中小企業向け勤怠管理システム比較5選 | RPA連携で労務・総務・経理の業務自動化したジョブカン×BizRobo!事例もご紹介

本記事では勤怠管理を中心とした経理や労務などのバックオフィス業務に焦点をあて

・中小企業における課題と勤怠管理
・中小企業向けの勤怠管理ツール 7選
・さらなる業務効率化を実現 RPAと勤怠管理ツールの連携事例
について解説します。

※勤怠管理ツール7選から読みたい方はこちらからスキップ頂けます。

※本記事は2020年12月2日に開催されたWEBセミナー
【勤怠管理システム×RPA】労務・総務・経理の方必見！ジョブカンとBizRobo!で実現するニューノーマル時代のデジタル変革とは？
(主催：RPAテクノロジーズ株式会社　株式会社Donuts) の内容をもとに作成しています。
※当WEBセミナーの講演動画はこちらから視聴頂けます。

中堅・中小企業の抱える課題と勤怠管理

中堅・中小企業は主に以下のような課題を抱えています。

人手不足に拍車をかける働き方改革関連法案

引用：経済産業省「中小企業景況調査(2020年10-12月期)」

中堅・中小企業の抱える課題としてまず人手不足が挙げられます。全国の中小企業約1万9000社を対象に行われた調査「中小企業景況調査(2020年10-12月期)」では、2013年を境目に全業界的に従業員数の不足が年々深刻化。2019年に一時的に回復するものの、2020年下期から急激に不足している状態が見られます。特に建設業ではその傾向が顕著です。

・少子化により働き盛りの年代の人口が減少している
・企業間の人材獲得競争が大企業でも激化し、中堅・中小企業に人材が集まりにくい

以上のような背景から中堅・中小企業(特に地方や過疎化の進む地域)では深刻な人材不足に悩んでいます。

「求人を出しても集まらない…」と人材採用の苦労をされている経営者の方も多いのではないでしょうか。

さらに2020年4月から中小企業にも本格施行が始まった働き方改革関連法案では

・残業時間の上限が厳格に設けられる

実質残業時間の上限のなかった36協定が改定され、上限違反に対して刑事罰を含む法的責任の問われる「新36協定」が施工されることで、長時間労働に対して従来と比べ非常に厳しいチェックが行われるようになりました。

・これまで大企業のみに適用されていた残業割増賃金の増加が中小企業にも適用される

大企業には2010年の改正から1か月で60時間を超過する残業には最低でも50％以上の割増賃金率が適用されていましたが

それが中小企業にも適用されることになります。こちらは影響が大きいため2023年4月からの施行となります。

違反をした経営者は懲役刑の可能性もあり、チェックが厳しくなっています。このほかにも、非正規雇用労働者への待遇改善や有給取得の厳格化などが規定されており人手不足であっても従業員に長時間働いてもらうことができない状況では、残業の実態を隠すためにサービス残業を強いらなければならなくなるなど、人材の流入が少ない中堅・中小企業にとっては非常に厳しい問題に直面することが予想されます。

テレワーク、リモートワークへの転換 でふるいにかけられる 中堅・中小企業

新型コロナウィルスの影響を受け、急速に導入の推進が求められるようになった

・テレワーク(場所や時間を有効に活用するための柔軟な働き方全般のこと)
・リモートワーク(会社から離れた場所で働く遠隔勤務のこと)

引用：東京商工リサーチ「第6 回「新型コロナウィルスに関するアンケート」調査」
引用：三田評論ONLINE 「中小企業におけるテレワークの課題と対応」

ですが、2020年7月、1万4000社に行われた上記の調査によると資本金1億円未満の企業においって継続的に実施している企業は3割にも満たないこと、一時的に導入をしたものの、その半数は旧来の働き方へと戻していることが分かります。

緊急事態宣言を受けて、感染防止のために急遽在宅での勤務を導入したものの

・社員の業務実態がわからない
・セキュリティ管理が十分に行えない

といった理由からテレワーク、リモートワークが浸透しなかった企業の多くは、中堅・中小企業です。先述した通り、人材不足を背景に、ITに精通している従業員の絶対数が少ないことや、そもそもテレワーク、リモートワークの導入にかける人的リソースが不足していることが伺えます。

人材不足を解消し生産性向上の契機に 勤怠管理ツールについて

中堅・中小企業の抱える課題である

・働き方改革関連法案によって一層厳しくなると予想される人手不足
・テレワークをはじめとした新しく生産性の高い働き方に移行できないふりシステム管理体制

を解決する手段として近年大きく導入が進んでいるのが勤怠管理ツールをはじめとしたバックオフィス系SaaS(ソフトウェア・アズ・ア・サービス)です。今回はバックオフィス業務の中でも、テレワークの導入のためには欠かせない勤怠管理ツールについてご紹介いたします。

勤怠管理ツールのメリット

勤怠管理ツールでは以下のようなことが実現できます。

・ネット環境さえあれば勤務状況に合わせてどこからでも勤怠打刻ができる
・勤怠データを自動で集計するため集計作業にかかる工数が大幅に削減できる
・アラート機能によって勤務超過や打刻漏れを未然に防ぐことができる
・勤怠データから残業代や休日出勤手当といった人件費の計算を自動で算出できる

中堅・中小企業向けの勤怠管理ツール5選

実際にどのような勤怠管理ツールがあるのでしょうか。数ある勤怠管理ツールの中から、特に中堅・中小企業向けのものをその特徴とともにご紹介します。

ジョブカン

【特徴】
・勤怠管理・就業管理系ツールの中でも随一の導入実績６万社以上を誇るクラウド型システム
・PC打刻はもちろんスマホからのブラウザやGPSを利用した打刻だけでなく、LINE打刻やSlack打刻、ICカードリーダーによる打刻など幅広いシーンに対応
・「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の４つの機能を自由に組み合わせ機能数に応じて支払える料金プラン
・最短1分 その日のうちに無料プランを利用可能
・勤怠管理以外にも「経費精算」「採用管理」等に対応したジョブカンシリーズ

【料金】
初期導入費：0円
1ユーザーあたりの料金：0円~500円 (無料プランは機能制限付き)
シフト管理
無料トライアル：あり。30日間 全機能を体験可能

【このような企業におすすめ】
・とりあえず勤怠管理サービスを利用してみたい
・勤怠管理以外の業務にもクラウド管理サービスの導入を検討している
・クラウド上でまとめて勤怠を管理したい

【概要】
・サービス名：ジョブカン
・提供企業：株式会社Donuts
・URL：http://jobcan.ne.jp

Touch On Time

【特徴】
・導入企業数2万4000社 継続率99.7%
・WEBで行える勤怠打刻とPC不要のタイムレコーダー端末を利用した勤怠打刻の2タイプ
・拠点ごとの就業ルールに合わせた勤務集計設定が可能
・1ユーザーあたり月300円で無料サポートも受けられる。タイムレコーダー端末を利用する場合は別途購入(3300円~89800円)
・登録従業員数ではなくその月に打刻を行った人数分のみで月額料金を算出

【料金】
初期費用：0円(タイムレコーダー端末代は別途)
1ユーザーあたりの料金：300円/月
無料トライアル：あり システムだけでなく希望のタイムレコーダーも利用可能

【このような企業におすすめ】
・テレワークの社員と出勤する社員が混在している
・勤務時間の短いアルバイトではなく、主に正社員で構成されている

【概要】
・サービス名：Touch On Time
・提供企業：株式会社デジジャパン
・URL：https://www.kintaisystem.com/

KING OF TIME

・2万4500社の導入実績 メルカリも本サービスを導入
・毎週火曜日と金曜日にサービス概要の説明を受けられるオンラインセミナーを開催
・上記以外にも不定期的にオンラインセミナーイベントを開催

【料金】
初期費用：0円
1ユーザーあたりの料金：300円/月
無料トライアル：あり 30日間 システムだけでなく希望のタイムレコーダーも利用可能(1企業1台のみ)

【このような企業におすすめ】
・製品理解にオンラインセミナーを利用したい

【概要】
・サービス名：キングオブタイム
・提供企業：株式会社ヒューマンテクノロジーズ
・URL：http://www.kingtime.jp/

Money Forward クラウド勤怠

【特徴】
・基本勤務制やシフト制、フレックスタイム制などあらゆる就業ルールに対応
・異常勤怠の打刻や過度な残業など設定に合わせて豊富なアラート
・Money Forward クラウド給与とデータ連携して簡単に給与計算が可能

【料金】
初期費用：0円
基本料金：月額プラン 小規模向け 3980/月  中規模向け 5980/月
体系：基本料金に加えて各サービスの従量課金＋各種オプション料金の合計
無料トライアル：あり 30日間

【このような方におすすめ】
・既にMoney Forward クラウド給与を導入している または導入を検討している

【概要】
・サービス名：Money Forward クラウド勤怠
・提供企業：株式会社マネーフォワード
・URL：https://biz.moneyforward.com/attendance/

jinjer KINTAI

【特徴】
・導入企業1万3000社 のマルチデバイス対応 クラウド型勤怠管理システム
・利用したい機能を組み合わせて課金できる料金システム(一番人気のプランの料金はユーザー1人あたり1300円)
・最短即日での無料トライアル申し込み可能

【料金】
初期導入費：0円
1ユーザーあたりの料金：
シフト管理
無料トライアル：あり。30日間

【このような企業におすすめ】
・管理システム適用業務を絞ってコンパクトに導入したい

【概要】
・サービス名：jinjer勤怠
・提供企業：株式会社ネオキャリア
・URL：https://hcm-jinjer.com/　­­­­

勤怠管理をはじめあらゆるバックオフィス業務をロボットで自動化 RPAとは

上記で挙げたような勤怠管理ツールと連携して、

例えば

「勤怠管理ツールから出力した勤怠データを、既に導入している別の給与計算ツールに反映させ、結果をExcel形式で書き出してメールで担当者に自動で送信する」
「勤怠管理ツールをはじめとした導入中の全社内ツールに対して、新入社員のアカウント作成や退職社員のアカウント削除を全て自動で行う」

といった全く人の手をかけることなく自動で行う仕組みづくりを実現し、業務時間削減や働き方のフルリモート化を可能にするのがRPAツールです。

RPAとは

RPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)とは「ロボットによる業務プロセスの自動化」のことで人間がPC上で行っていたあらゆる業務プロセスをロボットが記録し、人間の代わりに自動的かつ高速で何度でも行ってくれる点が特徴です。

24時間年中無休で稼働できる新しい労働力であるデジタルレイバーとも呼ばれるRPAが

単純業務や心理的負担の大きい業務を代行することで
・残業時間の削減や働き方改革の推進
・ヒューマンエラーが発生しないため、ミスやチェックに係るコストの抑制
・遠隔で社内PCを操作するロボットを実行してのテレワークの実現
・人にしかできない「企画」「コミュニケーション」「事業創造」に注力できる環境構築

といった様々なメリットを得られるため、2016年から国内でも導入が進み、現在では大企業だけでなく、病院や地方自治体といった公共性の高い機関や地方中小企業にも、業界・業種問わず多く導入されています。

自動化ロボットを作成・運用できるRPAツールは主に「BizRobo!」「UiPath」「WinActor」が国内上位のシェアを占めており、それぞれ特徴や価格帯が違います。しかしどのRPAツールを活用するとしても、RPA導入の課題となるのが「業務自動化ロボットの開発」です。

業務自動化を成功に導くサポート体制が充実 RPAツール「BizRobo!」

RPAツール「BizRobo! ver10.7」実際の使用画面

RPAツールはいずれも、画像のように人間がPCで行う業務のアクションを組み合わせて業務自動化ロボットを作成しますが、作成にはある程度の学習が必要となるため作成時の不明点が解決しなかったり、業務に適した機能を知らないままでいたりすると、導入がうまくいかない場合があります。そこで、あらゆるRPAツールの中でも特に開発支援やサポートの充実に力をいれている「BizRobo!」についてご紹介いたします。

他製品とは異なる特徴として
・バックグラウンド型RPAであるため、複数の業務自動化ロボットをサーバーで一括管理や遠隔操作できる。
・「mini」「Lite」「Basic」という3つの料金体系から適したプランを選べる
が挙げられ個人レベルのスモールスタートから、部署レベル、社内全体への大規模展開へと柔軟にステップアップしながら導入が行える点が強みです。

また、BizRobo!は、経理業務の担当者が自身の経理業務を自動化する、というように現場が自ら業務効率化を行えるほどの「ロボット開発スキル学習支援や導入をサポートする体制」を構築しています。

・簡単なロボットの作り方を実践形式で学べる「e-learning」
・ロボット開発のあらゆるハウツーを検索できる「ナレッジベース」
・BizRobo!ユーザー同士で交流して知見を共有しあえる「BizRobo! LAND COMMUNITY」
・既に完成している汎用性の高いロボットを手に入れられる「BizRobo!マーケット」

個別の課題に対しても、チャットサポートやエンジニア支援で対応しており、それ以外にもメルマガ、オンラインセミナーやブログやYoutubeで最新の事例、開発のTipsをピックアップして公開しています。実際に「BizRobo!」は非エンジニアの方がRPA担当者となって運用成功に導いている事例が多くあります。専任でRPA担当者を配置することの難しい中堅・中小企業においても、サポートを利用すれば十分普段の業務と兼ねてRPA開発・運用スキルを身に着けることが可能です。

RPAツール「BizRobo!」と勤怠管理ツールの連携事例 月200時間の余剰時間創出や担当者のストレス軽減を実現

ご紹介したRPAツール「BizRobo!」と勤怠管理ツールとを連携させて業務効率化を実現した実際の事例をご紹介します。

勤怠管理ツールで集計した勤務時間データを利用して行う業務や、勤怠管理ツールでは対処できないイレギュラーな業務、個別の集計結果を各担当者へメールで送信する業務

というようなこれまで人の手で行うしかなかった作業を一括してロボットが代行し、

労働時間削減を実現している事例が多くあります。

月200時間の創出に成功 労働時間モニタリングロボット

【前提】

・残業時間削減のために従業員の勤怠データのモニタリング(監視)を実施していた

【業務フローBefore】

担当者が勤怠管理ツールから勤怠データを抽出→勤怠データを目視で確認→問題のある従業員をリストアップ→リストをもとに該当従業員にメールを作成→該当従業員に注意を呼び掛けるリマインドメール送信

【解決したい課題】

・導入している勤怠システムではチェックが煩雑
・人事担当者の工数の問題で、全社員のチェックを行うことができない

【RPAを適用した結果】

・ロボットの代行に成功し、月200時間の余剰時間を創出
・人力では難しかった全従業員のチェックを実現

【業務フローAfter】

ロボットが従業員の勤怠データを勤怠管理ツールから自動で取得→指定の残業チェックシートを更新→チェックシートを参照し問題のある残業時間の社員をピックアップ→該当従業員宛てにリマインドメールを作成→メールを送信

煩雑な業務フローを一括で自動化 勤怠管理ツールから取得した残業データを自動で部署別にExcel集計し担当部署へと送信するロボット

・残業時間を部署ごとに管理するため、毎月全従業員の勤怠データから残業時間を抽出し手作業で集計を行い、各部署へ連携していた。

【業務フローBefore】

勤怠管理ツールから残業時間を抽出→部署別にExcelファイルを作成→部署別に抽出した残業時間を集計→各部署へメールを作成→メールを送信

【解決したい課題】

・抽出や集計のためにデータを整理・並び替えするなど、細かくて面倒な業務フローが多く、担当者の体感としても非常に煩雑で心理的負担が大きい
・全20部署へ別々のメールを送信する必要があり無駄が多い
・社員の残業時間の多寡によって業務量が変わるため、工数の想定がしづらい

【RPAを適用した結果】

・担当者が人力で行っていた全工程をロボットでの自動化に成功
・担当者の余剰時間の創出に加え、「無駄が多い」と感じていた業務が完全に自動化されたことで担当者の心理的負担の解消に繋がった
・月に1度発生するイレギュラーな業務がなくなり担当者のスケジュール管理も楽になった

【業務フローAfter】

ロボットが残業時間を全て抽出→残業時間データを部署ごとに集計しExcelファイルとして出力→各部署へメールのメールを作成→メールを送信

無駄なルーティンワークをロボットに代行させ人ならではの業務に注力 休職者・出向者・海外勤務者のイレギュラーな勤怠を自動で代行登録するロボット

【前提】

・月に1度 30分~5時間ほど時間をかけて、導入している勤怠管理ツールでは対応できない休職者・出向者・海外勤務者といったイレギュラーな勤怠を管理するため、担当者が人力で勤怠管理ツールに代行登録していた

【業務フローBefore】

担当者が勤怠管理ツールを起動→Excelにまとめられた休職者・出向者・海外勤務者の勤怠時刻リストを開く→Excel情報を目視しながら勤怠管理ツールに手作業で入力

【解決したい課題】

・1回あたりの作業時間は多くないが、Excelにまとめた休職者・出向者・海外勤務者の勤怠時刻を勤怠管理ツールに入力するだけの作業であるため、生産性の低いルーティンワークを機械化したい

・勤怠管理を楽にするために導入したツールのために人間の作業が増えてしまっている

【RPAを適用した結果】

・担当者が人力で行っていた全工程をロボットでの自動化に成功
・月20時間ほどの余剰時間を創出
・入力漏れなどのヒューマンエラーがなくなり、チェックにかかる工数も減ったことで円滑に月次勤怠情報を確定することが可能になった

【業務フローAfter】

ロボットが勤怠管理ツールを起動→休職者・出向者・海外勤務者の勤怠時刻リストを開く→リストから指定の勤怠時刻データを抽出→勤怠管理ツールに転記

勤怠管理ツールの導入によって反対に発生してしまう担当者の業務をRPAが連携して代行することで、人の手を介さずに、自動でロボットが目的のアウトプットを行ってくれるため

・労働時間削減
・ヒューマンエラーの防止
・担当者のストレス軽減
・テレワーク導入の促進

を実現することが可能です。

働き方改革を推進するだけでなく、人手不足や残業代の削減、テレワークの導入といった中堅・中小企業の抱える課題を解決する手段として厚生労働省も導入を推進しており、非常に注目を集めています。

RPAや勤怠管理ツールの導入に対して最大450万円の補助が得られる「IT導入補助金」について、2020年の申し込みは終了してしまいましたが例年5月~9月頃から申請時期が開始されるのでぜひ確認してみてください。

最後に

人手不足やテレワークの導入など、課題を抱える中堅・中小企業の方々に向けて、

勤怠管理ツールとRPAツールのご紹介をさせて頂きました。

日本企業の約98%を占める中堅・中小企業こそ、最新のツールを活用して生産性を高め、新しい働き方を取り入れていくことが求められています。

RPAツール「BizRobo!」の導入事例をもっと知りたい！という方はコチラ

→https://rpa-technologies.com/case/  

を是非ご覧ください。

また、現在の働き方をもっと効率的にしたいがなにから行えばよいのかわからない…。

業務効率化ツールを活用し従業員にとってもっと働き甲斐を感じる会社にしたい！

という方はぜひお気軽にコチラ

→https://rpa-technologies.com/inquiry/contact/

からお問い合わせください。

※本記事は11月5日に開催されたWEBセミナー

また、RPAテクノロジーズ株式会社ではRPAをはじめとした様々なテクノロジーを活用して業務効率化や働き方改革を進めるWEBセミナーを随時開催しております。

・RPAについて詳しく知りたい
・業務効率化、働き方改革を実現したいと考えている
・ビジネスソリューションに興味がある

方はぜひご確認ください。

RPAテクノロジーズ株式会社
お問い合わせ先：https://rpa-technologies.com/inquiry/contact/
Youtube：https://www.youtube.com/channel/UCrMZV4XNm3_td2BI6hsdUnQ
事例ダウンロード：https://rpa-technologies.com/case/  

株式会社Donuts
企業HP：https://www.donuts.ne.jp/
サービス紹介：https://www.donuts.ne.jp/products/