導入背景
医事課では、書類づくりの「残業」に追われる日々が…
吹田徳州会病院の医事課では、経理への報告の期日が近づくと、通常業務の後に3～4時間の残業をして書類を完成させていました。21時を越えると職員の顔にも疲労が見え隠れしてきます。何とか残業時間を減らせないかとアイデアを模索していたある日、グループ病院からRPA導入の成果報告がありました。「医療事務の工数を大幅に削減できた」との発表を聞き、当院でもRPAを活用したいと、導入プロジェクトが立ち上がりました。
医事課には、ITの専門家は所属していませんでしたが、Excelを使った業務が得意との理由で、副主任の大道氏にRPA担当の白羽の矢が立ちました。当時の心境について、「みんなの残業時間を減らしたいなという気持ちは強くありましたし、業務の自動化は夢が膨らむ作業なので凄くやりたいなと思いました」と大道氏は振り返ります。
BizRobo!を選んだ理由
BizRobo!は、パートナー企業のサポートが充実している！
RPAツールとして、BizRobo!の採用を決定した吹田徳洲会病院。その理由として「一般社団法人メディカルRPA協会」 を通じて全国の病院と知見が共有できる点、実際に同院と同じ電子カルテを導入している病院で成果が上がっている点、そしてパートナー企業によるサポートが充実している点がありました。
「私たちは、現場のニーズは分かっているので、ロボットにやってほしいことのアイデアはすぐに出てきます。でも最後の仕上げのところで悩んでしまう。そんな時にパートナー企業の担当者さんからアドバイスをいただけたのが有難かったですね」
「あと、Excelの内部処理の速さには驚きました。ロボット開発には時間がかかりますけど、動きだしたら作業が一瞬で終わるのは凄いなと思いました」（大道氏）
対象業務と導入効果
「未収金の入金確認」をロボットが代行し、定時帰宅を実現！
同院では、職員が1年ほどで25体のロボットを開発。ロボット作成中に生じた課題解決の過程が、次のロボットのアイデアとなったり、作成ステップが次のロボットにも流用できたりしたことで、開発ペースもどんどん向上していきました。その中でも、最も残業時間を削減できたのが「未収金の入金確認ロボット」だといいます。「経理への報告日が近づくと、医事課のメンバーが日常業務を終えてから、遅くまで残業して入金確認をしていました。RPAにより約8時間の業務量を1時間以下にでき、定時に帰宅できるようになりました」（大道氏）
他にも「レセプト返戻の報告ロボット」が有効活用されています。レセプト返戻のデータから部門ごとに必要な情報をフィルターで抽出する作業。それらの合計金額をExcelにまとめて各担当者にメールで報告するまでの一連の流れをロボットが完全に担っているといいます。
「こちらは、単純作業にはなりますが、人の手入力ではどうしてもケアレスミスが起きてしまいます。Excelの内部処理ができるBizRobo!なら、ミスを防ぎながらも、完全に業務を任せることができるのでは？と考えて開発しました」（大道氏）
