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【コロナ対策】テレワーク導入のメリットとおすすめのツールをご紹介

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テレワーク、在宅勤務、リモートワークとは

新型コロナウィルス感染症 (COVID-19)の感染拡大を防ぐため、「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」という働き方が注目を集めています。

感染症や自然災害などを原因とする不測の事態により、これまでの働き方では対応できない局面が増えています。このような予期できない局面を企業として乗り越えるためには、事前に社内の基盤を整えると同時に「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」などに対応できるよう社員への教育も必要となってきます。今後これらの新たな働き方を導入・検討する企業のために基本的な情報から導入のメリットやデメリット、具体的な業務改善ツールをご紹介します。

テレワークとは

普段テレワークという言葉を使っている方は多いようですが、言葉の意味や定義を理解している方は意外と少ないようです。テレワークとはteleworkから言葉の意味がきており、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で「離れたところで働くこと」を指します。なので、テレワークは必ずしも自宅で仕事をする。ということではなく例えば、カフェやサテライトオフィスなどで勤務することを言います。総務省によるとテレワークは、企業に勤務する社員が行う「雇用型テレワーク」、個人事業者・小規模事業者等が行う「自営型テレワーク」の2種類の形態があるとのことです。

在宅勤務とは

在宅勤務とは読んで字の如く、「自宅で働くこと」です。雇用型テレワークの一つのかたちとなっていますが「在宅勤務」といっても、会社にまったく出社せず自宅のみで業務をする場合もあれば、週のうち何日か出勤する場合や、必要なときのみ在宅勤務する場合など、働き方はさまざまなようです。

リモートワークとは

それではリモートワークとはどのような言葉の意味でしょうか。リモートワーク(remotework)とは、「remote=遠隔・遠い」と「work=働く」を組み合わせた造語で「会社以外の場所で働くこと」を指します。コンピュータ用語として「リモート」という言葉を使用することが多いため、IT業界で「リモートワーク」を使うことが多くなっていますが、言葉の意味はテレワークとほとんど変わらないようです。

テレワークの導入のメリットとは

「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」の3つの言葉の意味と違いについて理解できたでしょうか?実際に導入を検討しはじめるとき、押さえておきたいのがテレワークを導入した際のメリットとデメリットです。まずはテレワーク導入の3つのメリットについてみていきましょう。

1. 不測の事態でも社員を危険にさらすことなく業務遂行が可能

最近でいうと新型コロナウイルス感染症など人から人へ感染するウィルス対策でのテレワーク導入が進んでいますが、その他にも地震や台風などの自然災害といった不測の事態が起きた場合、従来のオフィスへ出勤する働き方では、通勤時での被災リスクを完全に防ぐことは難しいでしょう。

テレワーク導入のメリットは、インターネット環境とPCがあればオフィスに通勤しなくても仕事ができるため、感染・災害リスクから社員や社員の家族の安全を守り、かつ会社の業務を遂行できることです。

2.「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」によるコスト削減

会社に出勤せずに業務ができる「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」は、オフィスに社員が出勤する場合にかかるコストを削減することができます。どのような働き方にするか、会社がどこまで社員のテレワーク基盤に投資するかによっても異なりますが、削減できるコストの例としては以下のものがあげられます。

《削減できるコストの例》
・移動費:通勤交通費、出張費など
・固定費:オフィススペースに関わる家賃や光熱費など
・備品代:机やイス、パソコン、キャビネットなどの備品にかかる費用
・人件費:時間外手当など

3.業務整理による効率化がしやすい環境に

テレワークを導入、実施する際にとても重要になってくるのが、各人のKPI(Key Performance Indicator)やそれに紐づくスケジュールやタスクの可視化、管理などです。このように業務の見える化をすることで、定型業務と言われるルーティン作業はRPA(Robotic Process Automation)に任せることができ、更なる業務プロセス改善をはかり人とロボットの新たなハイブリッド組織による働き方改革が進むことでしょう。

リモートワーク・在宅勤務におすすめ業務効率化ツール5選

リモートワークやテレワークを導入するには、コミュニケーションや情報共有をスムーズにするツールが欠かせません。ミーティング、データ管理、労務管理、定型業務の自動化などリモートワークで生じる課題から、実施企業が選ぶおすすめ製品・サービスをカテゴリーごとに整理しました。リモートワークとなると社員間でのコミュニケーションをどう取るかがとても重要となってきます。社内でのコミュニケーションツールを上手く活用し、情報共有をすることによりコミュニケーションコストをかけずに業務の効率化ができるようになります。

  1. Slack
    チャットコミュニケーションで簡単に情報共有、データの共有もスムーズに
  2. Chatwork
    国際セキュリティ規格認証。Gmail、Twitterほか各種サービスの通知が可能
  3. Zoom
    質の高いビデオ、音声でWeb会議、テレワーク会議もより楽に
  4. BizRobo!
    RPA自動化ツールで定型業務をロボットに任せて工数を削減
  5. ジョブカン勤怠管理
    テレワークでもしっかり勤怠管理、無駄な作業時間を効率化

 

1. Slack
チャットコミュニケーションで簡単に情報共有、データの共有もスムーズに

テレワーク

サービス名:Slack
対象企業:中小企業~大規模企業まで

価格:
スタンダード(中小企業向け):850円/1ユーザー/月(年額払いの場合)
プラス(大規模企業向け):1600円/1ユーザー/月(年額払いの場合)
Enterprise Grid(規制の厳しい業界や大規模で複雑な組織向け):オープン価格

特長:
チーム別、プロジェクト別、顧客別にチャンネル作成可能
PDF、画像、動画などのファイルをドラッグ&ドロップ可能
連携できるアプリは1500点以上
ISO 27001  を始めとする多様なセキュリティ基準に準拠

実績:TIME、BuzzFeed、ebay、ORACLE、DeNA、cookpadなど150カ国85000社以上に導入
提供元:Slack Technologies Inc.

2. Chatwork
国際セキュリティ規格認証。Gmail、Twitterほか各種サービスの通知が可能

テレワーク導入

サービス名:Chatwork(チャットワーク)
対象企業:中小企業~大企業まで

価格:
フリー(無料お試し)
パーソナル(個人):400円/1ユーザー/月
ビジネス(組織用):500円/1ユーザー/月 ※年間契約なら417円/月
エンタープライズ(管理機能強化):800円/1ユーザー/月

特長:
デスクトップ、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイス対応
Gmail、Twitter、SmartHRほか各種サービスの通知情報の集約可能
国際セキュリティ規格 ISO27001(ISMS)認証・ISO27017認証・ISO27018認証を取得
実績:導入企業225000社以上
提供元:Chatwork株式会社

3. Zoom
質の高いビデオ、音声でWeb会議、テレワーク会議もより楽に!

テレワーク導入

サービス名:Zoom
対象企業:少人数チームから大規模企業まで
価格:無料版と有料版があります。
プロ(小規模チーム向け):$14.99/月/ホスト
ビジネス(中小企業向け):$19.99/月/ホスト
企業(大企業向け):$19.99/月/ホスト

特長:
招待メールをクリックするだけで手軽にWeb会議参加
同時接続可能拠点数100~1000
ガートナー社より2018 MagicQuadrant会議ソリューション部門レポートでLeader’sQuadrantの評価。2019年に米国NASDAQ上場
実績:DropBox、box、Slackなどの大手企業ほか世界75万社以上が導入
提供元:Zoom Video Communications, Inc

4. BizRobo!
RPA自動化ツールで定型業務をロボットに任せて工数を削減!

テレワーク導入

サービス名:BizRobo!
対象企業:中小企業から大規模企業まで
価格:年間90万円〜(無料トライアル有り
BizRobo! mini: :年間90万円
BizRobo! DX Cloud:年間260万円〜
BizRobo! Basic:年間720万円

特長:
国内実績の高いBizRobo!プラットフォームを提供しており、中小企業向けから大企業向けのサービスを取り揃えている。また、手厚いサポートサービスが充実しているのも特徴。無料トライアルや導入前ウェブセミナーなどのRPA体験支援サービスも充実。
実績:大手企業から中小企業まで多数。住友林業情報システム経済産業省GMOクリック証券株式会社三菱重工業など
提供元:RPAテクノロジーズ

5. ジョブカン勤怠管理
テレワークでもしっかり勤怠管理、無駄な作業時間を効率化!

テレワーク

サービス名:ジョブカン勤怠管理
対象企業:中小企業~中堅企業
価格:初期費用・サポート費用0円。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」から機能選択(組み合わせ自由)
1つ利用:200円/月
2つ利用:300円/月
3つ利用:400円/月
4つ利用:500円/月

特長:
変形労働制、フレックスタイム、裁量労働制などあらゆる勤務形態対応
ジョブカンからCSV、Excelにデータダウンロード可能
正社員、アルバイト、非正規社員など雇用形態ごとの設定可能
IT製品比較サイト「ITトレンド」問い合わせ数No.1
実績:導入実績30,000社以上
提供元:株式会社Donuts

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は「テレワーク」「リモートワーク」「在宅勤務」のメリットから、導入するときに利用したいおすすめのツールをご紹介しました。これらのツールはあくまで業務効率化をする手段としてのツールであり、導入が目的化しないように気をつける必要があります。

コミュニケーションツール、WEB会議ツール、業務自動化ツール、勤怠管理ツールなどを上手く組み合わせて働くことで企業はリモートワークでより効率的に業務を遂行し、最終的には競争優位性を構築することも可能になります。企業と働き手の両方が協力することで、単なるリモートワーク導入だけではなく、新たな働き方や業務プロセス改善で、日本がより良い未来へ進むことを願います。