仕事を自動化する4つの方法｜自動化に成功した業務例やメリットは？

仕事を自動化することで、作業時間の短縮や人的ミスの削減につながります。

特に日本は少子高齢化による慢性的な人手不足が課題となっており、その解決策の一つとして、幅広い企業が仕事の自動化を進めています。

しかし、仕事を自動化するメリットや自社に適した進め方についての理解が不十分な場合、効果的に進められない可能性がある点に注意が必要です。

本記事では仕事を自動化するメリットに加え、進め方や注意点、成功事例を詳しく解説します。

記事の後半ではおすすめのツールもご紹介するため、自動化によって業務効率化を図りたい方はぜひ参考にしてください。

仕事を自動化する方法

仕事を自動化する方法として、さまざまなツールや技術が活用されています。

ここでは代表的な4つの方法と自動化できる仕事例を解説します。

RPAツール

RPA（Robotic Process Automation）ツールとは、ソフトウェアのロボットを活用し、パソコン上で行う定型業務を自動化するツールのことです。

業務の手順をソフトウェアのロボットに記録し、稼働させることで仕事の自動化を図ります。

RPAツールはパソコン上の作業の自動化だけでなく、社内外のシステムやアプリケーションとの連携が可能です。

データ入力や転記、資料作成といった基本的な作業から、異なるシステムをまたいだ複雑な操作まで一貫して行えるため、業界や業種を問わず幅広い仕事の自動化に向いています。

＜RPAツールで自動化できる仕事例＞

仕事	具体的な業務例
データ入力・資料作成	・データ入力、転記 ・契約情報の一括変更 ・請求書、納品書などの作成
情報収集	・競合の価格調査 ・株価の調査 ・口コミ、評価の調査
集計	・報告数値の集計、レポート作成 ・複数のファイルの統合、加工
チェック	・社内ルールに則した内容のチェック ・異常値のチェック
社内外システムとの連携・操作	・データの入力、読取、転記 ・情報の同期
アプリケーションの操作	・ワークフローの実行 ・メールの作成、送付 ・アプリケーション内の情報検索

ソフトウェアのロボットが24時間365日稼働するため、これまで時間帯や休日などの関係で社員による対応が難しかった仕事も自動化が可能です。

RPAツールの中にはノーコード仕様のものもあり、専門的な知識がなくてもロボットを開発できます。現場の社員が取り組みやすく、仕事の自動化を効果的に進めやすい点が魅力です。

OCRツール

OCR（Optical Character Recognition）ツールは、紙の書類やPDFファイルなどから画像や文字を認識し、テキストデータに変換するソフトのことです。

日本語では光学文字認識と呼ばれることもあり、カメラやスキャナなどで書類の読取と解析を行い、コンピュータ上で利用可能な文字に置き換える技術を指します。

企業では紙の書類を扱うことが多く、業界や業種によっては大量の書類をパソコン上にデータとして入力しなければなりません。書類のデジタル化を手作業で行う場合、多くの時間と労力がかかりますが、OCRツールで自動化することで効率化を図れます。

特に請求書や領収書、手書きのアンケート結果などの書類をデジタル化する仕事に有効です。紙の書類をペーパーレス化すれば、従来よりも少ないスペースで保管でき、整理がしやすく検索性も向上します。

＜OCRツールで自動化できる仕事例＞

仕事	具体的な業務例
ペーパーレス化・書類の保管	・紙の資料のデータ化 ・名刺をデータベースに保管
書類の入力・修正	・データ化した書類の修正
データの申請	・紙の領収書や伝票をデータ化し申請
集計	・手書きのアンケート結果の集計

ただしOCRツールの文字認識の精度には限界があり、すべての文字を認識できるわけではありません。書類に手書きの文字や複雑なレイアウトが使用されている場合は、正しく読み取れないケースもあるため、認識結果の確認が必要です。

AIツール

AIツールはAI（人工知能）技術を活用して、文章や画像の生成、データ分析、予測といった幅広い仕事を自動化できるシステムのことです。情報収集や分析、定型業務をAIツールに置き換えることで、高速な処理ができるようになり、担当者の負担が軽減します。

AIツールは数が多く、機能や特徴が異なります。例えば「ChatGPT」は対話形式で回答を得られるAIツールです。情報や資料の検索、指定した条件での文章作成、プログラミングなど、あらゆる仕事を自動化できます。

デザインツール「Canva」の生成AI「Text to Image」機能を使用すれば、イメージを文字入力し、画像スタイルを選択するだけで、イラストや写真などさまざまな画像を自動作成できます。

＜AIツールで自動化できる仕事例＞

仕事	具体的な業務例
文書作成	・メール作成 ・コンテンツ作成 ・資料作成
画像認識・生成	・画像や書類のスキャン ・コンテンツ用の画像作成 ・ロゴ作成
チャットボット	・カスタマーサポート ・社内の問い合わせ対応や情報提供
データ入力	・帳票処理 ・データ入力、転記、出力
集計・チェック	・情報収集 ・データ抽出、集計、確認
分析・予測	・データ分析 ・企画、戦略立案

AIツールはOCRやRPAなどと組み合わせて活用できるため、高度で複雑な仕事の自動化にも向いています。

ただし、AIツールを使用する際には情報の信頼性やセキュリティ面に注意が必要です。

AIツールは学習データが基盤となることから、提供されるデータが偏っていたり、情報が正確でなかったりする場合があります。また、万が一AIツールがハッキングされると不正アクセスや情報漏洩のリスクが生じるため、セキュリティ対策が欠かせません。

マクロ

マクロとはパソコン上での一連の操作を自動的に実行する機能のことです。VBA（Visual Basic for Applications）というマクロ機能を構成するプログラミング言語を用いて、主にExcelやPowerPointといったOfficeソフト内の業務を自動化します。

マクロではデータ入力をはじめ、集計や分析、チェックなど、日常的に行う幅広い仕事を自動化できます。

＜マクロで自動化できる仕事例＞

仕事	具体的な業務例
データ入力・資料作成	・データ入力、転記 ・請求書などの資料作成
情報収集	・特定のWebサイトからの情報収集
集計・分析	・データの集計 ・データの比較、検証 ・グラフや表の自動作成、印刷・ピボットテーブル
チェック	・集計データのチェック ・集計データの修正
メール送信	・Outlookと連携しメールを自動送信
データやファイルの整理	・データの整列やフィルタリング ・フォーマットの変更 ・ファイルの自動作成、保存、リネーム
データのインポート・エクスポート	・CSVやテキストファイルなど外部のデータソースからのデータのインポート ・CSVやPDFへのエクスポート

マクロはOfficeソフトを使用する業務の効率化を期待できる反面、開発にはVBAの知識が必須となるため、非技術者が導入するには難易度が高くなります。また大量のデータを扱う場合、処理速度が遅くなることも考えられるため注意が必要です。

同じくパソコン上の業務を自動化できるRPAとマクロの違いは「【2024年最新】RPAとExcelマクロ(VBA)でできることを徹底比較！」で詳しく解説しています。

仕事の自動化に最適な業務例

すべての仕事を自動化できるわけではなく、業務ごとに向き不向きがあります。例えば、担当者による慎重な判断が必要な業務や、イレギュラーな対応が頻繁に発生する業務は、自動化の適用が難しい傾向にあります。

一方で、自動化に適している業務例は以下のとおりです。

・システムへのデータの登録、変更、転記、読み取り
・情報収集、調査、レポート作成
・請求書の登録、印刷
・見積作成、送付

自動化に最適な仕事の特徴は「定型的に行う」「作業量が多い」「シンプルで作業手順が決まっている」業務です。

同じ作業を日常的に繰り返す業務や、作業量の多い業務を自動化することで、担当者の作業時間を大幅に短縮できます。また、作業手順が明確で複雑さが少ない業務は、機械が処理しやすいため自動化に向いています。

業種や業界によって業務が異なるため、まずは自社の業務を棚卸し、自動化に適した仕事を見極めることが重要です。

仕事を自動化する5つのメリット

仕事を自動化することにより、担当者だけでなく企業にとっても中長期的なメリットがあります。ここでは自動化による主なメリットを5つ解説します。

社員の作業時間を削減

定型的な仕事を自動化することで、社員の作業時間を大幅に削減できます。

例えば、データの検索や転記、ファイルの作成などの定型業務は、手作業で行うと多くの時間を要します。これらの業務を自動化すると、担当者はほとんどの場合最終確認のみで済むようになるでしょう。

自動化による作業時間の大幅な削減と、繰り返しの作業から解放により、担当者の精神的・身体的な負担の軽減につなげることが可能です。ワークライフバランスが改善されれば、企業としての従業員満足度や労働環境への評価向上も期待できます。

生産性の向上

単純で作業量が多い仕事の自動化により、作業が標準化されるため、生産性が向上します。

仕事を自動化すると、担当者が作業するよりも速いスピードで完結できるようになります。実際に請求書の登録や印刷業務をRPAツールで自動化したことにより、業務時間が40時間から2時間に短縮した事例もあります。

担当者は単純作業に追われることがなくなり、より専門性の高いコア業務に専念できます。

さらに24時間365日稼働できる自動化システムを導入すれば、営業時間外や休日でも業務を進めることが可能です。結果的に企業の革新力や競争力の強化につながります。

仕事の属人化や人的ミスの防止

自動化によって仕事の属人化やヒューマンエラーの防止に役立ちます。

属人化している仕事がある場合、担当者の休暇や移動により、業務が止まってしまうリスクに注意しなければなりません。自動化を進めれば属人化が解消され、誰でも同じ手順で作業を行える環境が整います。

また、自動化することにより、システムやツールが毎回一定の精度で仕事を処理するようになるため、誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーも防ぐことが可能です。正確で品質の高い仕事を実現できれば、取引先からのクレームや修正対応も必要なくなります。

人手不足の解消

単純な仕事を自動化することで、人手不足の解消にもつながります。日本では少子高齢化が進行しており、重要な働き手である労働人口の減少が大きな課題となっています。

厚生労働省によると、特に15歳から64歳までの生産年齢人口の減少が顕著で、2020年時点では7,509万人でしたが、2040年には6,213万人になる見込みです。人口減少により超高齢化社会となるため、今後は人手不足がさらに深刻化すると予測されています。（※1）

人手不足の社会において、仕事の自動化を導入することにより、企業は限られた人材をより重要な業務に配置できるようになります。また、企業の中長期的な競争力を強化するためにも、今後の人手不足を見越して、効率的に業務を進められる体制を構築しておくことが重要です。

コストの削減

仕事の自動化はコストの削減にも効果的です。

特に定型的な業務に多くの人員を割り当てていたり、慢性的に残業が発生したりしている場合、仕事の自動化により人件費を大幅に削減することが可能です。

自動化ツールを導入するには、初期費用やライセンス料などが必要ですが、人件費と比べると長期的には社内全体のコストを抑えられます。

また、自動化された仕事は迅速かつ正確に処理されるため生産性が向上し、結果として収益の増加も期待できます。

仕事の自動化ツールを選ぶ際の注意点・ポイント

仕事の自動化にはツールを活用することで、より効率的に進められます。自動化ツールは数多く存在するため、その中から自社にとって効果を最大化できるものを選定することが重要です。

ここでは仕事の自動化ツールを選ぶ際の注意点やポイントを解説します。

自社に適したプランの有無

自社に適したプランが提供されているツールかを確認しましょう。企業の規模や自動化したい仕事の範囲によって、必要なツールの機能が異なるためです。

例えば、大規模な企業であればより複雑で多機能なツールが必要ですが、中小企業の場合は、シンプルで低コストなプランでも十分な効果を期待できます。

規模にあわせたプランが提供されていれば、まずはチームや部署単位で導入し、徐々に社内全体で利用していくことも可能です。

自社にとって必要な機能だけを持つツールを選ぶことで、適切なコストで自動化を進められるため、継続的な運用につながります。

セキュリティ対策の内容

セキュリティ対策が整っているかも重要です。特に社内外のシステムへ自動ログインする、機密情報にアクセスするといった仕事をツールで自動化する場合、十分なセキュリティ対策がされていないと情報漏洩のリスクが高まります。

セキュリティ対策はツールによって異なりますが、パスワードを暗号化できる機能などが備わっていることもあります。ツールを選定する際には、セキュリティ対策の具体的な内容まで確認しておくと安心です。

操作の難易度・サポート体制

ツールを操作する際の難易度や、サポート体制も重要なポイントです。

自動化ツールはローコードで直感的に操作できるものから、高度なプログラミングが必要なものまで幅広く存在します。

操作が複雑、専門的な知識がないと自動化できないといった理由で、現場の担当者がツールを使いこなせない場合、導入後の効果を十分に得られない可能性があります。

サポート体制が整っているツールなら、導入を円滑に進めることが可能です。ヘルプデスクや技術支援など、サポート内容が充実しているツールは担当者が利用しやすく、社内定着につながります。

無料トライアルの有無

初めて自動化ツールを導入する場合は、無料トライアルで使用感を把握することが有効です。実際に社内でツールの操作性や機能を体感し、運用のイメージを掴んでから本格的な導入に進むことで、導入後のトラブル防止につながります。

無料トライアルの有無とあわせて、利用できるサービスの内容や期間を確認しておきましょう。ツールによっては、導入後と同等の機能とあわせてヘルプデスクなどのサポートが利用できるケースもあります。

部門別｜仕事の自動化による成功事例

仕事を自動化する方法はさまざまですが、幅広い業務の効率化を図りたい場合はRPAツールが効果的です。RPAツールはパソコン上で行う仕事だけではなく、社内外のシステムやアプリケーションと連携し、一連の業務全体の自動化ができます。

ここではRPAツール『BizRobo!』を導入し、仕事の自動化に成功した事例を部門別に解説します。

【経理・事務】請求データと入金データの照合

経理・事務部門にて、請求データと入金データを照合する業務を自動化した事例です。

この部門では取引先への入金日が月に十回以上あり、その都度集計業務が必要でした。担当者は入金データと請求データの転記、入力データの確認作業を手作業で行っていました。

RPAツール『BizRobo!』の導入後は、これまで担当者が手作業で行っていた業務をすべてロボットに任せています。担当者は問題が発生した場合のみの対応で済むため、作業時間を削減でき、空いた時間で別の業務に専念できるようになりました。

【マーケティング】競合店の価格の集計・出力

マーケティング部門で、競合店の価格を集計・出力する業務を自動化した事例です。競合調査はマーケティング部門において重要な業務ですが、競合店の商品数が多く、担当者がデータをまとめるのは難しい状況でした。

他にもWeb上からデータを収集する業務が複数あるため、自動化のためにRPAツールを導入します。

ロボットが競合店の価格調査と集計を行うことにより、情報をタイムリーに共有し、商品企画会議で頻繁に活用できるようになりました。

また、同様の手順でロボットを開発し、原材料の相場や天候データなど、価格情報以外の幅広いデータの集計業務の自動化にも成功しています。

【在庫管理】入出庫在庫数量の修正

在庫管理部門にて、入出庫在庫数量を修正する業務を自動化した事例です。担当者は入出庫在庫数の確認時に、紙の帳票とデータを見比べなければならず、数値にずれがあると一致するまで作業を終えられない状況でした。

膨大な作業時間や担当者の身体的な負担などの課題解決に向けて『BizRobo!』を導入します。

ロボットは、担当者がスキャンした帳票から、データ抽出とCSV出力を行い、在庫数を確認します。

担当者はロボットによって出力された結果を確認する業務のみとなり、確認漏れなどのヒューマンエラーもなくなりました。結果的に業務全体での効率化につながっています。

仕事の自動化ならPRAツール「BizRobo!」

幅広い仕事を自動化するなら、社内外システムやアプリケーションとの連携ができるRPAツールが有効です。

特に『BizRobo!』は、自動化ツールを選ぶ際の注意点やポイントをすべて押さえており、2,800社以上（2024年4月末時点）の企業で導入されています。

ここからは『BizRobo!』が仕事の自動化におすすめな理由を4つ解説します。企業の規模や業界・業種を問わずご活用いただけるツールのため、ぜひ詳細をご確認ください。

規模間にあわせた3つの製品ラインナップ

『BizRobo!』は自動化したい仕事の範囲や規模にあわせて、3種類の製品をご用意しています。

デスクトップ版とサーバ版があり、プランにあわせてロボットの実行台数や同時開発台数、実行環境の選択肢が多くなります。

ロボットを指定の時間に稼働させる「スケジュール実行機能」はすべてのプランに搭載されており、生産性を高めつつ、自動化を円滑に進めることが可能です。

プラン同士の移行もスムーズに行えるため、まずは小規模な「BizRobo! mini」から始め、徐々に「BizRobo! Lite」や「BizRobo! Basic」で大規模運用していくこともできます。

万全なセキュリティ対策

『BizRobo!』はセキュリティ対策のためのさまざまな機能が整っているツールです。

例えば「ユーザ管理機能」はロボットの実行や編集をする担当者を管理する機能で、開発したロボットを他の部門から見られないよう制限できます。ロボットが扱うパスワードは「パスワード機能」で暗号化し、安全に管理することが可能です。

他にも「ログ管理＆メール通知機能」でロボットの動作実績の記録やエラー発生の通知設定を行えるため、万が一のトラブルが起きた際にも、原因を追求しやすくなっています。

ノンITでも操作しやすい

『BizRobo!』はITやプログラミングの知識がない人でも操作しやすいツールです。

複雑なコードを記述する必要が一切なく、マウスを使用してステップをつなげていくだけで容易に仕事の自動化ができます。

さらに『BizRobo!』はサポート体制が充実していることも魅力です。

導入支援から、企業の状況にあわせた個別伴走サポートに加え、ロボットの開発に役立つ学習資料をご提供しています。サポートを最大限ご活用いただくことで、円滑な自動化に加え、社内定着も期待できます。

1ヶ月の無料トライアル

『BizRobo!』では1ヶ月間完全無料のトライアルをご用意しています。基本的な機能に加え、Webセミナーやチャットサポートなど、導入後とほぼ同等のサポートサービスをご利用いただくことも可能です。

操作性の確認や、運用のイメージを掴むためにぜひ無料トライアルをご活用ください。

仕事を自動化し課題解消につなげよう

仕事を自動化することで、定型的な業務にかかる作業時間を大幅に軽減し、担当者がコア業務に専念できるようになります。生産性の向上に加え、慢性的な人手不足やコスト削減にもつながるため、企業の中長期的な競争力強化も期待できます。

仕事を自動化する主な方法として、RPAツール、OCRツール、AIツール、マクロの4つがありますが、それぞれ特徴や自動化できる業務が異なるため、自社に適した方法を選ぶことが重要です。

パソコン上で行う定型的な仕事とあわせて、一連の業務全体を自動化したい場合は、RPAツールがおすすめです。中でも『BizRobo!』はITの知識がなくても直感的に操作しやすく、効率的に自動化を進められます。

導入計画の規模や自動化したい業務範囲にあわせたプランをお選びいただけますので、気になる方はぜひ下記ボタンからお問い合わせください。

【出典】

※1 人口減少社会への対応と人手不足の下での企業の人材確保に向けて（厚生労働省）