【コロナ対策】テレワーク導入のメリットとおすすめのツールをご紹介

近年の社会情勢の変化や働き方の多様化により、幅広い企業がテレワークやリモートワークを取り入れています。しかし「会社でしか行えない業務がある」「生産性の低下が不安」といった理由から、テレワークの導入に踏み切れない企業もあるでしょう。

そこで注目されているのが、業務効率化につながるRPAという技術です。本記事ではテレワークに欠かせないRPAについて、導入のメリットや注意点を解説します。おすすめのRPAツールも5選紹介するので、ぜひ参考にしてください。

テレワーク、リモートワーク導入に欠かせないRPAとは

テレワークやリモートワークを導入するうえで欠かせないものとしてRPA（Robotic Process Automation）があります。RPAとは「ソフトウェアロボットによる業務自動化」の略称で、パソコン上での定型的な一連の作業を自動化する技術のことです。

具体的にはこれまで人が手作業で行ってきたデータの集計・登録・照合、情報収集やデータの送信といった業務を自動実行できます。

RPAでは現場の業務の処理手順を設定する必要がありますが、プログラミングの知識がなくても開発できることが多く、スムーズに運用を開始することが可能です。

単純作業で発生しがちな人的ミスや慢性的な人手不足、属人的な業務といった課題を解消し、生産性を高められるため、近年は幅広い業界で導入されています。

ツールの種類やビジネスに与える影響など、RPAについてより詳しく知りたい方は「RPA（ロボティックプロセスオートメーション）とは」をご覧ください。

RPAがテレワークで注目されているのは？

RPAがテレワークで注目されている理由は、「会社での作業が必要な業務」や「決まった時間に行う業務」をソフトウェアロボットに委託できるためです。現場でしか行えない業務や、特定の時間に作業が必要な業務がある場合、テレワークの導入は難しいでしょう。

そこで、パソコン上の一連の作業を自動化できるRPAの技術が役立ちます。例えば、会社のパソコン上で特定の時間にソフトウェアロボットが稼働するように設定しておけば、従業員が毎回出社して作業をする必要がなくなります。

社内の機密情報を使用するなど、セキュリティ面にリスクがある業務はRPAに任せ、その他の業務をリモートワークで行うといったかたちで、RPAと従業員の業務を分担することも可能です。

どうしても自動化が難しい業務でも、作業の一部をRPAで代行できれば、従業員の出社日数の削減につながります。

RPAを活用することで、企業はテレワークを円滑に進められるようになります。

テレワーク、在宅勤務、リモートワークとは

昨今の急速な情勢の変化や働き方改革によって、テレワーク、在宅勤務、リモートワークなどの制度を取り入れる企業も増えてきました。一方で自社での導入を検討していても、それぞれの制度の違いを深く理解できていない担当者もいるでしょう。

3つの制度は「会社以外の場所で働く」という意味では共通しているものの、ニュアンスが異なります。ここではテレワーク、在宅勤務、リモートワークの意味や働き方について詳しく解説します。

テレワークとは

普段テレワークという言葉を使っている方は多いようですが、言葉の意味や定義を理解している方は意外と少ないようです。

テレワークとはteleworkから言葉の意味がきており、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で「離れたところで働くこと」を指します。

なので、テレワークは必ずしも自宅で仕事をする。ということではなく例えば、カフェやサテライトオフィスなどで勤務することを言います。

総務省によるとテレワークは、企業に勤務する社員が行う「雇用型テレワーク」、個人事業者・小規模事業者等が行う「自営型テレワーク」の2種類の形態がある（※1）とのことです。

在宅勤務とは

在宅勤務とは読んで字の如く、「自宅で働くこと」です。

雇用型テレワークの一つのかたちとなっていますが「在宅勤務」といっても、会社にまったく出社せず自宅のみで業務をする場合もあれば、週のうち何日か出勤する場合や、必要なときのみ在宅勤務する場合など、働き方はさまざまなようです。

リモートワークとは

リモートワーク（remotework）とは、「remote=遠隔・遠い」と「work=働く」を組み合わせた造語で「会社以外の場所で働くこと」を指します。

コンピュータ用語として「リモート」という言葉を使用することが多いため、IT業界で「リモートワーク」を使うことが多くなっていますが、言葉の意味はテレワークとほとんど変わりません。

テレワークの導入のメリットとは

テレワークにRPAを導入することにより、テレワークならではの課題を解消できるだけでなく、業務効率化や業務の整理、コストの削減につながります。テレワークを円滑に進めるためにも、RPAは欠かせない要素です。

ここではテレワークでRPAを導入するメリットを3つ解説します。具体的に自社のビジネスにどのようなメリットがもたらされるかを確認していきましょう。

場所・時間の物理的制約をRPAで解消できる

テレワークを導入する際には、仕事をする場所や時間といった物理的な制約が課題となりますが、この解消に役立つのがRPAです。

RPAは会社のパソコン上でしか行えない業務を含め、あらゆる事務作業を組み合わせて自動化できます。また、RPAは設定した時間通りに作業を行い、連続稼働が可能な点も強みです。

社内で決まった時間に行わなければならない業務でも、社内のパソコン上で特定の時間に稼働するように開発すれば、従業員の代わりにソフトウェアロボットが代行してくれます。

RPAの活用によって、従業員が場所や時間に縛られずにテレワークを行えるようになることが大きなメリットです。

業務効率化

会社に出勤せずに業務ができる「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」は、オフィスに社員が出勤する場合にかかるコストを削減することができます。

どのような働き方にするか、会社がどこまで社員のテレワーク基盤に投資するかによっても異なりますが、削減できるコストの例としては以下のものがあげられます。

《削減できるコストの例》

• 移動費：通勤交通費、出張費など
• 固定費：オフィススペースに関わる家賃や光熱費など
• 備品代：机やイス、パソコン、キャビネットなどの備品にかかる費用
• 人件費：時間外手当など

業務整理による効率化がしやすい環境に

テレワークを導入、実施する際にとても重要になってくるのが、各人のKPI(Key Performance Indicator)やそれに紐づくスケジュールやタスクの可視化、管理などです。

このように業務の見える化をすることで、定型業務と言われるルーティン作業はRPA(Robotic Process Automation)に任せることができ、更なる業務プロセス改善をはかり人とロボットの新たなハイブリッド組織による働き方改革が進むことでしょう。

企業の業務効率化事例については、「業務効率化の成功事例！年間6,700時間軽減した事例も紹介」にて解説していますので併せてご覧ください。

テレワークにてRPAを導入する際の注意点

テレワークにRPAを導入すると数多くのメリットがもたらされます。ただし、導入時にはテレワークならではのセキュリティ対策や、予期せぬトラブルに対応できるようRPAの運用体制を整えることが大切です。

ここではテレワークにてRPAを導入する際の注意点を2つ解説します。導入後の失敗を避け、円滑に運用するためにも、あらかじめ詳細を把握しておきましょう。

セキュリティ対策の強化

テレワークにRPAを導入する際には、セキュリティ対策の強化が必須です。

カフェやサテライトオフィスなどで業務を行うテレワークでは、インターネット環境が会社とは異なります。そのため外部からの不正アクセスや、機密情報の漏洩といったセキュリティのリスクが高まります。

セキュリティ対策として、リスクに備えられるRPAツールを選ぶことが有効です。2段階認証やパスワードの暗号化といったリスク対策の機能に加え、サポート体制も確認しておきましょう。

また従業員に対する定期的な情報セキュリティ研修も欠かせません。仕事をする場所や環境、持ち出す情報の注意点などを共有し、従業員一人ひとりがセキュリティに対する自覚を持つことが大切です。

RPA運用体制を定期的に見直す

テレワークにRPAを導入する場合、RPAの運用体制を定期的に見直すことも重要です。

RPAの運用時には、連携先のアップデートや動作方法の変更、ネットワーク障害などにより、予期せぬエラーが発生するケースがあります。トラブルの対処が遅れてしまうと、ロボットが誤作動を起こす、業務が停止するといった、企業の重大な損失につながる可能性も出てきます。

また、多くの従業員がRPAの開発をできるようにすると、使われなくなったロボットが放置されることもあるでしょう。その場合、管理者が稼働状況を把握できないまま動作を続けてしまう「野良ロボット」が発生しやすくなることに注意しなければなりません。

こうしたトラブルに対応するためにも、運用体制の見直しが不可欠です。現場と情報システム部門との連携強化や、RPA管理体制などの運用ルールを整備したうえで、必要に応じて運用体制をアップデートしていきましょう。

リモートワーク・在宅勤務におすすめ業務効率化ツール5選

テレワーク導入におすすめのRPAツールは以下のとおりです。

• ・BizRobo!
• ・ロボパットDX
• ・UiPath Platform
• ・Automation 360
• ・RPA Express

どのツールも専門的な知識がなくても開発できますが、強みとしているサービスが異なります。それぞれの特徴やプラン、サポート体制などを比較し、自社の導入目的や計画に適したサービスを選びましょう。

ここでは5つのRPAツールの特徴を詳しく解説します。

BizRobo!

「BizRobo!」は中小企業から大規模企業まであらゆる業界の企業が利用できるサービスです。開発環境と実行環境がセットになっており、スモールスタートに適したデスクトップ型や大規模展開向けのサーバ型など、幅広い製品を提供しています。

バックグラウンド処理があり、人がPCで作業中でもロボットの稼働が可能です。ロボットやユーザーを一元管理し、特定の場所に縛られずに開発できることから、テレワークにも活用できます。

導入から運用まで専任の支援体制や、開発・運用のノウハウを集約したサポートコンテンツも充実しています。そのためRPAが初めての企業や、導入目的に適した製品を選択したい企業におすすめです。

ロボパットDX

「ロボパットDX」は1つのライセンスを複数のPC端末で使用できるRPAツールです。同じタイミングでの利用はできないものの、PC端末の数に制限がなく、テレワークや複数の部門でRPAを活用したいケースに適しています。

すべてのアプリ・システムに対応しており、プログラミングの専門知識も不要なため、現場の方が開発や運用をしやすい仕組みです。契約は月単位で、導入台数も増やせることから、自社の繁忙期にあわせて自由に利用できます。

ツールの使い方を学べる「集合型サポート」、不明点を相談できる「個別サポート」、RPAの定着に向けた「超個別サポート」の3つの形式でサポートを受けることも可能です。

UiPath Platform

「UiPath Platform」はNLP（自然言語処理）やAI（人工知能）などと連携し、基本的な作業から複雑な作業まで幅広い業務を自動化できるRPAツールです。高度な作業であっても、できるだけコードの記述作業を減らすローコードで開発ができます。

自動化した業務や連携するアプリなどに対して、継続的にテストが行われることから、一定のパフォーマンスを維持することが可能です。また、自動化した業務や実行状況などは一元管理できるため、分析もしやすくなっています。

ツールの使い方を無料で学習できるコンテンツや、ユーザー同士での情報交換ができるコミュニティなど、疑問を解消できる場があることも特徴です。

Automation 360

「Automation 360」は、簡単な作業から複雑な作業まで幅広い業務を自動化できるRPAツールで、主に世界中の大企業が使用しています。

すでに完成している1,200以上のBot（自動化するアプリケーションやプログラム）を活用したり、「プライベートBot Store」で自社の業務に活かせるアイデアを発見・発注したりできます。そのため、他のツールと比べてセットアップや開発の時間をかけずに進められることが特徴です。

自動化について学習できるコンテンツや、開発者向けのイベント・ニュースなどのポータルサイト、カスタマーサクセスも提供されています。ただし、その多くは英語で記述されている点に注意が必要です。

RPA Express

「RPA Express」は無料でロボットの開発や実行ができるRPAツールです。無料でありながら、Excel操作やマウス・キーボード操作、自動化など基本的な機能が備わっており、作業の規模を問わずさまざまな業務に活用できます。

複数のロボットの集中管理やワークフロー管理、ユーザー数を無制限にしたいといった場合は有償版の「RPA Express Pro」が必要です。そのため、まずは「RPA Express」を試してみて、本格的に運用したいタイミングで有償版に移行する流れがよいでしょう。

ただし「RPA Express」は英語版しか提供がなく、MacBookでは使用不可、導入はWindows7以上といった条件もあることに注意が必要です。

まとめ

テレワークの導入や円滑な運用には、パソコン上での定型的な作業を自動化できるRPAの活用が有効です。これまで人が手作業で行ってきた業務をソフトウェアロボットに委託できるため、場所・時間の物理的制約の解消や業務効率化につながります。

テレワークでRPAを導入する際には、セキュリティ対策の強化や運用体制の見直しが欠かせません。さまざまなRPAツールを比較し、スムーズに運用できるサービスを見つけることが大切です。

本記事で紹介したツールの中でも特に「BizRobo!」がおすすめです。パスワードの暗号化やエラー通知などのセキュリティ対策や、充実した管理機能で運用体制が整っています。気になる方はぜひお問い合わせください。

【参考】

※1 テレワークの意義・効果｜総務省