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業務効率化

【営業事務の効率化】業務課題と効率化の具体的な方法、成功事例を解説

2024.06.25

2024.06.24

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近年、働き方改革やDX推進により、営業事務の効率化が注目されています。営業事務の効率化は、営業全体の生産性向上に直結する重要な課題です。

しかし、効率化の具体的な方法がわからずに悩む企業も多いでしょう。

本記事では、営業事務の主な仕事内容と課題、効率化する具体的な方法、手順、成功事例などを網羅的に解説。

課題に対して適切な対策を講じることで、より効率的な営業活動を推進できます。

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営業事務の主な仕事

営業事務は、営業部の活動を支え、円滑な取引を実現するために欠かせない役割を担っています。

具体的な仕事内容は企業や業種によって異なりますが、一般的には以下が挙げられます。

受発注処理

営業事務における受発注処理は、顧客からの注文受付から入金処理までを一貫して管理する重要な業務です。

受発注処理における手順は以下の通りです。

1. 顧客からの注文を受けた際に受注書を作成・発行
2. 納品書と請求書の作成
3. 入金確認
4. 受発注データの整理・管理

顧客情報管理

顧客情報管理は、顧客から得た情報を登録、更新、削除し、常に最新の状態を保ちます。また、顧客情報の照会や分析を行い、営業戦略の策定や顧客サービスの向上に役立てることが可能です。

さらに、顧客とのやり取りを記録することで、過去の履歴を確認できるようになり、効果的な関係構築ができます。

資料作成

資料作成業務は、見積書や提案書など、顧客向けの資料作成が多くなっています。契約書などの法的文書作成や社内会議での報告に使用する社内資料の作成も行います。

これらの資料は、顧客との契約成立に至る確率を向上させるために、正確で魅力的でなければなりません。

効率的な資料作成は、営業成果の向上に直結するため、営業部門全体の生産性に影響を与えます。

営業支援

営業支援には、営業担当者のスケジュール管理、顧客対応、アフターフォローなどが含まれます。

スケジュール管理では、商談や会議の調整を行い、営業担当者が効率的に業務を遂行できるように支援します。顧客対応とアフターフォローを通じて顧客満足度を高め、長期的な関係構築を促進する役割があります。

営業事務によくある課題と仕事への影響

営業事務は、営業活動の円滑な遂行を支える重要な役割を担っていますが、多くの企業では、以下のような課題を抱えています。

担当者によって処理方法が異なるため、標準化が難しい

担当者の経験やノウハウの差により、各担当者が異なる方法で業務を行うため、作業が属人化しやすくなります。

さらに、業務内容や手順が文書化されていないために、全体の業務フローを把握することが困難となり、新規担当者が業務を習得するまでに時間がかかるなど、非効率が生じます。

このような状況は、全体の生産性低下に繋がり、特に人員の入れ替わりが多い環境では問題が顕著になりやすいです。

手入力や資料作成などの単純作業に費やす時間が多い

顧客情報や注文内容を手入力でデータベースに入力する作業は時間がかかるため、非効率です。

また、請求書や納品書などの資料を毎回作成する必要があり、担当者によって記載内容が異なる場合、確認の手間が増える原因となることも。

これらの繰り返し作業によるデータ入力ミスや資料作成ミスは、修正に時間と労力を要し、営業部門の全体的な生産性低下に繋がります。

ミスやヒューマンエラーが起こりやすい

営業事務の業務では、単純な事務作業が比較的多いため、ミスやヒューマンエラーが発生しやすい課題があります。

入力ミスや計算ミスは顧客とのトラブルや損失を引き起こす可能性があり、企業の信用にも影響します。

また、処理漏れや業務の遅延は営業活動の停滞を招き、顧客満足度の低下に繋がることも少なくありません。

これらの問題は全体の効率性と生産性に悪影響を及ぼし、営業成績にも影響を与えかねないため、適切な対策が必要です。

営業事務を効率化する具体的な方法

ここからは、営業事務を効率化する具体的な方法を5つ解説します。

営業支援ツールの導入

営業支援ツールの導入は、営業事務の効率化に大きく寄与します。SFA（Sales Force Automation）やCRM（Customer Relationship Management）は、顧客情報管理、営業活動の履歴管理、案件管理などの業務を一元的に管理することが可能です。

営業支援ツールを使用することで、顧客情報や商談内容、見積もり、受注書などのデータを集約し、簡単にアクセスできるようになります。

また、案件の進捗状況を可視化し、次のステップを明確にする機能や営業活動に関する各種レポートを自動生成する機能も備えています。

クラウド型のSFA・CRMツールでは、導入コストや運用コストを低減しながら、営業効率を向上させることが可能です。

アウトソーシング

電話対応、データ入力、顧客対応などの事務作業を外部の専門業者に委託することで、社内リソースの負担を軽減し、コア業務に集中できるようになります。

アウトソーシングにより、必要な専門知識や経験を持つ業者が委託した業務を効率良く処理するため、社内の人件費や設備投資のコストを削減することが可能です。

結果として、営業事務全体の生産性を向上させることができ、組織の効率化に貢献します。

マニュアルの作成

業務に関するマニュアルを整備することで、よくある問い合わせの回答方法や資料作成の手順、稟議書の書き方など、様々なプロセスを標準化し、担当者間における作業のばらつきを減少させます。

マニュアル作成により、新しい担当者の教育時間の短縮や既存担当者の作業時間も効率化することが可能です。

マニュアル化は、作業の正確性を向上させるとともに、業務の質を標準化し、全体としての生産性を高める効果があります。

文書管理システムの導入

見積書、請求書、提案書などの重要な文書を電子化し、一元的に管理することで、必要な情報へのアクセスが迅速かつ容易になります。

システム導入により、文書の検索時間が削減され、複数の担当者間での情報共有もスムーズに行えるようになります。また、作業効率が向上し、時間の節約にも期待ができます。

結果として、営業事務全体の生産性を高めることが可能です。

定型業務のRPAの導入による自動化

RPA（Robotic Process Automation）は、データ入力、集計、報告書作成などの繰り返し行われる定型業務を自動化するツールです。人間が行うパソコン操作をロボットが代行します。

RPAを導入すると、業務の処理時間が大幅に短縮されるだけでなく、人件費の削減にも寄与し、より複雑な業務や戦略的な業務に人的リソースを再配分できます。

RPAについて詳しく知りたい方は、「業務を自動化するRPAとは？自動化できる業務例やメリットデメリット・導入手順を徹底解説」をご覧ください。

営業事務の効率化を進める手順

以下では、営業事務の効率化を進めるための4つの手順を紹介します。

現状分析

現状分析では、営業事務のすべての業務内容を詳細に洗い出し、どのような作業が行われているかを明確にリストアップすることが重要です。

具体的には、書類作成、顧客対応、データ入力、電話対応など、すべての業務を漏れなく確認します。

各業務にかかる時間を正確に計測することで、どの業務が時間を多く消費しているかを特定します。計測には、ストップウォッチやタイムトラッキングツールが有効です。

さらに、担当者へのヒアリングを通じて、業務における具体的な課題や困っている点を把握します。

これにより、非効率を生み出している業務を明らかにし、課題を特定することが可能です。

課題の特定

現状分析を通じて洗い出された業務から、特に非効率な業務を識別します。

例えば、同じ作業の繰り返しや手作業でのデータ入力などです。これらは時間の無駄遣いやエラーの原因となり得るため、効率化の対象となります。

次に、非効率な業務がなぜ生じているのかを深掘りし、原因を特定しましょう。よくある原因としては、人手不足、システムの不備、十分なマニュアルの不足などが考えられます。

原因を明確にすることで、それぞれに適した解決策を適用し、営業事務の全体的な効率向上に繋げることが可能です。

効率化する業務の優先順位を決定

対処していく課題は、重要度の高いものから効率化を進めるのが効果的です。重要度は、課題の影響範囲、発生頻度、解決にかかる時間などを基に判断します。

次に、各業務の効率化による具体的な効果を予測し、時間短縮、コスト削減、ミス削減など、効率化によって期待される成果を基に優先順位を設定します。

効率化の効果が高い業務を優先的に取り組むことで、全体の生産性を効果的に向上させることが可能です。

効率化の具体的な方法を決定する

営業事務の効率化には、業務の特性に応じた方法を選ぶことが重要です。

各課題の解決方法は以下の通りです。

課題	効率化方法
顧客情報管理が煩雑である	SFAやCRMのような営業支援ツールの導入
専門的スキルを要する業務や一時的な業務増加がある	アウトソーシング
業務の属人化を防ぎたい	マニュアル作成
書類の量が多く検索に時間がかかる	文書管理システムの導入
定型業務が多い	RPAによる自動化

これらの手法を組み合わせることで、全体の生産性向上が期待できます。