部門別RPA活用事例｜総務の業務自動化6選

役員のスケジュールを確認し、会議や出張用の資料を作成する業務

課題

• 役員の訪問や出張のたびに担当者が資料を作成しており、業務発生時期や頻度が不定期
• 訪問や出張のたびに複数資料に情報を転記する必要があり、手間がかかっていた

効果

• 年間340時間の余剰時間を創出
• 資料作成がミスなく迅速に行えるようになり、役員と担当者の不要な連絡が激減
• 担当者が不毛なルーティンワークから解放され、他業務に注力できるようになった

導入前

1. 役員が自らのスケジュールに訪問や出張予定を入力
2. 担当者は役員のスケジュールを確認し、各種資料に内容を転記
3. 資料作成後、役員にメールで送付

導入後

1. 役員が自らのスケジュールに訪問や出張予定を入力
2. ロボットは役員のスケジュール内容を各種資料に転記
3. 資料作成後、役員にメールで送付
4. 担当者はメールで送付した内容を確認

税務署から依頼される、顧客取引を照会する業務

課題

• 導入前は 7,300 件の 照会依頼が未処理のまま残っていた
• 15人体制で取り組んでいるにもかかわらず、税務署からの依頼を迅速に対応できていなかった

効果

• 7000件以上残っていた未処理の照会依頼を2ヶ月で0件にすることができた
• 全社で年間3500時間以上の余剰時間を創出
• 担当者の数を15人から4人に削減し、人手が必要な他の部署に配置転換することができた

導入前

1. 税務署から取引情報照会の依頼が来る
2. 基幹システムから該当する取引を検索
3. 必要な情報を抽出し、税務署からの情報と照会し、一致するかどうか確認
4. 不一致の場合は決められたフォーマットにて関係者に報告
5. 報告用ファイルに集計し、税務署担当者に送付

導入後

1. 税務署から取引情報照会の依頼が来る
2. ロボットは基幹システムから該当する取引を検索
3. ロボットは情報を抽出、税務署から来た情報と照会、一致するか確認
4. 担当者は不一致がある場合は内容を確認し、関係者に報告
5. ロボットは報告用ファイルに集計し、税務署担当者に送付

免許証の有効期限をチェックする業務

課題

• 業務上、車を利用する職員が多く、事故や更新漏れがあれば影響範囲が広かった
• 月々300件以上の社員の免許期限を確認する必要があり、80時間かかっていた

効果

• 全ての作業をロボットで代行し、月当たり80時間の余剰時間を創出
• 確認漏れがなくなったので、登録ミスがあった場合のリスクをゼロにすることができた
• 圧倒的な量のルーティンワークから担当者が解放された

導入前

1. 担当者は社内のエクセルデータから、運転免許の期限間近の対象者を抽出
2. メールアプリを開き、対象者のメールアドレス入力・内容確認
3. 免許証の有効期限が近い旨をメールを送信

導入後

1. 月末毎にロボットが稼働
2. ロボットは社内のエクセルデータから、運転免許の期限間近の対象者を抽出
3. 免許証の有効期限が近い旨をメールで送信

通関手続きの補助を行う業務

課題

• 製品発注から販売までのリードタイムを短縮し、売上アップにつなげたいというニーズがあった
• 海外支社では通関手続きが煩雑で、効率化を阻害していた
• 海外支社で展開する製品ラインナップが増加しており、通関手続きも比例して増加していた

効果

• 従来は最大500分かかっていた手続き時間を20分に短縮
• 1日がかりで行っていた業務を確認/承認作業のみの5分に短縮し、担当者の余力が生まれた
• リードタイムが短くなったことで商品ラインナップの増加につながった

導入前

1. 担当者は通関手続きに必要な製品と申請内容をリストアップ
2. 通関手続き用システムに入力
3. 最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力

導入後

1. ロボットは通関手続きに必要な製品と申請内容をリストアップ
2. 通関手続き用システムに入力
3. 担当者は最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力

社員の居住物件の契約手続きを、不動産代理店に依頼する業務

課題

• 社員の居住物件の契約情報を、不動産代理店にメールで依頼する業務
• 社員1人あたりの作業に15分かかっており、面倒なルーティンワーク
• 社員の給与に反映されるため、更新作業にはミスが許されない

効果

• 年間85時間の余剰時間を創出
• 担当者はルーティンワークから解放され、情報の転記ミスや添付ミスがなくなった

導入前

1. 担当者は勤怠管理システムから社員情報をCSVで出力
2. CSVデータを、「物件契約申し込み書」の空欄に1つずつ転記
3. ２の書類を名前を付けて保存
4. 書類をメールに添付し、不動産代理店に送付
5. 「給与変動データ 更新リスト」の情報を更新

導入後

1. ロボットは勤怠管理システムから社員情報を抽出
2. 抽出したデータを、「物件契約申し込み書」に転記
3. ２の書類を名前を付けて保存
4. 書類をメールに添付し、不動産代理店に送付
5. 「給与変動データ 更新リスト」の情報を更新

職員の基本情報を入力し、書類作成する業務

課題

• 基本的に紙による引継ぎのため、業務効率化が難しい
• 個別のシステムごとに職員の基本情報等を繰り返し入力しているため、非効率

効果

• 手作業だった人給システムへの入力作業をロボット化することで、年間150時間の時間を削減
• BizRobo!がサーバ実行型のため複数システムにまたがった作業を他部署の人と連携できるようになった

導入前

1. 各職員が、個別のシステムごとに書類を作成
2. 同じ情報を別々の書類に何度も入力

導入後

1. 職員の基本情報(所属・職位・住所・メールアドレス等)をシステムに登録
2. ロボットは基本情報を検索・振り分け
3. 振り分けた情報を各々の書類に転記し、印刷