【2024年】人事（総務）のRPA導入事例集！効果的に活用するポイントとは

RPAは採用や総務業務、労務管理など、これまで人の手で行ってきた人事業務を自動化できるため、業務効率化のツールとして注目されています。

しかし、「RPAの活用方法が分からない」など、RPAのことを知らない方にとっては、どんなメリットがあるのかイメージしづらいのではないでしょうか。

そこで、今回は人事部門でRPAを活用するメリットから、具体的な導入事例や成功事例について詳しく解説します。導入時のアイデアになれば幸いです。

人事部門にRPAを導入するメリットは

RPAを人事部門に導入するメリットは、主に3つ挙げられます。

人材不足を解消できる

少子高齢化による労働人口の減少などから、多くの企業が人手不足に悩み、今後その影響はさらに進行すると予想されています。

そんな中、人事部門は勤怠管理におけるデータ収集業務や給与計算業務など、定型業務が非常に多く、RPAの導入によって人手不足を解消することが可能です。

また、単純作業などをRPAに置き換えることで、付加価値の高い業務に注力でき人事部全体の生産性も向上します。

人件費の削減になる

人事部門では業務量の多さから残業が多い傾向にありますが、RPAを導入することで残業が抑制され、人件費の削減が見込めます。

またRPAを導入することで、業務をロボットで置き換えているため、業務担当者の急な欠勤・退職で業務が滞ってしまうことはなく、新たに人材を雇って教育する必要もありません。

人的ミスが低減される

RPAを導入し勤怠管理などの定型作業などを自動化すれば、24時間356日、常に安定して正確に業務を行うことができます。

システムは人のように「慣れ」や「疲れ」からくる人的ミスを起こさないため、ミスの件数を低減させることが可能です。

また副次的な効果として、勤怠管理で誤った記載に対し「修正を依頼する」という心的負担からも解放されます。

人事部門での活用事例4選

人事部門でどのようにRPAが活用されているか、4つ挙げて解説をします。

勤怠管理の自動化

勤怠管理は、労働者の給料に関わる非常に重要な仕事のため、管理対象人数によっては長時間かかり、精神的にも負荷のかかる作業です。

RPAは一定のルールにしたがって正確に処理することができるため、勤怠管理を自動化することで生産性向上の効果が期待できるでしょう。

過重労働対象者の検知

RPAを活用すれば対象となるデータが膨大でも、素早くデータを処理し条件に合致するデータを検知することが可能です。

例えば、手作業で膨大な社員の出退勤データから、過重労働対象者をチェックしようと思うと、1件ずつ確認する必要があり長時間かかってしまいます。

しかし、RPAであればデータが膨大であっても素早く処理をすすめることができ、生産性の向上に貢献できます。

採用活動の自動化

人事業務の中でも多くのリソースを要するのが採用活動です。

人の判断が必要な場面も多く、全ての作業を自動化することは難しいかもしれません。しかし、採用試験に関する採点作業や集計といった定型作業は、RPAを活用することで業務効率化が可能です。

人事に関する全体連絡の自動化

人事部では、人事通達や福利厚生の情報更新など、全体共有すべき連絡業務が定期的に発生します。

その場合、宛先の精査や本文作成など人の手で実施していては時間がかかります。その上、誤送信しないよう注意しなければいけませんので、大変神経を使う作業になるでしょう。

そこでRPAを活用することにより、安定した正確性の高い処理が実現できるため、人的ミスを起こす可能性が低減し、生産性の向上に繋がります。

人事の業務に関するRPA活用方法については、下記資料にて図解でわかりやすくまとめています。ぜひダウンロードして導入検討にお役立てください。

人事部門へのRPA導入事例 5選

人事部門への導入事例について解説します。今回、解説する事例で導入しているRPAツールは「BizRobo!」です。

事例①：休職者・出向者などの勤怠を代行登録する業務の自動化

業務効率化の対象業務として、月に1度、30分〜5時間程度かかる業務であることと、月に1度必ず発生する定型業務であることと、作業漏れやミスが一定数発生しているといった背景から、該当業務にRPAを適用しました。

結果として、同じ業務を実施していたグループ会社にも自動化を拡大でき、余剰時間が月に20時間程度創出されました。

そして、作業漏れや登録ミスなどがなくなり、円滑に業務を進めることができています。

事例②：職員全員の超過勤務時間を集計する業務の自動化

担当者は手作業で、勤怠管理対象の名簿をリストアップ、勤怠状況をシステムで参照し、そこから超過勤務時間のある職員の勤務データを別途エクセルに転記していました。

データの確認に時間がかかることから、該当業務にRPAを導入し効率化。

その結果、月に50時間の業務短縮に成功したことと、今後の業務時間短縮への活動へ繋げることができています。

事例③：在留資格データを抽出し作成する業務の自動化

担当者は人事システムにアクセスし、就労ビザ資格、在留資格の2つのCSVをダウンロードの上、CSVファイルから一定期間内に更新が必要な社員をピックアップしていました。

しかし、在留資格チェック対象である外国籍の社員が多数在籍しており、人事担当者の業務負担が大きかったため、RPAを導入し負担軽減を図ります。

その結果として、2種類の異なるデータ参照の際に生じていたミスが無くなりました。

また、スケジュールすることでロボットが自動的に業務を実行してくれるため、担当者の負担がなくなり別業務へリソースを割り当てられるようになりました。

事例④：福利厚生の利用者を確認する業務の自動化

複数の福利厚生メニューを従業員向けに提供しており、活用率を確認することで、従業員の満足度を図りたいと考えていましたが、利用者の集計まで手が回らず後回しになっているという状況がありました。

そこでRPAを導入し、福利厚生管理システムから月次で利用者データをCSV形式でダウンロードする作業や、利活用度と福利厚生コストを算出する作業に自動化を適用し、効率化を図ります。

その結果、福利厚生の充実と従業員満足度の向上を可視化できたため、より良い福利厚生の提供が可能となりました。

事例⑤：社員の残業時間を集計し、担当部署ごとにまとめて保存する業務の自動化

各社員が自ら勤怠管理システムへ勤怠時間を入力したものを、担当者がデータを抽出し、並び替え・整理するなどのフローが25手順以上あり、煩雑な業務となっていました。

そこで、RPAを導入することにより、約20の部署ごとに別々のデータをメールで送信する作業も含めて全工程を自動化し、業務効率化を図ることができています。

また、担当者のミスに対するプレッシャーなどからも解放され余剰時間の創出に繋がっています。

RPAを効果的に活用するための3つのポイント

RPAを導入し効果的に活用するポイントについて3つご紹介します。

誰もが使えるツールを選定する

RPAを導入する際は、従業員の「だれもが」利用できるツールかどうかを確認しましょう。

RPAは導入しただけでは生産性の向上には繋がらず、RPAツールを使用しロボットを開発することで業務効率化を図ることができます。

外部の販売企業に開発を任せる場合は別ですが、基本的には自社の人材で開発を進める必要があるため、非エンジニアメンバーでも使用できるツールを選定しましょう。

スモールスタートで自動化を開始する

RPAを導入すると、劇的に効果のある業務という切り口で自動化対象の業務を選定したいところですが、まずは小さな成功を積み重ねていくことを意識しましょう。なぜなら、人事業務は重要な情報を扱うことが多くミスが許されない現場であるからです。

ただ、導入初期は操作が不慣れであることからミスが頻発することが予想されます。そのため、影響度の少ない小さめの定型業務から自動化を進めていきましょう。

ツールに慣れてきたタイミングで、少しずつ業務規模を大きくしていくのがポイントです。

サポート体制が手厚い製品を選ぶ

RPAなど新しいツールを導入する際は「効率的な開発方法が知りたい」や「エラーが出てきたが、どう対応すれば良いか分からない」など、販売企業へ相談したくなるケースが多数存在します。

そんなときに、サポート体制が手厚い製品だと安心ですし効果的な活用が見込めます。

ただし、たくさんサポートが付いていれば良いということではなく「自分たちが必要とするサポートはなにか」をしっかりと検討してから製品を選ぶようにしましょう。

人事部門にも強いRPAツールをお探しならBizRobo!

人事部門にも強いRPAツールをお探しなら、RPA初心者にも優しい「BizRobo!」が、おすすめです。

自社にマッチした運用形態が選べる

BizRobo!は、自動化の規模やIT予算などに合わせて以下の4つからプランを選択することができます。

・BizRobo! Basic
・BizRobo! Lite
・BizRobo! Mini
・BizRobo! Mini（ガバメントライセンス）

簡単な操作でロボット開発ができる

BizRobo!では、さまざまなブラウザに対応した内臓ブラウザが搭載されているため、操作対象のWebサイトを見ながら開発が可能です。

また、操作対象を自動化するために使用するステップが数多く準備されているため、非エンジニアの方でも組み合わせることで業務の自動化ができます。

豊富なサポート体制が準備されている

BizRobo!では、さまざまなサポート体制が準備されています。

例えば、RPA導入に関する不安を解消するために「専任体制でのサポート」が準備されています。その上、「BizRobo! eラーニング」や「BizRobo! TV」といった、開発技術や運用のサクセスパスなどのコンテンツが提供されているため、継続的な学習が可能です。

他にも「BizRobo! knowledgeBase」では、10年以上の経験から蓄積されたノウハウを提供しています。ロボット開発で困った時や、健康的なロボットを開発するためのTipsを得るための貴重なリソースとして活用可能です。

「BizRobo! LAND Community」では、利用者がオンラインで相談しあうコミュニティサイトになっているため、開発や運用などRPAに関する気軽な相談ができます。

このように、さまざまなサポート体制を準備しており、伴走支援を実現しています。

まとめ

今回は、人事部門で導入するRPAの効果的な活用方法や、ポイントについて解説をしました。

定型作業や労務管理など正確性が必要とされる業務が多い人事部門の作業は、RPAと大変相性が良いです。

今までは、RPAをどう活用したら良いか分からず二の足を踏んでいた方も、今回の記事を参考にして頂ければ幸いです。