BizRobo!のスピード感を活かした業務効率化支援を強みに。ルーティンワークからの解放に寄与していく

BizRobo!にかける地域貢献への志に意気投合

同社がBizRobo!と関わりを持つようになったのは、RPAテクノロジーズ代表・大角暢之の著書『RPA革命の衝撃』がきっかけだ。同社オープンデザイン本部 次長・松田周作氏はその経緯について次のように話す。

「地方で人口減少が進むなか、企業や自治体はいかにしてサービス提供を維持していくのか——。本書では働き方改革の観点はもちろん、BizRobo!を通じて地域にも貢献し、よりよい社会にしていきたいといった内容が記されていました。その思いが当社代表取締役社長・吉澤均のもとに届き、後に吉澤が大角氏のもとを訪問。2人で意気投合したそうです」（松田氏）

それをきっかけに同社はBizRobo!パートナーになった。クライアントに導入提案・運用サポートするにあたって松田氏らは「活用ケースを知らなければお客様へ最適な提案ができない」と考え、2018年7月頃、オープンデザイン本部の前身となる新ビジネス開発室主導のもと社内におけるBizRobo!活用の検証がスタートした。

交通費精算ロボットの試験的運用が社内で好評判

最初に作成したのは、簡単な交通費精算ロボットだ。エクセルに入力した乗車区間情報をもとに運賃検索のWebサイトから運賃を取得し社内の交通費精算システムに登録する。処理しなければならない交通費精算の件数は1カ月で200〜300件。これまでは一人ひとりが時間をとって行なっていたそれらの作業がデジタルレイバーに代替され、担当者からの評判がとてもよかった。

BizRobo!導入当初の率直な感想について、開発を担当しているオープンデザイン本部 チーフエンジニア・前田知絵氏は次のように話す。

「BizRobo!は複数のパソコンで利用可能なサーバ型で、最小構成のライセンス契約でも開発時10台まで同時接続ができます。複数部門で導入していくことを考えれば絶対にサーバ型のほうが便利ですし、当社の規模なら十分。コストパフォーマンスもよいと感じました」（前田氏）

大きな負担となっていた「採算業務」

本格導入が進み、さらなる展開のため、人事総務部門・営業部門にも声をかけ、効率化したい業務のテーマの洗い出しが行われた。その結果、対象業務の1つとなったのが「採算業務」だった。

同業務では、担当者が毎月の売上が確定したタイミングで複数システムから必要なエクセルデータをダウンロードし、部門やチームごとの採算を集計する。対象になるのは23ファイル。エクセルのシート数に換算すると100シートにも渡っていた。対象ファイルの数が多く、作業が月初に集中するため担当者は毎月同業務に多大な時間を割いていたという。

「BizRobo!導入時のワークフロー作成のために実施した業務整理がきっかけとなり、不要なワークシートのダウンロードや重複作業を減らすことができました。また、これまではデータダウンロードの待ち時間も長く、同じパソコンで他の業務を行っていると、結構な確率でダウンロードに失敗することもあったようです。デジタルレイバーによるワークシートのダウンロード代行で、業務担当者は『精神的ストレスから解放された』『業務時間中の待ち時間を削減できた』と話しています」（前田氏）

社内の業務効率化の意識も高まった

導入から1年。BizRobo!運用においては現在も前田氏が中心的役割を発揮しているが、近頃は情報システム室・人事総務部門・営業部門の各部門にBizRobo!責任者が配備されるなど、社内体制の拡大も進んでいる。

「BizRobo!導入を検討したい対象業務を部門責任者がとりまとめ、週次ミーティングで優先順位を話し合い、テーマやスケジュールを確認します。その後、業務担当者・開発メンバー（オープンデザイン本部）・情報システム室の三者で業務ヒアリングを行い、導入の検討、範囲の決定を行っています」（前田氏）

現在、BizRobo!の導入は45業務にまで拡大。81体のデジタルレイバーが稼働している。

「手動で行っていた時は週に一度が精一杯だった業務も、BizRobo!導入以降、人手をかけることなく毎日行えるようになったケースが多いですね。周囲の社員からも『自分のあの業務をロボットに任せたい！』という要望が出てきて部門全体が活性化。業務効率化の意識も高まりました」（前田氏）