得意先別に統計資料を作成する業務
課題
- 対象数が多く、1つの作業にかかる時間も多いため、担当者の業務時間をひっ迫していた
- 得意先の情報を一括で入力・抽出することができず、同じ作業を何度も繰り返していた
効果
- 全ての業務をロボットが代行し、担当者はデータを確認するのみとなった
- システム化と比べてかなり安価に業務改善を行うことができた
導入前
- 担当者がシステムに得意先を手入力し、得意先別の保管・荷役料明細書（CSV）を取得
- 作成されたCSVファイルをExcelフォーマットに合わせてExcelファイルに変換するための一連の処理を行う
- 生成された各明細書データから各項目をコピーし、指定フォーマットに転記
導入後
- ロボットがシステムに得意先を入力し、得意先別の保管・荷役料明細書（CSV）を取得
- CSVデータから必要なデータのみ抽出し、指定フォーマットへ転記
- 転記したデータを出力結果として担当者に送付
販売店向けに在庫表を配信する業務
課題
- 全国に2万社ある取引先に対して在庫表（対象商品、納期、価格などの情報）を定期配信するため、処理量が膨大だった
- 取引先によって対象の商品が異なるのはもちろん、在庫表のフォーマットが異なる場合があり、人手で対応する必要があった
効果
- 年間120時間の余剰時間を創出
- 単純なルーティンワークを減少し、お客様対応などの人が行うべき業務に集中できるようになった
- 同様の業務を行っている他拠点に展開することで、ロボットによる効果を最大化できた
導入前
- 担当者は在庫管理システムを参照し、各取引先向けの在庫情報を抽出
- 在庫情報を各取引先向けのフォーマットに転記し、エクセルファイルを作成
- エクセルをメールに添付し、取引先へ送付
導入後
- ロボットは在庫管理システムを参照し、各取引先向けの在庫情報を抽出
- 在庫情報を各取引策向けのフォーマットに転記し、エクセルファイルを作成
- 担当者はエクセルファイルを確認
- ロボットはエクセルをメールに添付し、取引先へ送付
商品の納期見通しを通知する業務
課題
- 全国100拠でそれぞれ取引先（計2万社）を有しており、処理量が非常に多かった
- 数100種類の商品の納期を日次で処理する必要があったため、業務担当者が電話対応などでカバーしていた
- 納期回答書が取引先によって異なるケースがあり、そのため処理が煩雑になっていた
効果
- 年間200時間程度の余剰時間を創出
- 日次で実施していた当業務の負担が例外パターンを除いてほぼゼロとなった
- 従来多発していた入力ミスや回答への催促がなくなり、スピーディーに対応できるようになった
導入前
- 担当者は納期回答書の共通テンプレートを各取引先ごとに作成
- 受注管理システムから、商品の納期見通し情報を抽出
- 納期見通し情報をエクセルのテンプレートに転記、共有フォルダに保存
- 納期回答書のエクセルを取引先にメール送付
導入後
- 担当者は納期回答書の共通テンプレートを各取引先ごとに作成
- ロボットは受注管理システムから、商品の納期見通し情報を抽出
- 納期見通し情報をエクセルのテンプレートに転記、共有フォルダに保存
- 納期回答書のエクセルを取引先にメール送付
客先納品書への必要事項を手書きする業務
課題
- レガシーなシステムを利用しており、作業を人手で行うと1件あたり1時間近くもの時間を費やしていた
- 月に50件以上の件数があり、担当者は50時間以上を費やしていた
- PDFに注文書番号を手書きするなど、非システムかつ属人的な作業が残っていた
効果
- 以前は毎月50時間かかっていた業務が、数分で終了するようになった
- 手書き要素がなくなり業務実行スピードも向上したため、顧客への対応が迅速に行えるようになった
導入前
- 担当者は顧客のEDIサイトにアクセスし、対象の納品書をダウンロード
- 納品書を印刷
- 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
- 自社における注文番号をPDFに手入力
導入後
- ロボットは顧客のEDIサイトにアクセスし、対象の納品書をダウンロード
- 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
- 自社における注文番号を納品書に記載
- 担当者は納品書を印刷
案件管理情報を入力する業務
課題
- 案件管理のための入力作業が10ステップ以上あり、時間がかかっていた
- 案件ごとに入金や上司の承認作業があり、非常に煩雑だった
- 業務が月末に集中し、担当者の業務時間を非常に圧迫していた
効果
- ロボットが業務の一部を代行することにより、担当者の業務量が5分の1になった
- 月末に担当者の業務量が減り、受注獲得など売り上げ増大につながる業務を行えるようになった
導入前
- 担当者は案件を受注
- 案件情報を基幹システムへ入力し、発注業務を行う
- 仕入れ業務・売上計上・支払い手続きを行う
- 上司は承認する
導入後
- 担当者は案件を受注
- ロボットは案件情報を基幹システムへ入力し、発注業務を行う
- 仕入れ業務・売上計上・支払い手続きを行う
- 担当者は確認し、上司は承認する
自社のWebサービスにおける顧客アカウントを発行する業務
課題
- アカウント発行業務は顧客の要望ベースで随時発生し、営業担当に余計な工数がかかっていた
- アカウント発行に管理者権限が必要となり、管理者権限を有する社員が乱立し、困難だった
効果
- アカウント発行がボタン一つで実行可能となり、営業担当の負担軽減
- 管理者数が少なくなり、アカウント発行状況の把握と管理が容易になった
導入前
- 顧客はWebページからアカウントの発行を依頼
- 担当者は申込データを顧客管理アプリに転記
- 顧客管理アプリに登録後、アカウントが発行され顧客にメールで通知
導入後
- 顧客はWebページからアカウントの発行を依頼
- ロボットは申込データを顧客管理アプリに転記
- 顧客管理アプリに登録すると、アカウントが発行され顧客にメールで通知
商品仕様の変更に伴い、契約情報を一括で変更する業務
課題
- 8000件以上の処理数があり、システム登録と目視での確認に130時間かかっていた
- 不定期かつ突発的に発生する業務であり、担当者は業務スケジュールの急な変更を余儀なくされていた
効果
- 業務時間が130時間から10時間に減少し、担当者は最終確認のみで済むようになった
- 以前は担当者が急いで行っていたためミスが発生していたが、人為的ミスがなくなった
- 担当者が時間に追われることがなくなり、単純な作業ミスがなくなり、プレッシャーから解放された
導入前
- 担当者は商品仕様の変更と変更対象となる会員コードのデータを準備
- 受注登録システムを開き、対象の会員コードを検索
- 会員コードを選択し、契約情報を変更し登録
- ２～３の手順を件数分繰り返し
- 入力後、ミスがないか再確認
導入後
- 担当者は商品仕様の変更と変更対象となる会員コードのデータを準備
- ロボットは受注登録システムを開き、対象の会員コードを検索
- 会員コードを選択し、契約情報を変更し登録
- ２～３を件数分繰り返し
- 作業完了の通知を担当者に送付
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