【セミナーレポート】DX（デジタルトランスフォーメーション）はどう進めればいい？DXを推進するためのポイントを大分県企業の事例を基に紹介

近年、耳にする機会が増えた「DX（デジタルトランスフォーメーション）」。デジタル化を進めることで、ビジネスや日常生活がより良い方向へ変化していくことを意味しています。多くの企業でもDX化が推し進められていますが、まだ「どのように進めればいいかわからない」というケースもあるかと思います。

今回は先日開催した、大分県に拠点を構える株式会社アトムスさまとの共催セミナーのレポートを通して、DX化の進め方や事例をご紹介します。企業のDXご担当者さまや今後DX化を進めたいと思われている方はぜひご一読ください。

ライター紹介：

長澤 史佳（ながさわ ふみか）

大学在学中に「ハフポスト日本版」と「Forbes JAPAN」にて記事執筆・編集・翻訳などを経験後、新卒で株式会社PR TIMESに入社し、PRプランナーとして化粧品メーカーや食品メーカーを担当。2022年よりRPAテクノロジーズ株式会社に入社し、コンテンツ企画や広報を手掛ける。

株式会社アトムスについて

大分県に拠点を構える株式会社アトムスは、1982年にオフコン（オフィスコンピューター）の販売を目的として創業し、当時はオフコンやワープロ、さらにオフィス家具やコピー機の販売をしていました。ところが、2000年に親会社の倒産により連鎖倒産の危機に瀕してしまい、立て直すために現在の代表取締役である安部慎次氏が入社。その後はなんとか立て直し、新たなチャレンジとして2019年にRPAテクノロジーズ株式会社とパートナー契約を結んで「BizRobo!」を導入しました。

しかし、すぐにRPAを使いこなせるかというとそう上手くもいかず、見直した時に「そもそものデジタル化から進める必要がある」と判断し、プロジェクト管理ツールを導入したり、DX推進チームを発足したりしました。今回はその経験を踏まえて、DX化のポイントやより詳しい事例をお伝えしていきます。

DXとは

本題に入る前に、改めてDXについて解説していきます。DXとは、デジタル技術によってビジネス・社会・生活の形が変わっていくことです。人手のかかっていたサービスや作業もDX化されることで効率化が進み、社会や暮らし全体が便利になっていきます。

「DX化」は、同じく耳にすることが増えた「IT化」とどのような違いがあるのでしょうか。

大きな違いは「変化を伴うかどうか」です。DX化は企業や社会を巻き込みながらの取り組みで、ビジネスモデルや企業の変革が伴ってきます。一方のIT化はどちらかというと部分最適を繰り返しながら、既存の業務にデジタル技術を導入し、効率化していく取り組みです。

そのため、IT化の一環としてツールを取り入れたとしても、そのツールがしっかりと業務と連携していないとDX化にはつながっていきません。IT化のままで留まってしまうことがないよう、それぞれをしっかりと連携させていくことがDX化へとつながっていきます。

DX推進のポイント

ポイント1–まず始めること

最初に、まず始めることです。そのきっかけとして、ペーパーレス化はいかがでしょうか。DX化には、必要な時に、必要な人が、簡単にアクセスしてデータを活用できる状態にしておくことが求められます。ペーパーレス化を進めると、会議などでの印刷が不要になったり、情報のデータ化により業務効率が上がったりします。

また、ペーパーレス化にはお金がかかる…と思われがちですが、紙がたくさん置かれたキャビネットが3台あったとしたら、それだけでもかなりの場所を占有してしまいます。ペーパーレス化により、販管費の削減にもつながるのでおすすめです。

ポイント2 -捨てること

次のポイントは、捨てること。株式会社アトムスの安部氏はご自身の字が解読できなかったため、手帳を捨てたそうです。自分で読むこともできなければ、読み返すこともできない。ただの自己満足で終わっているのであれば、無駄になっているので捨てられます。

大切に保管している紙文書があったとしても、しょせんは紙です。その先の活用につながらないと判断できる場合は、思い切って捨ててみてもいいかもしれません。

ポイント3–許容すること

最後のポイントは、許容することです。DX推進で重要なのは、組織全体でDXへの理解を深め、推進に意欲的になること。また、戦略やビジョンを基に円滑に進めるための組織体制づくりも大切です。そのためには、新しいことに挑戦し、変化をもたらしていくことを許容しなければなりません。

もちろん、変化を許容していくのはとても難しいことです。ただ、いずれ変わらなければいけないのであれば、早い段階で変化を許容し、一緒にDX化を進めていきませんか。

株式会社アトムスでのRPA活用事例

納期遅延情報の通知をするロボット

外部システムから納期情報を取得し、一覧をExcelにエクスポート。エクスポートしたファイルを基に納期が遅延している商品情報のデータを抽出し、遅れている場合はSalesforce（顧客管理システム）のChatter機能で毎日情報を共有します。

納期の確認漏れを防ぐために開発したロボットで、大幅な業務時間削減というよりは業務トラブルを最小限にすることに寄与しています。

複合機管理業務

こちらも株式会社アトムス内で活用しているRPAで、カウンター請求、明細書作成、受注伝票作成、明細書・受注伝票の印刷処理をそれぞれロボットに任せています。請求データの取得から伝票作成、印刷までをロボットが一貫して行っています。

工事写真登録業務

最後の事例は、お客さまにご活用いただいているRPAです。物件ごとの工事写真データが記載されているPDFファイルを社内システムへ登録する業務で、登録後はファイル名を変更し、フォルダの場所を移動させるところまでロボットが担当しています。

この記事のまとめ

• ・DXとは、デジタル技術によってビジネス・社会・生活の形が変わっていくこと。人手のかかっていたサービスや作業もDX化されることで効率化が進み、社会や暮らし全体が便利になる
• ・DX化とIT化の違いは変化を伴うかどうか。DX化は企業や社会を巻き込みながらの取り組みで、ビジネスモデルや企業の変革が伴う
• ・DX推進のポイントは「まず始めること」「捨てること」「許容すること」

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