人事DX（HRDX）とは？人事制度にどう役立つ？メリットや事例を紹介

人事DXとは、人事業務をデジタル化し、データを業務効率化や採用戦略、社員のエンゲージメント向上などに役立てることです。

単にデジタル化するだけでなく、データを最大限活用した業務体制を整備し、他社との競争優位性を保つことが人事DXのポイントとなっています。        

しかし、なかなかデジタル化が進まなかったり、既存システムを変えることに抵抗があったりなどの理由で、人事DXが推進されていない企業も多いのが現状です。

そこで本記事では、人事DXに役立つツールや人事DXの成功事例を紹介します。 ぜひ参考にしてください。

人事DXとは

人事DXとは、人事業務においてデジタルトランスフォーメーションを導入することです。デジタルトランスフォーメーション（DX）とは、デジタル技術を活用して業務を効率化するだけでなく、業務体制そのものを変革していくことを意味します。

たとえば人事DXでは、社員のデータを一元管理して個人面談やパフォーマンス向上に役立てるといった例が挙げられます。このように単なるデータ化にとどまらず、デジタル技術でより業務の質を高めていくのが人事DXのポイントです。

DX化については「DX化とは？IT化との違いや必要性・製造業や物流業などの成功事例を解説」の記事で詳しく解説しています。

DXとIT化の違いについて詳しく知りたい人は、「IT化とは？DXとの違いや具体的な導入事例を簡単に解説」の記事をご覧ください。

HRテック・HRISとの違い

人事DXと似た言葉に、「HRテック」や「HRIS」というものがあります。これらは以下のとおり、人事DXを推進するための手段を指す言葉です。

名称	意味
HRテック （Human Resources Technology)	人事業務の効率化を目的としたサービスやシステムの総称
HRIS （Human Resources Management System）	人材のスキルや経歴、属性、マインドなどあらゆるデータを一元管理できるデータベース

つまり人事DXの実現には、HRテックやHRISの活用が一つの手段として挙げられます。

人事のDX推進における役割

人事部におけるDX推進は、人事業務の効率化だけが目的ではありません。以下のように、人事部のDX推進には部署を超えたさまざまな役割があります。

・戦略人事の実現
・社員全員のモチベーションや健康状態向上
・社内全体のDX化を促進
・DX人材の教育　など

たとえば人事部が旗振り役として積極的にDX化を進めれば、全社的な意識改革やDX化のハードルを下げられます。その結果、社内全体のDX化を推進することにもつながるでしょう。

また、人事部がほかの部署で活躍できるDX人材を教育するのも一つの手です。このように、人事DXは社内全体への影響が大きいといえます。

人事DXのメリット

人事DXには、以下のとおりさまざまなメリットがあります。

・業務効率化に役立つ
・コア業務に集中できる
・情報をデータとして分析・改善できる
・より精度の高い人材マネジメントが期待できる
・採用活動を強化できる

メリットを踏まえた上で取り組めば、DX化の効果を最大化できるでしょう。企業の体力や競争力を強化する上でも、人材は非常に重要な要素です。DXを活用して、より質の高い人事業務を実現しましょう。

業務効率化に役立つ

人事DXは、さまざまな業務の効率化に役立ちます。パーソル総合研究所の調査によると、デジタル技術を「長時間労働の是正」に活用している企業が多いとあります（※1）。

（※1）

たとえば求職者の履歴書をデータで受け取るようにするだけでも、書類を整理する時間や情報を取りまとめる時間が大幅に削減されます。

またシステムを用いて勤怠管理を行う場合も同様です。残業の多い社員やその上長へ自動でアラートを飛ばすようにすれば、人事部以外の社員の労働時間軽減にもつながります。

業務効率化の事例について詳しく知りたい人は、「業務効率化の成功事例！年間6,700時間軽減した事例も紹介」の記事をご覧ください。

コア業務に集中できる

人事DXであらゆる業務が自動化されれば、担当者がコア業務に集中できるようになります。たとえばDX化を進めれば以下のような業務が削減され、大幅に時間的な余裕が生まれるでしょう。

・履歴書の管理
・社員の情報管理
・タイムカードの取りまとめ・手作業での勤怠管理
・経費精算
・手作業での人事評価　など

本来の採用業務や社員のマネジメントに多くの時間を割けるようになれば、採用力だけでなく企業の競争力も強化されます。

情報をデータとして分析・改善できる

人事DXでは業務のデジタル化に伴い、あらゆるデータが蓄積されていきます。こうしたデータがあれば、より詳細な分析や改善ができます。

たとえば社員の業務に対する満足度や不満感を、年齢や性別などの属性と照らし合わせれば、さまざまな仮説を立てられるでしょう。ほかにも適切な人事配置や採用する人材の選定など、あらゆるシーンでデータが役立ちます。

こうして仮説と検証を繰り返せば、より一層社内全体のエンゲージメントが向上するでしょう。さらにDX化が進めばこうした分析すらも、AIや解析ツールで自動化できます。

より精度の高い人材マネジメントが期待できる

以下のようなデータを一元管理すると、より精度の高い人材マネジメントが実現できます。

・社員の属性（年齢や住所・家族構成など）
・社員のスキル・経歴
・成績
・人事評価
・面談データ
・マインドデータ　など

たとえば異動を決定する際に人事評価だけでなく、社員のキャリアプランといったマインドデータも考慮することで、より納得感のある意思決定ができるでしょう。異動だけでなく、社員一人ひとりの育成方法の検討などにも応用できます。

採用活動を強化できる

人事DXを進めると、データから自社に合った人材の特徴が見えてきます。すると、採用活動において、より適切な人材を選べるといったメリットもあるのです。また不足している人材を採用する場面においても、人事DXは大いに役立ちます。

またDX化で全社的な業務効率化が進み、残業が減ることで入職希望者が増える効果も期待できるでしょう。DX化の一環として、デジタル技術で社員の健康管理を行う取り組みを福利厚生としてPRもできます。

人事DXに活用できるツール

では人事DXには、どういったツールを活用すれば良いのでしょうか。DX化が進んでいない企業におすすめのツールは、以下のとおりです。

ツール名称	概要
RPA	あらゆる事務作業やルーティンワークをロボットにより自動化するツール
給与計算システム	給与情報を一元管理し、計算を自動化するシステム
勤怠管理システム	勤怠管理を一元管理し、勤務時間の計算を自動化するシステム
HRIS	あらゆる社員情報をデータとして集約するシステム
タレントマネジメントシステム	HRISの情報を参照し、活用するシステム
エンゲージメントサーベイ	社員の心理をデータ化し、集約するシステム

それぞれ詳しく見ていきましょう。

あらゆる業務を自動化「RPA」

RPAとは、ロボティックプロセス・オートメーションの略称です。プログラミングされたロボットにより、既存のあらゆる業務を自動化できるのが特徴です。たとえば、人事業務では以下のような自動化が可能です。

自動化できる業務	RPAが行う自動化の例
人事に関する全体連絡	自動で異動のあった社員をExcelデータから抽出し、お知らせとして指定のフォーマットで全社的にメール通知する
採用活動	採用時に実施するテストの採点を自動化する
勤怠管理	一定の時間を超えて労働している社員を自動で抽出し、アラートメールを送る
福利厚生に関する業務	福利厚生の利用状況を自動でチェックし、報告フォーマットにまとめる

特にRPAツール「BizRobo!」なら、ExcelやWordはもちろん、Googleツールやfreee会計、kintoneといったあらゆるオフィスツールと互換性があります。そのため、既存のシステムを大幅に変える必要がありません。

また専任スタッフの支援つきで、初めて導入される場合も安心です。人事のRPA導入事例については、「【2024年】人事（総務）のRPA導入事例集！効果的に活用するポイントとは」で詳しく解説しています。

給与情報を一元管理「給与計算システム」

タイムカードやExcelなどを使って給与を取りまとめている場合は、給与計算システムの導入がおすすめです。給与計算システムを使えば、基本給だけでなく残業代や各種手当、税金など複雑な計算もすべて自動化できます。

また、給与計算システムは主に以下の3種類に分けられます。

システムの種類	特徴
インストール型	セキュリティが高くオフラインでも作業できる大企業や処理の早さを重視する企業におすすめ
クラウド型	クラウド上で給与計算が可能手軽に導入したい企業におすすめ
オンプレミス型	自社サーバーに専用のシステムを構築する給与計算の方法が特殊な企業におすすめ

自社に合った種類のシステムを導入しましょう。

勤怠情報を一元管理「勤怠管理システム」

勤怠管理システムは、社員の勤務状況をデータで管理するシステムです。社員が自らシステム上で打刻するものもあれば、PCログから自動的に勤務時間を割り出すタイプもあります。どちらにしても勤怠管理や残業代の計算などが自動化でき、便利なシステムです。

なお勤怠管理システムの中には、給与計算や年末調整、入退社手続きなど人事や労務の業務に対応したものもあります。ツールは、まとめた方がデータの集約においても便利です。使用感と合わせて、自社に必要な機能がそろっているシステムを選びましょう。

社員情報を集約「HRIS」

HRISは、Human Resources Management Systemの略称です。HRISは人事や労務に関する業務を一元管理するシステムであり、以下のとおりさまざまな機能があります。

・給与管理
・勤務管理
・労務管理
・人事情報管理

とくに人事情報管理においては、社員のスキルや経歴といった属性だけでなく、面談結果のデータやエンゲージメントなどの心理的なデータも蓄積されます。

HRISを用いれば複数のツールを開いたり閉じたりする手間もありません。さらに大幅な業務効率化やパフォーマンスの向上が期待できます。

HRISの情報を活用「タレントマネジメントシステム」

より質の高い人材配置を目指すには、タレントマネジメントシステムの活用がおすすめです。タレントマネジメントシステムとはデータベース上にある社員の情報を分析し、適材適所の人材配置をサポートするシステムです。

データベース上にはHRISと同じく社員の属性・スキル・経歴・マインドなどさまざまな情報が蓄積されています。この情報を元に、部署ごとの適切な人材を自動でピックアップしたり一人ひとりの目標管理を自動化したりできます。

タレントマネジメントを活用すれば、人事担当者も把握していない社員のスキルを見逃さず、適切な人材配置が行えるのがポイント。さらに計画的な人材育成にも役立ちます。

社員の心理を可視化「エンゲージメントサーベイ」

社員のモチベーション向上を目指す場合は、エンゲージメントサーベイの活用もおすすめです。エンゲージメントサーベイとは、社員の心理を調査し、可視化するツールです。たとえば以下のような情報を取りまとめて数値化できます。

通常はなかなか可視化しにくい、社員の心理的な側面。ですがこれらをデータで把握することにより、社員への適切なフォローや満足度アップにつなげられます。人事だけでなく管理職や教育担当者も含めてエンゲージメントサーベイのデータを活用すれば、より質の高い教育体制ができるでしょう。

人事DXの課題と対策

人事DXが推進できていない企業は少なくありません。このような企業の多くには、以下の背景や課題があるケースが大多数です。

ここからはこれらの課題と、どのように対策していくべきか見ていきましょう。

意思決定が難しい

人事DXを進めるうえで、意思決定が課題となっているケースが多くあります。DX化を進めた方が良いという共通認識はあっても、主導していく人が誰か決まっていないと、なかなかDX化は進みません。

また人事部内でDX化に取り組む方向になっても、新たなシステムの導入には経営者も含めた慎重な検討が必要となります。企画書や稟議書を作成する必要が生じると、通常業務を圧迫するケースもしばしば。

そうならないためには、経営者層が積極的に関与してDX化を推進する必要があります。トップダウンでDX化のリーダーを決定し、システム導入にも積極的な姿勢を取ることで社内の動きもスムーズになるでしょう。

システム・制度との連携が難しい

「既存の制度に慣れてしまい、なかなかデジタル化に踏み切れない」もしくは「既存システムをどのように活用すれば良いか分からない」といったケースも多数。

社員にとって、今まで踏襲してきたやり方を変えるのは負担です。また、既存のシステムがある場合、新しいものと入れ替える手間も生じます。

こうした課題に対しては、既存システムと互換性のあるSaaSツールやAPI連携を選択するとよいでしょう。また、アナログな方法や属人性の高いやり方は変えていくべき、という風潮を社内に浸透させていくことも重要です。

DX人材の不足

日本企業におけるDX化の課題は、以下のとおり「人材不足」が圧倒的多数です。

（※2）

2030年には、約45万人ものICT人材不足に陥ると予測されています（※2）。そのため、早い段階からICT人材を確保しておくことがポイントです。外部からの採用だけでなく、研修を用いて社内育成を試みるのも一つの手段でしょう。

また、ITに詳しくない担当者でも簡単に使えるツールを選定するのもおすすめです。なかには専任のスタッフが、使い方を丁寧にサポートしてくれるツールもあります。

必要性が周知されていない

社員全体が既存の業務スタイルに慣れてしまい、DX化の必要性を感じていないケースもあります。とくに人事部は属人性の高い業務が多く、業務体制の改革が起きにくい部署です。

そのため、DX化を推進するには社員の意識づけが重要となります。DX化がどういったベネフィットをもたらすのか具体的に周知し、社員のモチベーションを上げましょう。

初めての人事DXにはRPAがおすすめ

「人事DXといっても、何から手を付ければ良いか分からない」

このような場合は、RPAの活用がおすすめです。RPAは既存業務の自動化に役立つツールです。たとえば打刻忘れをリマインドする業務や、社員のデータを取りまとめる業務など、さまざまな業務をロボットが代替します。

なかでもBizRobo!は、IT知識のない人でも直感的にロボットをプログラミングできる操作感が魅力のRPAです。さらに専任スタッフが伴走するため、万が一のトラブルや不明点が生じたときも安心。新たなDX人材の育成にもおすすめです。

また1つの契約ライセンスでロボットをプログラミングし放題なのも、BizRobo!のメリットです。はじめは簡単な業務の自動化から始め、慣れて来たら徐々に自動化する業務の幅を拡大してほかの部署にも活用できます。

DXとRPAの違いや関係性については、「DXとRPAの違いとは？RPAを導入すべき企業や推進事例・無料ソフトウェアも」の記事で詳しく解説しています。

人事DXの制度導入事例

では最後に、実際にRPAを活用して人事DXに取り組んだ事例を紹介します。今回紹介するのは、以下3つの事例です。

・勤怠管理に対する人事DX
・社員の健康管理に対する人事DX
・福利厚生に対する人事DX

このほかにも、DX化の取り組み方はさまざまです。自社で課題となっている業務や、より精度を上げたい業務から第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

①勤怠管理に対する人事DX

こちらの企業では出張に直行、直帰する社員の勤怠打刻漏れが多い状況でした。それを人事担当者が抽出しメールでリマインドしていたそうです。しかし対象者が数百名と多く、大きな負担となっていました。

そこで上記の作業をBizRobo!で自動化。人事担当者の仕事は大幅に軽減され、月116時間もの創出に成功しました。人事担当者がコア業務に集中できるようになることで、本来の人材マネジメントや採用業務などのパフォーマンス向上が期待できます。

またこのように時間を創出していけば、次なるデジタル化の施策を検討することも可能です。

②社員の健康管理に対する人事DX

こちらの企業では、専用システムに社員の健康診断結果を記入する作業で月に200時間も要していたそうです。そこでBizRobo!を活用し、業務を自動化。その結果、月に150時間の創出に成功しました。

担当者は煩雑な業務から解放され、コア業務に集中できる状態になったそうです。今後は健康診断結果を用いた社員の健康管理など、より高度なデータの活用方法を検討できる事例でした。

③福利厚生に対する人事DX

こちらの企業では、どれほどの社員が福利厚生を活用しているか実態を調査する作業をBozRobo!で自動化しました。

RPA導入後は作業ももれなく実施でき、授業陰満足度の可視化も実現。より良い福利厚生の提供が可能となったそうです。今後は経営陣が行うコストの検討や社員満足度の分析などもデジタル化し、自社の社員に合わせた福利厚生の実現を検討できるでしょう。

まとめ

人事DXは、「人材」という貴重なリソースを最大限活用するために欠かせない取り組みです。アナログな作業が多くなりがちな人事部こそ、デジタル化に踏み切ることで次世代のマネジメントや採用活動が実現できるでしょう。

デジタル化自体があまり進んでいない場合は、RPAツールの「BizRobo!」がおすすめです。ちょっとしたデータの抽出や転記、社員へのアナウンスなどを自動化できます。段階的に自動化する業務を広げていけるため、急に大幅にオペレーションが変わる心配もありません。

BizRobo!には、費用やニーズに応じた複数のプランと無料のお試し期間があります。ぜひ自社に合ったプランで、BizRobo!の使いやすさを実感してみてください。

【参考】

※1 パーソル総合研究所、人材マネジメントにおけるデジタル活用に関する調査結果を発表
※2 令和3年版　情報通信白書のポイント