協力会社に住宅補修を依頼する際の連絡業務
課題
- エレベータ点検や植栽の手入れなどを行う協力会社が全国に7,000組合あり、非常に膨大な作業量だった
- 担当者がPDFのダウンロード・メールへの添付・メール本文の転記を手作業で行っており、負担となっていた
- システム開発と比べて、コストが低く納期も早いBizRobo!の導入が適切と判断した
効果
- ロボットが業務を全て代行し、年間2,250時間相当の余剰時間を創出
- 1業務だけでも、BizRobo!導入の初期費用が十分回収可能となった
導入前
- 担当者は依頼する協力会社名を確認
- 連絡用帳票のPDFを社内システムからダウンロードし、メールに添付
- 社内システムの記録をもとにメール本文を作成
- 協力会社にメールを送付
導入後
- 担当者は依頼する協力会社名のリストを作成
- ロボットは連絡用帳票のPDFを社内システムからダウンロードし、メールに添付
- 社内システムの記録をもとにExcelマクロを用いてメール本文を作成、転記
- 協力会社にメールを送付
補修サービスの現場図面をサーバーに登録する業務
課題
- 全国35の拠点や協力業者など約700人が日々連絡を取り合うため、作業量が多く煩雑だった
- システム化に見合わない小粒の定型業務が多く残り、「細かい手間」の省力化に対するニーズがあった
効果
- ロボット化により年間30,000時間の余力を創出
- 完全自社開発により、90業務で120体のロボットを導入
- Webブラウザで操作する基幹システム関連の作業に改善余地が大きいことが分かり、ブラウザ内蔵のBizRobo!でさらに横展開
導入前
- 1物件に複数の現場図面が存在するので発注者はそれぞれ好きなルールで名前をつけ、自社に送付
- 担当者は一つひとつの現場図面をPDFとして保存
- どの物件の図面なのか確認しながら、各物件ごとにPDFを社内サーバーに登録
導入後
- 物件ごとにあらかじめIDを設定
- ※発注者に協力を依頼し、同じ物件の現場図面には全て同じIDをファイル名に入れてデータを送付してもらうように変更した
- ファイル名の中のIDを読み込み、どの物件の現場図面なのか判断
- 物件ごとにPDFを社内サーバーに登録
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