導入前の課題
物流拠点の事務作業にRPAとAI-OCRの併用を検討
手入力をなくしても「確認作業が残れば効率化は限定的」
商品の保管を通じ、日々変動する需要と供給を取り持つ倉庫業。このうち1880（明治13）年創業の老舗である鴻池運輸株式会社の定温物流部門は、冷凍食品、加工食品、中間原料といった温度管理を伴う分野で、商品の保管と全国配送を担っている。
主要拠点である「大阪北港定温流通センター営業所」は2万7,000平方メートルの倉庫面積を誇る関西有数の定温倉庫で、116人いるスタッフのうち約15人が事務を担当する。ここで進む業務変革の取り組みを、所長の松田学氏は次のように語る。
「今後さらなる人手不足が見込まれる中、単純作業を減らして新人の学習環境を整え、習熟を早めることが重要と考えています。そこで、入力作業が要らない電子帳票への移行を進めると同時に、一定数残る紙帳票をデジタルデータ化するプロセスも改善しようと、2018年にRPAとAI-OCRの検討を始め、翌年RPAを導入しました。一方AI-OCRによる文字認識は手入力をなくせるものの、変換結果を人が確認しなければなりません。そのため効率化の効果は限定的とみて、他の方法を探っていました」
デジパスとは
「紙帳票のデジタルデータ化」に特化したオンラインサービス
チェック不要の精度保証されたデータで現場負担を解消
AI-OCRの活用検討で直面する課題に関して松田氏らの相談を受けたのを機に、同社のIT部門は、紙ベースの情報を速く・正確にデジタルデータ化するオンラインサービス「デジパス」を開発。DX支援を目的に新設した「シャイン株式会社」を通じ、自社内外に提供することを決めた。
独自のロジックで文字認識技術と目視を併用する「人と技術のハイブリッド」が特徴のデジパスは、帳票類のスキャン画像をもとに、デジタルデータを最短120分で納品するサービスだ。検証結果に基づいて正確性を保証するため、ユーザーの確認作業は不要。手書き文字にも対応し、例えば「印刷部分に横線を引いて数値を書き加えた帳票」なども的確にデータ化できるのが強みだ。
RPAと組み合わせれば、データ納品後ただちに後続の処理を自動実行でき、スキャンした時点で作業を“手離れさせる”ことも可能。「手入力が不要となった担当者に別の仕事を任せたいのに、チェック作業が妨げとなる」といった業務改善の悩みを解決できるソリューションだ。
対象業務
納品書をスキャンするだけでデータ化。手書き修正も反映
データ化された納品書は、RPAが検品データと自動照合
松田氏らの営業所へ大量の荷物が発送される場合、荷物全体に関する情報はしばしば、分載するトラックの最後となったドライバーが持参する紙の納品書で伝えられる。最終的な数量が増減したなどの理由で、手書きで修正されている納品書も珍しくない。
いっぽう同営業所では、届いた荷物が積みつけられた台座（パレット）ごとに検数を実施し、携帯端末から社内システムに順次データを登録して管理している。正確な在庫管理のためには、このパレット単位の検品データの合計が納品書の内容と一致することを確かめなくてはならない。
ここで従来行われてきた「納品書の内容を手入力後、システム上の検品データと目視で突き合わせる」作業を解消したのが、紙媒体からのデータ化を担うデジパスと、照合作業を自動実行するBizRobo!の組み合わせだった。
導入効果
1日100枚のデータ化に採用して約2時間/日の余力を創出
作業負担も大幅に改善、業務見直しの気運が高まる
デジパスの導入により、従来同営業所で1日およそ100枚行っていた納品書のデータ入力と確認作業は不要となり、最大2時間の余力が創出された。
これらの作業を担ってきた1人である下園一則氏は、デジパス利用時の手順を「手書き修正があってもなくても納品書をスキャンするだけ。あとは検品データと一致しない旨のメール通知が来たときに該当箇所を確かめれば済むようになりました」と説明。「目を酷使する照合作業が要らなくなるメリットも強く実感しました」と明かす。
所長の松田氏とともにデジパスとRPAの活用を進める同営業所副長の比本宜吾氏は「確認、照合といったミスの生じやすい工程を解消し、メンタル面でも担当者の負担を軽減できました」と評価。業務改善のメリットを体感した現場で、自発的に作業内容を見直す動きが活発化しだしたのを歓迎しているという。
