出荷状況のお問い合わせ対応業務
課題
- 出荷状況の問い合わせ対応が毎日5~10件あり、その都度業務が止まり作業者の負担が大きい
- 問い合わせごとに物流部門に確認する必要があり、対応にかかる工数が増大していた
- 問い合わせを行うのは主に得意の取引先のため、丁寧に対応する必要があった
効果
- 問い合わせ対応にかかる工数が大幅に削減され、うんざりする業務から解放された
- ロボット導入にあわせて、既存の業務のやり方を変えるBPRも実施できた
- ロボット導入により、自社内での業務効率化につながったのに加え、得意先の満足度も向上
導入前
- 得意先から出荷状況の確認メールまたは電話を受領し確認
- 物流部門に出荷状況を問い合わせる
- 出荷状況を確認
- 出荷状況を得意先で電話にて連絡
導入後
- 物流部門にて送り状を発行、その際問い合わせ番号をロボットが得意先にメール送付
- 問い合わせ番号をメールにて受領、問い合わせ対象をリスト化
- ロボットが社内システムにて問い合わせ番号を参照し、発送状況を取得
- 取得した発送状況を得意先にメールにて連絡
ハウスメーカーからの修理を受付する業務
課題
- 繁忙期と閑散期の受付数の差が2倍程度あり、時期によっては大幅に顧客への連絡が遅れていた
- FAXやWEB申し込みの転記作業に時間がかかり、対応スピードが鈍化し顧客満足度が低下していた
- 顧客ごとに申込みのシステムが違うため、電子データであっても人がデータを転記する必要があった
効果
- 繁忙期に修理手配が遅くなることに不満があったが、受付スピードの向上により満足度が向上
- 担当者は緊急性かつ柔軟性の必要な電話対応に多くの時間を使うことが可能となった
導入前
- 顧客(ハウスメーカー)から修理の依頼が届く
- ※FAXの申し込みが80％、WEB申し込みが20％。
- 担当者はサポート管理システムに申し込み内容を手入力・転記
- 転記内容をもとに申し込み内容を各支社にメールで送信
- 顧客に、申し込みを受け取った旨をメールまたは電話で連絡
導入後
- 顧客(ハウスメーカー)から修理の依頼が届く
- FAXの内容はOCRを用いて電子データに変換
- ロボットは電子化された申し込み内容をサポート管理システムに転記
- 電子化データの住所を判断し、各支社にメールを送信
- 顧客に、申し込みを受け取った旨をメール送信
スマホアプリの新規申し込みなどの受付データの業務システムへの登録作業
課題
- お客様に対するサービス提供のリードタイムを短縮し、勘定などにミスがないよう質を向上したい
- システム化する場合、データ連携機能の実装期間がほとんどなかったので、開発工数が少なく金融オペレーションにも多数実績のあるBizRobo!の方が適応効果が高いと判断した
効果
- 数百人単位の事務作業員を用意する必要があったが、これをロボットに代替できた
- ヒューマンエラーを無くすことができ、サービスの質が向上
- システム化の場合はサービス開始が半年～１年遅れる可能性があったが、BizRobo!によりスピーディにサービスを開始できた
導入前
- 新規顧客がアプリ利用に必要な情報を入力（データベースに格納される)
- 業務担当者がデータベースから情報を抽出・確認
- DBから(勘定DBのフォーマットに合わせた)必要な情報だけを抜き出して伝票として作成
- 伝票の情報を勘定系DBに登録
導入後
- 新規顧客がアプリ利用に必要な情報を入力（データベースに格納される)
- ロボットがデータベースから情報を抽出・確認
- ひとつひとつの項目について、勘定DBに必要な情報かどうか判断
- 伝票の情報を勘定系DBに登録
レンタカー予約受付情報を基幹システムに入力する業務
課題
- WEBからの申し込みが約50％であり、ロボットが代行することで大きく業務量を短縮できる見込みがあった
- 繁忙期は大幅に人員を増強する必要があった
- 本来ならば即時対応が望ましいが、完了処理までの期間を「1～2営業日」以内に設定せざるを得なかった
効果
- 1期あたりのミスが10件から0件となり、ダブルチェック制度も廃止
- 1時間当たりの処理件数が10件から80件の8倍と飛躍的に増加
- 臨時人員を補強することなく繁忙期に対応することが可能となった
導入前
- 複数のWebページからレンタカーの申込を受付
- 担当者は自社システムにログインし、予約者情報を基幹システムに手入力
- 上司に報告し、上司はミスがないか再確認
- ミスがあった場合は改めて担当者が入力
導入後
- 複数のWebページからレンタカーの申込を受付
- ロボットは自社システムにログインし、予約者情報を基幹システムに入力
- 担当者に業務終了の報告をメールで送付
業務自動化の詳細資料を無料配布中
導入事例・機能比較・価格の目安をまとめたPDFです。
