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読み込み中...データ入力や請求書の発行など単純な定型業務の負担に悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そのような場合には、マイクロソフトが提供する定型業務の自動化ツール「Power Automate」がおすすめです。
Power Automateを導入することで、入力作業などの定型業務や単純作業の負担・ミスを減らせます。
本記事では、Power Automateの活用事例や導入するメリット・デメリットを紹介します。
また、Power Automateで定型業務の効率化ができない場合は『BizRobo!』の利用がおすすめです。『BizRobo!』は定型業務の単純作業における人的ミス、慢性的な人手不足、属人的になっている業務から現場の方を低コストで解放してくれます。
料金や効率化できる内容については下記のページよりご覧ください。
目次
Power Automateとは？
近年、単純業務の負担を削減するためにRPA（Robotic Process Automation）製品が多数開発されています。
RPA（Robotic Process Automation）とは、時間のかかる単純な定型作業を自動化し、従業員の人為的なミスや負担を減らすITツールのことをいいます。
数あるRPAツールの中でも、おすすめのITツールが「Power Automate」です。Power Automateとは、マイクロソフト社が提供する業務効率化ツールです。
まずはPower Automateの特徴や利用することで効率化・自動化できる内容を確認していきます。
Power Automateの特徴
Power Automateを利用することで、Windows および Web アプリケーションで繰り返し発生するタスクを自動化できます。
Power Automateの特徴として他のRPAと最も異なる点はテンプレート機能がある点です。
通常、RPAを利用する場合はパソコン上の作業手順を記録してプログラムを自動生成する必要があります。
一方でPower Automateはアプリケーションやクラウドサービス間の連携に特化しているため、テンプレート機能が用意されており、それを活用することで自動ワークフローを素早く効率的に作成できます。
Power Automateは、他のRPAと比べても使いやすく、導入後すぐに自動ワークフローを素早く効率的に作成できる点が特徴といえます。
Power Automateは何ができる？活用事例12選
Power Automateの導入を検討している場合には、具体的にどのように活用できるのか気になる企業も多いです。
ここでは、Power Automateの具体的な活用事例を12選紹介します。
Power Automateの活用事例を確認して、社内で利用できるか検討してください。
①返信メールの自動化
Power Automateが最も活用される場面が多いのが返信メールの自動化です。
セミナーへの参加申し込みやアンケートへの回答などに対するサンキューメールを目にすることも多いと思います。
Power Automateを利用してあらかじめ返信内容を設定しておくことで、各メールに対して自動で返信が可能となります。
②添付ファイルの自動保存
受信したメールの添付ファイルを毎回手動で保存するのは手間になります。
特に、多くのファイルを取り扱う会社であれば、添付ファイルの保存だけでも多くの時間を費やすことになります。
Power Automateを利用して添付ファイルの自動保存を行うことで、作業効率を高められます。
メールを受信したら、決めたトリガーでデスクトップや指定したフォルダに自動保存できるため、保存漏れといったミスが起こる心配もありません。
1日に大量のメールを処理する企業は、Power Automateを導入することで業務の効率化が図れます。
③承認フローの自動化
Power Automateを利用することで承認フローを自動化できます。
トリガーとアクションの組み合わせに加え、NGワードによるフィルターを設定することで、書類の不備を検出してアラートを出すなどの複雑なフロー処理が可能となります。
人の目での確認の手間を省けるだけでなく、承認フローの際の人為的なミスも防げます。
④データの転記と保存の自動化
業務上、他社から送られてきたメールに記載されたデータをExcelに転記する二次処理が発生することもあります。
このような場面でもPower Automateでフロー設定をすることで、受信したデータを Excelの指定位置へ自動で転記、保存が可能です。
Power Automateを利用することで二次処理にかかる手間も自動化でき作業効率を高められます。
⑤特定ツイートの自動通知
企業の様々なリスクを防ぐためには、X（旧Twitter）の情報をいち早くキャッチすることが大切です。
しかし、様々な業務に対応する中で毎日のポストを監視するのは困難です。
Power Automateを利用することで、特定のハッシュタグの付いたポストがなされた時点で、Teams に自動通知されるよう仕組みを作ることが可能です。
特定ポストの自動通知によって企業のリスクにいち早く対応する準備が可能です。
⑥システムからデータエクスポートを自動化
毎日の売上や顧客行動をレポートすることは企業にとって重要な仕事です。
しかしながら、毎日売上や顧客行動をレポートしていると1日に実施する時間は短時間でも積み重なれば、年間で相当な時間を費やすことになります。
Power Automateを利用することで、毎日の売上や顧客行動のレポートを自動化することも可能です。
⑦特定名のファイルが保存された場合に自動通知
会社の中でも経営企画部などは、全社の様々な数値をとりまとめなければなりません。
そのような場合でもPower Automateを利用することで、自動通知することが可能です。具体的には、特定のキーワードが含まれたファイルが保存された場合に、指定したフォルダに保存するなどです。
特定名のファイルが保存された場合の自動通知設定をしておくことで様々な部署から送られてくるデータや数値を見逃すことなく処理できます。
⑧定型メールの作成、ファイル添付、送信の自動化
請求書や納品書のファイルをメールに添付して、定型メールを送る業務の自動化も可能です。
Power Automateを利用することで、毎月の決まった日に決まった内容の定型メール、ファイル添付の設定ができます。
定型メールの送信の手間を削減できるだけでなく、別の企業へ請求書を誤送信してしまうという人的ミスも無くなります。
⑨法人番号を自動検索
Excelなどにまとめた法人名や法人の都道府県を基に、法人番号を自動で検索できます。
法人相手の取引の場合、作成する契約書に先方の法人番号を記載しなければならない場合があります。
しかし、多くの企業と取引をしている会社の場合、その都度法人番号を調べるのは多くの時間を要します。
このようにPower Automateを利用することで、法人番号を調べる時間の削減が可能です。
⑩会議招集の自動化
Power Automateに設定をしておくことで、定例の会議の招集リマインドを自動的に送ることができ、会議への出席忘れをなくせます。
また、会議の参加前のアジェンダを作成するために、会議の参加者にあらかじめテーマを記入してもらう機能も搭載しています。
あらかじめ、会議内容の調整もできるためスムーズな会議進行が可能となります。
⑪AIを利用したレポートの自動化
近年、各会社ではChatGPTなどAIを活用したレポートの作成が進められています。
しかし、これまでAIを利用したことがない方にとって活用方法などに手間取る場合もあります。
Power Automateは、AI Builder（エーアイ・ビルダー）と連携して、集計したデータを自動分析し、レポート出力まで一気通貫で行えます。
AIを初めて利用する方でも、Power Automateを活用することで簡単にレポート作成が可能です。
⑫補助金の申請可否を自動判定
補助金の申請可否は、お客様の商品購入の意思決定に大きな影響を及ぼします。
Power Automateを利用することで、自社の製品をお客様が購入する際に、補助金の申請要件に該当するかを自動判定が可能です。
あらかじめ設定したデータをもとに判定してくれるため、お客様からの問い合わせに対して即座に補助金の申請可否を伝えられます。
Power Automate導入のメリット
Power Automateを仕事に導入することで、以下の2つのメリットが得られます。
それぞれのメリットを確認して、導入を検討してください。
定型業務を効率化できる
Power Automateを導入する最も大きなメリットは定型業務の効率化です。
Power Automateは、ファイルの同期や通知の受信、データ収集、Excelへの入力作業などの単純作業を自動化できるため業務遂行の効率化が図れます。
定型業務を効率化することで、その他の仕事に時間を費やせるため、これまで以上の成果や売り上げの増加につなげられます。
人為的ミスの削減
日常的によく行う作業であると、集中力の低下からミスが発生する恐れがあります。
小さなミスであれば会社の経営にさほど影響を及ぼしませんが、大きな人為的ミスの場合会社の経営に影響を与えてしまう場合もあります。
Power Automateを利用することで、プログラミング通りに業務を自動化できるため人為的ミスも削減できます。
Power Automateは作業の効率化のみならずミスも削減できる点もメリットです。
Power Automate導入のデメリット
Power Automateは業務の効率化などメリットが豊富な反面デメリットもあります。
Power Automateの主なデメリットは以下の2点です。
それぞれのデメリットを確認していきます。
人が判断する作業に対応できない
Power Automateは前もって作業フローを設定しておくことで、定型業務の自動化が図れます。
しかし、作業フローの途中で人による判断が必要な業務は自動化できません。
そのため、業務内容によっては、Power Automateを導入しても自動化・効率化できないことに注意しておく必要があります。
ただし、人の判断が必要な作業までの部分であればPower Automateは利用できるため、効率的に作業量を減らせるように工夫しましょう。
頻繁な変更がある作業には向かない
Power Automateは前もって作業フローを設定しておく必要があります。頻繁な変更がある作業の場合、その都度設定を変更しなければなりません。
複雑な作業フローの設定の場合、設定に多くの時間を費やすことになります。そのため、頻繁な変更がある作業には不向きである点がデメリットといえます。
Power Automateでできない業務の効率化・自動化にはBizRobo!がおすすめ
Power Automateは無料で利用できるRPAツールであるため、企業のコストのリスク無く業務の効率化・自動化が図れます。
しかしながら、その反面Power Automateに搭載されている機能には限りがあるため、効率化・自動化できない業務もあります。
そのような、Power Automateでは効率化・自動化できない定型業務に対しては『BizRobo!』がおすすめです。
『BizRobo!』は、豊富な機能が搭載されているためPower Automateでは効率化・自動化できない定型業務の効率化・自動化が可能です。
まずは『BizRobo!』の特徴を紹介します。
BizRobo!の特徴
『BizRobo!』は、RPAをコア技術として様々な単純作業を自動化できるソフトウェアロボットです。
RPAツール（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェア上のロボットを利用して業務を自動化するシステムを指します。
『BizRobo!』には定型業務を効率化・自動化できる多くの機能が搭載されているため、Power Automateでは対応できない定型業務であっても仕事の効率化が可能となります。
また、『BizRobo!』は有料のRPAツールとなりますが、1ライセンスで無制限にロボットの作成が可能。定型業務が多ければ多いほどコストメリットが得られ費用対効果を最大化できる点が特徴です。
BizRobo!でできること
『BizRobo!』を利用して自動化ができる業務の具体例として、データの転記や加工、スケジュール管理、ファイル作成などが可能です。
Power Automateにはない機能も搭載されています。
また、『BizRobo!』に関する困りごとを解消するためのサポートも充実しています。
チャットサポートをはじめ、利用者が困ることなくロボットを利用できる体制が整えられています。
BizRobo!の利用にかかる費用
『BizRobo!』は利用用途に応じた3つの製品が用意されており、小規模向けから大規模向けまで無駄のない支出で費用対効果の最大化が図れます。
また、事業規模が大きくなった場合でも他の製品に楽々移行が可能です。
会社の実情に応じた無駄のない料金体系となっています。
BizRobo!を利用するまでの流れ
『BizRobo!』を利用する際は、利用可能な機能を確認するために資料請求をしましょう。
資料をもとに、『BizRobo!』の基本情報と活用事例、導入から運用までのサポート内容を確認していきます。
『BizRobo!』の機能を確認したら、まずはどの程度の定型業務を自動化できるか1ヶ月間無料のトライアルを体感しましょう。
機能に満足ができたら、会社の事業規模に応じて3つの製品の中から自社に適した製品を導入しましょう。
下記サービスページでも、利用の流れについて詳細に記載していますので、ぜひご覧ください。
Power Automateに関するよくある質問
Power Automateに関するよくある質問として以下の3つをまとめました。
Power Automateに関しての疑問解消の参考にしてください。
そもそもPower Automateって何？
Power Automateとは、マイクロソフト社が提供する定型業務の自動化ツールです。
Power Automateは、他のRPAツールと異なりテンプレート機能が搭載されています。
テンプレート機能を活用することで自動ワークフローを素早く効率的に作成できます。
Power Automateについて詳しくは、「1章.Power Automateとは」を要チェック！
Power Automateを利用すると何ができるの？
Power Automateを導入することで、返信メールの自動化、添付ファイルの自動保存、承認フローの自動化など会社の様々な業務の効率化が図れます。
単純作業にかかる時間を削減できるため、他の重要な仕事に時間を割けます。
Power Automateでできることを知りたい方は、「2章.Power Automateは何ができる？活用事例12選」を要チェック！
Power Automateでできないことはどうすれば効率化・自動化できる？
Power Automateは無料で導入できるため、コストをかけずに定型業務を自動化が図れます。
しかしながら、Power Automateでは自動化できない業務も中にはあります。
そのような場合は、RPAツールの『BizRobo!』の利用がおすすめです。
『BizRobo!』を利用すれば、Power Automateではできない複雑な業務の自動化も図れます。
詳しくは、「5章.Power Automateでできない業務の効率化・自動化にはBizRobo!がおすすめ」を要チェック！
Power AutomateでできないことはBizRobo!の利用を！
Power Automateは社内の様々な定型業務を自動化できます。
単純作業にかける時間を減らし、重要な仕事へ多くの時間を費やすことで事業の拡大にもつながります。
また、Power Automateを利用することで、集中力の低下により人為的なミスも削減可能です。
なお、Power Automateを導入してできないことは、有料RPAツールの『BizRobo!』の利用がおすすめです。
『BizRobo!』を利用すれば、Power Automateではできない複雑な業務の自動化も図れます。
『BizRobo!』に関する詳しい内容を知りたい方は、無料の資料請求をご利用ください。
無料トライアルも実施しているので、『BizRobo!』を体験してみたい方はぜひご活用ください。
まずは以下よりBizRobo!の特徴や費用感確認し、無料の資料請求や無料トライアルの情報を取得ください。
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