ヒューマンエラー対策を5つの要因別に解説！製造業・事務職必見の事例も

ヒューマンエラー対策は、企業において必須といえる課題です。些細なヒューマンエラーでも、業種によっては甚大な損失を生むことがしばしば。そのため、できるだけ未然に防ぐ必要があります。

そこで本記事では、5つの要因別にヒューマンエラー対策14選を紹介。すぐにでも取り組める簡単なものから、抜本的な対策まで解説します。

また、実際にヒューマンエラー対策を行い、業務効率化に成功した企業の事例も紹介していますので、自社でどのような取り組みをすべきか、ぜひチェックしてみてください。      

ヒューマンエラーとは

ヒューマンエラーとは、人が引き起こすミスや事故のことを言います。「うっかりミス」と呼ばれる小さなものから重大な事故まで、その規模はさまざまです。

原因はちょっとした不注意や慢心、疲労など数多くあります。またヒューマンエラーで危険なトラブルが起きたものの、幸い事故には至らなかった事態を「ヒヤリハット」と呼びます。

こうしたヒューマンエラーやヒヤリハットは、発生し次第改善していかなければなりません。なぜなら小さなミスを見逃すと、のちに重大な事故や災害につながりかねないからです。

ビジネスでは、「ハインリッヒの法則」がしばしば取り上げられます（※1）。これは、一件の重大な事故の裏には29件の軽微な事故が隠れており、その裏には300件のヒヤリハットが隠れているというものです。

大きなトラブルを起こさないためにも、日頃から小さなヒューマンエラーをつぶしていくことは非常に重要です。

ヒューマンエラーが起きやすい環境

ヒューマンエラーが起きやすいのは、以下のような職場です。

・ルールやマニュアルがない
・個人の裁量で行う業務が多い
・複雑な業務が多い
・コミュニケーションが少ない
・人間関係が悪い
・オフィスが雑然としている
・机の上が汚い社員が多い
・ベテラン社員が多い
・従業員に余裕がなく焦っている
・長時間労働が当たり前になっている

当てはまるものが多いほど、ヒューマンエラーのリスクは高くなります。自社はどのくらい当てはまるか、一度振り返ってみましょう。

【5つの要因別】ヒューマンエラー対策14選

ヒューマンエラーの要因は、大きく以下の5つに分かれます。

1. 確認不足
2. 怠慢や慣れ
3. 報連相漏れ
4. 思い込み
5. 疲れやストレス

ここからはこれら5つの要因別に、ヒューマンエラー対策を見ていきましょう。またヒューマンエラーの要因は、1つとは限りません。上記の要因が重なり、ミスや事故へと発展する場合もあります。

要因を1つに決めつけず、さまざまな角度から業務を振り返ることも、ヒューマンエラー対策において重要です。

①確認不足によるヒューマンエラー対策

ヒューマンエラーのよくある要因としてまず挙げられるのは、担当者の確認不足。いわゆる「うっかりミス」や過失によるヒューマンエラーです。

このタイプのヒューマンエラーはいくらマニュアルを徹底していても、人が作業している以上必ず起こり得ます。しかし、以下の方法で最小限に発生を抑えることは可能です。

・作業フローの簡素化
・マニュアルの整備
・ダブルチェック体制の強化

では、それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

作業フローの簡素化

作業フローが複雑であるほど、確認の頻度や複雑さが増します。そこでまず重要なのは、そもそも確認する必要性を最小限に抑えることです。

できるだけ作業フローを簡略化し、誰でも間違えずにできる流れにすればヒューマンエラーも減ります。具体的には、以下のような改善が効果的です。

・複数の画面やシートを使わないように工夫する
・転記作業を減らす
・伝言の回数を減らす
・適切な担当者が行う

画面や資料の行き来が多いと、それだけ目に入る情報が複雑化し、ミスの原因になります。また人づてに何かを伝言した結果、それがうまく伝わらずヒューマンエラーの原因になるケースも。

このように、ミスの起きやすいボトルネックを特定し、作業のやり方から変えていきましょう。

マニュアルの整備

マニュアルがなく、担当者が手探りで業務を進めている場合、確認不足でヒューマンエラーが起きるのは当然です。こうした状況の場合は、まずマニュアルを作成しましょう。

業務の均質化を図るうえで、マニュアルの存在は欠かせません。まったく業務を知らない人でも手順に沿って行えばこなせるよう、分かりやすい表現で作成しましょう。

最後に、業務を確認する工程を盛り込むのもポイントです。ミスがないことを確認するまでをワンセットとして、担当者に周知していきましょう。

ダブルチェック体制の強化

マニュアルを作っても確認漏れが生じる場合、ダブルチェック体制を構築しましょう。1人の担当者が終わったら、別の担当者が内容をチェックするというものです。

ただしこの対策は工数がかかるため、大規模に行うと業務効率や生産性が著しく下がるおそれがあります。そのため、コストバランスを見つつ、新人やミスの多い一部の担当者に適用するといった柔軟な対応が必要です。

②怠慢や慣れによるヒューマンエラー対策

怠慢や慣れが生じた場合も、ヒューマンエラーが起きやすくなります。

たとえば長く勤めているベテラン社員ほど、手を抜いてしまうこともあるでしょう。「今までこの作業をサボっても何も言われなかったし、少しは良いだろう」と魔が差すことは誰にでもあり得ます。

また慣れてきたことにより面倒な気持ちが勝り、確認を怠ってしまうことも考えられます。このように、長年勤めている人の多い現場でヒューマンエラーが起きる場合は、以下の対策が有効です。

・注意喚起の実施
・ヒヤリハット研修の実施
・ヒューマンエラーの共有

注意喚起の実施

今すぐにできる対策として有効なのが、注意喚起を徹底することです。朝礼やチームMTG、もしくは社内報などで知らせても良いでしょう。

上層部から積極的に声掛けすることで、社員の気持ちも引き締まります。またこのとき、ヒューマンエラーのリスクや危険性について具体的に周知するのがおすすめです。

たとえば「工場のマシンの点検を一部怠っただけで誤作動を起こし、重大なケガを負う可能性がある」など。些細な怠慢や慣れからくる手抜きが、そのうち重大な事故につながるという意識づけは非常に重要です。

ヒヤリハット研修の実施

社内でヒヤリハット研修を行うのもおすすめです。ヒヤリハット研修とは、ヒヤリハットが起きる要因や日頃の気を付け方などを再確認するための研修です。

製造業であれば、工場長やライン長といった上司がセミナー形式で開催すると良いでしょう。また、ワークショップのような形で社員に対策を自ら考えてもらうのも一つの手です。

もし自社でリソースが確保できない場合、外部の事故防止研修やリスクマネジメント研修を活用する手もあります。

ヒューマンエラーの共有

ヒューマンエラーの報告体制を作り、些細なことも共有していく対策も有効です。ヒューマンエラーは日々、管理職や上長の見えない場所でたびたび発生しています。まずはこうした小さなミスを、現場から吸い上げる体制を整えましょう。

たとえば「ヒヤリハット報告書」という指定様式での報告書提出を義務付けている企業もあります。そして報告されたヒヤリハットを、担当者全員に共有しましょう。

これはミスした人を責めるのではなく、思わぬところにリスクが潜んでいることを注意喚起するための共有です。些細なことでも周知していくことで、担当者の意識づけになります。

③報連相漏れによるヒューマンエラー対策

報連相が漏れていた場合も、ヒューマンエラーが起きやすくなります。誰かに相談していれば未然に防げたミスは、意外と多いもの。担当者の作業品質や知識レベルを上げるのももちろん大切ですが、以下の対策も有効です。

・報告フローの確立
・コミュニケーションの活性化
・ヒューマンエラーを起こした人を責めない

報告フローの確立

最も確実な方法が、報告フローの確立です。業務フローに「報告」というステップまで組み込んでおくことで、より確実に業務が遂行されます。

この対策は製造業や事務作業など、マニュアル化しやすい業務には取り入れやすいでしょう。しかし中には体系化しにくかったり、確認フローを挟むと余計煩雑になったりする場合もあります。

このような場合は、次の対策を検討しましょう。

コミュニケーションの活性化

日頃から社内のコミュニケーションを活性化するのも、ヒューマンエラー対策の1つです。具体的には、以下のような対策が挙げられます。

・個別ミーティングの定期実施
・OJTやメンター制度の導入
・コミュニケーション研修の実施
・チャットツールの導入
・シャッフルランチの実施
・社内イベントの実施 など

また、1人ではなくチーム体制で業務を行うようにするのもおすすめです。チーム体制にすると必ずコミュニケーションや報告の場が生まれ、独断で間違った方へ業務が進むのを防げます。

ヒューマンエラーを起こした人を責めない

報連相の不足によりヒューマンエラーが起きる背景には、「怒られたくない」という心理があるケースも少なくありません。怒られたくないがために些細なミスを隠したことで、取り返しのつかない重大な事故につながる恐れもあります。

そのため、普段からミスした人を責めない風潮を作っていくことが重要です。むしろトラブルが大きくなる前にミスに気づいて報告した人は、評価しましょう。そしてミスは全員で積極的にリカバーしていく体制作りが必要です。

こうした社風は一朝一夕で作れるものではありません。しかし管理職を中心に地道な意識づけを行っていくことで、徐々に風通しが良くなっていきます。

④思い込みによるヒューマンエラー対策

思い込みにより、ヒューマンエラーが発生する場合もあります。

「やったと思ったのに…」「〇〇したつもりだった」このような思い込みは、誰にでも起こり得ます。そこで有効なのが、以下の対策です。

・作業環境の整備
・リカバリー体制の整備
・ICTによる業務自動化

まず重要なのは、ミスを起こさない環境づくりです。しかし思い込みをゼロにはできません。そこで検討しておきたいのが、ミスが起きたときにいかに迅速にフォローできるか、という点です。

作業環境の整備

まずは作業環境を見直しましょう。たとえばオフィスや個人のデスク周りが雑然としている場合、整理整頓する必要があります。目に入る情報が多ければ多いほど、人は混乱しやすくなります。同時に、ヒューマンエラーも多発しやすくなるでしょう。

また作業するうえでミスが起きやすい環境になっていないか、見直す必要もあります。たとえば廃棄する資料と重要な資料を入れる箱が隣に置いてあった場合、重要な資料を誤って廃棄の方へ入れてしまうおそれがあります。

このように、まぎらわしい物や資料、設備の配置を見直すのもおすすめです。

リカバリー体制の整備

思い込みは誰にでも発生するため、ヒューマンエラーが起きた際のリカバリー体制にも目を向けておきましょう。よく起きるミスやエラーは、起きた後どう対処するかフローをマニュアル化しておくと安心です。

またヒューマンエラーを起こした本人やその周囲の従業員が、「どうすれば次回同じミスが起きないか」と日常的に考えるクセをつけることも重要。

迅速に対処しつつ、次同じことを起こさないよう、セットで考えられるのが理想です。

ICTによる業務自動化

ICTとは、情報通信技術を意味する言葉です。具体的には、以下のとおりインターネットを活用したツールが挙げられます。

・LINEやSlackといったメッセージツール
・Zoomなどのオンライン会議システム
・インターネット上の発注システム
・勤怠管理システム
・クラウド型経費精算システム
・オンライン契約書締結サービス　など

こうしたツールを活用することにより、あらゆるミスが防げます。たとえばFAXでの受発注をオンライン化するだけでも、以下のとおりさまざまなヒューマンエラーが予防できるのです。

・FAX番号の打ち間違いによる宛先の送り間違い
・手書きの注文内容の読み間違い
・注文内容の記載ミス
・大量の紙に受発注が埋もれて対応が漏れる　など

またミスが減るだけでなく、ICTツールの活用は業務時間の大幅短縮にも貢献します。具体的なツールを知りたい人は、「業務効率化ツールのすすめ！費用や選び方のポイントを徹底解説」をご覧ください。

⑤疲れやストレスによるヒューマンエラー対策

どれだけ正確で丁寧な人でも、焦ったりストレスを感じているとミスが生じやすくなります。こうしたミスを防ぐためにも、時間的心理的余裕をもって業務に取り組んでもらうことが重要です。

残業が多い、もしくは仕事内容がハードで社員が疲れている場合は、以下の対策を検討しましょう。

・業務効率化
・人員増員

こうしたヒューマンエラーを防ぐには、担当者が疲れない環境を整備するほかありません。成功すればヒューマンエラーが減るだけでなく、業務の質や担当者のエンゲージメント向上も期待できます。

結果的には生産性も上がり、最初の環境整備に投じたコストも回収できるでしょう。

業務効率化

業務効率化の例として、以下の取り組みが挙げられます。

・ペーパーレス化
・在宅勤務の導入
・勤怠管理システムの導入
・経費精算システムの導入
・受発注のデジタル化
・電子印鑑の導入
・電子稟議の導入 など

特に紙でのアナログなやり取りが多い現場では、内部から徐々にペーパーレス化を進めましょう。紙を電子に置き換えるだけで、作業環境もすっきりとし、セキュリティ性も向上します。

資料を探したり紛失したりすることもなくなり、あらゆる業務が迅速かつスムーズに進むでしょう。業務効率化の事例を詳しく知りたい人は、ぜひ業務効率化の成功事例！年間6,700時間軽減した事例も紹介をご覧ください。

人員増員

人員を増やし、担当者1人当たりの負担を減らすのも一つの手段です。しかしこの方法には人材採用と教育のコストがかかるため、本当に実行すべきかは慎重に検討しましょう。

場合によっては自社採用するのではなく、一部業務をアウトソーシングする方法もおすすめです。また、繁忙期だけ営業代行会社といったサービスを使うのも良いでしょう。

人手不足を根本的に解決したい場合は、中小企業の人手不足はなぜ起こる?原因と対策について詳しく解説をご覧ください。

とくにIT企業で人手不足にお困りの場合は、IT業界の人手不足を解消｜解決策とおすすめツール、成功事例を紹介の記事がおすすめです。

それでもヒューマンエラーが減らない場合は……

さまざまな対処法を試してもヒューマンエラーが減らない場合、業務や環境そのものの抜本的な改善が必要です。

ただし人が作業する以上、ミスを完全になくすのは難しいでしょう。とはいえ、単純な増員は人件費のコストがネックになります。

このような場合に有効なのが、デジタルツールによる業務の自動化です。デジタルツールを活用すると、ヒューマンエラーの発生リスクが激減するだけでなく以下のメリットが得られます。

・作業環境がすっきりとする（ペーパーレス）
・処理速度が速く生産性向上
・人件費削減に貢献
・企業としての競争力向上　など

業務の中で何かデジタルツールで効率化できる部分はないか、改めて考えてみましょう。

ヒューマンエラー対策にはRPAがおすすめ

RPAとは、ロボティック・オートメーション・プロセスの略。プログラミングされたロボットが、業務を自動でこなしてくれるツールです。

ロボットはプログラミングされた通りに稼働するため、ヒューマンエラーの懸念がありません。なかでもBizRobo!は、以下のメリットがあります。

・あらゆる業務を自動化でき人的ミスが起きない
・ノンITの企業でもロボットを作成可能
・BizRobo!ならバックグラウンド実行が可能

あらゆる業務を自動化でき人的ミスが起きない

BizRobo!は以下のとおり、さまざまなツールと連携が可能です。

・ExcelやWordなどOffice系ツールの使用
・Webサイトからの情報収集
・SlackやChatworkなどのチャットツールの使用

楽楽清算やfreee会計など会計ツールの使用

そのため、自動化できる業務の幅が広いのが特長。そのうえプログラミングしたとおりに稼働するため、ヒューマンエラーは起きません。

ノンITの企業でもロボットを作成可能

BizRobo!は、ITの知識がない人でも簡単にロボットをプログラミングできます。ロボットの開発画面は見やすいデザインで、直感的な操作が可能。マウスのドラッグ＆ドロップで、簡単にロボットを開発できます。

IT人材のいない企業でも、問題なく導入できるのがポイントです。新たにIT人材を雇ってデジタル化を進めるよりも、大幅にコストを抑えられるでしょう。

また、導入後は専任のスタッフが365日体制でサポートします。そのため、万が一エラーが起きたときや操作が不明なときも安心です。Web上にも、ロボット開発のための動画資料やQ&Aが掲載されています。

BizRobo!ならバックグラウンド実行が可能

BizRobo!は、バックグラウンド実行の可能なRPAです。バックグラウンド実行とは、作業をしているパソコンのバックグラウンドで別の作業をすることを指します。

つまりRPAのためにパソコンを別途用意する必要がなく、既存の設備で導入が可能です。また休業日にも作業が可能となり、業務効率も向上します。

BizRobo!でヒューマンエラー対策を行った事例

BizRobo!はこれまでさまざまな業界、職種でご導入いただいた実績があります。ここからはBizRobo!が、実際にヒューマンエラー対策として導入された事例を見ていきましょう。

紹介するのは以下の3件です。

・入力ミスや転記ミスを予防し大幅な余剰時間を創出
・パッケージの表記ミスを予防し大規模な製品回収を防ぐ
・貿易用書類の翻訳自動化で甚大なミスを予防

自社にも応用できる事例がないか、チェックしてみてください。

入力ミスや転記ミスを予防し大幅な余剰時間を創出

こちらの企業では、予約システムから基幹システムへの情報転記を担当者が行っていたそうです。しかし転記ミスが多く、エラー件数が約10％と高いことが課題となっていました。

そこでBizRobo!を導入し、業務を完全自動化。その結果ヒューマンエラーは一切なくなり、これまで人の手で週に約30時間かかっていた業務が6時間に短縮できたそうです。

パッケージの表記ミスを予防し大規模な製品回収を防ぐ

こちらの企業では新商品が出る際、工場から送られてきたサンプルのパッケージ写真を社内データと照合する作業がありました。

この作業のミスは年に数件しか発生しないそうです。しかし一度ミスが起きると数万個単位の商品回収やパッケージ改修が必要となり、担当者には大きなプレッシャーがかかっていました。

そこでBizRobo!を導入し、データの照合と相違があった場合の連絡を自動化。その結果、業務の正確性が担保され、担当者もプレッシャーから解放されました。

貿易用書類の翻訳自動化で甚大なミスを予防

こちらの企業では、貿易用の和文の書類を、海外の船会社用に英文に直す業務にBizRobo!を導入しました。

今までは日本語と英語を対応させたExcelファイルを開き、文言を対応させながら日本語を英語に直していたそうです。また翻訳だけでなく、海外の船会社ごとに異なるフォーマットで書類を作る必要がありました。

これらの業務をすべて自動化したことで、1週間で50枚の書類作成をミスなく作成できるように。大幅な余剰時間創出につながりました。

さらに担当者の業務量の波がなくなり、スケジュール管理しやすくなったといったメリットもあったそうです。

RPAでヒューマンエラーのない職場へ

ヒューマンエラーは業務においてつきものです。しかし、人材不足や物価高騰などが叫ばれる昨今、いかにヒューマンエラーを減らし業務効率化するかが生存戦略のカギといえます。

そこで活用していきたいのが、RPAをはじめとするデジタルツールです。特にRPAは自動化できる業務の幅が広く、基幹システムや既存ツールとの連携もしやすいのが魅力。

またBizRobo!なら、ITの知識がなくても簡単に導入いただけます。さらに1ライセンスのご契約で、ロボットは何代でも増やし放題。そのためスモールステップで小さな仕事から、徐々に自動化の幅を広げていくのも良いでしょう。

ぜひBizRobo!で、ミスのない快適な職場を実現してください。

【参考】

※1 安全衛生キーワード-ハインリッヒの法則（1:29:300の法則）を加工して作成