税理士必見！確定申告業務を効率化する5つの方法｜おすすめのツールや成功事例も

確定申告シーズンである2月、3月は税理士事務所や税理士にとって非常に忙しい時期です。近年の電子帳簿保存対応やインボイス制度の義務化により、従来と比べて業務量はさらに増加しています。

通常業務と並行して膨大な業務をこなす中で「やることが多くお手上げ」「もっと効率よく進めたい」と感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。確定申告業務の負担を軽減するには、業務フローの改善やツールを活用した業務自動化などが有効です。

本記事では確定申告業務を効率化する5つの方法に加え、おすすめのツールや税理士事務所での成功事例をご紹介します。

確定申告業務の効率化による効果

税理士事務所が確定申告業務を効率化すると、税理士の負担軽減だけでなく、事務所全体の経営改善効果も期待できます。ここでは5つの効果について詳しく解説します。

税理士の負担軽減

確定申告業務の効率化により、税理士の負担を大幅に軽減できます。

税理士は通常業務と並行しながら確定申告業務を行わなければならないケースもあり、業務量は膨大です。さらに近年の法改正で以下の2つの制度への対応が義務化されました。

・2023年10月～：インボイス制度（※1）
・2024年1月～：電子帳簿保存制度（※2）

これらの対応により、申告業務がさらに複雑化し、従来のやり方では時間と労力がかかりすぎるケースもあります。

確定申告業務の効率化は、時間外労働や休日出勤の削減に有効です。税理士のワークライフバランスを改善できるため、離職率の軽減やモチベーション維持にもつながります。

コストの削減・利益率の改善

確定申告業務の効率化は、コストの削減と利益率の改善にも直結します。その理由は、税理士が限られた時間内でより専門性の高い業務に専念できるようになるためです。

例えば、確定申告業務の効率が上がれば、時間外労働が軽減されるので、人件費の削減につながります。

税理士は業務効率化によって生まれた余剰時間を活用して、より付加価値の高いサービスを提供することが可能です。顧客へのコンサルティング業務を強化したり、新規顧客の獲得に注力したりすることで、事務所の収益向上を見込めます。

申告業務のミスを削減

業務効率化を進めることで税理士の負担が軽減され、ミスの発生を抑えられます。

確定申告業務は膨大な書類やデータを取り扱うので、誤入力や計算ミスといった人的ミスが発生しやすくなります。慢性的な人材不足が続いている事務所では、税理士が疲労や焦りを感じやすく、特に注意が必要です。

ツールやシステムによって業務の一部を自動化する方法は、作業が自動的に手順通りに行われる仕組みのため、人的ミスを防止できます。

業務の処理速度や生産性の向上

業務の効率化は、業務の処理速度や生産性の向上にも効果的です。

確定申告業務には、転記や確認作業などの定型的な業務が多く含まれます。これらの作業を効率化すれば、人が手作業で行う場合と比べて圧倒的な速さで処理を行えます。

また、効率化が進めば税理士の余剰時間を創出できます。税理士はより多くの顧客へ向けて、税務相談や経営アドバイスなどの、専門性を活かした業務に専念することが可能です。結果として、事務所全体の生産性が上がります。

中長期的に迅速な対応や品質の高いサービスを提供し続けることで、顧客満足度の向上にもつながります。

競争力の強化

確定申告業務の効率化は競争力の強化にも寄与します。

税理士業界の顧客の大部分を占めるのは中小企業です。しかし、中小企業庁によると、中小企業数は2014年には380.9万者でしたが、2021年には336.5万者と減少傾向にあります。

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また近年のIT・AI技術の進化により、自動仕分けや決算表作成機能がついた会計システムやツールを導入する中小企業もあります。

このように税理士事務所を取り巻く環境は変化しており、業界内の競争も激化しています。変化の激しい時代において、税理士事務所が存続し続けるためには、従来のビジネスモデルにとらわれず、柔軟な経営戦略を立案することが不可欠です。

定型業務を効率化し、税理士が専門性の高い業務に集中できる体制を整えることで、他の事務所との差別化を図れます。ITやAIの技術を活用したツールを導入すれば、より迅速かつ正確な申告業務の提供が可能になるため、顧客からの信頼も高まります。

確定申告業務を効率化する5つの方法

確定申告業務を効率化する方法には、業務フローの最適化やツールの導入などがあります。自社の業務と照らし合わせながら、すぐに取り組める方法や業務改善を図れる方法を複数取り入れていくことが有効です。ここでは5つの方法を具体的に解説します。

業務フローを最適化する

確定申告業務の効率化を進めるにあたって、まずは業務フローを見直しましょう。現状を把握することで、課題や効率化できる業務が明確になります。

具体的に確認すべき項目とポイントは以下のとおりです。

項目	ポイント
業務の順番	・作業の流れは適切か
フローごとの課題	・時間がかかっている作業はどれか ・ミスが発生しやすい作業はどれか
効率化・自動化できる業務	・ツールで代替できる作業はどれか
簡素化できる業務	・不要な作業や手順はどれか
必要ない業務	・削減できる業務はどれか

業務フロー全体を細かく分けて見直すと、無駄な作業を削減したうえで、効率化すべき業務を洗い出せます。例えば会計システムから税務システムへの転記に時間がかかっている場合、自動化によって手作業の時間を大幅に削減できます。

また、「申告業務1件あたりの作業時間を平均〇〇分短縮させる」「確定申告業務全体の作業時間を〇〇時間短縮する」など、あらかじめ目標を定めてから最適化に取り組むのも手段のひとつです。

具体的な目標があれば、達成に向けた改善案を出しやすくなるため、業務フローの最適化の精度を上げられます。

タスクや進捗を見える化する

確定申告業務におけるタスクや進捗の見える化も有効です。顧客ごとに確定申告の業務フローが異なるケースでは、業務の属人化が発生しやすくなります。属人化が進んだ場合、担当の税理士が不在の際に対応できる人がいないため、業務の停滞や、抜け漏れが発生することも。

ミスやトラブルを防ぐためにも、確定申告業務のフローごとに細かくタスクを設定し、担当者全員が進捗を一目で把握できる仕組みを作りましょう。

特におすすめなのが、IT技術やツールを活用したタスク管理です。初心者でもタスク設定や進捗管理表を作成しやすく、税理士間の共有も容易に行えます。

ファイル形式を統一する

確定申告業務で使用するファイルの形式を統一することも効率化につながります。取引先ごとに異なるファイル形式の場合、内容の確認や変換作業に余計な時間がかかり、業務効率が低下します。

統一すべきポイントは以下のとおりです。

・ファイルの拡張子（例：Excel、PDF）
・データの入力フォーマット（項目の並び順や記載ルールを統一）
・ファイルの保存場所（クラウドストレージの活用）

拡張子だけでなく、入力フォーマットや保存場所も統一することで、項目の並び順や記載ルール、保存先が標準化されます。これにより、確定申告業務の属人化を防ぎ、担当者が不在の際にも円滑に業務を進められる環境が整います。

顧客とのやりとりをデジタル化する

顧客対応をデジタル化することで効率化を図れます。

確定申告の書類を紙で提出する顧客が多いと、データ入力や管理に手間がかかります。提出書類に不備がある場合は、追加で顧客に連絡を取らなくてはならず、すべての必要書類が揃うまでさらに時間が発生する可能性も。

こうした顧客とのやりとりは、デジタル化を導入することで改善できます。

例えば、インターネット上でデータを保存・共有できるクラウドストレージを活用すれば、顧客と税理士の双方が、時間や場所にとらわれず、書類のアップロードや確認が可能です。

従来のように書類を対面や郵送でやり取りしたり、データファイルをUSBに保存して受け渡ししたりする必要がありません。

また、コミュニケーションをとる手段として、チャットツールなどを導入すれば、書類提出のリマインドを予約送信できます。チャットツールなら、テキストベースで顧客とのやり取りの履歴を残せるので、対応漏れや重複対応などを防ぎ、顧客満足度の向上にもつながります。

ツールを活用して自動化する

ツールを活用して確定申告業務の一部を自動化する方法もあります。転記や照合など、これまで手作業で時間がかかっていた業務を自動化することで、人的ミスを軽減し、業務の処理速度を向上させることが可能です。

人が行うと数時間かかる業務も、自動化により数秒まで削減できます。業務を自動化すれば24時間稼働できるようになるため、顧客対応も従来と比べて迅速に行えます。

また、自動化ツールの導入により、確定申告業務以外の業務の効率化も図れます。事務所の慢性的な人手不足を解消しつつ、生産性も高められます。効率化や自動化に役立つツールは次章で詳しく解説します。

確定申告業務の効率化に役立つツール

確定申告業務を効率化するには、手作業を軽減し、データの処理や共有が容易に行えるツールを導入することが重要です。ここでは確定申告業務の効率化に役立つツールを3つ解説します。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、業務の進捗状況を管理し、チーム全体で共有できるツールです。確定申告業務は、会計データの転記や医療費の集計など、複数のタスクを並行して進めていきます。

タスク管理ツールの導入により、誰もが一目で確定申告業務の進捗を把握できるようになるため、業務の遅延や対応漏れを防げます。

確定申告業務の効率化に役立つ機能は以下のとおりです。

機能	詳細
プロジェクト管理機能	・プロジェクトの進捗の一元管理
ToDoリスト機能	・タスクのリスト化 ・優先順位や納期設定
通知機能	・納期が迫っているタスクなどの通知
コメント・詳細情報機能	・備考などのコメント入力 ・詳細説明や資料の追加
検索機能	・キーワードでプロジェクトやタスクを検索
共有機能	・プロジェクトやタスクの共有 ・共同作業

タスク管理ツールは数多く存在しており、他のアプリケーションとの連携機能がある、複数のプロジェクト管理に最適など、特徴もさまざまです。機能と特徴を比較し、確定申告業務担当者が使用しやすいタスク管理ツールを選びましょう。

OCR・AI-OCRツール

OCRツールやAI-OCRツールの活用も効率化に有効です。

OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）は、画像や紙ベースの書類をスキャンし、テキストデータに変換する技術を指します。これまで手作業で行っていた確定申告業務に必要な書類のデータ入力作業を、OCRツールによって自動化できます。そのため、作業時間の大幅な削減につながります。

AI-OCRは、OCRにAI（人工知能）を搭載した技術です。AIは機械学習を行うため、中長期的に認識の精度が向上します。OCRが苦手とする手書き文字や複雑なレイアウトにも対応が可能です。

OCRツールやAI-OCRツールは、次にご紹介するRPAツールと組み合わせることで、確定申告業務効率化の効果を最大化できます。

RPAツール

RPA（Robotic Process Automation）ツールは、ソフトウェアのロボットを活用し、繰り返し発生する業務を自動化する技術です。

確定申告業務にはデータの転記や集計など、定型的な作業が多く含まれます。これらの作業をRPAツールで自動化することで、人的ミスを防止しつつ、人が手作業で行う場合と比べて圧倒的なスピードで処理を進められます。

税理士事務所が人手不足の場合でも、繁忙期が限られている確定申告業務では、別途アルバイトを雇うことは困難です。RPAツールはソフトウェアのロボットに業務を代行する仕組みのため、新たに増員をすることなく、人手不足を解消できます。

【自動化できる作業例】RPAツールで確定申告を効率化

確定申告業務は、手作業で行うと時間がかかる業務や繰り返し業務が多く含まれています。RPAツールは定型的な業務を自動化できるため、確定申告業務の効率化に有効です。ここではRPAツールで自動化できる具体的な作業例を4つ解説します。

会計データの転記

会計ソフトから税務システムであるOMS（青色決算書）へのデータの転記作業を、RPAツールで自動化できます。OMSへのデータの転記作業は、入力項目が多く、人が行うと膨大な時間がかかる作業です。

この作業をRPAツールのロボットに代行することで、OMSの立ち上げをはじめ、顧問先の検索、会計ソフトからのデータ転記、OMSの終了までの作業を圧倒的なスピードで処理します。税理士は会計の確定と入力後のチェックのみで済むようになり、業務時間の大幅な削減を見込めます。

医療費の集計業務

確定申告の際に発生する、医療費の集計業務もRPAツールで自動化できます。一般的に医療費の集計業務は、領収書等をエクセルに入力し、CSV化したうえでOMSに取り込む流れです。OMSへの取り込みは、通信状況によってタイムラグが発生するため、税理士のストレスにもつながります。

RPAツールの活用により、CSV化やOSMへの取り組みの作業を自動化することが可能です。税理士はOMSへの取り込み時の待ち時間というストレスから解放され、余剰時間で別の業務に取り組めます。

申告済みデータの抽出・保存

税務署によっては確定申告後に顧客に確定申告書のデータをお渡しするケースもあるでしょう。申告済みデータの抽出や保存の作業時間は、1件あたり10分程度でも、顧客数に応じて膨大な作業時間がかかります。

RPAツールを活用すれば、OMSでの確定申告済みデータを抽出から、PDFへの変換、所定のフォルダへの保存までの自動化が可能です。それにより、税理士の負担や作業時間を大幅に削減できます。

総勘定元帳のPDF化

確定申告後に総勘定元帳をPDF化して保存する業務にも、RPAツールが役立ちます。

会計ソフトなどから総勘定元帳をPDF化する際、事業者データを開き、いくつかのデータを選択してから出力するなど、工数がかかります。

これらの作業をRPAツールで自動化することで、税理士の手作業が不要となるため、業務時間の削減が可能です。自動でPDF化されていれば、顧客にデータを渡す際も円滑に進められます。

【導入事例】RPA導入で500時間を削減｜MAC＆BPミッドランド税理士法人

MAC＆BPミッドランド税理士法人がRPAツール『BizRobo!』を導入し、確定申告の時期の業務効率化に成功した事例です。

毎年確定申告の時期には、データの転記やPDF出力といった単純作業の件数が膨大で、残業時間の増大が課題となっていました。特に会計ソフトから税務システムへの転記作業は、1件ずつの手入力や、ミス防止に向けた複数のチェックが必要で負担が大きい業務です。

そこで『BizRobo!』で、会計ソフトからのデータ取り込みから、青色決算書の様式への変換、税務システムへの転記までの一連の流れを自動化します。

あわせてPDF出力の作業もロボットに代行したことで、合計500時間の作業時間を削減できました。顧客からの「今すぐにデータの転記してほしい」という要望にも迅速に対応できるようになっています。

確定申告の効率化ならRPAツールBizRobo!がおすすめ

確定申告業務の効率化なら『BizRobo!』がおすすめです。『BizRobo!』は定型的な事務作業を容易に自動化できるRPAツールで、数多くの税理士事務所に導入されています。ここでは『BizRobo!』が確定申告業務の効率化におすすめな理由を解説します。

誰でも操作しやすい

『BizRobo!』はシステムやプログラミングの専門知識がなくても、直感的に操作しやすいことが特徴です。ロボットの開発は難しいというイメージを持たれがちですが、マウスを使用してステップをつなげたり、順番を入れ替えたりすることで、確定申告業務を容易に自動化できます。

そのため、『BizRobo!』は現場の税理士に定着しやすいRPAツールです。自分で開発したロボットや『BizRobo!』の利用によって、確定申告業務を効率化できていることを実感できれば、税理士のモチベーションの向上にもつながるでしょう。

会計ソフトやアプリとの連携も可能

『BizRobo!』は、会計ソフトやチャットツールなど、さまざまなソフトやアプリケーションと連携できます。連携が可能なアプリケーションの一部は以下のとおりです。

事務所で既に導入しているソフトやアプリケーションとの相性がよければ、確定申告業務効率化の効果を最大化することが可能です。チャットツールと連携し、確定申告の必要書類を自動でリマインドするなど、顧客対応にもご活用いただけます。

規模にあわせて3つのプランから選べる

『BizRobo!』では以下の3つのプランを提供しています。

項目	BizRobo! mini	BizRobo! Lite	BizRobo! Basic
認証	インターネット認証	ローカル認証	ローカル認証
実行環境	ローカル実行	・ローカル実行 ・サーバ実行	・ローカル実行 ・サーバ実行
課金対象	アカウント	実行帯域	ライセンス
同時実行	不可	可能	可能

それぞれ認証や実行環境などが異なり、導入計画や規模にあわせてお選びいただけます。

業務の一部の自動化など、スモールスタートには「BizRobo! mini」が最適です。料金内で何台でもロボットを開発でき、運用へのサポートも充実しています。製品間の移行もスムーズに行えるため、徐々に「BizRobo! Lite」や「BizRobo! Basic」などにスケールアップすることも可能です。

確定申告業務に課題を感じている事務所の担当者様は、ぜひ多くの税理士事務所から選ばれている『BizRobo!』をご検討ください。

確定申告業務を効率化して繁忙期に備えよう

確定申告業務の効率化は、業務の処理速度や生産性の向上、人的ミスの削減に効果的です。税理士が余剰時間でより専門性の高い業務に専念できるようになれば、競争力の強化にもつながります。

確定申告業務は業務フローの最適化や進捗の可視化、ツールの活用などによって効率化することが可能です。特に定型業務を自動化するRPAツールの導入により、業務時間を大幅に削減できます。専門知識がなくても操作がしやすく、事務所の導入計画に適したツールをお探しの場合はぜひ『BizRobo!』をご活用ください。

【参考・出典】

※1 「インボイス制度について」（国税庁）
※2 「電子帳簿等保存制度 特設サイト」（国税庁）
※3 「中小企業・小規模企業の数（2021年6月時点）の集計結果を公表します」（中小企業庁）（2024年2月17日に利用）