度もパソコンの画面を行ったり来たりしてデータを入力する面倒な作業も、RPAなら一瞬です。

人が作業するよりも大幅に効率が良く、事務職の業務改善にはうってつけのツールといえます。また、やりがいや生産性の低い仕事をRPAに任せることで、社員のモチベーション低下を防げるメリットもあります。

人為的なミスが起きない

ロボットはプログラミングに従い、正確に業務を遂行します。そのため、作業品質のバラつきもヒューマンエラー発生の懸念もありません。

正確性が求められる事務仕事には、とくに最適なツールといえます。事務職員もミスをしてはいけないプレッシャーから解放され、モチベーション向上につながるケースも少なくありません。

人件費削減につながる

RPAを活用すれば人が関与せず業務を遂行できるため、人件費削減にもつながります。アウトソーシングのような外注費用もかかりません。

なかでもBizRobo!は、一つのライセンスでロボットを無制限にプログラミングし放題。そのため、自動化したい業務はどんどんRPAに任せていくことで事務職員のリソースを大幅に空けられます。

事務職の業務改善にはBizRobo!

事務職の業務改善には、さまざまな施策があります。自社の課題に合わせて、取り組みやすいものから進めていきましょう。

また、業務改善と共に人件費削減や作業品質の向上を検討するなら、BizRobo!がおすすめです。BizRobo!を活用すれば、あらゆる業務の自動化が実現できます。

またBizRobo!はノンIT人材でも直感的にロボットを開発できる、デザイン性が魅力です。プログラミングはもちろん、ITの知識は必要ありません。

無料お試し期間で、ぜひその操作性を実感してみてください。ご導入後は、専任スタッフが365日体制でサポートするため安心です。

【参考】

※1 人間の集中力の限界はどれくらいか？を加工して作成
※2 「めりはりのある働き方」の前提となる「仕事の進め方の効率化」 を加工して作成
※3 ビジネスパーソンの「社内会議」に関する調査を加工して作成