【事例あり】採用業務を効率化する7つの方法！効果的なツールも完全網羅

採用業務は優秀な人材確保に不可欠ですが、応募者とのコミュニケーションや選考など工数が多く、担当者に大きな負担がかかります。

業務標準化やツールを用いた効率化により、採用業務にかかる時間とコストを削減し、採用の質も向上させることが可能です。

本記事では、採用業務を効率化する7つの方法と効果的なツール、企業の成功事例を解説します。効率的な採用活動を実現し、企業の競争力強化につなげましょう。

採用業務効率化の必要性

限られた時間とリソースの中で優秀な人材を確保するには、採用業務の効率化が不可欠です。ここでは企業が採用業務効率化に取り組む必要性を4つ解説します。

採用スピードの向上

採用業務の効率化は採用スピードの向上に効果的です。

特に新卒採用は、政府が定めるスケジュールに従って進めなければなりません。政府が公表している「就職・採用活動日程に関する関係省庁連絡会議」によると、2026年度（2027年3月）卒業・修了予定者の就職・採用活動日程は以下のとおりです（※1・2）。

・広報活動開始：2026年3月1日以降
・採用選考開始：2026年6月1日以降
・正式な内定日：2026年10月1日以降

上記のスケジュールを踏まえると、新卒の採用活動期間は最長7ヵ月です。限られた期間内で多くの応募者を選考し、適切な人材を確保するには、採用業務の効率化により採用スピードを上げることが大切です。

採用の質の向上

採用業務を効率化することで、担当者の負担を最小限に抑えながら、採用の質を向上できます。

一般的に、優秀な人材を確保するための施策として、複数回の面接や、複数の媒体での募集などが挙げられます。しかし、このような施策を実施するには工数がかかり、担当者の業務量が増加することが課題です。

適性検査の採点や面談の日程調整など、採用業務の中でも定型的な業務を自動化すれば、担当者のリソース確保につながります。担当者は面接や採用戦略の立案に注力できるようになり、結果的に採用の質を上げられます。

採用担当者の負担軽減

採用業務の効率化により、担当者の負担を大幅に軽減できます。担当者は以下のように幅広い業務を抱えています。

・採用戦略の立案
・インターンシップや企業説明会の実施
・求人募集の作成・掲載
・応募者の書類選考
・応募者との連絡
・社内での情報共有
・面接のスケジュール調整
・面接の実施
・採用決定後のフォロー（内定通知・入社準備）　など

その中でも、応募者や社内のコミュニケーション量は膨大で手間がかかる業務です。採用以外の業務も兼任している場合は、より長時間労働や時間外労働が発生しやすくなります。

担当者の心身の負担が増大すると、生産性に影響が出ることも。採用業務を効率化し、担当者がパフォーマンスを最大限に発揮できる環境を整えることが重要です。

コストの削減

採用業務の効率化は、企業の人的コスト、時間コストなどの削減に大きく貢献します。

例えば、業務効率化によって採用担当者の時間外労働が減ることで、人件費を削減できます。1人あたりの採用にかかる工数や時間も短縮するため、担当者の余剰時間の確保につながります。

効率化によって削減したコストは、採用活動に再投資するとよいでしょう。採用戦略の立案、計画の見直しなどに充てることで、より優秀な人材を確保するための基盤をつくれます。

採用業務を効率化する7つの方法

ここでは採用業務を効率化する7つの方法として、社内で取り組める方法から、システム・ツールを導入する方法まで幅広くご紹介します。自社の採用業務における課題と照らし合わせながら、より効果的な方法を実践ください。

採用プロセスごとの課題の整理

採用業務を効率化するには、まず採用プロセス全体を見直し、どの段階で課題が発生しているのかを明確にすることが重要です。現状の把握により、不要な業務や効率化すべき業務が見えてくるためです。

以下のように採用プロセスごとの課題を具体的にしましょう。

採用プロセス	課題
募集	・応募者の問い合わせ対応が膨大
書類選考	・採点ミスの発生 ・応募者情報の管理が煩雑
面接	・面接官のスケジュール調整が煩雑 ・情報共有方法が統一されていない

続いて、洗い出した課題に優先順位をつけ、最適な効率化の方法を探ります。必要に応じて無駄な業務をなくし、業務内容を改善することで、担当者の工数を大幅に削減できます。

内定後の入社手続きを効率化する方法や、効果的なツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

採用戦略の見直し

採用戦略そのものを見直すことで、業務を効率化できる場合もあります。

例えば、さまざまな媒体で募集をかけている場合、幅広い人材と接触できる一方で、媒体によって特色が異なる点や、担当者の工数が増える点に注意しなければなりません。

自社システムとの連携がスムーズに進まなかったり、求める人材像とミスマッチが起きたりすると、業務負担の割にあわなくなるでしょう。

募集は自社に適した媒体に絞る、自社の公式サイトやSNSでも採用活動を行うなど、採用戦略を適切に見直すことで効率化できます。不要な業務を減らし、より効果的な施策に注力することが大切です。

採用業務マニュアルの作成

採用業務マニュアルの作成も、業務効率化に効果的です。担当者は採用業務マニュアルに沿って業務を進めればよく、誰が担当しても一定の品質を保てるようになります。

採用マニュアルには、自社が求める人材像や、採用プロセスの手順、応募者への連絡方法などを記載します。また、以下のようにデータや資料の管理方法も統一しておけば、後にツールを用いた自動化がしやすくなります。

項目	ルール詳細
応募者情報、適性検査の回答	・ファイル形式： PDF ・ファイル名：「名前_〇〇」 ・保存先：採用管理システム
審査結果	・ファイル形式：csv ・ファイル名：「面接日_名前_〇〇」 ・保存先：採用管理システム
面接で使用する資料	・所定の形式で印刷

一貫性のある採用活動につなげるためにも、採用業務マニュアルを作成しましょう。

評価基準の標準化

応募者の評価基準を明確にし、標準化することも重要です。これにより、採用担当者が複数いる場合においても、採用者の決定会議などで迷う時間を短縮できるため、スムーズな選考につながります。

採用プロセスごとに評価項目を定め、数値やチェックリストなど客観的に評価できる指標を設定しましょう。一例は以下のとおりです。

採用プロセス	評価項目	評価基準
書類選考	・学力 ・資格 ・スキル ・経験	・それぞれの項目を数値化 ・加点形式
一次面接	・コミュニケーション能力 ・発信力 ・規律性	・5段階評価 ・チェックリスト

採用プロセスごとに評価シートを作成しておけば、より選考を効率化できます。

Web面接の採用

Web面接を取り入れ、選考の一部をオンライン化することで、採用業務の効率化が可能です。

通常の対面面接では、面接会場の準備や面接官の移動時間を含めたスケジュール調整、応募者への案内といった業務が発生します。

一方で、Web面接は会場の準備が要りません。パソコンやスマートフォンといったデバイス、インターネット環境、Web面接ツールなどが揃っていれば、面接官や応募者の居場所に関わらず面接を実施できるため、スケジュール調整を柔軟に行いやすくなります。

ただし、Web面接は画面越しに行うことから、対面面接と比べて応募者の雰囲気が分かりにくくなる場合もあります。ミスマッチを防ぐには、カジュアル面談や一次面接など、一部のみWeb面接を活用し、最終面接は対面にするといった工夫が必要です。

外部委託（RPO）の活用

外部委託（RPO：Recruitment Process Outsourcing）とは、採用業務の一部または全体を専門業者に委託することを指します。採用業務の外部委託により、自社で行う業務を大幅に削減し、効率化を図れます。

主に委託が可能な業務例は以下のとおりです。

・採用プロセスや計画の設計
・募集要項の作成、公開、運用
・応募者の管理、選定
・面接日程の調整
・内定者への連絡、フォロー

RPOサービスは数多く存在し、プランや料金体系もさまざまです。そのため企業規模や委託したい業務範囲によっては、コストが割高になる可能性があります。また、社内に採用のノウハウが蓄積されにくい点にも注意が必要です。

外部委託を活用する際は、費用対効果を踏まえたうえで最適なサービスを選択しましょう。

システムやツールによる業務の自動化

ツールやシステムを導入し、採用業務の一部を自動化する方法もあります。自動化できる業務の一例は以下のとおりです。

自動化できる業務例	詳細
社内外のコミュニケーション	・社内：応募者の情報共有、面接日程調整、選考のフィードバック ・応募者：募集受付、説明会案内、面接日程連絡、結果の通知
定型業務	・応募者情報の抽出、ファイルサーバへの保存 ・選考資料の印刷

導入するシステムやツールによって、上記以外にも幅広い業務の自動化が可能です。

特に工数が多く時間がかかる業務を自動化すれば、担当者に多くの余剰時間がうまれるため、より専門性の高い業務に取り組む環境が整います。採用業務の効率化につながる具体的なツールは次章で紹介します。

採用業務の効率化に役立つツール

ここでは採用業務の効率化に役立つ3つのツールを紹介します。それぞれ特徴や機能が異なるため、効率化したい業務範囲にあわせて選ぶことで効果を最大化できます。導入前に詳細を把握しておきましょう。

採用管理システム（ATS）｜採用プロセス全体の管理

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）は、採用プロセス全体を一元管理するシステムのことです。主な機能は以下のとおりです。

機能	詳細
求人の作成・管理	・募集要項や求人票の作成 ・募集状況の管理
応募者の情報管理	・応募者の基本情報の管理 ・応募者の履歴書や職務経歴書の管理
選考の管理	・選考状況の進捗管理 ・面接日程の調整 ・選考評価、結果の管理
内定者の管理	・内定通知の状況の管理 ・連絡やフォローの管理

採用活動では、応募者の情報管理、面接のスケジュール調整、選考結果の記録など、多くの業務が発生します。採用管理システムの導入により、業務の可視化や、社内における円滑な情報共有が可能になるため、採用活動の効率化につながります。

Web面接ツール｜Web面接の実施

Web面接ツールは、オンライン上で面接を実施できる専用ツールです。デバイスとネット環境が整っていれば、遠方の候補者や多忙な担当者もスムーズに面接を行えます。主な機能は以下のとおりです。

機能	詳細
ビデオ通話	・高品質な映像と音声での通話
録音・録画	・面接内容の録音、録画 ・録音、録画内容の共有
画面共有	・資料などを画面上で共有
チャット	・メモや質問などの入力 ・入力内容への返信
評価シート	・面接中の評価を記録

Web面接ツールによって料金プランや搭載されている機能がさまざまです。そのため、コストを抑えたい、特定の機能を活用したいなど、Web面接ツールを導入する目的に沿って選択しましょう。

RPAツール｜定型的な採用業務の自動化

RPA（Robotic Process Automation）は、定型的な業務を自動化するソフトウェアのロボットです。操作画面に登録した業務の流れに従って、ロボットが代行する仕組みのため、特に繰り返し行う作業の効率化に適しています。RPAツールの活用により、採用業務にかかる時間を大幅に短縮し、人的ミスも削減できます。

自動化できる業務例は以下のとおりです。

業務例	詳細
応募者情報の抽出・保存	・応募フォームからのデータを自動で収集 ・管理システムに保存
説明会案内の自動送信	・応募者あてに一括で説明会の案内メールを送信
説明会や面接の予約受付	・説明会や面接の予約を自動で管理

RPAツールによっては、ITやプログラミングの専門知識がなくても簡単に操作が可能です。さまざまなシステムと連携できるRPAツールを導入すれば、より採用業務を効率化しやすくなります。

RPAツールによる採用業務効率化の成功事例

RPAツールは採用業務の負担削減や、採用スピードの向上に効果的です。そのため業種や業界を問わず、幅広い企業で導入されています。

ここでは、RPAツール『BizRobo!』を活用して採用業務を効率化した事例を紹介します。

新卒採用業務の工数を大幅に削減

新卒採用の管理業務の工数を大幅に削減した事例です。毎年1,000人以上の応募者がおり、選考状況の把握や応募者データの重複が課題となっていました。

そこで、RPAツール『BizRobo!』を導入し、応募者データの管理や面接資料の印刷など、膨大な時間がかかっていた業務を自動化しました。

作業工数の削減により、担当者に余剰時間が生まれ、採用広報の企画や教育など、コア業務に専念できるようになりました。経営層からも「優秀な人材確保につながるだろう」と今後に期待する声があがっています。

定型業務の自動化で年間150時間の余剰時間を創出

応募者に対して、説明会の案内と予約受付を行う業務を自動化した事例です。

この企業では応募条件を満たす場合のみ説明会の案内を行っていましたが、掲載サイトごとのフォーマットや、職種ごとの応募条件が異なるため、担当者の作業数が多いことが課題でした。

そこで、応募者情報の確認や、条件を満たした応募者への案内・予約受付承認メールの送信を自動化します。

ロボットの代行により、担当者がルーティンワークから解放され、年間150時間の余剰時間創出につながっています。また応募者からの申し込みに対して、迅速に対応できるようになりました。

面接予定の通知業務を自動化

面接官ごとに面接予定を通知する業務を自動化した事例です。月に5時間程度の業務ですが、突発的に発生し、複数の工数がかかる業務のため、担当者のスケジュールの乱れや精神的な負担につながっていました。

『BizRobo!』の導入後は、ロボットが面接者リストの抽出・CSVへの出力、CSVデータの整理、応募者の選考資料のダウンロード、面接官への通知業務といった一連の作業を完全に代行しています。

月5時間の業務自動化に成功し、担当者は別業務にリソースが割けるようになりました。

採用業務を効率化するならBizRobo!

採用業務の効率化にはRPAツール『BizRobo!』がおすすめです。『BizRobo!』はさまざまな定型業務を自動化できるRPAツールです。

企業規模や業界を問わず、幅広い企業に選ばれており、2025年1月時点での累計導入社数は3,000社となっています。ここでは、『BizRobo!』が採用業務の効率化に役立つ理由を解説します。

プログラミングの知識がなくても活用できる

『BizRobo!』は、プログラミングの専門知識がなくても操作が可能です。難しいと思われがちなロボットの開発も、マウスを使用して直感的に進められます。誰でも容易に採用業務の自動化を行えることから、導入後の定着を見込めます。

さらに、サポート体制が充実していることも魅力です。ロボットの開発に役立つ情報をまとめたポータルサイトや、ノウハウをシェアできるシェアリングコミュニティなどを提供しています。

実際にどのような採用業務を自動化できるかといった、導入から運用に関する内容もお気軽にご相談いただけます。

幅広いアプリケーションと連携が可能

『BizRobo!』は、数多くのアプリケーションと連携できます。以下はアプリケーションの一部です。

採用業務で特定のアプリケーションを使用している場合も、『BizRobo!』なら効率化を図りやすくなります。例えばチャットツールと連携し、選考や面接予定の通知を自動化することも可能です。

導入計画や規模に合わせてプランを選べる

『BizRobo!』は「BizRobo! mini」「BizRobo! Lite」「BizRobo! Basic」の3つの製品ラインナップがあるため、導入計画や企業の規模にあわせて最適なプランを選択できます。

3つの製品ラインナップの詳細は以下のとおりです。

項目	BizRobo! mini	BizRobo! Lite	BizRobo! Basic
認証	インターネット認証	ローカル認証	ローカル認証
実行環境	ローカル実行	・ローカル実行 ・サーバ実行	・ローカル実行 ・サーバ実行
課金対象	アカウント	実行帯域	ライセンス
同時実行	不可	可能	可能

製品によって認証の方法や実行環境などが異なります。まずは「BizRobo! mini」でスモールスタートし、徐々に部署やチーム、全社に拡大していくことも可能です。その際の製品間の移行もスムーズに行えます。

企業に適した方法で採用業務を効率化したい場合は、ぜひ『BizRobo!』をご活用ください。

採用業務を効率化し優秀な人材を採用しよう

採用業務の効率化により、担当者の負担が軽減し、採用スピードや質が向上します。結果として、限られた時間とリソースの中でも優秀な人材確保につながります。

採用業務を効率化する方法には、採用プロセスの見直しやマニュアル作成などがありますが、自動化したい場合はRPAツールの活用が有効です。

RPAツールは数多く存在しているため、操作性や連携できるシステム、プランなどを比較検討しましょう。サポート体制が整っていて、導入規模にあわせたRPAツールをお探しの方は、ぜひ『BizRobo!』をご検討ください。

【参考・出典】

※1 「大学等卒業・修了予定者の就職・採用活動時期について」（厚生労働省）
※2 2026 年度卒業・修了予定者の就職・採用活動日程に関する考え方｜就職・採用活動日程に関する関係省庁連絡会議