請求データと入金データを照合する業務
課題
- 取引先との入金日が月に十数回以上あり、都度集計業務が発生
- システム化しても良い業務内容だったが、BizRobo!の方がコストが低く納期も早かった
効果
- 照合業務をロボットが全て代行するため、担当者は問題のある件にのみ注力できるようになった
- 空き時間を別業務に充てられるようになった
導入前
- 担当者は入金データをエクセルに転記
- 請求データをエクセルに転記
- 入金データと請求データを見比べ、相違がないか確認
- 上司に内容を報告
導入後
- ロボットは入金データをエクセルに転記
- 請求データをエクセルに転記
- 入金データと請求データを比較、異なる場合のみ担当者にアラート送信
- 担当者は内容を確認し、上司に内容を報告
保険料の清算報告書を精査し、所定の金額を清算する業務
課題
- 営業課または支社は清算状況を調査し、報告書を本社経理部へ送付
- 経理部の担当者は報告書を確認
- 所定の金額を消込
効果
- ごく一部の例外以外は全てロボットが代行し、4万時間分の余力を創出
- ロボット導入以前は報告書が紙であったが、フローを再整備しエクセル形式に変更
- ロボットをきっかけとしたBPRの取り組みにもつながった
導入前
- 営業課または支社は清算状況を調査し、報告書を本社経理部へ送付
- 経理部の担当者は報告書を確認
- 所定の金額を消込
導入後
- ロボットは清算状況の一次チェックを実施
- 営業課又は支社はロボットが対応できない請求対象を調査、報告書を本社経理部に送付
- 報告書を確認、確認できない例外は経理部担当者が処理
- 所定の金額を消込
貿易用の和文の書類を、海外の船会社用に英文に直す業務
課題
- 複数の書類や対応表を一度に画面で開いて見比べる必要があるため、人力では対応しづらい業務だった
- 時期によって業務量が増減するため、担当者のスケジュール管理が難しくなっていた
効果
- ロボットが1週間で50枚の書類作成をミスなく代行できるため、担当者の余剰時間の創出につながった
- 業務量が変動しても担当者に影響がないため、担当者のスケジュール管理に見通しが立ちやすくなった
導入前
- 和文の書類が担当者に送付される
- 日本語と英語を対応させたエクセルファイル(辞書として活用)を開く
- エクセルファイルと照らし合わせながら、和文の書類内容を英文の書類内容に書き換え
- ※海外の船会社ごとにフォーマットが異なり、10数社に対して類似の業務がある
導入後
- 和文の書類が担当者に送付される
- ロボットはエクセルファイルと照らし合わせながら、和文の書類内容を英文の書類内容に書き換え
- ロボットは英文の書類を海外の船会社にメールで送付
各拠点に向けてトラックが出発した時刻を集計する業務
課題
- 毎晩3000便以上のトラックの出発時刻を集計しており、人手で行うには多大な負担がかかっていた
- 出発時刻の集計に非常に時間がかかっており、出発が遅れた場合の原因分析を十分行えていなかった
効果
- 全社で50体以上のロボットを導入し、毎月360時間の余剰時間を創出
- 締め切り時刻前に急いで作業する必要がなくなった
導入前
- 各運転手が社内システムにトラックの出発時刻を入力
- 担当者は社内システムにログインし、各トラックの出発時刻を確認
- トラックの出発時刻を集計してまとめ、報告用ファイルを作成
- 上司に報告用ファイルをメールで送信
導入後
- 各運転手が社内システムにトラックの出発時刻を入力
- ロボットは社内システムにログインし、各トラックの出発時刻を確認
- トラックの出発時刻を集計してまとめ、報告用ファイルを作成
- 上司に報告用ファイルをメールで送信
システムからデータ抽出し、予算超過部署にメール送信する業務
課題
- 前期の決算で予算超過が発生し、その対応を経営層から求められていた
- その過程において、予算超過のプロセスおよび管理体制の可視化が必須だった
- 可視化は強く求められていた一方で、膨大な業務量になることが予測されたため、ロボット化をするに至った
効果
- 月40時間かかっていた業務時間が1時間となり、担当者の負担を軽減
- 予算管理の適正化、効率化
- 本来であればシステム改修を実施し予算超過対策を実施する予定であったが、ロボット化によりシステム投資予算の削減につながった
導入前
- ロボット導入以前は行っていなかった業務
導入後
- 社内基幹システム・設備投資予算システムからデータを抽出
- 上記2種類のデータから、予決算一覧表を作成
- 予決算を計算し、予算超過をチェック
- 予算超過した部署にのみ対象データをメール送付
- ファイルを上書き保存し、動作完了の知らせを担当者に送付
合計残高試算をチェックする業務
課題
- 毎月末に複数にわたるシステムから製品データと補修部品販売データを抽出し合計残高試算表を作成する業務であった
- 月末にシステムからのダウンロード処理が集中し、待機時間が長く拘束時間が長かった
効果
- ロボットが業務を全て代行し、年間100時間の余剰時間を創出
- データの加工・添付ミスを撲滅し、正確性も高めることが可能となった
導入前
- 担当者は4つの基幹システムから製品データと補修部品販売データをダウンロード
- 相手先別にデータを加工
- テンプレートエクセルファイルに貼り付け
- 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
導入後
- ロボットは4つの基幹システムから製品データと補修部品販売データをダウンロード
- 相手先別にデータを加工
- テンプレートエクセルファイルに貼り付け
- 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
収支資料を作成し、配信する業務
課題
- 業務システムから工場の収支データをダウンロードするのに非常に時間がかかっていた
- 人手で作業を行うと、長時間拘束されてしまい、精神的な負担が大きかった
- 複数資料を複数の対象者に送信するため、資料の添付し忘れやメールの宛先間違いが発生していた
効果
- 年間130時間の余剰時間を創出した
- 単純作業かつ長時間の待機から担当者が解放された
- データの添付ミスがなくなり、業務の正確性も高められた
導入前
- 担当者は業務システムから工場収支データをダウンロード
- テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
- 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
導入後
- ロボットは業務システムから工場収支データをダウンロード
- テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
- 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
月次の連結決算業務
課題
- 親会社が使用する連結決算システムに、決算を毎月入力する必要がある
- M&Aを繰り返してきたため、社内システムが複数混在している
- システム間連携するためには相当な時間とコストがかかるため、システム投資判断ができていなかった
効果
- 毎月12時間かけていた業務だが、担当者は一度のコピー＆ペーストと最終確認のみで完結できるようになった
- 納期が厳しいため、従来は残業ありきであったが、これがゼロになった
- 残業抑制だけでなく、担当者の身体/精神的負担軽減にもつながった
導入前
- 経理担当者は複数システムから15パターンのデータを抽出
- 担当者はエクセルに転記
- 転記したデータをエクセル上で突合し、連結決算システムに入力
導入後
- ロボットは複数システムから15パターンのデータを抽出
- 連結決算システムへの投入用データを作成
- 担当者はデータをコピー＆ペーストし、連結決算システムに登録
各取引先に入金を行う業務
課題
- 取引先から毎月段ボール一箱分にもなる紙の支払い明細書が届くため、毎月その処理に追われていた
- 紙データのため、RPA（BizRobo!）単体で実施するのは不可能な業務であり、OCRとの組み合わせが必須であった
効果
- 全社で毎月260時間かけていた業務を35時間に短縮し、担当者の余剰時間を創出した
- BizRobo!×OCR の組み合わせで、紙のデータ化とルーティンワークの代行を同時に成功した
導入前
- 各取引先から支払い明細書を担当者が受領
- 各々の担当者ごとに入金処理
導入後
- 各取引先から支払い明細書を担当者が受領。
- スキャン用担当者が支払い明細書をスキャン。
- （OCRの認識率が低いものは担当者が明細書をチェックし手入力）
- ロボットは入金処理を行う
受注データを自社システムへ取り込み、納品書を出力する業務
課題
- ヒューマンエラーが発生した際に、製品の納入遅れにつながる事態が発生していた
- 同様な業務へ水平展開できることを念頭に、ロボット化を目指した
効果
- １部署のみで年間200時間の余剰時間を創出、今後全社へ展開する予定
- 業務プロセスを見直し、ムダな業務フローを省くとともに、業務の標準化も促進
- 業務担当者のストレスを大幅に軽減
導入前
- 担当者は顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
- ダウンロードしたデータを自社システムに転記
- ダウンロードしたデータと自社システムのデータから、納品書を作成
- 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
導入後
- ロボットは顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
- ダウンロードしたデータを自社システムに転記
- データを抽出・転記し、納品書を作成
- 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
社用車のドライブレコーダーの運行データをダウンロード・整理する業務
課題
- 1,000台以上の社用車があり、各々の運転者が各週に時間を見つけてドライブデータをダウンロードしていた
- 1,000台以上のデータを１つにまとめる必要があるため、非常に時間がかかっていた
効果
- 年間1万4,000時間相当の余剰時間を創出
- もともと1,000人の運転者が行っていた作業を、１台のロボットで代行可能
- 業務を全てBizRobo!が代行し、運転者と事務担当者はルーティンワークから解放
導入前
- 各々の運転者はドライブレコーダーのデータをダウンロード
- 運転者はダウンロードしたデータと業務記録を社内のシステムに登録
- 事務担当者はシステムのデータを集計し、部署や場所ごとに整理してまとめた報告書を作成
導入後
- ドライブレコーダーのデータが１つのサーバーに保管
- ロボットはサーバーから全てのデータをダウンロード
- ダウンロードしたデータを部署や場所ごとに整理し、報告書を作成
- 担当者は確認
請求書の内容を経費として登録・印刷する業務
課題
- 本来ならば項目を詳しく分けて経費登録を行いたいが、項目が多くなると人手では対応できないため、大まかな「外注費」「雑費」などの名前で登録していた
- このような状況だと明細登録を見ても内容が何も分からず、コスト分析業務が全く行えない
効果
- 業務時間が40時間から2時間に
- ロボットが代行することにより、項目数が膨大でも短時間で業務を遂行できるようになった
- 明細登録の項目をより詳細に作成でき、詳細な伝票内容に基づいたコスト分析も行えるようになった
導入前
- 担当者はメールに添付された請求書を受領。
- 請求書のデータをExcelに転記し、加工(行の入れ替えなど)
- 請求書データの項目をまとめ、SAPに伝票として登録。
- 請求書のデータとSAPに登録された伝票を突合し、ミスがないか確認し、伝票を印刷
導入後
- 担当者はメールに添付された請求書を受領。
- 請求書のデータをExcelに転記し、加工(行の入れ替えなど)
- 請求書データの項目をまとめ、SAPに伝票として登録。
- 請求書のデータとSAPに登録された伝票を突合し、ミスがないか確認し、伝票を印刷
通信費請求書を社内システムに登録・伝票として印刷する業務
課題
- 人間が入力内容を肉眼で確認するために、一度請求書を全てコピーする必要があったが、これに時間がかかりかつ紙資源もムダとなっていた。
- 書類をデータ化する部分と、データを転記・修正する部分両方に時間がかかっており、OCRとBizRobo!の融合が適していると判断した。
効果
- １件あたりの登録作業スピードが13倍になった
- 業務全体の処理時間を22時間から2時間に
- OCRとBizRobo!を組み合わせることで、紙媒体に関わる業務でも一気通貫でロボットが代行可能
導入前
- 担当者は請求書を紙媒体で受領
- 請求書をコピー機で複製
- 請求書の内容を伝票としてSAPに登録
- コピーした請求書とSAPの伝票の内容を肉眼で見比べる
- 伝票を印刷
導入後
- 担当者は請求書を紙媒体で受領
- OCRにより請求書の内容をcsvとしてデータ化
- ロボットは請求書データをSAPに伝票として登録
- csv化した請求書とSAPの伝票データを突合し、不一致部分があれば担当者にアラートを送信
セミナー参加者の情報を顧客情報システムに登録・更新する業務
課題
- 6000人規模の自社イベントの参加者情報を顧客管理システムに転記・更新する業務
- 顧客情報の登録に1件当たり5分かかっており、合計500時間以上かかっていた
- スタッフ30名で毎日夜10時頃まで残業する必要があり、精神的・肉体的な負担が大きい
効果
- 従来は複数人が一斉に作業することで顧客管理システムの動作が遅くなることもあったが、現在はロボットが夜間に全ての作業を実行
- 残業がほとんどなくなり、焦りからくるミスも減少
導入前
- Web経由でセミナー参加者の申込情報が送付
- 担当者はWeb申込者の顧客情報を顧客管理システムに登録
- セミナー終了後、担当者はセミナー参加者の顧客情報を顧客管理システムに登録
導入後
- Web経由でセミナー参加者の申込情報が送付
- ロボットはWeb申込者の顧客情報を顧客管理システムに登録
- セミナー終了後、ロボットはセミナー参加者の顧客情報を顧客管理システムに登録
営業が入力した顧客企業情報を、 Webサイトの記載をもとに補完する業務
課題
- 自社のERPとの相性がよい
- 他拠点でのロボット運用を一元的に統制できるサーバ型である
効果
- 一元的な運用統制に長けているBizRobo!の特長を生かし、営業拠点50カ所にロボットを一斉展開
- 年750時間の余力を創出
導入前
- 毎回情報を保管するのは非常に時間がかかるため、そもそも対応できていなかった
- 自社で取り組みたいと思っていたが、あきらめていた業務
導入後
- ロボットは営業支援ツールにログインし、顧客の企業名を取得
- 顧客企業名でWebサイトを検索し、企業情報のページにアクセス
- ロボットは得た情報を自社の営業支援ツールに登録
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