IT化とは？DXとの違いや具体的な導入事例を簡単に解説

「IT化って、結局何なのかよくわからない。デジタル化やDX化とはどう違う？」

「IT化を進める具体的な方法や、おすすめの施策を知りたい」

IT化を検討している方で、このようなお悩みを抱える方が多いでしょう。

近年では、よく似た言葉としてデジタル化やDX化、IoT化といったものもあり、それぞれの違いや具体的な内容について理解が追い付かないという方が多くいます。

そこで今回は、IT化に関する基本的な情報や類似する言葉との違い、メリット・デメリットなどを詳しく解説。

また、初めてIT化を推進する企業や、ステップアップしたい企業におすすめのRPA、『BizRobo! 』の魅力についても紹介します。

この記事を読めば、IT化の基本的な知識から導入後のビジョンまで、しっかり把握できるようになります。

IT化とは

まずは、IT化に関する基本的な知識について確認していきましょう。

近年ではIT化のほか、デジタル化やDXなど、類似する言葉も多く登場しているため、しっかりと基礎的な概念を理解しておくことが重要です。

IT化とは情報技術を活用すること

IT化とは、コンピュータやネットワーク、ソフトウェアなどの情報技術(Information Technology)を活用して、業務や生活を効率化・高度化することです。

例えば、顧客管理システム(CRM)を導入すれば、顧客の一元管理や効果的なマーケティング・営業活動を効果的に行うことができます。

また、クラウドサービスの活用によりデータのバックアップやリモートアクセスを実現できれば、業務の柔軟性を向上させることが可能です。

従来、IT化は少子高齢化による労働力不足や、グローバル競争の激化などの社会課題を解決するために注目されてきました。

しかし現在では、テレワークの推進や労働時間の削減など、ワークライフバランスの実現という観点からも注目されています。

また、近年ではAIやビッグデータなどの新しい技術を活用した、さらに高度なIT化も進んでいます。

デジタル化との違い

IT化とデジタル化は混同されやすい概念ですが、厳密には異なる意味です。

デジタル化とはアナログ情報を電子データに変換することであり、IT化とは電子データを用いて業務や生活を効率化・高度化することを指します。

具体的には、レコードは音声が溝として物理的に保存されているアナログ媒体ですが、レコードを再生した音声をマイクで録音して電子データに変換することをデジタル化と言います。

さらに、その電子データをMP3ファイルに変換して保存・共有することがIT化の一例といえるでしょう。

基本的に、デジタル化はIT化の前提条件であって、デジタル化を超えた次のステップとしてIT化が行われるということになります。

そのため、例えばIT化の一環として電子承認システムの導入を検討している場合には、その前提として、まずは紙文書をスキャンして電子化することや、最初から電子データで文書を作成することのデジタル化が必要です。

ICT・IoTとの違い

近年よく用いられる言葉として、ICTとIoTがあります。

ICT(Information and Communications Technology)とは「情報通信技術」のことです。IT技術により処理されたデジタル情報を、ネットワーク機器やクラウドサービスを介して伝達することをいいます。

現代では多くのIT機器がネットワークを通じて他の機器と繋がっているため、基本的にIT化とICT化の垣根は小さくなっているといえるでしょう。

一方、IoT(Internet of Things)とは「モノのインターネット」のことで、さまざまな機器をインターネットに接続させ、情報を収集・発信・共有することを指します。

代表的な例としては、外出先からオン・オフや温度調整等ができるスマートエアコンや、スマートフォンで開錠・施錠ができるスマートロック、心身の情報を計測するスマートウォッチなどです。

IT化は主に情報の処理・保存、ICT化は情報の伝達、IoTはモノとインターネットの接続を担っているものと整理できます。

DXとの違い

DX(Digital Transformation)とは、デジタル技術を活用してビジネスモデルや組織文化を根本的に変革し、新たな価値を創出する取り組みのことをいいます。

IT化とDXとでは取り組みの範囲と目的に違いがあります。

IT化が主に業務の効率化や自動化を目指しているのに対し、DXでは企業全体の変革を目指し、新しいビジネスモデルの構築や価値創造に焦点を当てている点が特徴です。

IT化	情報技術の活用で、業務の効率化や自動化を目指す
DX	デジタル技術の活用で、ビジネスモデル全体を見直す

例えばAmazonでは、AIとビッグデータを活用することで個々の顧客の購買履歴や行動パターンを分析し、パーソナライズされた商品推薦を行っています。

Amazonはもともとオンラインショッピングサイトとして開設されたため、IT化自体はすでに行われているものの、新時代のデジタル技術を活用して新しいビジネスモデルを構築したという点で、DXの好例といえるでしょう。

このように、IT化はDXと相反するものではなく、むしろDXの前提であって、DXはIT化を含むより広範で戦略的な取り組みであることが理解できます。

すでにIT化している・IT化に着手している企業にとって、DXは競争力を向上・推進させるための次のステップとなります。

IT化の具体例

ここまでは、IT化に関する基本的な知識や、よく似た概念との違いについて解説しました。以下では、IT化の具体例として、RPA、情報共有サービス、勤怠管理サービスを取り上げて紹介します。

これらのツールは、現代のビジネス環境において不可欠な存在となっており、企業の競争力向上に大いに貢献しています。

RPA

RPA(Robot Process Automation)とは、ロボットに人的作業を代替させることで、業務プロセスを自動化・効率化するソフトウェアのことです。

RPAの導入により、従来は人手で行っていた反復・継続作業を自動化できるため、従業員はより付加価値の高い業務に専念できるようになり、生産性向上が期待できます。

また、ヒューマンエラーの削減や作業精度の向上にもつながるため、業務効率化以外の点でもメリットをもたらします。

RPAは、主にデータ入力や集計作業など、反復的な作業の効率化に強みをもっていますが、データ分析やクリエイティブな作業など、毎回異なる処理が求められる作業の代替には向いていません。

とはいえ、どのような企業であっても定型作業を少なからず抱えているため、RPAは多くの企業にとって導入メリットの大きい施策といえるでしょう。

関連記事：RPA（ロボティックプロセスオートメーション）とは

情報共有サービス

情報共有サービスとは、企業内外のコミュニケーションを円滑にするためのツールであり、例えばチャットツールやファイル共有システムなどが代表例です。

これらのサービスを活用することで、チームメンバー間の迅速な情報共有が可能となり、プロジェクトの進行がスムーズになります。

クラウドストレージ型のファイル共有システムでは、文書やデータをリアルタイムで共有・編集できる機能を備えたものも多く、リモートワークやフレックスタイム制の導入にも有効です。

また、情報共有サービスを利用することで情報の伝達ミスが減少し、意思決定の迅速化も測られるため、結果として業務全体の効率化・競争力の強化にもつながります。

勤怠管理サービス

勤怠管理サービスは、従業員の出勤・退勤時間を正確に計算・管理するためのシステムです。

このシステムの導入により、手動でのタイムカード記録や集計の手間が省け、正確で効率的な勤怠管理が実現します。

また、日々の勤怠記録だけではなく、残業時間の把握や有給休暇の管理が容易になるため、労務管理の適正化やコンプライアンスの強化に用いることも可能です。

特にクラウド型の勤怠管理システムは、従業員はスマートフォンやパソコンから簡単に打刻でき、管理者はリアルタイムで勤怠データを確認できるなど、労使の双方にとってメリットが大きく、多くの企業で導入されています。

IT化のメリット5つ

IT化により、業務効率化など直接的なメリットのほか、間接的にも大きなメリットを受けることができます。

以下に紹介するIT化の主なメリット5つを理解し、IT化の必要性や効果について理解を深めていきましょう。

業務効率化・生産性向上につながる

IT化の最大のメリットは、業務効率化と生産性向上です。

IT技術を活用することで、手動で行っていた作業を自動化でき、業務プロセス全体がスムーズに進行するようになります。

例えば、データ入力や資料作成、報告書の作成などがIT化されることで、従業員はより重要な業務に集中できるようになり、結果として業務スピードや企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

また、IT化により正確なデータ処理が可能となるため、ヒューマンエラーの削減にも寄与します。

人材不足に対応できる

IT化により業務を自動化・効率化することで、人材不足にも対応できます。

特にRPAやAIを活用すれば、従来は人手が必要だった業務を自動化できるようになり、業務に必要なマンパワーの総量を少なくすることが可能です。

さらに、IT化はリモートワークやテレワーク、フレックスタイム制などの働き方と相性が良く、地理的・時間的な制約を受けずに業務が進められるようになります。優秀な人材の確保・流出の防止にも役立ちます。

人材確保に悩む企業や地方に拠点を置く企業など、人材不足に悩む企業にとって、IT化は有力なソリューションとなりえるのです。

コストを削減できる

IT化により、人件費や事務経費などのコスト削減を実現できます。

例えばペーパーレス化を推進することで印刷費や保管スペースのコストを削減できるのはもちろんのこと、RPAの活用により業務を自動化すれば人件費も抑えることができます。

他にも、クラウドサービスの利用により自社サーバやITインフラの維持管理費を軽減できるなど、さまざまな観点からコスト削減が可能です。

後ほど紹介するように、IT化自体にコストがかかるというデメリットはありますが、IT化によるコスト削減効果を考えると、必要な投資と考えることができるでしょう。

多様な働き方に対応できる

IT化により、リモートワークやテレワークなどの多様な働き方に対応しやすくなります。

例えば、クラウドベースのツールやリモートアクセス技術を活用すれば、場所を問わずに仕事ができるようになるため、在宅勤務やノマドワークを容易に実現可能です。

これにより、育児や介護などの家庭の事情をもつ従業員も働きやすくなり、ワークライフバランスの向上を図れます。

また、多様な働き方を取り入れることで、従業員の満足度やモチベーションが向上し、企業の魅力も高まるため、優秀な人材の確保と定着にも寄与します。

情報の管理・共有・保管が容易になる

IT化は情報の管理・共有・保管を格段に容易にします。デジタルデータの管理は物理的なファイルよりも効率的で、文書の紛失などのリスクも最小限にとどめることが可能です。

例えばクラウドストレージやデジタル文書管理システムを利用すれば、必要な情報にいつでも・どこでもアクセスでき、複数のメンバーでリアルタイムに情報を共有できます。

多くのシステムにはバックアップ機能やセキュリティ機能が設けられているため、データの紛失リスクを最小限に抑えられ、業務の透明化やガバナンスの強化にもつながります。

IT化のデメリット3つ

ここまで紹介したように、IT化により多くのメリットを享受できる一方、考慮すべきデメリットもいくつか存在します。

以下からは、IT化がもたらすデメリットを3点紹介します。

導入にコストがかかる

IT化の導入には、初期費用がかかります。

ハードウェアやソフトウェアの購入、クラウドサービスの契約など、初期投資が必要となり、既存のシステムとの統合やデータの移行などにも費用がかかります。

さらに、導入後のメンテナンスやアップデートの費用も考慮しなければなりません。

これらの費用は特に中小企業にとって大きな負担となることがあり、導入をためらう要因にもなることがあります。

専門的な人材の雇用・従業員の教育が必要となる

IT化を推進するためには、専門的な知識やスキルをもった人材の雇用が必要です。

ITの分野では、システム開発・運用・保守・情報セキュリティなど各分野の専門性が高いため、特にIT化の初期段階では自社で人材を確保することが難しい場合もあります。

また、既存の従業員に対しても、ITリテラシー教育を実施する必要があり、状況に応じて外部講師を招いた教育機会を設ける必要もあるでしょう。

そのためIT化を進める際には、比較的誰でも簡単に扱え、サポート体制が整っているツール・ソフトウェアを活用することをおすすめします。

セキュリティ対策が必要となる

IT化に伴い、情報セキュリティ対策は必要不可欠です。

デジタルデータの管理やクラウドサービスの利用は便利ではありますが、同時にサイバー攻撃やデータ漏洩のリスクが高まります。

セキュリティソフトの導入や定期的なシステムの更新、従業員のセキュリティ対策が必要となるのです。

また、万が一の事態に備え、データのバックアップやリカバリープランの策定も検討しなければなりません。

これらの対策には時間とコストがかかるため、既存のツールやソフトウェアを利用する場合には、セキュリティ対策に力を入れており、実績の豊富なものを選ぶようにしましょう。

IT化を進めるためのステップ

ここまで紹介したように、IT化にはコストがかかるため、計画的・段階的に導入しなければ十分な費用対効果が発揮できない可能性があります。

以下からは、IT化を進めていくための具体的なステップを3段階に分け、各ステップの詳細について掘り下げて紹介します。

IT化する対象を決める

IT化を進める第一歩は、どの業務やプロセスをIT化するかを明確にすることです。

企業の業務全体を見渡したうえ、業務フローの分析や従業員からのヒアリングを通じ、手作業が多く時間がかかっている部分や、データの処理が煩瑣な部分を特定します。

IT化による効果が最も高い分野を見極めるため、コスト削減や業務効率化の観点も検討しましょう。

これらの過程を通じ、IT化を推進する優先順位を明確にし、具体的なIT化対象を決めることで、次のステップに進むための基盤が整います。

近年では、IT化対象の見極めや導入のスケジューリングなど、導入時のサポートが手厚いサービスも増加しています。

社内の体制を整える

次に、IT化を実施するための社内体制を整えます。

まずはIT化推進チームを編成したうえ、プロジェクトマネージャーや各部門の担当者を配置し、プロジェクトの進行管理や課題解決を担当させましょう。

そこから、IT専門の人材を雇用するか、または既存の従業員に対する教育を行い、必要なスキルと知識を備えたチームを構築していきます。

さらに、IT化に必要な予算を確保し、適切なハードウェアやソフトウェアの選定・購入を行います。

IT化推進チームメンバーが一丸となってプロジェクトに取り組み、その理念を全社に共有するために、最初のステップで設定した目的意識を随時確認しながら取り組むことが重要です。

現場からのフィードバックをもとに改善する

IT化を進める際には、現場からのフィードバックが非常に重要です。

新しいシステムやツールが導入されたあと、現場の従業員が実際に使用し、その使用感や問題点を報告してもらいます。

その現場からの声に基づき、必要な修正や改善を迅速に行うことで、システムの実用性と効果を高めていきましょう。

また、フィードバックの収集は継続的に行い、定期的なアップデートや機能追加、新しいシステムの導入などを検討することも求められます。

特に導入時における現場の声は非常に参考となるため、無料トライアル期間などを設けているサービスを活用するのがおすすめです。

IT化の際に注意すべきポイント3つ

IT化には多くのメリットがあるものの、導入時のコストや教育が難しいなどのデメリットもあります。

そこで実際にIT化を推進する際には、以下の3つのポイントに注意しながら慎重に進めていきましょう。

補助金を活用する

IT化を推進する際には、政府や地方自治体による助成金・補助金を積極的に活用しましょう。

IT化には数百万円単位での初期費用が必要となるケースも珍しくないため、助成金や補助金を活用できれば、自己負担額を大幅に抑えつつ大々的なアップデートが可能です。

例えば、全国規模の『IT導入補助金2024』(※1)では、事業のデジタル化を目的としたソフトウェア導入に対して最大450万円が交付され、業務効率化など幅広い目的での活用が推奨されています。

地方自治体レベルで行われている助成事業も多く、東京都の『中小企業デジタルツール導入促進支援事業』(※2)ではソフトウェア・ハードウェアの導入に最大100万円の助成を行う取り組みが行われています。

こうした情報は、各省庁や自治体のウェブサイトのほか、東京商工会議所のウェブサイト(※3)などでも紹介されているため、定期的にチェックしておきましょう。

段階的に導入する

IT化を進める際には、一度にすべての業務を対象とするのではなく、段階的に導入することが重要です。

急速にIT化を行うと、費用がかさむだけではなく、現場での混乱やミスが発生しやすくなり、かえって業務効率が定価するリスクがあります。

そのため、まずは最も効果が期待できる部分や、業務フローのボトルネックになっている部分から優先的に取り組み、その成果を見ながら徐々に範囲を広げていくのがおすすめです。

段階的な導入により、従業員の負担を軽減し、システムに慣れるための時間を確保することもできます。

また、初期の段階で得られたフィードバックをもとに、後続のプロセスを最適化できるため、結果としてよりスムーズなIT化を実現できます。

社内の理解を得ながら進める

IT化を成功させるためには、社内の理解と協力を得ることが欠かせません。

新しいシステムやツールの導入に対し、従業員が抵抗を感じることは珍しくないため、しっかりとIT化の目的やメリットを説明したうえ、従業員の不安を解消することが重要です。

具体的な導入計画やスケジュールを共有し、各部門からの意見や要望を積極的に取り入れることで、現場のニーズに即したIT化を目指しましょう。

また、研修やサポート体制を充実させることで、従業員が新しいシステムにスムーズに適応できるように支援も必要です。

こうした取り組みを通じ、社内全体の協力を得ながら、全社一丸となって効果的なIT化を推進しましょう。

IT化の成功事例3選

以下からは、実際にIT化に成功した企業の事例を3つ取り上げて紹介します。

各企業がどのような課題を抱えており、どのように解決したのかを知ることで、よりIT化に関する理解を深めていきましょう。

RPAの導入で社内作業時間を9割削減できた事例

自動機の製造や電子部品の受託生産などを手がけるセキ技研株式会社では、人にしかできない業務に集中するためにPRAに注目し、2021年に『BizRobo! mini』を導入しました。

まずは主要部署の代表者で構成された「RPA委員会」を組織し、現場からの理解と協力を得て18業務を自動化することで、作業負担の軽減に成功しました。

特に事務作業のロボット化により業務が迅速かつ正確に行われるようになり、これまで週に1回・2時間かかっていた作業を毎日自動実行できたり、社内作業時間を最大9時間削減できたりした部門もあります。

また、情報を早く・確実に届けられるようになったことから、社内のみならず取引先からも高く評価されており、今後は他の部署での『BizRobo! mini」の導入も検討しています。

ITの活用で人材不足解消と職場環境改善に成功した事例

建設現場での鳶工事業を行っている有限会社山下組では、ITを活用して人材不足の解消と職場環境の改善を実現しています。

同社では、まず見積もり・発注・原価管理ソフトを導入し、事務作業を標準化しました。

これにより、従来は社長一人が担っていた事務作業を事務スタッフに任せ、社長が現場巡回や営業活動に集中できるようになりました。

また、SNSやウェブサイトを活用して鳶職の魅力を発信し、若い求職者の応募を増やすことにも成功しています。

これらの取り組みに加えて、同社では勤怠管理アプリを導入し、スマートフォンで打刻や日報の送信ができるようになりました。

その結果、従業員は現場から直接帰宅できるようになり、移動時間の削減とともに労働時間の短縮を実現できたため、身体を休められる時間が増えたことで事故や怪我の防止にも寄与したといいます。

同社による働き方改革では、年次有給休暇の取得率や従業員の定着率も向上しており、これらの取り組みは建設業の中でもモデルケースとして注目されています。(※4)

テレワーク推進と情報・目的の共有で生産性を270%向上した事例

事務用品販売会社である株式会社WORK SMILE LABOは、テレワークの推進による働き方改革の成功事例となっています。(※5)

同社では2015年からテレワークの推進を行っており、オフィスの内容改革やフリーアドレス化、退社時間の「見える化」を行うなど、社員がテレワークを活用しやすい環境を整備し、時間あたりの生産性を270%向上させることに成功。

新型コロナウイルス感染症の影響を受け、2020年には全社員をリモートワークに切り替え、顧客との商談もリモートで実施するようになり、商圏を全国に広げました。

その結果、売り上げ減少は最小限に抑えられ、新規取引先も増加し、社員一人あたりの生産性も向上しました。

同社は1911年に設立された歴史と伝統ある企業ですが、このような革新的な取り組みにより現代企業としてのアップデートを行い、今日では先進的な中小企業として存在感を高めています。

IT化を推進するならBizRobo! でRPAを導入しよう

IT化は企業の生産性や収益性を高めつつ、人材不足にも対応できるなどのメリットをもつ一方で、導入にコストがかかる・専門的人材の確保が難しいなどのデメリットもあります。

また、そもそも事業のどの部分をIT化すべきかの見極めが難しく、導入・運用に不安を感じている人も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのが、15年の提供実績をもち、継続率99%以上の信頼性を誇るRPAサービス、『BizRobo!』です。

以下からは、『BizRobo!』の魅力や特徴について詳しく解説します。

BizRobo! の魅力①：サポートコンテンツが充実している

『BizRobo!』には豊富なサポートコンテンツが用意されているため、はじめてRPAを導入する企業でも安心して利用できます。

RPAの導入に際しては、適切な業務選定、開発スキルの向上、運用ルールの定着など留意しなければならない点が多く、この点から導入をためらっている企業が多いのが実情です。

そこで『BizRobo!』では、①立ち上げサポート、②サポートツールの提供、③個別伴走サポートを用意しており、導入から運用にいたるまで安心して利用できる体制を整えました。

まずは専門スタッフが自動化業務の洗い出しを行い、各業務の優先順位を決めたうえで、導入要件の検証やトライアルを実施します。

そのうえで、RPAを体系的に学べる動画コンテンツや、ユーザーコミュニティでの交流、講師による講義・演習・相談を通じ、従業員のRPAリテラシーを高めることが可能です。

また、経験豊富なメンバーによるメール・電話の個別対応を受けられるため、運用上の疑問もすぐに解消できます。

長年の提供実績により培われたノウハウ・サポート体制を活用しながら、RPAの導入を成功させ、業務効率化を実現しましょう。

BizRobo! の魅力②：インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心

『BizRobo!』にはインストール数の制限はなく、一律のライセンスコストで利用できます。

従来のRPAツールでは、開発環境のインストール数に制限があったり、開発者数に応じてライセンスコストが増加したりと、導入や運用にコスト負担が伴うケースが多く見られました。

しかし、『BizRobo!』なら開発者が増えても追加費用を気にせずに導入でき、全社員に開発環境を提供することも可能です。

「RPAの導入を検討しているが、コストが気になる…」という方は、ぜひ『BizRobo!』の導入をご検討ください。

BizRobo! の魅力③：1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる

『BizRobo!』では1ヶ月の無料トライアルを提供しているため、自社の業務に合致するかどうかじっくり検討することができます。

無料トライアルでは、RPAの作成・実行や自動化シナリオの開発・検証のほか、技術サポートやラーニングコンテンツの利用などすべての機能を無料でお試しできます。

そのため、RPA導入のメリットを体感できるのはもちろんのこと、『BizRobo!』の使いやすさやサポートの手厚さも体感することが可能です。

導入前にRPAの効果や操作感を確認したい方、はじめてのRPA導入で不安を抱えている方は、ぜひお気軽に無料トライアルをご活用ください。

まとめ｜IT化を推進して業務効率化を実現しよう

今回は、IT化に関する基本的な知識や、メリット・デメリット、導入プロセスや実施例について詳しく解説しました。

IT化により、業務効率化や生産性向上を期待でき、働き方改革への対応やコスト削減など、さまざまな観点からメリットを受けることができます。

その一方で、導入にはコストがかかり、専門的な人材の確保も必要となるなどのデメリットもあるため、IT化に際しては社員の理解を得ながら、段階的に導入していくなどの工夫が必要です。

IT化の成功例をみると、ソフトウェアの活用により業務効率を向上させた事例や、リモートワークの推進により個々の生産性を向上させた事例が目立っています。

特にRPAツールの活用事例では、定型業務を自動化することで属人的な業務を減らし、情報を迅速かつ確実に共有できた事例に注目が集まっています。

RPAツールは比較的どのような業種・業界でも導入しやすいITツールです。

しかし、導入にコストがかかる・人材育成が難しいなどのデメリットもあるため、一律のライセンスコストで利用でき、サポートコンテンツも充実している『BizRobo!』がおすすめ。

IT化により業務の効率化を検討している人は、この機会に1ヶ月間の無料トライアルを活用してみてはいかがでしょうか。

【参考】

※1 IT導入補助金2024

※2 中小企業デジタルツール導入促進支援事業

※3 東京商工会議所ウェブサイト

※4 「有限会社山下組の事例」（厚生労働省）（https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file156/）を加工して作成

※5 「株式会社WORK SMILE LABOの事例」（厚生労働省）（https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file059/）を加工して作成